?Qu¨¦ son las operaciones jur¨ªdicas?
Los ejecutivos eficaces utilizan un enfoque estrat¨¦gico basado en datos para dirigir sus empresas. El mismo enfoque tambi¨¦n puede mejorar el departamento jur¨ªdico.
Las operaciones jur¨ªdicas son la combinaci¨®n de pr¨¢cticas, procesos y estrategias empresariales que respaldan la capacidad de un equipo jur¨ªdico interno para prestar servicios legales de forma eficaz y ¨²til para el resto de la empresa. Saber qu¨¦ son y c¨®mo funcionan las operaciones jur¨ªdicas puede suponer una ventaja estrat¨¦gica para su empresa.
Inf¨®rmese sobre las operaciones jur¨ªdicas
El concepto gen¨¦rico de "operaciones jur¨ªdicas" abarca todos los tipos de procesos de gesti¨®n y normas que puede utilizar para que su departamento jur¨ªdico sea m¨¢s eficaz y rentable. En t¨¦rminos generales, las operaciones jur¨ªdicas incluyen:
- ±Ê±ô²¹²Ô¾±´Ú¾±³¦²¹³¦¾±¨®²Ô estrat¨¦gica
- Gesti¨®n financiera
- Gesti¨®n de proyectos
- Datos y tecnolog¨ªa
Hasta ahora, era bastante habitual considerar a los departamentos jur¨ªdicos como equipos al margen del resto de la empresa. Muchos han operado mayormente bajo sus propias reglas, sin el soporte o la supervisi¨®n que reciben otros departamentos. Los l¨ªderes empresariales han ido asignando a los equipos jur¨ªdicos internos cargas de trabajo cada vez m¨¢s grandes, con presupuestos m¨ªnimos para nuevas contrataciones o tecnolog¨ªa, o incluso sin orientaci¨®n de ning¨²n tipo sobre objetivos e indicadores clave de rendimiento.
Sin embargo, hoy en d¨ªa, los l¨ªderes empresariales eficaces reconocen que es vital tratar a un equipo jur¨ªdico interno como parte esencial de la empresa, con objetivos bien definidos y el apoyo que le corresponde. Eso es lo que hace la funci¨®n de operaciones jur¨ªdicas.
Este departamento utiliza las mejores pr¨¢cticas de gesti¨®n de proyectos y tecnolog¨ªa para optimizar los workflows y los procesos, de modo que el equipo jur¨ªdico sea lo m¨¢s eficiente posible.
La importancia de las operaciones jur¨ªdicas para los l¨ªderes jur¨ªdicos
Los equipos jur¨ªdicos internos est¨¢n sometidos a una gran presi¨®n: un estudio realizado en 2021 por EY Law y Harvard Law revel¨® que los directores jur¨ªdicos de varias empresas preve¨ªan un en los pr¨®ximos 3 a?os, mientras que el 88?% esperaba recortes presupuestarios en el mismo plazo.
Sin embargo, no todo est¨¢ perdido. Los equipos jur¨ªdicos bajo presi¨®n encuentran ayuda en el departamento de operaciones jur¨ªdicas. Optimizar las operaciones jur¨ªdicas internas permite a los equipos aprovechar al m¨¢ximo sus reducidos presupuestos, garantizando que cada euro se gaste de forma inteligente. El departamento de operaciones jur¨ªdicas ayuda a cada miembro del equipo jur¨ªdico a trabajar eficazmente, y al equipo en su conjunto a sacar el m¨¢ximo provecho de todos sus recursos.
Adem¨¢s de optimizar el trabajo de la funci¨®n jur¨ªdica, el departamento de operaciones jur¨ªdicas puede servir de puente entre esa funci¨®n y el resto de la empresa. Es habitual que otros departamentos de la empresa vean al equipo jur¨ªdico como el cuello de botella que ralentiza procesos clave como la contrataci¨®n, el despido o la adquisici¨®n.
Pero, con un buen equipo de operaciones jur¨ªdicas, la comunicaci¨®n y la colaboraci¨®n pueden mejorar de manera sustancial. As¨ª, el departamento jur¨ªdico funcionar¨¢ con m¨¢s fluidez y rapidez, y empezar¨¢ a hablar el mismo idioma que el resto de la empresa.
?Cu¨¢ndo deben invertir las empresas en funciones de operaciones jur¨ªdicas?
