Comprender la planificaci¨®n de escenarios
La planificaci¨®n de escenarios es esencial para tener ¨¦xito en el din¨¢mico entorno empresarial actual. Esta gu¨ªa explica c¨®mo funciona la planificaci¨®n de escenarios, las herramientas que la respaldan y c¨®mo ayuda a prosperar a empresas de todos los sectores.
±Ê±ô²¹²Ô¾±´Ú¾±³¦²¹³¦¾±¨®²Ô de escenarios en un mundo empresarial incierto
Todas las empresas se enfrentan a la incertidumbre: los mercados cambian, surgen competidores y se producen disrupciones s¨²bitamente. La planificaci¨®n de escenarios las ayuda a abordar estas inc¨®gnitas prepar¨¢ndolas para m¨²ltiples futuros posibles, no solo para el que desean o prev¨¦n. Es una forma de anticiparse al futuro, poner a prueba las estrategias y mantener el negocio preparado para actuar, pase lo que pase.
A diferencia de los planes est¨¢ticos que presuponen un camino predecible hacia el futuro, la planificaci¨®n de escenarios considera una gama de posibilidades y permite a los l¨ªderes aceptar la disrupci¨®n, algo que las empresas m¨¢s exitosas hacen normalmente, seg¨²n Harvard Business Review (HBR).
El estudio de HBR demuestra que de las empresas l¨ªderes en crecimiento y ganancias impulsan la disrupci¨®n en sus sectores, comparadas con otras que tienen menos visi¨®n de futuro, que permanecen siempre "en el pelot¨®n".
"Las empresas de m¨¢s alto rendimiento no temen los grandes cambios", indicaron los expertos de HBR. "El a?o que viene, el 63?% cambiar¨¢ significativamente su modelo empresarial, y tienen nueve veces m¨¢s probabilidades de experimentar un cambio total en su modelo empresarial este a?o. Ven el cambio de modelo empresarial de una manera mucho m¨¢s positiva".
La planificaci¨®n de escenarios es la clave para alcanzar este nivel de previsi¨®n y confianza estrat¨¦gica, alineando a los equipos en torno a objetivos compartidos y afrontando la incertidumbre con aplomo y determinaci¨®n.
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Conclusiones principales
La planificaci¨®n de escenarios ayuda a las empresas a prepararse para la incertidumbre explorando m¨²ltiples futuros posibles.
El proceso de planificaci¨®n de escenarios implica la identificaci¨®n de variables esenciales, el desarrollo de escenarios y la creaci¨®n de estrategias adaptables.
La planificaci¨®n de escenarios mejora la toma de decisiones, la gesti¨®n de riesgos y la flexibilidad organizacional.
La planificaci¨®n de escenarios presenta retos comunes, incluidas las exigencias de tiempo, la precisi¨®n de los datos y la complejidad de la ejecuci¨®n.
La tecnolog¨ªa simplifica la planificaci¨®n de escenarios con herramientas de modelado, an¨¢lisis y colaboraci¨®n.
"Las empresas de m¨¢s alto rendimiento no temen los grandes cambios. El a?o que viene, el 63?% cambiar¨¢ significativamente su modelo empresarial".
¡ªHarvard Business Review
?Qu¨¦ es la planificaci¨®n de escenarios?
La planificaci¨®n de escenarios es un proceso que las empresas utilizan para identificar importantes incertidumbres futuras, evaluar c¨®mo los escenarios potenciales podr¨ªan afectarles y crear planes flexibles que puedan adaptarse a diferentes resultados. Los factores que normalmente se analizan durante la planificaci¨®n de escenarios incluyen:
Condiciones del mercado: cambios econ¨®micos, presiones competitivas y tendencias del sector
Riesgos operativos: vulnerabilidades de la cadena de suministro, limitaciones de recursos o interrupciones
Cambios regulatorios: nuevas leyes, requisitos de cumplimiento normativo o pol¨ªticas gubernamentales
Desarrollos tecnol¨®gicos: innovaciones emergentes que podr¨ªan alterar o mejorar el negocio
Comportamientos de los clientes: cambios en la demanda, las preferencias o los h¨¢bitos de compra
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Al evaluar estos factores de forma proactiva, los responsables de la toma de decisiones pueden identificar riesgos y oportunidades, y preparar a la empresa en consecuencia. Ya no necesitan depender de conjeturas ni cruzar los dedos para que se haga realidad un solo resultado. Ahora pueden construir estrategias resilientes id¨®neas en una variedad de condiciones, gracias a la previsi¨®n y a una planificaci¨®n estrat¨¦gica flexible.
?C¨®mo funciona la planificaci¨®n de escenarios?
