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Rolling forecasts

Las rolling forecasts ampl¨ªan la perspectiva de la empresa actualizando las previsiones peri¨®dicamente (por lo general, con una frecuencia mensual o trimestral). En lugar de estar vinculadas a un periodo fijo, como un ejercicio contable tradicional, las rolling forecasts mantienen un horizonte temporal determinado (por ejemplo 12, 18 o 24 meses), a?adiendo nuevos periodos a medida que se cierran los anteriores.

Un ciclo presupuestario continuo garantiza que las previsiones reflejen siempre la realidad actual de la empresa, proporcionando una visi¨®n m¨¢s precisa y din¨¢mica del futuro. Al sustituir los supuestos est¨¢ticos (y a menudo obsoletos) por datos en tiempo real e insights sobre el futuro, las rolling forecasts ayudan a las empresas a planificar con mayor eficacia y a responder de forma proactiva a las condiciones cambiantes.

Elementos clave de las rolling forecasts

Las rolling forecasts son muy eficaces, porque proporcionan una visi¨®n din¨¢mica y prospectiva del futuro financiero de la empresa. A diferencia de los presupuestos est¨¢ticos, las rolling forecasts evolucionan continuamente, incorporando nuevos datos y centr¨¢ndose en los impulsores m¨¢s importantes. Para aplicar eficazmente las rolling forecasts, es esencial comprender los componentes clave que las hacen tan valiosas:

±Ê±ô²¹²Ô¾±´Ú¾±³¦²¹³¦¾±¨®²Ô basada en impulsores

Las rolling forecasts dan prioridad a los impulsores clave de la empresa (las m¨¦tricas que determinan los resultados financieros) en lugar de a los elementos est¨¢ticos. Al centrarse en estas variables cr¨ªticas, las empresas pueden conseguir que sus previsiones sean flexibles, tengan sentido y est¨¦n alineadas con la din¨¢mica del mundo real.

Ejemplos concretos:

• Una empresa basada en suscripciones puede centrarse en m¨¦tricas como los costes de adquisici¨®n de clientes, las tasas de renovaci¨®n y los ingresos medios por usuario.

• Una empresa de fabricaci¨®n podr¨ªa dar prioridad a la capacidad de producci¨®n, los costes de materiales y los ¨ªndices de rotaci¨®n del inventario.

La planificaci¨®n basada en impulsores no solo reduce la complejidad de las previsiones, sino que garantiza que estas se vinculen directamente a los factores que realmente influyen en los resultados finales. Este enfoque permite una mejor toma de decisiones y una respuesta m¨¢s r¨¢pida a los cambios.

Actualizaciones frecuentes

Una de las funcionalidades que definen las rolling forecasts es la frecuencia de las actualizaciones peri¨®dicas. A diferencia de los presupuestos anuales, fijados para todo un ejercicio contable, las rolling forecasts se actualizan mensual o trimestralmente para reflejar los datos y las condiciones de mercado m¨¢s recientes.

Beneficios de las actualizaciones frecuentes:

• Ajustes oportunos: las empresas pueden responder r¨¢pidamente a los cambios, como los vaivenes en la demanda de los clientes, las interrupciones en la cadena de suministro o el aumento de los costes.

• Mayor precisi¨®n: las actualizaciones peri¨®dicas reducen el riesgo de basarse en hip¨®tesis obsoletas, con lo que se consiguen previsiones estrechamente alineadas con la realidad.

Por ejemplo, si una empresa de retail observa un marcado aumento de las ventas online durante un trimestre concreto, una rolling forecast permitir¨¢ ajustar inmediatamente el gasto en marketing o la asignaci¨®n de inventario para maximizar la rentabilidad.

Integraci¨®n de datos en tiempo real

Los datos precisos y oportunos son vitales para las rolling forecasts. Sin informaci¨®n fiable, las previsiones pueden convertirse r¨¢pidamente en irrelevantes o enga?osas. Las herramientas modernas de planificaci¨®n financiera, como Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning, destacan en la integraci¨®n de datos financieros y operativos en tiempo real, garantizando que las previsiones se basen siempre en la informaci¨®n m¨¢s actualizada.

C¨®mo ayuda la integraci¨®n en tiempo real:

• Recogida de datos optimizada: extrae autom¨¢ticamente datos de varios sistemas, eliminando la necesidad de actualizaciones manuales.

• Insights integrales: combina datos financieros, operativos y externos para ofrecer una visi¨®n completa de los resultados de la empresa.

• Reducci¨®n de errores: la automatizaci¨®n minimiza el riesgo de errores humanos, lo que conduce a previsiones m¨¢s fiables.

La integraci¨®n en tiempo real garantiza que los responsables de la toma de decisiones tengan acceso a los insights m¨¢s recientes, empoder¨¢ndolos para actuar con rapidez y confianza.