Las empresas parecen dar por sentado que cualquier ayuda que ya existe para su departamento jur¨ªdico deber¨ªa ser suficiente: los administradores pueden gestionar la facturaci¨®n y las relaciones con los proveedores para el equipo jur¨ªdico, mientras que los expertos en TI gestionan su tecnolog¨ªa. Sin embargo, aunque son necesarias, estas relaciones multifuncionales son insuficientes.
Muchas empresas recurren a profesionales de la gesti¨®n de proyectos, y a otros directivos y empleados para mantener el funcionamiento del negocio sin contratiempos. Incluso dentro del ¨¢mbito jur¨ªdico, un bufete suele contar con asistentes jur¨ªdicos, abogados en plantilla o contratados y otro personal para respaldar el trabajo de sus abogados asociados.
Un equipo de operaciones jur¨ªdicas es una extensi¨®n l¨®gica de estas estructuras de soporte. Al igual que otros equipos de la empresa, que cuentan con expertos en operaciones y gesti¨®n, o los equipos de abogados de un bufete que se apoyan en asistentes jur¨ªdicos y otros empleados, el departamento jur¨ªdico se beneficia del soporte del departamento de operaciones jur¨ªdicas.
El momento adecuado para que cualquier empresa invierta seriamente en una funci¨®n de operaciones jur¨ªdicas depende de las necesidades y recursos particulares de esa empresa. Pero, en general, las funciones de operaciones jur¨ªdicas benefician a cualquier empresa que cuente con un equipo jur¨ªdico interno.
En resumen: en cuanto un departamento jur¨ªdico es lo suficientemente grande como para requerir cualquier nivel de soporte, tambi¨¦n lo es para contar con la funci¨®n de operaciones jur¨ªdicas.
Asumir un rol de operaciones jur¨ªdicas
Para tener ¨¦xito en un rol de operaciones jur¨ªdicas, se necesita un conjunto de skills espec¨ªfico.
El responsable de operaciones jur¨ªdicas debe tener formaci¨®n en Derecho. Esto puede incluir o no una licenciatura en Derecho, pero siempre implica una excelente comprensi¨®n de c¨®mo es el d¨ªa a d¨ªa de un departamento jur¨ªdico. El m¨¢nager de operaciones jur¨ªdicas tendr¨¢ una visi¨®n pr¨¢ctica de la legislaci¨®n y un gran inter¨¦s por su aplicaci¨®n en la empresa.
Los l¨ªderes de operaciones jur¨ªdicas deben saber c¨®mo trabajar con diferentes tipos de personas y hacer de nexo entre distintos departamentos. Un m¨¢nager de operaciones jur¨ªdicas debe comprender y ser capaz de comunicarse eficazmente no solo con el equipo jur¨ªdico, sino tambi¨¦n y con otros equipos, como el financiero, el de RRHH o el de ventas.
Pero, sobre todo, un buen m¨¢nager de operaciones jur¨ªdicas debe tener amplios conocimientos de Business Intelligence y pensamiento estrat¨¦gico.
Mientras que algunas empresas con departamentos jur¨ªdicos peque?os pueden contratar a un m¨¢nager de operaciones jur¨ªdicas para gestionar la funci¨®n en solitario, otras contratan a todo un equipo de operaciones jur¨ªdicas. Los m¨¢nagers de operaciones jur¨ªdicas trabajan en estrecha colaboraci¨®n con los especialistas en operaciones jur¨ªdicas como subordinados para desarrollar y aplicar estrategias que impulsen la eficiencia.
Hoy en d¨ªa, los especialistas en operaciones jur¨ªdicas deben dominar la tecnolog¨ªa. Tambi¨¦n deben dominar los n¨²meros, ya que deben hacer un seguimiento de los progresos del equipo jur¨ªdico en relaci¨®n con las m¨¦tricas vinculadas a los objetivos de negocio. Deben saber c¨®mo evaluar el valor y c¨®mo medir lo que funciona y lo que no funciona en un determinado departamento.
Tendencias en el rol de operaciones jur¨ªdicas
, la mayor¨ªa de los departamentos jur¨ªdicos internos est¨¢n muy por debajo de donde deber¨ªan estar en t¨¦rminos de adopci¨®n de nuevas tecnolog¨ªas. Estos equipos tienen que hacer frente a la presi¨®n de optimizar y escalar r¨¢pidamente sus pr¨¢cticas de productividad y gesti¨®n de conocimientos.
La soluci¨®n gira en gran parte en torno a la identificaci¨®n y adopci¨®n de plataformas de tecnolog¨ªa jur¨ªdica ¨²tiles. En un futuro pr¨®ximo, es probable que aumente la contrataci¨®n de profesionales de operaciones jur¨ªdicas que puedan aplicar un enfoque m¨¢s tecnol¨®gico y basado en datos para el funcionamiento de un departamento jur¨ªdico.
