?Cu¨¢les son los costes ocultos de mantener sistemas legacy en FP&A?
Los equipos de planificaci¨®n y an¨¢lisis financieros han dependido durante mucho tiempo de sistemas legacy. Pero, a medida que aumentan los costes asociados (desde los requisitos de mantenimiento hasta la ineficacia de las operaciones), cada vez son m¨¢s los responsables financieros y de TI que se replantean la situaci¨®n vigente en sus empresas.
Descubra los sistemas legacy en FP&A
Cuando las empresas utilizan sistemas que generan datos limitados y obsoletos, y requieren un mantenimiento peri¨®dico que conlleva tiempos de inactividad, puede que sea inevitable plantearse por qu¨¦ se siguen utilizando. Los sistemas legacy rudimentarios y anticuados son costosos en m¨¢s de un sentido, pero muchas empresas y funciones (incluidas las de planificaci¨®n y an¨¢lisis financieros (FP&A) siguen aferr¨¢ndose a ellos.
?Por qu¨¦? No cabe duda de que en parte se debe a la inercia y la fuerza de la costumbre. Pero los responsables financieros y de TI reconocen cada vez m¨¢s que mantener los sistemas legacy fr¨¢giles y obsoletos conlleva costes significativos, de dinero y de tiempo para el mantenimiento y las actualizaciones, y en forma de riesgos financieros asociados a protocolos de seguridad obsoletos e informes inexactos.
De hecho, la deuda tecnol¨®gica, incluido el tiempo necesario para mantener sistemas legacy dispares, fue uno de los principales retos que los directores financieros identificaron en una sobre los mayores obst¨¢culos para obtener valor de la funci¨®n de TI.
Los sistemas legacy no solo consumen tiempo y presupuesto internos. Estos sistemas tambi¨¦n pueden suponer un costoso impedimento para la innovaci¨®n y la flexibilidad.
de las empresas sigue utilizando hojas de c¨¢lculo como principal herramienta de elaboraci¨®n de presupuestos y previsiones
Los sistemas legacy obsoletos no pueden ofrecer la automatizaci¨®n y los insights que necesitan las empresas, y muchas aplicaciones legacy son dif¨ªciles de integrar con tecnolog¨ªas como los analytics y los dispositivos m¨®viles.
Casi el 60?% de los CTO encuestados por afirma que su componente tecnol¨®gico heredado es demasiado costoso e inadecuado para las aplicaciones modernas. En otra , el 57?% de los l¨ªderes empresariales afirma que la falta de agilidad empresarial es un problema de los sistemas legacy.
Para los equipos de planificaci¨®n y an¨¢lisis financieros que desean distribuir los an¨¢lisis y los insights aptos para la toma de decisiones que requieren cada vez m¨¢s los CFO y otros l¨ªderes de la alta direcci¨®n, los costes de aferrarse a sistemas legacy fr¨¢giles y obsoletos son demasiado elevados para ignorarlos.
Entender los sistemas legacy en FP&A
Muchos de los sistemas legacy utilizados por los equipos de planificaci¨®n y an¨¢lisis financieros se crearon hace d¨¦cadas y no se dise?aron para gestionar el volumen y la veracidad de los datos financieros que manejan los equipos actuales, ni las capacidades de analytics que su trabajo requiere actualmente. Las funciones de finanzas adoptan a menudo aplicaciones aisladas y recurren a herramientas de analytics independientes para hacer frente a las limitaciones de esos sistemas legacy. El resultado es un fr¨¢gil mosaico de datos fragmentados en silos que puede requerir mucho tiempo y dedicaci¨®n.
Aunque los profesionales de las finanzas suelen utilizar hojas de c¨¢lculo para organizar los datos, estas no siempre aportan la mayor claridad en el complejo panorama financiero actual. De hecho, de las empresas sigue utilizando hojas de c¨¢lculo como principal herramienta de elaboraci¨®n de presupuestos y previsiones, un porcentaje que no ha variado desde 2014. Sin embargo, las hojas de c¨¢lculo est¨¢ticas tienen peligros inherentes, ya que impiden colaborar en tiempo real y aumentan el riesgo de que los datos utilizados se hayan quedado obsoletos.