An¨¢lisis de escenarios

Una de las funcionalidades m¨¢s eficaces de las rolling forecasts es la posibilidad de modelar escenarios hipot¨¦ticos. Con ellos, las empresas pueden evaluar los posibles efectos de los distintos factores en el rendimiento y planificar en consecuencia.

Por qu¨¦ es importante el an¨¢lisis de escenarios:

• Prepara a las empresas para una serie de posibles resultados, desde el mejor hasta el peor.

• Permite una planificaci¨®n proactiva ante eventos inesperados, como recesiones econ¨®micas, cambios normativos o amenazas de la competencia.

• Respalda la toma de decisiones estrat¨¦gicas al permitir que las empresas comprueben los efectos de nuevas iniciativas, como la entrada en un nuevo mercado o el lanzamiento de un producto.

Ejemplo en la pr¨¢ctica:

Una empresa de log¨ªstica podr¨ªa utilizar el an¨¢lisis de escenarios para evaluar c¨®mo afectar¨ªa a la rentabilidad el aumento del coste del combustible. Al incorporar este an¨¢lisis a sus rolling forecasts, puede ajustar las estrategias de fijaci¨®n de precios o explorar m¨¦todos de transporte alternativos para mitigar los riesgos.

°ä´Ç±ô²¹²ú´Ç°ù²¹³¦¾±¨®²Ô

Las rolling forecasts funcionan mejor cuando todos los departamentos colaboran. A diferencia de los presupuestos est¨¢ticos, que suelen estar aislados dentro del equipo financiero, las rolling forecasts se basan en las aportaciones de las partes interesadas de toda la empresa.

En la planificaci¨®n colaborativa participan:

• Equipos de ventas: proporcionan insights sobre las tendencias del mercado, la demanda de los clientes y acuerdos inminentes.

• Equipos de marketing: comparten datos sobre el rendimiento de las campa?as, la generaci¨®n de clientes potenciales y los costes de adquisici¨®n de clientes.

• Equipos de operaciones: ofrecen datos sobre limitaciones de capacidad, calendarios de producci¨®n y problemas de la cadena de suministro.

• Equipos de RRHH: comparten datos sobre la fuerza laboral, entre ellos planes de contrataci¨®n o ¨ªndices de rotaci¨®n, que sirven de base a las previsiones de costes de mano de obra.

Esta colaboraci¨®n transversal garantiza que las previsiones reflejen una visi¨®n m¨¢s precisa e integral de la empresa, lo que fomenta la alineaci¨®n entre departamentos.

Rolling forecasts frente a presupuestos est¨¢ticos

Los presupuestos est¨¢ticos han sido el eje de la planificaci¨®n financiera durante d¨¦cadas, pero tienen limitaciones considerables. Aunque ofrecen un roadmap estructurado para el ejercicio contable, no suelen tener en cuenta los imprevistos.

Retos de los presupuestos est¨¢ticos

1. Supuestos desfasados: los presupuestos est¨¢ticos suelen basarse en datos disponibles meses antes del inicio del ejercicio. Por eso no son adecuados para responder a los cambios en tiempo real.
2. Falta de flexibilidad: una vez finalizados, los presupuestos est¨¢ticos son dif¨ªciles de ajustar, incluso cuando cambian las prioridades o surgen gastos imprevistos.
3. Ineficacia: el proceso de creaci¨®n de un presupuesto est¨¢tico lleva mucho tiempo y a menudo requiere meses de esfuerzo por parte de varios equipos.

Beneficios de las rolling forecasts

Las rolling forecasts abordan estos retos proporcionando un enfoque continuo y adaptable para la planificaci¨®n financiera. Entre las principales ventajas se incluyen:

• Ajustes oportunos: las actualizaciones peri¨®dicas permiten poner al d¨ªa y modificar los planes seg¨²n sea necesario.

• Mayor precisi¨®n: la incorporaci¨®n de datos en tiempo real reduce el riesgo de previsiones desalineadas.

• Toma de decisiones proactiva: las empresas pueden reaccionar r¨¢pidamente ante riesgos u oportunidades emergentes, en lugar de verse limitadas por una planificaci¨®n est¨¢tica.

• Mejor asignaci¨®n de recursos: al identificar d¨®nde son m¨¢s necesarios los recursos, las rolling forecasts ayudan a las empresas a asignar los presupuestos m¨¢s eficazmente y alinear las inversiones con las prioridades actuales y los objetivos a largo plazo.

• Mejora de la gesti¨®n de riesgos: la planificaci¨®n de escenarios en las rolling forecasts permite a las empresas evaluar los riesgos potenciales y preparar planes de contingencia, reduciendo la probabilidad de verse sorprendidas por eventos inesperados.