Adem¨¢s, desde la pandemia de COVID-19, hay un mayor inter¨¦s por el trabajo a distancia y una mayor disposici¨®n de los abogados a abandonar empresas r¨ªgidas. En consecuencia, muchas empresas querr¨¢n mantener el trabajo remoto como una opci¨®n de cara al futuro. Las operaciones jur¨ªdicas pueden ayudar a seleccionar e implementar tecnolog¨ªa que permita a un personal disperso trabajar eficazmente, manteniendo niveles aptos de comunicaci¨®n, compromiso y productividad.
?Cu¨¢nto gana un m¨¢nager de operaciones jur¨ªdicas?
Las operaciones jur¨ªdicas son a¨²n un campo relativamente nuevo, por lo que los salarios tienden a fluctuar.
En una gran ciudad como Nueva York, , un m¨¢nager de operaciones jur¨ªdicas puede tener un sueldo promedio algo superior a los 100?000?d¨®lares. En el extremo superior de la escala, los m¨¢nagers de operaciones jur¨ªdicas podr¨ªan ganar m¨¢s de 120?000?d¨®lares. El sueldo en el extremo inferior es de alrededor de 90?000?d¨®lares anuales.
Los profesionales de operaciones jur¨ªdicas eficaces valen lo que cobran. Sin embargo, para justificar esa inversi¨®n por parte de la empresa, deben a?adir valor tangible.
A?adir valor a las operaciones jur¨ªdicas
Tanto si vende a clientes empresariales como a consumidores, o a ambos, el objetivo de su empresa es siempre maximizar la satisfacci¨®n del cliente, la rentabilidad y la eficacia de las operaciones, a la vez que se reducen los riesgos.
La funci¨®n de operaciones jur¨ªdicas puede ayudar a los equipos de la empresa a ofrecer a los clientes mejores y m¨¢s r¨¢pidos resultados, desde una incorporaci¨®n m¨¢s fluida hasta un mejor servicio de atenci¨®n. Esto puede suponer simplificar el proceso de contrataci¨®n para cerrar acuerdos m¨¢s r¨¢pidamente, haciendo sus productos y servicios disponibles para m¨¢s clientes, con m¨¢s prontitud. Tambi¨¦n puede significar utilizar la tecnolog¨ªa para proteger los datos privados de forma m¨¢s eficaz y comprender mejor sus obligaciones en caso de emergencia.
Dentro de la empresa, la funci¨®n de operaciones jur¨ªdicas puede mejorar pr¨¢cticamente todos los procesos en los que participa el equipo jur¨ªdico. Esta funci¨®n puede ayudar a los dem¨¢s departamentos a obtener respuestas r¨¢pidas a sus preguntas, sin tener que esperar demasiado. Puede optimizar la gesti¨®n de los contratos para que no se pierdan detalles importantes, desde garantizar que los contratos se firman hasta cumplir los plazos de renovaci¨®n.
Todos los departamentos que interact¨²an con el equipo jur¨ªdico percibir¨¢n el valor a?adido de una buena funci¨®n de operaciones jur¨ªdicas. En el mejor de los casos, ese valor se extender¨¢ tambi¨¦n a clientes y partners de negocio.
Cualidades clave de los l¨ªderes de operaciones jur¨ªdicas:
Cada l¨ªder de operaciones jur¨ªdicas es diferente, pero los mejores directivos suelen compartir algunas caracter¨ªsticas clave. Seg¨²n el Corporate Legal Operations Consortium (), una asociaci¨®n para profesionales de operaciones jur¨ªdicas dirigida por sus propios miembros, los l¨ªderes en este campo se muestran colaborativos, se centran en los procesos y se basan en datos.
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Un m¨¢nager de operaciones jur¨ªdicas eficaz tendr¨¢ excelentes skills interpersonales y la capacidad de colaborar estrechamente con equipos jur¨ªdicos y de aprovisionamiento. Un buen l¨ªder de operaciones jur¨ªdicas tambi¨¦n debe aprender y hablar el "idioma" de todos los departamentos con los que colabora el equipo jur¨ªdico, para fomentar la comunicaci¨®n entre silos funcionales.
Atenci¨®n a los procesos
Los mejores l¨ªderes de operaciones jur¨ªdicas persiguen la eficiencia a toda costa. Se afanan por descubrir lo que funciona y lo que no. Buscan los cuellos de botella en cada procedimiento y trabajan sin descanso para eliminarlos. No se ven a s¨ª mismos como un simple miembro del departamento jur¨ªdico. Tienen un compromiso con toda la empresa y su objetivo es mejorarla en su conjunto.