Una buena planificaci¨®n de escenarios requiere un enfoque estructurado y exhaustivo. Los equipos deben asegurarse de que toda la informaci¨®n relevante est¨¦ en un solo lugar y de que tienen las herramientas adecuadas para modelar y tomar decisiones. Estos son los pasos importantes a seguir durante un ejercicio de planificaci¨®n de escenarios:
1. Identificar variables clave
El primer paso en la planificaci¨®n de escenarios es identificar los factores que con mayor probabilidad afectar¨¢n al futuro de su empresa. Estas variables deben incluir fuerzas externas, como cambios econ¨®micos, cambios regulatorios o preferencias cambiantes de los clientes, as¨ª como din¨¢micas internas como la disponibilidad de recursos, la capacidad operativa o el tama?o de la fuerza laboral.
Comience el proyecto de planificaci¨®n de escenarios reuniendo las aportaciones de las partes interesadas clave de todos los departamentos. Disponer de perspectivas diversas es esencial para no pasar por alto variables que est¨¢n fuera de cualquier ¨¢rea de especializaci¨®n concreta. Cuando haya recopilado una lista, priorice los factores seg¨²n dos criterios:
- Efecto potencial:?qu¨¦ variables podr¨ªan afectar m¨¢s significativamente a sus objetivos y operaciones?
- Probabilidad:?qu¨¦ probabilidad hay de que cada variable cambie de una manera que repercuta en su empresa?
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Al priorizar las variables que m¨¢s ata?an a su empresa, puede asegurarse de que sus planes aborden los retos y las oportunidades m¨¢s importantes.
2. Desarrollar escenarios
A continuaci¨®n, desarrolle m¨²ltiples escenarios utilizando las variables priorizadas para imaginar un abanico de posibilidades futuras. Cada escenario debe contar una historia distinta sobre c¨®mo podr¨ªa ser el futuro y proporcionar un estructura para analizar sus implicaciones. A continuaci¨®n se explica c¨®mo estructurar el proceso de desarrollo de escenarios:
1. Delimite los escenarios:?identifique el ¨¢mbito de cada escenario. C¨¦ntrese en lo que podr¨ªa suceder en un periodo de tiempo espec¨ªfico, como el pr¨®ximo trimestre, a?o o ciclo de mercado.
2. Defina los escenarios:?cree de tres a cinco escenarios detallados para cubrir una serie de resultados:
- Mejor caso: un futuro ¨®ptimo en el que las condiciones mejoran significativamente.
- Peor caso: un futuro problem¨¢tico en el que los riesgos se hacen realidad.
- Caso m¨¢s probable: un escenario basado en tendencias y supuestos razonables.
H¨¢galos medibles asignando condiciones y cifras espec¨ªficas a cada escenario. Desarrolle una historia para cada escenario, explicando sus impulsores clave, los efectos previstos y los retos esenciales. El objetivo es crear escenarios que sean realistas y ¨²tiles para la toma de decisiones.
3. Analizar los efectos potenciales
Con estos escenarios listos, el siguiente paso es evaluar c¨®mo podr¨ªa afectar cada uno a los objetivos, las operaciones y las estrategias de su empresa. Esto requiere analizar en profundidad los riesgos y las oportunidades potenciales que representa cada escenario.
Comience por plantearse estas preguntas clave:
- ?Qu¨¦ riesgos espec¨ªficos plantea este escenario?
- ?C¨®mo se ver¨ªan afectados nuestros objetivos financieros, nuestra capacidad operativa o nuestra fuerza laboral?
- ?Qu¨¦ oportunidades podr¨ªamos tener en este escenario?
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Cuantifique los efectos siempre que sea posible. Calcule las repercusiones financieras de cada escenario, calcule los cambios en las exigencias de recursos y determine c¨®mo podr¨ªan cambiar m¨¦tricas como los m¨¢rgenes de ganancia, la productividad o la satisfacci¨®n del cliente. Este an¨¢lisis proporciona la base para crear estrategias interactivas.
4. Formular estrategias
Una vez comprendidos los efectos de cada escenario, es el momento de desarrollar estrategias adaptadas a cada uno. C¨¦ntrese en estas tres ¨¢reas:
Aborde los riesgos: identifique acciones espec¨ªficas para mitigar los retos potenciales. Por ejemplo, en un supuesto pesimista, cuando hay retrasos en la cadena de suministro, se podr¨ªan diversificar los proveedores o incrementar las reservas de inventario.
Aproveche las oportunidades: planifique c¨®mo utilizar las condiciones favorables. En un supuesto ideal, esto podr¨ªa implicar ampliar la producci¨®n para satisfacer la demanda creciente o entrar en nuevos mercados.
