Rubrik, un proveedor global de soluciones de gesti¨®n y protecci¨®n de datos cloud, crece r¨¢pidamente: en cuatro a?os, aument¨® su fuerza laboral vertiginosamente hasta alcanzar los 1500?empleados. La empresa ha implementado Â鶹´«Ã½ Human Capital Management (HCM) para mejorar la experiencia del empleado, ofrecer una mayor visibilidad organizativa a los ejecutivos y aliviar la carga de RRHH a la hora de proporcionar servicios e informes al empleado.
Antes de la llegada de Â鶹´«Ã½, la planificaci¨®n se realizaba de forma manual y obstaculizaba la agilidad organizacional, caracter¨ªstica fundamental para tener ¨¦xito. La empresa segu¨ªa planificando las estrategias mediante hojas de c¨¢lculo y aquello daba lugar a datos fragmentados y deficiencias en la colaboraci¨®n que minaban la capacidad de planificar o gestionar activamente la expansi¨®n.
Al principio, Rubrik implement¨® Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning solo para la planificaci¨®n financiera. Sin embargo, tras comprobar que la aplicaci¨®n hab¨ªa contribuido a reducir los cierres trimestrales de tres meses a solo siete d¨ªas, la empresa ampli¨® el alcance de Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning para gestionar los datos de la planificaci¨®n de la demanda, las ventas y la fuerza laboral.
Al hacerlo, conseguimos desbloquear oportunidades para mejorar el desempe?o y la colaboraci¨®n transversal. Con una nueva base de planificaci¨®n que utiliza datos coherentes y en tiempo real, Rubrik busc¨® acelerar los procesos de planificaci¨®n a¨²n m¨¢s al desarrollar integraciones de terceros con Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning.
Esto permiti¨® una automatizar m¨¢s la planificaci¨®n de las finanzas, las ventas, la demanda, la fuerza laboral y TI. Ahora, los equipos de Rubrik producen una cuenta de resultados y un balance completo que incorpora datos nuevos todos los trimestres. De esta forma, se garantiza la realizaci¨®n de revisiones sistem¨¢ticas del negocio todos los trimestres, algo que antes se hac¨ªa espor¨¢dicamente. La planificaci¨®n se ha vuelto m¨¢s eficaz y precisa, y ha cumplido con la meta del CFO de completar los cierres en tres d¨ªas.
Con la agilidad y la visibilidad renovadas en toda la organizaci¨®n, Rubrik puede ser m¨¢s sensible a las tendencias del mercado y tomar decisiones m¨¢s r¨¢pidamente gracias a los informes de gesti¨®n actualizados y los analytics personalizados.
Retos
Datos no v¨¢lidos que obstaculizaban la toma de decisiones?
Al no poder confiar en los datos que se usaban en los informes financieros peri¨®dicos y la planificaci¨®n operativa anual, el equipo de l¨ªderes no se sent¨ªa c¨®modo tomando decisiones importantes o elaborando informes para el consejo de administraci¨®n.
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Hojas de c¨¢lculo que imped¨ªan planificar la fuerza laboral
Debido a su r¨¢pido ritmo de crecimiento y dado que el personal es uno de los mayores gastos para las empresas de software, Rubrik necesitaba m¨¦todos m¨¢s precisos y eficaces que las hojas de c¨¢lculo para hacer un seguimiento del crecimiento y planificar los gastos de la fuerza laboral en tiempo real.
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Dificultad para determinar los territorios
Cuando se usaban hojas de c¨¢lculo, recopilar un conjunto de datos grande y multidimensional para filtrarlo de distintas formas y llegar finalmente a los territorios era demasiado complicado y era dif¨ªcil visualizar el proceso.
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Falta de integridad en los datos que limitaba la visibilidad del inventario
La planificaci¨®n de la demanda de Rubrik y la gesti¨®n de los costes de los env¨ªos de hardware de terceros se vieron comprometidas por los problemas de control de las versiones, derivados de la imprecisi¨®n de las hojas de c¨¢lculo. Todo ello impidi¨® confirmar las dimensiones de esas p¨¦rdidas.
Creo que implementar Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning ha sido un paso importante para nuestra empresa. La automatizaci¨®n de la planificaci¨®n de forma generalizada sienta las bases del crecimiento.
Vicepresidente de IT Business Applications
Resultados
Automatizaci¨®n de los datos activos para proporcionar agilidad organizacional?
Â鶹´«Ã½ proporciona acceso protegido a los datos en tiempo real, en cualquier momento y desde cualquier lugar, y eso permite a Rubrik hacer planificaciones de toda la empresa mediante la colaboraci¨®n entre distintos equipos: desde el departamento de finanzas hasta el de producto. El proceso de informes trimestral ha ganado en eficacia y precisi¨®n, permitiendo al equipo de finanzas realizar las reuniones de revisi¨®n trimestrales y cumplir con el cierre en tres d¨ªas requerido por el CFO.
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La visualizaci¨®n de los datos se alinea con los requisitos de la fuerza laboral para crecer
Al centralizar la planificaci¨®n de gastos de la fuerza laboral en Â鶹´«Ã½, Rubrik puede planificar y realizar previsiones por headcount y de contrataci¨®n futura, incluyendo los desplazamientos y los gastos, los c¨¢lculos de bonus y el incremento de los m¨¦ritos en funci¨®n de las necesidades de expansi¨®n. Gracias a la elaboraci¨®n de informes detallados, Rubrik obtiene insights m¨¢s profundos acerca de los gastos por centro de costes, cuenta e, incluso, asignaci¨®n de la instalaci¨®n.
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Dise?o intuitivo de los territorios
Con la disposici¨®n visual de los datos en el tablero de mando de Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning, lo que antes era una mara?a de regiones en una hoja de c¨¢lculo se ha convertido en un mapa geogr¨¢fico de estilo "heat map". En este mapa, se pueden visualizar los territorios junto con las jerarqu¨ªas geogr¨¢ficas hasta llegar a los c¨®digos postales y diseccionar esos datos en funci¨®n de atributos adicionales como el TAM (mercado objetivo total de un territorio). La posibilidad de realizar an¨¢lisis hipot¨¦ticos permite que el equipo de operaciones de venta traslade cuentas entre los diferentes territorios y que compruebe inmediatamente la repercusi¨®n.
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La planificaci¨®n de la demanda altamente visible reduce los costes del inventario
Ahora, el equipo de operaciones controla en tiempo real los niveles del inventario y los costes, mientras que las previsiones mensuales, trimestrales y anuales para la planificaci¨®n de la demanda y el inventario refuerzan las decisiones ejecutivas.