Utilizaci¨®n de los datos
La intuici¨®n puede ser ¨²til, pero un l¨ªder de operaciones jur¨ªdicas nunca debe confiar ¨²nicamente en su instinto. La digitalizaci¨®n de las operaciones, y por tanto la informaci¨®n correspondiente, ofrece un sinf¨ªn de oportunidades para los analytics de datos.
Un buen m¨¢nager de operaciones jur¨ªdicas se centra en las m¨¦tricas. Todo, desde el proceso de contrataci¨®n hasta la eficacia de una plataforma de software, puede medirse y estudiarse.
En consecuencia, los departamentos jur¨ªdicos internos deben prestar atenci¨®n a las m¨¦tricas tanto como cualquier otro equipo de la empresa. Un buen l¨ªder de operaciones jur¨ªdicas puede ayudar al director del departamento jur¨ªdico con datos num¨¦ricos sobre:
- Duraci¨®n del ciclo de los contratos
- Workflows
- Contratos de proveedores, incluidos los plazos de renovaci¨®n
- Ratios de cobertura (contratos con lenguaje est¨¢ndar, no est¨¢ndar o de riesgo)
- N¨²mero y situaci¨®n de los contratos de clientes
- Gastos de asesoramiento jur¨ªdico externo
- Programas de diversidad, equidad e inclusi¨®n
- Factores medioambientales, sociales y de gobierno
C¨®mo optimizar los workflows, las aprobaciones y los procesos de los contratos
En la mayor¨ªa de las empresas, los workflows y las aprobaciones de contratos son procesos excesivamente lentos. Pueden prolongarse durante semanas, meses o incluso a?os, lo que puede desbaratar acuerdos y deteriorar las relaciones empresariales.
Un equipo de operaciones jur¨ªdicas fuerte puede sacar del atolladero a otros equipos y hacer que las cosas sean muy distintas. Pero no basta con contratar m¨¢s personal de operaciones jur¨ªdicas. Es preciso conseguir una tecnolog¨ªa jur¨ªdica eficaz que complemente, organice y optimice el trabajo.
C¨®mo la contrataci¨®n digital puede mejorar la eficacia jur¨ªdica
Aqu¨ª es donde entra en escena un sistema digital de gesti¨®n de contratos (CMS). Con todos los contratos y documentos relacionados de su empresa accesibles en una ubicaci¨®n central, es f¨¢cil hacer un seguimiento de los acuerdos entre departamentos y funciones, y crear nuevos acuerdos utilizando un lenguaje ¨®ptimo.
Durante la negociaci¨®n de los contratos, un sistema de gesti¨®n del ciclo de vida de los mismos debe ofrecer la posibilidad de redactar los borradores de forma integrada y acceder f¨¢cilmente a su historial, para poder mantener y revisar seg¨²n se requiera un registro de cada negociaci¨®n. Un CMS tambi¨¦n puede optimizar los procesos de aprobaci¨®n, enviando actualizaciones autom¨¢ticas a todos los implicados en la negociaci¨®n. Una vez que todas las partes est¨¢n de acuerdo con los t¨¦rminos y condiciones, la integraci¨®n con proveedores de firma electr¨®nica agiliza y simplifica la ejecuci¨®n del contrato.
El mejor software de gesti¨®n de contratos crea representaciones visuales de los datos clave contenidos en los contratos. Ese nivel de granularidad de los informes sobre informaci¨®n interactiva facilita la gesti¨®n continua de los contratos y ayuda a que todos los miembros de la empresa est¨¦n al tanto de sus derechos y obligaciones contractuales.
C¨®mo argumentar la necesidad de un nuevo software de gesti¨®n de contratos
Un sistema de gesti¨®n de contratos nunca sustituir¨¢ a la funci¨®n de operaciones jur¨ªdicas, sino que actuar¨¢ como complemento natural de un robusto equipo de ese tipo de operaciones. El software adecuado puede revolucionar una empresa y posibilitar su ¨¦xito con un presupuesto ajustado. Pero no todas las tecnolog¨ªas se crean iguales.
Hay muchos proveedores que prometen demasiado pero no cumplen lo prometido. Lo que realmente importa es si una plataforma tecnol¨®gica permitir¨¢ a su equipo jur¨ªdico trabajar de modo m¨¢s eficiente.