Cree flexibilidad: elabore planes de contingencia que permitan ajustes r¨¢pidos. Por ejemplo, una estrategia de contrataci¨®n podr¨ªa incluir un reclutamiento por fases, con la posibilidad de hacer pausas o acelerar seg¨²n el escenario.
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Cada estrategia debe incluir pasos claros, responsabilidades asignadas y objetivos medibles. De ese modo, su equipo sabr¨¢ qu¨¦ hacer y c¨®mo se realizar¨¢ el seguimiento del ¨¦xito, sea cual sea la situaci¨®n real.
5. Revisar y perfeccionar
La planificaci¨®n de escenarios es un proceso continuo. A medida que haya nueva informaci¨®n disponible, deber¨¢ revisar sus escenarios para ver si siguen siendo pertinentes y ¨²tiles. Para eso podr¨ªa ser necesario actualizar variables, revisar supuestos o a?adir nuevos escenarios que reflejen las tendencias emergentes.
Se deben incorporar revisiones peri¨®dicas a los ciclos de planificaci¨®n, para que las estrategias se mantengan alineadas con la realidad en cada momento. Por ejemplo, una revisi¨®n trimestral podr¨ªa revelar que una variable que antes ten¨ªa baja prioridad (como el lanzamiento de un nuevo producto de un competidor) se ha convertido en un factor cr¨ªtico.
Para desarrollar opciones estrat¨¦gicas a largo plazo, debe mantener su adaptabilidad a lo largo de cada nuevo ciclo de vida de la empresa. Al perfeccionar continuamente sus escenarios y estrategias, esta se mantendr¨¢ preparada y receptiva, sin que importe c¨®mo evolucionen las condiciones.
"Ahora, en cualquier momento vemos exactamente d¨®nde se sit¨²an las cifras y estudiamos diferentes escenarios futuros".
¡ªWes Cordingley, COO, Beyond Blue
C¨®mo puede ayudar el software de planificaci¨®n de escenarios
El r¨¢pido avance de la tecnolog¨ªa ha transformado la planificaci¨®n de escenarios. Un proceso manual que requer¨ªa mucho tiempo es ahora din¨¢mico y basado en datos. Con herramientas modernas de planificaci¨®n, las empresas pueden modelar escenarios r¨¢pidamente, analizar complejas relaciones entre los datos y adaptarse a medida que surge informaci¨®n nueva.
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Estas son las caracter¨ªsticas clave que hacen que el software de planificaci¨®n de escenarios sea esencial para el proceso:
Integraci¨®n de datos
Las herramientas de planificaci¨®n basadas en tecnolog¨ªa cloud pueden reunir datos de m¨²ltiples or¨ªgenes y sitios de una empresa (sistemas financieros, herramientas de seguimiento de la cadena de suministro, plataformas de gesti¨®n de cliente, etc¨¦tera) en una sola ubicaci¨®n centralizada. Esto hace que los datos sean visibles y accesibles para los equipos de planificaci¨®n y garantiza que los escenarios se basen en insights completos y precisos.
An¨¢lisis predictivo basado en IA
El software de planificaci¨®n de escenarios incluye capacidades de an¨¢lisis predictivo impulsadas por IA. Estas capacidades pueden analizar datos hist¨®ricos y tendencias a escala, e identificar patrones que no es posible detectar ¨²nicamente con an¨¢lisis realizados por las personas. Con estas herramientas implementadas, las empresas pueden realizar an¨¢lisis de datos m¨¢s sofisticados y ver c¨®mo las variables cambiantes afectan a los escenarios en tiempo real.
Colaboraci¨®n en tiempo real
Las herramientas basadas en tecnolog¨ªa cloud facilitan la colaboraci¨®n al permitir que equipos de distintos departamentos y regiones contribuyan al proceso de planificaci¨®n de escenarios. Las actualizaciones en tiempo real garantizan que todos los usuarios trabajen con los datos m¨¢s recientes, lo que reduce los fallos de comunicaci¨®n y mejora la alineaci¨®n durante todo el proceso.
Visualizaci¨®n e informes
El software de planificaci¨®n de escenarios incluye tableros de mando y visualizaciones para facilitar la recepci¨®n y la interpretaci¨®n de los datos complejos, incluso a los usuarios que no son expertos en datos. Estas caracter¨ªsticas permiten a los l¨ªderes comparar r¨¢pidamente escenarios, evaluar los efectos y presentar conclusiones a las partes interesadas de una manera clara y convincente.
Actualizaciones din¨¢micas
A diferencia de los planes est¨¢ticos, las herramientas de planificaci¨®n de escenarios impulsadas por el avance de la tecnolog¨ªa permiten actualizaciones continuas. Cuando hay m¨¢s datos disponibles, las empresas pueden revisar r¨¢pidamente escenarios y estrategias, para cerciorarse de que sus planes siguen siendo pertinentes y viables.
