?Qu¨¦ es un HRIS? C¨®mo evolucionan de la mano TI y RRHH.
Ahora m¨¢s que nunca, las empresas de ¨¦xito son aquellas en las que los departamentos de RRHH y de TI trabajan mano a mano. Un sistema de informaci¨®n de recursos humanos (o HRIS, por sus siglas en ingl¨¦s) es la herramienta perfecta para poner en sinton¨ªa ambos departamentos.
En el nuevo mundo del trabajo, los datos lo son todo. Tanto si se centra en la gesti¨®n de capital humano, la gesti¨®n del desempe?o o la experiencia del empleado, los datos de los empleados se han convertido en un factor decisivo para determinar el ¨¦xito de los resultados de la empresa. Por eso, encontrar el sistema de informaci¨®n de recursos humanos, o HRIS, adecuado es cada vez m¨¢s vital para las empresas.
Seg¨²n esta efectuada a 500?profesionales de RRHH, el 44?% de los encuestados piensa que la tecnolog¨ªa de RRHH o fuerza laboral m¨¢s importante que utilizan es su HRIS, lo que la coloca por encima incluso de la tecnolog¨ªa de RRHH fundamental, como la gesti¨®n de n¨®minas, control de tiempos y asistencia, con un 42?%. Ahora bien, ?qu¨¦ es un HRIS y por qu¨¦ las soluciones de RRHH son tan importantes para las empresas en estos momentos?
?Qu¨¦ es un sistema de informaci¨®n de recursos humanos?
Un sistema de informaci¨®n de recursos humanos funciona principalmente como una base de datos centralizada para muchas responsabilidades administrativas de RRHH, como la gesti¨®n de ausencias, la gesti¨®n de beneficios y la gesti¨®n de compensaci¨®n. Un HRIS integra diversas funciones de RRHH en un dise?o de un solo sistema para recopilar datos c¨®modamente y compartirlos entre los departamentos.
En algunos casos, es posible que veas que a un HRIS se le llama "sistema HRIS". Del mismo modo que decir "n¨²mero PIN" (PIN significa "n¨²mero de identificaci¨®n personal"), decir "sistema HRIS" es redundante. Sin embargo, ayuda a aclarar el significado de la sigla, sobre todo cuando se hace referencia a m¨¢s de un HRIS.
?Qu¨¦ ejemplos hay de HRIS?
Decidir qu¨¦ HRIS es adecuado para su empresa puede ser un proceso complicado. De hecho, seg¨²n el informe , de media, las empresas invierten hasta 15?semanas en elegir un HRIS. Incluso con , puede ser dif¨ªcil tomar decisiones de software importantes de forma precisa y eficiente.
Es importante saber cu¨¢les son las necesidades empresariales que su HRIS pretende satisfacer. Adem¨¢s, debe asegurarse de que sus equipos de RRHH y TI trabajen mano a mano para tomar esa decisi¨®n. Estos son unos cuantos ejemplos de las funciones que puede desempe?ar un HRIS.
HRIS operativo: un HRIS operativo recopila datos fundamentales de recursos humanos, como la demograf¨ªa de los empleados, las m¨¦tricas de evaluaci¨®n y los detalles de la posici¨®n del puesto. Este sistema ayuda a agilizar las tareas de RRHH rutinarias y, al mismo tiempo, empodera a los m¨¢nagers para contratar, evaluar y promover a los miembros del equipo con mayor confianza.
HRIS estrat¨¦gico: un HRIS estrat¨¦gico permite sobre todo supervisar los recursos de mano de obra para respaldar la planificaci¨®n de la fuerza laboral y la estrategia. Incluye datos como la fuerza laboral disponible, las skills y la opci¨®n de comparar y contrastar esta informaci¨®n de los empleados con los objetivos a largo plazo de la compa?¨ªa, lo que permite a las empresas expandirse o evolucionar con confianza.?
HRIS t¨¢ctico: un HRIS t¨¢ctico proporciona a los responsables de tomar las decisiones la base que necesitan para determinar cu¨¢l es la forma m¨¢s eficaz de asignar los recursos y el presupuesto. Al comparar los datos de la competencia, los planes de compensaci¨®n existentes y los requisitos jur¨ªdicos locales, los responsables de personal pueden tomar decisiones a nivel general con mayor facilidad.
HRIS integral: aunque todos los HRIS anteriores tienen un enfoque espec¨ªfico, un HRIS integral optimiza esas funciones en un dise?o de un solo sistema. Las grandes empresas prefieren una plataforma HRIS todo en uno, donde el coste financiero se justifica por el tiempo ahorrado.?
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Un HRIS integra diversas funciones de RRHH en un dise?o de un solo sistema para recopilar datos c¨®modamente y compartirlos entre los departamentos.
?Qu¨¦ diferencias hay entre HRIS, HCMS y HRMS?