Los sistemas legacy son m¨¢s vulnerables a los problemas de seguridad y conllevan un coste de compatibilidad
A medida que los CFO asumen una posici¨®n m¨¢s estrat¨¦gica en muchas empresas, tambi¨¦n aumentan las expectativas en torno al papel de FP&A. Pero, la mayor¨ªa de las veces, los sistemas legacy de FP&A act¨²an como cuellos de botella y obst¨¢culos, m¨¢s que como capacitadores estrat¨¦gicos.
Por qu¨¦ las empresas siguen utilizando sistemas legacy
Los sistemas legacy perduran por razones variadas y, en muchos sentidos, comprensibles. Los usuarios est¨¢n habituados, les resultan c¨®modos y est¨¢n muy arraigados. Y las empresas han adaptado sus workflows en torno a ellos. Como todo el mundo los conoce a la perfecci¨®n, el cambio puede parecer impracticable o innecesario.
A las empresas tambi¨¦n les preocupan los costes y la complejidad de la transici¨®n a otros sistemas. Pero el miedo a lo desconocido frena a las empresas, atrofia sus insights, limita la agilidad y restringe el crecimiento.
El verdadero coste de mantener los sistemas legacy
Los sistemas legacy suelen acarrear unos costes econ¨®micos y operativos que no hacen sino aumentar cuanto m¨¢s tiempo se utilicen. En parte, esto se debe a la oferta y la demanda: a medida que aparecen nuevas opciones en el mercado, se hace m¨¢s dif¨ªcil encontrar las skills necesarias para operar con los sistemas antiguos, lo que aumenta el tiempo y el dinero necesarios para invertir en ellos. Los departamentos de TI ya asignan m¨¢s del 55?% de sus presupuestos tecnol¨®gicos a mantener las operaciones de la empresa, pero solo el 19?% al desarrollo de soluciones innovadoras, seg¨²n una .
Los sistemas legacy tambi¨¦n son m¨¢s vulnerables a los problemas de seguridad y conllevan un coste de compatibilidad, al tener que adaptar estos sistemas con nuevas actualizaciones de seguridad. El desajuste tecnol¨®gico exige nuevos c¨®digos, middleware y soluciones personalizadas, y todo ello tiene un precio. Adem¨¢s, est¨¢ el coste de las propias infracciones de ciberseguridad: en 2023, sin incluir los da?os a la reputaci¨®n.
La productividad tambi¨¦n se resiente con los sistemas legacy. Los sistemas antiguos requieren m¨¢s mantenimiento y tiempo de inactividad, y los empleados deben pasar m¨¢s tiempo en tareas rutinarias, como la conciliaci¨®n de datos. En los sistemas de FP&A modernos, esas tareas se automatizan, dejando tiempo para que los empleados se dediquen a actividades de m¨¢s valor, como el an¨¢lisis financiero.
Uno de los retos a los que se enfrentan los CTO al sustituir los sistemas legacy de FP&A es la reticencia de los empleados
Como ²õ±ð?²¹±ô¨® el responsable de gobierno de datos y EPM de Doctolib, despu¨¦s de que este servicio europeo de salud electr¨®nica de r¨¢pido crecimiento sustituyera su sistema legacy de FP&A por una soluci¨®n moderna: "Ahora mis compa?eros pasan mucho menos tiempo procesando datos, y pueden dedicar m¨¢s a la colaboraci¨®n empresarial y a los an¨¢lisis detallados. Adem¨¢s de ser algo m¨¢s satisfactorio para el equipo, tambi¨¦n es mucho m¨¢s productivo y aporta beneficios tangibles a la empresa".
C¨®mo hacer la transici¨®n desde los sistemas legacy
Aunque la sustituci¨®n de un sistema legacy puede parecer una tarea abrumadora, a menudo constituye un paso adelante beneficioso para una empresa. Si existe cualquier tipo de duda al respecto, conviene obrar con prudencia, ya que hay aspectos importantes a tener en cuenta antes de iniciar cualquier proceso de modernizaci¨®n.
La modernizaci¨®n de los sistemas legacy puede hacerse de muchas maneras. Algunas empresas actualizan todo a la vez. Otras prefieren un enfoque m¨¢s gradual, que permita ajustes progresivos. El mejor enfoque para su empresa depender¨¢ de las necesidades, la tolerancia al riesgo y la disponibilidad de recursos. Tendr¨¢ que trabajar con otros l¨ªderes de la empresa para dise?ar un plan de migraci¨®n de datos que permita el traslado seguro y preciso de los datos hist¨®ricos y garantice la compatibilidad con cualquier otro sistema empresarial en uso.