Aunque la digitalizaci¨®n es un factor, la funci¨®n de operaciones jur¨ªdicas no consiste solo en buscar software con una interfaz mejor que la de la bandeja de entrada del correo electr¨®nico y el escritorio. Si carga sus documentos en una nueva plataforma y luego tiene que buscarlos y etiquetarlos manualmente, no adelanta gran cosa.
Una buena tecnolog¨ªa jur¨ªdica le ayudar¨¢ a trabajar de modo m¨¢s inteligente, no a trabajar m¨¢s.
Las principales soluciones de tecnolog¨ªa jur¨ªdica automatizan las tareas rutinarias, sintetizan los datos y los utilizan para obtener insights interactivos. Esa automatizaci¨®n puede reducir la cantidad de tiempo que su equipo jur¨ªdico pasa revisando tareas y redactando textos est¨¢ndar, y la mejora de los analytics de datos le ayuda a anticiparse a sus obligaciones y plazos, en lugar de ir a la zaga constantemente.
La argumentaci¨®n, por tanto, radica en el grado de utilidad de un sistema de gesti¨®n de contratos para que el equipo jur¨ªdico interno escale sus operaciones. Las mejores plataformas de tecnolog¨ªa jur¨ªdica pueden aportar la productividad de un empleado extra (o m¨¢s), a menudo por una fracci¨®n del coste.
Adem¨¢s de la productividad en las tareas individuales, los valiosos insights de los analytics de datos automatizados pueden ofrecer una rentabilidad exponencial. Por ejemplo, las empresas suelen gastar millones en renovaciones autom¨¢ticas de contratos con proveedores que no ten¨ªan intenci¨®n de renovar. Con un sistema que le notifica los plazos inminentes con mucha antelaci¨®n, puede eliminar esas renovaciones no deseadas y todo lo que ahorra aumenta la rentabilidad de su inversi¨®n en la tecnolog¨ªa jur¨ªdica que ha posibilitado ese ahorro.
Los beneficios no acaban aqu¨ª. Desde aumentar las ganancias acortando los ciclos de ventas hasta mitigar los riesgos financieros mejorando el cumplimiento normativo, una buena tecnolog¨ªa jur¨ªdica puede ayudar a su equipo jur¨ªdico a hacer m¨¢s, hacerlo mejor y hacerlo m¨¢s r¨¢pido. Solo tiene que elegir el partner adecuado.
Â鶹´«Ã½ puede mejorar su equipo de operaciones jur¨ªdicas
La plataforma de Â鶹´«Ã½ optimiza cada paso del proceso de contratos, desde la redacci¨®n y la negociaci¨®n hasta la ejecuci¨®n y el seguimiento continuo. Lo consigue combinando una IA que define el mercado y herramientas de workflow intuitivas con un repositorio de contratos centralizado.
Â鶹´«Ã½ Illuminate?, nuestra IA de nueva generaci¨®n, ya est¨¢ entrenada con millones de contratos y cl¨¢usulas reales, lista para utilizarse sin pre¨¢mbulos. Gracias a las integraciones fluidas con las principales soluciones de gesti¨®n de documentos y almacenamiento cloud, puede introducir r¨¢pidamente sus contratos en el sistema sin tener que migrar ni un solo archivo.
Una vez que la plataforma recibe un documento, la IA se pone a trabajar extrayendo y clasificando la informaci¨®n, para ofrecerle valiosos insights sobre lo que contienen sus contratos. Adem¨¢s, la plataforma sigue mejorando para su equipo con el paso del tiempo: los potentes algoritmos de machine learning de Â鶹´«Ã½ pueden aprender t¨¦rminos exclusivos de su empresa o sector a partir de unos cuantos ejemplos. Por muchos que sean los documentos acumulados que deba analizar, Â鶹´«Ã½ puede ayudarle a encontrar y realizar un seguimiento retroactivo de cualquier tipo de estipulaci¨®n en toda su cartera de contratos.
As¨ª es la inteligencia de contratos
La inteligencia de contratos de Â鶹´«Ã½ facilita y agiliza el acceso a datos interactivos bajo demanda, para que su equipo pueda realizar un seguimiento de los plazos, derechos y obligaciones, y otros t¨¦rminos clave.
Con el tiempo que ahorrar¨¢ al reducir el trabajo repetitivo y rutinario, y la valiosa informaci¨®n que la plataforma Â鶹´«Ã½ Contract Intelligence pone a su alcance, podr¨¢ transformar su equipo jur¨ªdico en una fuente de ventajas estrat¨¦gicas para la empresa.