Seg¨²n el libro electr¨®nico de Productiv , la empresa promedio ahora utiliza 254?aplicaciones de SaaS, y esa cifra asciende a 364 en el caso de las grandes empresas. Conocer las distinciones entre las distintas soluciones de RRHH puede ahorrarle a su empresa un tiempo y un dinero preciosos. Adem¨¢s, puede ayudarle a asegurarse de que las funcionalidades de sus soluciones existentes no se superpongan.
Dado que los t¨¦rminos "HRIS", "sistema de gesti¨®n de recursos humanos" (HRMS) y "sistema de gesti¨®n de capital humano" (HCMS) hacen referencia a un software de RRHH, a menudo se usan indistintamente. Por "HCMS" tambi¨¦n puede entenderse en un sentido m¨¢s general la categor¨ªa de la tecnolog¨ªa de RRHH. Sin embargo, cada sistema de RRHH tiene capacidades distintas:
HRIS: un HRIS recopila y almacena datos de los empleados. Recopila informaci¨®n sobre el perfil demogr¨¢fico de los empleados, el estado del puesto, la informaci¨®n de contacto y la compensaci¨®n, entre otros aspectos.
HRMS: un HRMS ampl¨ªa las herramientas de gesti¨®n de datos de un HRIS para incluir una gama m¨¢s amplia de software y utilidades. El t¨¦rmino surgi¨® a principios del siglo?XXI para definir soluciones de software de RRHH que facilitan la gesti¨®n de n¨®minas, el seguimiento de los aspirantes y la gesti¨®n de los beneficios y del talento.
HCMS: un HCMS abarca la funcionalidad de un HRIS y un HRMS, al tiempo que admite una gama m¨¢s amplia de funciones de RRHH, incluida la y los analytics. En general, HCM se utiliza en gran medida para referirse a suites de RRHH dise?adas esencialmente para ser soluciones cloud y, de este modo, garantizar su constante adaptabilidad.
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A pesar de las distinciones indicadas, los t¨¦rminos "HRIS", "HRMS" y "HCMS" se siguen usando de forma incoherente, lo que puede dificultar la evaluaci¨®n de las soluciones de RRHH. En Â鶹´«Ã½, utilizamos el t¨¦rmino "HCM" para referirnos a nuestra suite principal de RRHH, que abarca la gesti¨®n de recursos humanos, la experiencia del empleado, la gesti¨®n de la fuerza laboral, etc.
Los seis componentes de los sistemas de informaci¨®n de RRHH.
Seg¨²n el whitepaper , las empresas aumentan sus resultados de negocio positivos un 12?% cuando cuentan con una estrategia de sistemas de recursos humanos, con respecto a cuando no la tienen. Un componente esencial de esa estrategia de sistemas consiste en conocer todas las soluciones que utilizan sus equipos de RRHH y TI. Estos son los seis componentes que toda plataforma HRIS debe tener.
1. Gesti¨®n de bases de datos
La funci¨®n principal de un software HRIS es actuar como una base de datos centralizada de los datos de los empleados. El HRIS que elija debe permitir a su equipo introducir, gestionar y compartir informaci¨®n de recursos humanos con facilidad. Del mismo modo, un HRIS s¨®lido deber¨ªa permitir a los profesionales de RRHH obtener r¨¢pidamente analytics para tomar decisiones cruciales para la empresa.
Ahora bien, es un error contemplar el HRIS como una caja fuerte a la que solo pueden acceder los especialistas en RRHH y TI. A un empleado, acceder a sus propios datos le deber¨ªa resultar igual de f¨¢cil que a los profesionales de RRHH. Permitir que los empleados accedan al HRIS no solo aumenta su autonom¨ªa, sino tambi¨¦n la confianza y .
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2. Optimizaci¨®n de la mano de obra y la planificaci¨®n
Toda iniciativa de optimizaci¨®n de la mano de obra debe tener en cuenta en primer lugar el recurso m¨¢s valioso que tiene una empresa: el tiempo de los empleados. No se puede aumentar la productividad sin saber primero en qu¨¦ proyectos est¨¢n trabajando sus empleados y cu¨¢ndo. Basta con un sencillo software para fichar conectado a su HRIS para favorecer que las hojas de horas reflejen la realidad y que la configuraci¨®n de horarios sea eficiente.
Un HRIS tambi¨¦n permite a los m¨¢nagers controlar la asistencia de los empleados de diversas funciones. Dado que las herramientas de gesti¨®n de la fuerza laboral est¨¢n conectadas directamente a otras funciones de RRHH como, por ejemplo, la gesti¨®n de n¨®minas, las acciones de los m¨¢nagers se transfieren autom¨¢ticamente a otras bases de datos. Por ejemplo, las solicitudes de ausencias se reflejan de inmediato en el salario del empleado.
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3. Gesti¨®n de n¨®minas y de la fuerza laboral
La gesti¨®n de n¨®minas y de la fuerza laboral ha sido hist¨®ricamente uno de los aspectos de la carga de trabajo de un departamento de RRHH que m¨¢s tiempo llevan. Sin embargo, un HRIS reduce dr¨¢sticamente el tiempo necesario para gestionar la compensaci¨®n del empleado, al automatizar los procesos de RRHH y reflejar de forma autom¨¢tica los cambios provocados por ajustes en los salarios o los c¨®digos tributarios.