Uno de los retos a los que se enfrentan los CTO al sustituir los sistemas legacy de FP&A es la reticencia de los empleados. El cambio puede ser dif¨ªcil, y los sistemas nuevos puede intimidar.
Para ayudar a infundir confianza entre los empleados indecisos, establezca programas de formaci¨®n s¨®lidos que incluyan horas para la formaci¨®n pr¨¢ctica, gu¨ªas de soluci¨®n de problemas de f¨¢cil acceso y canales de comunicaci¨®n abiertos para ofrecer soporte individual. Tambi¨¦n es conveniente designar "embajadores del cambio" que promuevan el nuevo sistema y sus ventajas, entre ellas las oportunidades de upskilling.
Las empresas que han dado el salto a un sistema de FP&A moderno no tardan en anunciar la rentabilidad de la inversi¨®n. La multinacional brit¨¢nica de servicios de ¨®ptica Specsavers tard¨® solo dos meses en implementar por completo un sistema de FP&A actualizado. Ahora la empresa dedica mucho menos tiempo a la elaboraci¨®n de presupuestos en sus 60 ubicaciones. Los l¨ªderes tambi¨¦n comprenden mejor los distintos generadores de gasto, lo que les ayuda a identificar oportunidades de crecimiento para toda la empresa.
Modernizar los sistemas de ERP y contabilidad
Los sistemas legacy de ERP y contabilidad funcionan bien, hasta que dejan de hacerlo. Las hojas de c¨¢lculo eran una soluci¨®n perfecta para las conexiones telef¨®nicas del siglo XX, pero no est¨¢n dise?adas para seguir el r¨¢pido ritmo de las transacciones empresariales actuales.
Las herramientas de FP&A modernas ofrecen funcionalidades incomparables con las que los sistemas legacy no pueden competir.
Los sistemas modernos, como Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning que recibe y analiza las eventos en cuanto se producen, est¨¢n mejor equipados para gestionar el entorno empresarial actual. Tambi¨¦n se integran con una mayor variedad de or¨ªgenes de datos que los antiguos sistemas ERP, lo que permite a los equipos de planificaci¨®n y an¨¢lisis financieros y a los l¨ªderes empresariales tener una visi¨®n m¨¢s integral de la empresa.
Aunque la transici¨®n desde sistemas legacy puede ser un reto, el proceso allana el camino para las actualizaciones en el futuro. Las soluciones basadas en tecnolog¨ªa cloud de Â鶹´«Ã½ permiten una mayor flexibilidad y escalabilidad, y simplifican el proceso de adaptaci¨®n a unas necesidades empresariales siempre en evoluci¨®n. Si su empresa est¨¢ preparada y dispuesta a invertir en un sistema ERP moderno, los beneficios sin duda llegar¨¢n y, mejor a¨²n, ir¨¢n aumentando con el tiempo.
El futuro de FP&A: m¨¢s all¨¢ de los sistemas legacy
Las herramientas de FP&A modernas ofrecen funcionalidades inigualables (analytics en tiempo real, compatibilidad con el entorno cloud, tableros de mando f¨¢ciles de usar y eficiencias operativas) que los sistemas legacy no pueden superar. En la modernizaci¨®n, la mitad del trabajo consiste en prepararse. Para empezar, realice una auditor¨ªa de su sistema actual de FP&A, prestando especial atenci¨®n a las carencias de capacidades. Una vez que haya identificado un sistema sustituto que satisfaga sus necesidades de FP&A m¨¢s urgentes, establezca procesos seguros para la migraci¨®n de datos y la integraci¨®n con los sistemas ERP existentes. Antes de poner en marcha el nuevo sistema, puede probar en ¨¦l sus datos para detectar posibles problemas.
A medida que los sistemas de FP&A sigan evolucionando a un ritmo acelerado, aumentar¨¢ la brecha entre quienes los tienen y quienes no los tienen. Las innovaciones en IA har¨¢n que se detengan las soluciones legacy, ya lentas de por s¨ª. Pero las empresas que encaren el futuro de frente se ver¨¢n recompensadas con tecnolog¨ªas transformadoras, como insights de negocio en tiempo real y an¨¢lisis predictivo, y con la capacidad de revolucionar todos los aspectos de su actividad.
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