±Ê±ô²¹²Ô¾±´Ú¾±³¦²¹³¦¾±¨®²Ô de escenarios por sectores
La planificaci¨®n de escenarios permite a las empresas de todos los sectores prepararse para el futuro. Estos ejemplos reales de clientes de Â鶹´«Ã½ demuestran diversas formas en que las empresas utilizan la planificaci¨®n de escenarios para prosperar.
Public Trust: mejora de la toma de decisiones financieras.
Public Trust, un proveedor de servicios financieros de Nueva Zelanda, necesitaba reforzar la toma de decisiones en tiempos de incertidumbre. Lastrado por procesos manuales obsoletos, necesitaba un enfoque mejor y m¨¢s r¨¢pido para la planificaci¨®n financiera.
"Nuestros procesos eran manuales y estaban sujetos a riesgos al depender de personal clave. Los procesos de planificaci¨®n financiera eran largos y laboriosos", explica el responsable de finanzas de Public Trust, Dan Devcich. "Ten¨ªamos capacidades limitadas de planificaci¨®n de escenarios, algo que las partes interesadas buscaban cada vez m¨¢s. Perdimos personal de finanzas debido a las exigencias de los roles".
Public Trust quer¨ªa una soluci¨®n basada en tecnolog¨ªa cloud para modernizar sus procesos y permitir una planificaci¨®n de escenarios m¨¢s integral y sofisticada. Con el software de gesti¨®n del rendimiento empresarial Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning, Public Trust redujo en 20 d¨ªas la duraci¨®n del ciclo de elaboraci¨®n de presupuestos, elimin¨® los riesgos de los procesos antiguos y consigui¨® generar escenarios hipot¨¦ticos para mejorar su adaptabilidad a los cambios del mercado.
Denny's: agilidad operativa permanente
La cadena de restaurantes estadounidense Denny's operaba con un sistema financiero obsoleto que requer¨ªa trabajo manual y muchas hojas de c¨¢lculo. Los usuarios finales ve¨ªan el proceso con una indiferencia alarmante. Denny's decidi¨® adoptar Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning para modernizar el proceso.
La implementaci¨®n de una herramienta de gesti¨®n del rendimiento empresarial ha transformado su capacidad de planificar el futuro. Denny's ha duplicado con creces su n¨²mero de previsiones anuales, ha acortado en un 25?% la duraci¨®n del ciclo de presupuesto anual, ha generado un 60?% m¨¢s de escenarios hipot¨¦ticos y ha reducido de semanas a d¨ªas (o incluso menos) el tiempo que dedica al modelado de escenarios.
"En tan solo unas horas", explica el m¨¢nager de planificaci¨®n financiera de Denny's, "podemos modelar escenarios para entender c¨®mo ser¨¢ la empresa dentro de 12 meses. Es algo valioso".
Beyond Blue: m¨¢s apoyo para la salud mental
Beyond Blue, un proveedor l¨ªder del sector de la salud mental en Australia, necesitaba m¨¢s escalabilidad en un contexto de crecientes factores estresantes para la salud mental en las comunidades en las que prestaba servicios. En concreto, necesitaba la capacidad de modelar escenarios en los que basar la asignaci¨®n ¨®ptima de recursos.
Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning ayud¨® a Beyond Blue a mejorar la visibilidad de los impulsores del valor empresarial, acelerar los informes de cierre mensual y generar una mayor confianza entre las partes interesadas, a la vez que se tomaban decisiones m¨¢s r¨¢pidas e inteligentes.
"Ahora, en cualquier momento vemos exactamente d¨®nde se sit¨²an las cifras y examinamos diferentes escenarios futuros", declaraba Wes Cordingley, COO de Beyond Blue. "Podemos ver d¨®nde hacer ajustes en respuesta a los posibles cambios en las necesidades de apoyo a la salud mental".
"En solo unas horas, podemos crear escenarios que nos permitan saber c¨®mo ser¨¢ la empresa dentro de 12?meses. Es algo valioso".
¡ªFinancial Planning and Analysis Manager, Denny¡¯s
±Ê±ô²¹²Ô¾±´Ú¾±³¦²¹³¦¾±¨®²Ô de escenarios hipot¨¦ticos en acci¨®n
El gran valor de la planificaci¨®n de escenarios reside en su capacidad de convertir la incertidumbre en oportunidad. Equipa a los l¨ªderes para tomar decisiones inteligentes que mantengan sus empresas resilientes, incluso cuando afrontan retos imprevistos. Al incorporar la planificaci¨®n de escenarios a sus operaciones habituales, las empresas pueden mantenerse preparadas y adaptables ante cualquier situaci¨®n nueva que se les presente.