• Mayor alineaci¨®n estrat¨¦gica: las rolling forecasts vinculan la planificaci¨®n financiera a corto plazo con los objetivos estrat¨¦gicos a largo plazo, garantizando que cada decisi¨®n respalde los objetivos generales de la empresa.

C¨®mo crear rolling forecasts con Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning

La implementaci¨®n de rolling forecasts puede parecer desalentadora pero, con el enfoque adecuado y herramientas como Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning, el proceso se vuelve eficiente y f¨¢cil de gestionar. Esta gu¨ªa detallada le ayudar¨¢ a crear una adaptada a las necesidades de su empresa.

Paso 1: defina el horizonte temporal

El primer paso para crear una rolling forecast es determinar su duraci¨®n. La opci¨®n m¨¢s com¨²n es la de 12 meses, que centra la atenci¨®n en los objetivos operativos a corto plazo a la vez que mantiene una perspectiva estrat¨¦gica. Sin embargo, dependiendo de su sector y de los requisitos de planificaci¨®n, podr¨ªa considerar horizontes de 18 o 24 meses.

Por ejemplo, los retailers pueden utilizar un horizonte de 12 meses para reflejar los ciclos de temporada. Mientras que los fabricantes pueden preferir uno de 24 meses, alineado con ciclos de producci¨®n y venta m¨¢s largos.

A la hora de elegir un horizonte temporal:

1. Consulte con las partes interesadas: colabore con los departamentos de finanzas y operaciones, as¨ª como con los directivos para comprender la utilidad de la planificaci¨®n anticipada para la toma de decisiones.
2. Alinee la previsi¨®n con los objetivos estrat¨¦gicos: aseg¨²rese de que el horizonte elegido respalda los objetivos generales de su empresa, como las iniciativas de crecimiento o los esfuerzos de reducci¨®n de costes.

Paso 2: recopile datos hist¨®ricos

La precisi¨®n de las previsiones depende de una correcta comprensi¨®n del rendimiento previo. Los datos hist¨®ricos proporcionan la base para identificar tendencias, estacionalidad y patrones que influyen en los resultados futuros. Para plantear este paso de forma eficaz:

1. Re¨²na conjuntos de datos clave: datos de ingresos y gastos, m¨¦tricas operativas (como vol¨²menes de producci¨®n o cifras de ventas) y factores externos como tendencias del mercado o indicadores econ¨®micos.
2. Normalice los datos: limpie sus datos para eliminar anomal¨ªas, como gastos puntuales o eventos de venta at¨ªpicos. Esto garantiza que las previsiones no est¨¦n sesgadas por hechos pasados inusuales.
3. Utilice promedios hist¨®ricos: identifique tendencias interanuales, fluctuaciones de temporada o picos y ca¨ªdas recurrentes en el rendimiento. Por ejemplo, si su empresa se basa en suscripciones, analice c¨®mo var¨ªan las tasas de renovaci¨®n a lo largo del a?o.
4. Utilice Â鶹´«Ã½: importe datos hist¨®ricos a Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning para generar r¨¢pidamente puntos de referencia y automatizar el an¨¢lisis de tendencias.

Analizando exhaustivamente los datos hist¨®ricos, crear¨¢ una base s¨®lida para su previsi¨®n.

Paso 3: c¨¦ntrese en los impulsores clave

En lugar de elaborar previsiones en torno a cada elemento, c¨¦ntrese en los impulsores clave que m¨¢s repercuten en el rendimiento de su empresa. La planificaci¨®n basada en impulsores simplifica la previsi¨®n y garantiza su alineaci¨®n con los factores m¨¢s importantes.

Pasos para identificar los principales impulsores:

1. Comprenda su modelo empresarial: para una empresa de SaaS, la adquisici¨®n de clientes y las tasas de rotaci¨®n pueden ser fundamentales, mientras que una empresa de retail podr¨ªa dar prioridad a la rotaci¨®n de inventario y las tendencias de ventas de temporada.
2. Priorice las m¨¦tricas de ingresos o costes: c¨¦ntrese en m¨¦tricas como los vol¨²menes de ventas, el headcount de empleados y los costes de mano de obra, los gastos operativos vinculados a la producci¨®n o las entregas.
3. Colabore con todos los departamentos: implique a los responsables de los equipos de finanzas, operaciones y ventas para identificar las variables que consideren que influyen m¨¢s en los resultados.

C¨®mo ayuda Â鶹´«Ã½:
Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning permite crear modelos basados en impulsores del cambio vinculando entradas (como el volumen de ventas) con salidas (como los ingresos o los costes de producci¨®n). Esto permite que las previsiones se ajusten autom¨¢ticamente cuando cambian los impulsores clave, ahorrando tiempo y garantizando la precisi¨®n.

