Â鶹´«Ã½

TalkTalk, como podr¨¢ imaginar, se dedica ¨ªntegramente a la comunicaci¨®n. Como una de las principales empresas de telecomunicaciones del Reino Unido, ha evolucionado mediante una combinaci¨®n de crecimiento org¨¢nico y adquisiciones desde la desinversi¨®n de Carphone Warehouse en?2010. A medida que la empresa crec¨ªa, TalkTalk quer¨ªa maneras mejores, m¨¢s r¨¢pidas y m¨¢s eficaces de comunicarse con sus empleados y crear una mejor experiencia en el lugar de trabajo. Pero, antes de implementar Â鶹´«Ã½, la anticuada tecnolog¨ªa de RRHH de la empresa se interpon¨ªa en el camino.

"Ten¨ªamos un sistema antiguo con funcionalidades limitadas y poca capacidad de autoservicio para los m¨¢nagers o los compa?eros de trabajo", afirma Kathryn Heywood, Director of HR Operations and Resourcing de TalkTalk. La empresa ten¨ªa que lidiar con un sistema anticuado para el seguimiento del reclutamiento, que era, adem¨¢s, un componente esencial de su negocio. Los empleados ten¨ªan que realizar varios procesos manuales para llevar a cabo incluso las tareas de RRHH m¨¢s rutinarias, mientras los m¨¢nagers ten¨ªan una visibilidad deficiente de la empresa.

"Nuestro objetivo era crear para nuestros m¨¢nagers y empleados una experiencia al nivel de la que ofrecemos al consumidor. Quer¨ªamos hacer a¨²n m¨¢s operativos nuestros servicios compartidos ofreci¨¦ndoles la tecnolog¨ªa m¨¢s avanzada para transformar su forma de pensar en los RRHH".

TalkTalk recurri¨® a Â鶹´«Ã½ por su sistema com¨²n y su visi¨®n ¨²nica del negocio. "Â鶹´«Ã½ tiene toda la funcionalidad que RRHH necesita en un solo sistema. Se puede implementar de una sola vez y no hace falta adoptar un enfoque gradual, si es lo que se prefiere", comenta Heywood.

"Est¨¢ muy enfocado en el usuario final. Eso era lo que trat¨¢bamos de crear para nuestros compa?eros de trabajo y nuestros m¨¢nagers, una gran experiencia de usuario, y Â鶹´«Ã½ nos ha permitido hacerlo posible", comenta. "Asimismo, nos ayud¨® a gestionar el reclutamiento a trav¨¦s del sistema de RRHH, que antes era un sistema independiente, de modo que nos proporcion¨® un ¨²nico sistema para todo".

TalkTalk decidi¨® llevar a cabo una gran implementaci¨®n, aplicando Â鶹´«Ã½ Human Capital Management, Â鶹´«Ã½ Recruiting, Â鶹´«Ã½ Benefits, Â鶹´«Ã½ Compensation, Â鶹´«Ã½ Absence Management, Â鶹´«Ã½ Time Tracking y Â鶹´«Ã½ Talent Management simult¨¢neamente en 2500?trabajadores en 6?meses y creando 13?integraciones a sistemas externos, incluida una integraci¨®n en ADP, el sistema de n¨®mina de la empresa.

Adopci¨®n en tiempo r¨¦cord

No tardamos en ver los primeros resultados positivos con Â鶹´«Ã½. Al cabo de un mes, el 90?% del personal se hab¨ªan conectado al sistema. Aquello no ten¨ªa precedentes. En tres meses, las solicitudes al centro de servicios compartidos disminuyeron. Los m¨¢nagers pod¨ªan acceder directamente a la informaci¨®n que necesitaban y los empleados encontraban lo que necesitaban a trav¨¦s de la sencilla interfaz de Â鶹´«Ã½.

Como resultado, la funci¨®n de RRHH de TalkTalk se ha vuelto m¨¢s estrat¨¦gica y ¨¢gil. Antes de Â鶹´«Ã½, el equipo de RRHH era transaccional, con multitud de procesos manuales e ineficaz. Ahora, este departamento dedica entre el 65 y el 70?% de su tiempo a desarrollar una estrategia. Implementa y refuerza los centros de excelencia, liderando la gesti¨®n del talento, los recursos, las recompensas y el cambio. "La tecnolog¨ªa de Â鶹´«Ã½ nos ha ayudado a tener libertad para ser proactivos y centrarnos en el futuro, as¨ª como a abordar aspectos interesantes como la cultura, los comportamientos y la creaci¨®n de un gran lugar de trabajo", afirma Heywood.

El equipo s¨¦nior de gesti¨®n adopt¨® r¨¢pidamente Â鶹´«Ã½. "Nuestro CEO y el equipo ejecutivo lo acogieron con facilidad", comenta. "En el momento en que salimos al mercado, se produjeron movimientos a nivel ejecutivo, y nuestro CEO gestion¨® todos esos movimientos en Â鶹´«Ã½ y despu¨¦s escribi¨® un blog sobre ello. Este nivel de implicaci¨®n ayud¨® a implicar a otros m¨¢nagers s¨¦nior desde el principio".