Un software inteligente de gesti¨®n de n¨®minas tambi¨¦n puede proporcionar analytics e insights que de otro modo se perder¨ªan. Las empresas pueden identificar el efecto de los cambios sobre la compensaci¨®n, teniendo en cuenta la y el mercado en general. Predecir los resultados de las decisiones financieras es esencial en el vol¨¢til panorama econ¨®mico actual.
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4. Selecci¨®n y retenci¨®n de talento
Uno de los mayores desaf¨ªos a los que se enfrentan las empresas es la gesti¨®n del talento. Seg¨²n un , el 27?% de los empleados estaban en riesgo de dejar su puesto. Para reducir ese porcentaje, es importante que las empresas cuenten con las herramientas adecuadas para la selecci¨®n de talento y su retenci¨®n.
Un HRIS facilita la contrataci¨®n porque permite a las empresas hacer un seguimiento de cu¨¢les son las personas adecuadas para los puestos pertinentes. Adem¨¢s, contribuye a promover una experiencia de incorporaci¨®n m¨¢s s¨®lida, al garantizar una coherencia integral en t¨¦rminos de formaci¨®n, pero adapt¨¢ndose al mismo tiempo a las necesidades particulares de cada empleado.
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5. Interfaz de empleado
Cuando se habla del futuro de los RRHH, se suele mencionar el autoservicio tanto para el empleado como para los m¨¢nagers. Un HRIS aporta el beneficio de que optimiza las solicitudes de RRHH en una sola plataforma. Los empleados pueden utilizar una sola soluci¨®n para ver informaci¨®n sobre el rol de un puesto, realizar un seguimiento b¨¢sico de las horas y los gastos y actualizar la informaci¨®n personal. Esto hace que un HRIS sea un componente esencial de la .
A la hora de estudiar qu¨¦ herramienta de RRHH es la m¨¢s adecuada para su empresa, vale la pena evaluar la facilidad de uso de la interfaz. Los empleados esperan cada vez m¨¢s que la tecnolog¨ªa de trabajo tenga el mismo nivel de sofisticaci¨®n que sus dispositivos inteligentes personales. Proporcionar una interfaz f¨¢cil de usar para su soluci¨®n de informaci¨®n de RRHH puede ser una forma r¨¢pida de aumentar .
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6. Gesti¨®n de beneficios
Uno de los aspectos que m¨¢s han cambiado en la experiencia del empleado durante la ¨²ltima d¨¦cada han sido las expectativas de los empleados, sobre todo en lo referente a los beneficios. Donde antes los empleados solo negociaban en funci¨®n del salario y las vacaciones y permisos remunerados, ahora se incluyen muchas m¨¢s opciones. La escala de los beneficios pueden variar: desde refrigerios hasta d¨ªas de voluntariado o un seguro de salud privado.
Con un HRIS, adquiere una visibilidad total de cada uno de estos beneficios, lo que incluye qu¨¦ empleados los reciben. El propio HRIS tambi¨¦n puede ofrecer un valor a?adido para los empleados. Un empleado deber¨ªa poder ver su paquete de compensaci¨®n con la misma facilidad con la que solicita vacaciones y permisos.
Uno de los mayores desaf¨ªos a los que se enfrentan las empresas es la gesti¨®n del talento. Seg¨²n un informe reciente de Â鶹´«Ã½, el 27?% de los empleados estaban en riesgo de dejar su puesto.
?Cu¨¢l es el futuro de los sistemas de informaci¨®n de RRHH?
Cuando miramos hacia el futuro de los HRIS, tenemos que hacerlo dentro de un marco de colaboraci¨®n. Las empresas que a¨ªslen las decisiones relativas al software en TI o en RRHH lo tendr¨¢n dif¨ªcil para lograr la aceptaci¨®n de la alta direcci¨®n. O, lo que es a¨²n peor, carecer¨¢n de una estrategia coherente a largo plazo para sus sistemas y soluciones de recursos humanos.
Ahora que las empresas recurren a los responsables de RRHH para fundamentar las decisiones relativas a la fuerza laboral, los roles de RRHH evolucionan para volverse m¨¢s estrat¨¦gicos. A pesar de eso, en el whitepaper se observ¨® un descenso del 33?% entre los encuestados con m¨¢s de 10?a?os de experiencia en el ¨¢mbito de la tecnolog¨ªa de RRHH. Es fundamental evitar que aumente la rotaci¨®n, sobre todo en el caso de los empleados con experiencia.
Para que las empresas tengan ¨¦xito, tienen que invertir en sus personas. Su HRIS debe poder proporcionar datos y an¨¢lisis en tiempo real para fundamentar las decisiones empresariales. Ahora bien, si no cuenta con los estrategas adecuados, esos analytics son in¨²tiles. Con solo empoderar a sus personas, podr¨¢ aprovechar el verdadero valor de sus soluciones de RRHH.