Paso 4: utilice modelos basados en impulsores del cambio

Estos modelos son una caracter¨ªstica que distingue a las rolling forecasts eficaces. Se centran en variables de gran relevancia y ajustan autom¨¢ticamente las m¨¦tricas relacionadas cuando cambian los datos clave. Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning facilita la creaci¨®n y gesti¨®n de estos modelos.

Pasos para crear modelos basados en impulsores del cambio:

1. Defina las relaciones entre m¨¦tricas: por ejemplo, vincule el volumen de ventas con los ingresos, el coste de los productos vendidos y el gasto en marketing.
2. Incorpore supuestos: establezca supuestos para variables como las tasas de crecimiento, los cambios de precios o las condiciones del mercado. Por ejemplo, presuponga un aumento del 5?% en los costes de las materias primas y modele el efecto que eso tendr¨ªa en los gastos generales.
3. Compruebe el grado de sensibilidad: analice c¨®mo los cambios en un impulsor (por ejemplo, los costes de adquisici¨®n de clientes) afectan a la previsi¨®n global.

Utilice estas funcionalidades de Â鶹´«Ã½:

• Plantillas predefinidas: comience con plantillas dise?adas para su sector o personalice sus propios modelos.

• ´¡³Ü³Ù´Ç³¾²¹³Ù¾±³ú²¹³¦¾±¨®²Ô: una vez definidas las relaciones entre impulsores, Â鶹´«Ã½ actualiza autom¨¢ticamente todas las m¨¦tricas dependientes, lo que ahorra tiempo y garantiza la coherencia.

• ±Ê±ô²¹²Ô¾±´Ú¾±³¦²¹³¦¾±¨®²Ô de escenarios: elabore m¨²ltiples escenarios basados en los impulsores con el fin de prepararse para los mejores resultados, los peores y los m¨¢s probables.

Los modelos basados en impulsores reorientan su atenci¨®n de las partidas individuales a la din¨¢mica m¨¢s amplia que impulsa a la empresa, lo que se traduce en una previsi¨®n m¨¢s ¨¢gil y con mayor capacidad de respuesta.

Paso 5: haga actualizaciones peri¨®dicas

Las rolling forecasts solo son eficaces si se mantienen actualizadas. Esto requiere una frecuencia regular de actualizaciones para garantizar que sus proyecciones incorporan los datos m¨¢s recientes y reflejan la realidad actual de la empresa.

Pasos para actualizaciones peri¨®dicas:

1. Establezca un calendario: la mayor¨ªa de las empresas actualizan las rolling forecasts mensual o trimestralmente. Elija una frecuencia que equilibre la precisi¨®n con la capacidad operativa.
2. Optimice la recopilaci¨®n de datos: utilice las capacidades de integraci¨®n de Â鶹´«Ã½ para extraer autom¨¢ticamente datos de sistemas de operaciones y finanzas, eliminando la introducci¨®n de datos manual.
3. Implique a las principales partes interesadas: organice reuniones con los jefes de departamento para validar los supuestos y actualizar los datos.
4. Analice las desviaciones: compare las previsiones con el rendimiento real del periodo anterior. Identifique las ¨¢reas en las que es necesario ajustar los supuestos y perfeccione el modelo en consecuencia.

Utilizaci¨®n de Â鶹´«Ã½ para las actualizaciones:
Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning automatiza el proceso de actualizaci¨®n, garantizando que las previsiones se actualizan con datos en tiempo real. Con los tableros de mando personalizables, las partes interesadas pueden ver f¨¢cilmente las proyecciones actualizadas y evaluar sus implicaciones.

Paso 6: comunique los insights y act¨²e en consecuencia

Una vez actualizadas las rolling forecasts, es esencial garantizar que los insights se comparten y se aplican en toda la empresa. Este paso convierte las cifras en estrategias interactivas que impulsan la toma de decisiones.

1. Utilice tableros de mando para mayor claridad: los tableros de mando de Â鶹´«Ã½ permiten presentar datos complejos de forma visualmente intuitiva, facilitando la comprensi¨®n a las partes interesadas ajenas al ¨¢rea de finanzas.
2. Adapte los informes a los distintos destinatarios: proporcione res¨²menes generales a los ejecutivos y desgloses m¨¢s detallados a los jefes de departamento.
3. Fomente la adjudicaci¨®n de responsabilidades: asigne elementos de acci¨®n basados en los insights de las previsiones, asegur¨¢ndose de que los equipos asumen las obligaciones de su rol para alcanzar los objetivos.

Comunicar eficazmente las previsiones permite orientar las decisiones estrat¨¦gicas y los ajustes operativos.

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