La integraci¨®n en ADP tambi¨¦n fue un ¨¦xito, recuerda. "Â鶹´«Ã½ es la ¨²nica fuente de informaci¨®n con la que contamos para el software de n¨®minas ADP. Conseguimos sistem¨¢ticamente una precisi¨®n del 99,9?%, y tambi¨¦n hemos logrado una precisi¨®n del 100?%".

Con la implementaci¨®n de Â鶹´«Ã½, TalkTalk pas¨® de siete sistemas de RRHH diferentes a solo dos: Â鶹´«Ã½ y el software de n¨®minas ADP. Las herramientas para gestionar el tiempo, las vacaciones de los empleados, las compensaciones, los beneficios y las n¨®minas est¨¢n ahora en un solo sitio, creando una ¨²nica fuente fiable para todos los datos y eliminando montones de formularios y hojas de c¨¢lculo.

"Ahora estoy segura de que tenemos datos precisos", subraya Heywood. "Si vemos que nuestra rotaci¨®n es del 20?% en un ¨¢rea de la empresa, nos fiamos de los datos. Â鶹´«Ã½ es la ¨²nica fuente de informaci¨®n para todo lo relacionado con nuestro personal".

Cambiar al ritmo de la empresa

Heywood considera que las actualizaciones peri¨®dicas de Â鶹´«Ã½ aportan ventajas y que permiten a TalkTalk configurar Â鶹´«Ã½ seg¨²n sus necesidades empresariales. "Siempre desarrollamos el sistema en paralelo con las actualizaciones que Â鶹´«Ã½ hace del producto, pero tambi¨¦n las ajustamos para que se adapten a nuestro negocio", dice. "Â鶹´«Ã½ es un sistema que evoluciona y mejora continuamente nuestro negocio".

En cuanto a la experiencia de los empleados, Heywood se?ala: "Algunos empleados nos han comentado lo f¨¢cil que es trasladar a alguien de un equipo a otro. Tambi¨¦n dicen que es genial poder ver todo lo relacionado con un equipo en un mismo sitio. Pueden ver el historial de pagos, la compensaci¨®n, las evaluaciones de desempe?o, los perfiles de LinkedIn, las skills y capacidades, el historial de asistencia y el historial de bonificaciones, entre otros aspectos. Es f¨¢cil poder ver y hacer todo en un mismo sitio".

Un sistema de RRHH para todos

Como m¨¢nager, Heywood conf¨ªa en Â鶹´«Ã½ a diario. "La verdad es que lo uso para todo", dice. "Me meto en ¨¦l todos los d¨ªas para comprobar las vacaciones, reclutar a nuevos trabajadores en los equipos, mover al personal, buscar personas o hacer pagos adicionales a los empleados si quiero. Asimismo, utilizo los tableros de mando para saber d¨®nde est¨¢ todo y consultar las tendencias. Utilizo Â鶹´«Ã½ para entender nuestros datos y preparar m¨¦tricas para la empresa".

Contin¨²a diciendo: "Â鶹´«Ã½ es un sistema de ¨²ltima generaci¨®n. Si se aprovecha todo su potencial, puede transformar las experiencias de los compa?eros de trabajo y los m¨¢nagers. Dentro del trabajo, ofrece a los empleados la experiencia propia del consumidor que obtendr¨ªan fuera del trabajo para todo lo que tiene que ver con el personal".

Echando la vista atr¨¢s, estaba claro que conseguir la aceptaci¨®n de Â鶹´«Ã½ por parte de toda la empresa era de vital importancia. No deb¨ªa verse como un proyecto o soluci¨®n m¨¢s de RRHH, sino como un sistema que respaldar¨ªa a la empresa. "Hay una diferencia clave", afirma Heywood. "Implementamos Â鶹´«Ã½ como un sistema para que la empresa llevara a cabo las cuestiones de personal, no como un sistema de RRHH para RRHH".

Nigel Sullivan, Group HR Director de TalkTalk, resume la huella que ha dejado Â鶹´«Ã½. "Â鶹´«Ã½ ha tenido un efecto transformador en nuestra forma de gestionar al personal en TalkTalk. A veces describo lo que hemos hecho como 'empoderar a nuestros empleados para que tomen las riendas de sus propias carreras profesionales'. RRHH no tiene un derecho divino para ser el guardi¨¢n de todos los datos del personal, como suele ocurrir en un entorno de gesti¨®n de RRHH tradicional", afirma. "Con Â鶹´«Ã½, nuestro personal tiene acceso directo y permanente a su informaci¨®n, desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar. Ellos y sus m¨¢nagers ahora tienen libertad para actuar en un entorno tecnol¨®gico que describimos como "propio del consumidor". Â鶹´«Ã½ nos ha ayudado a liberar recursos para que el equipo de RRHH pueda hacer una aportaci¨®n m¨¢s estrat¨¦gica al resto de la empresa".