Galletas Oreo. Galletas saladas Ritz. Chocolates Cadbury. Estos snacks se pueden encontrar en las despensas de muchos hogares en m¨¢s de 150 pa¨ªses. Son marcas mucho m¨¢s conocidas que su fabricante: Mondel¨¥z International, una empresa valorada en 29 mil millones de d¨®lares que figura en la lista Fortune 500 y que surgi¨® como filial de Kraft Foods.
Aaron Colley, responsable de tecnolog¨ªa Â鶹´«Ã½ y arquitecto de soluciones de RRHH en Mondel¨¥z International, es parte de un equipo de cinco personas a cargo del sistema HRIS de la empresa. Tambi¨¦n se ocupan de m¨¢s de 90 integraciones automatizadas, en su mayor¨ªa de salida, con otros sistemas de todo el mundo, entre ellas 25 dedicadas al proceso de n¨®mina. "Hace unos a?os, antes de implementar Â鶹´«Ã½, us¨¢bamos un sistema HRIS alojado internamente suministrado por un proveedor de ERP, y evit¨¢bamos el uso de middleware para simplificar las integraciones todo lo posible", explica Colley. "Muchas de nuestras integraciones requer¨ªan transferencias convencionales de archivos sin formato cifrados. Las emulamos en Â鶹´«Ã½ para facilitar la migraci¨®n de integraciones ajenas a n¨®mina durante nuestra implementaci¨®n y para reducir riesgos de disrupci¨®n de la puesta en marcha".
Sistemas de n¨®mina: las integraciones m¨¢s dif¨ªciles
Las integraciones ajenas a n¨®mina comparten datos de Â鶹´«Ã½ con una serie de sistemas que gestionan aspectos de identidad, viajes (reservas y gastos), entradas y salidas en las f¨¢bricas y ventas en ±·´Ç°ù³Ù±ð²¹³¾¨¦°ù¾±³¦²¹. "Tambi¨¦n enviamos datos a sistemas de reclutamiento, a un sistema de gesti¨®n de residentes en otros pa¨ªses, a uno de gesti¨®n de acciones y participaciones, y a muchos otros", a?ade Colley. "Pero lo m¨¢s dif¨ªcil fue la migraci¨®n de nuestras integraciones de n¨®mina. Antes ten¨ªamos bastantes m¨¢s sistemas de n¨®mina que ahora. Pedimos ayuda de Deloitte, nuestro partner de implementaci¨®n de Â鶹´«Ã½, y el equipo respondi¨® estupendamente".
La interfaz de integraciones de Â鶹´«Ã½ nos permite realizar cambios importantes relativos a los empleados, en periodos de pago espec¨ªficos.
Â鶹´«Ã½ Technology Lead, HR Solution Architect
Deloitte ten¨ªa un experto en Â鶹´«Ã½ Payroll Effective Change Interface (PECI), una integraci¨®n de pila completa que mejora la visibilidad de los intercambios de datos de n¨®mina entre Â鶹´«Ã½ y sistemas de terceros, especialmente los cambios de estado durante los periodos de pago. "Aunque Deloitte hizo todo el trabajo relacionado con las integraciones de n¨®mina, seguimos de cerca su labor y, al final de la fase de implementaci¨®n, aprendimos c¨®mo crear y gestionar las integraciones nosotros mismos", dice Colley. "Esto ha garantizado las actualizaciones oportunas en sistemas de n¨®mina dependientes y contribuye a una mayor agilidad organizacional en todo el mundo".
Colley y su equipo utilizan cada vez m¨¢s integraciones basadas en API, posibilitadas por las herramientas de Â鶹´«Ã½ Integration Cloud. Prefiere este enfoque de integraci¨®n a las transferencias de archivos por lotes para exportaciones e importaciones de datos. Cree que las integraciones de API son una experiencia totalmente distinta. "Con las transferencias tradicionales, nos encargamos de la mayor parte del trabajo: creamos, transformamos y enviamos los datos a quien vaya a utilizarlos", explica. "Con las integraciones de API, abrimos la puerta a nuestros datos de Â鶹´«Ã½ ¡ªde manera totalmente segura y privilegiada¡ª y permitimos el acceso de los usuarios a datos espec¨ªficos. Los usuarios toman los datos, los cambian y los cargan como quieren".
La seguridad integrada garantiza la privacidad de los datos
Colley recalca que, aunque las integraciones de API de Â鶹´«Ã½ pueden capacitar un modelo din¨¢mico de suscripci¨®n de autoservicio para sistemas conectados, su equipo mantiene un estricto control de los datos en todo momento. Atribuye esa capacidad al modelo de seguridad que es parte esencial de Â鶹´«Ã½, el system of record (SoR) de la empresa. "Trabajamos con datos confidenciales, que permiten identificar a las personas, por eso debemos proteger lo que pueden ver otros", dice. "Â鶹´«Ã½ nos ayuda a hacerlo. Adem¨¢s, su automatizaci¨®n asegura que las actualizaciones y los informes proceden de una sola fuente, en lugar de estar en muchos sitios que podr¨ªan tener diferentes niveles de seguridad y posibles vulnerabilidades".
Tener una sola fuente de informaci¨®n favorece a la empresa, porque garantiza la integridad y la coherencia de todos los informes, en lugar de tener que elaborarlos recurriendo a distintas fuentes de informaci¨®n.
Â鶹´«Ã½ Technology Lead, HR Solution Architect
Las ventajas de las integraciones basadas en API son muchas, en opini¨®n de Colley. "En primer lugar, la implementaci¨®n es mucho m¨¢s sencilla y r¨¢pida. Con las integraciones de archivos sin formato podemos tardar hasta ocho semanas, mientras que las basadas en API pueden hacerse en tan solo dos semanas: eso representa una gran mejora de la eficiencia para nosotros, como equipo", puntualiza. "En segundo lugar, los datos circulan mucho m¨¢s r¨¢pido y pueden basarse en eventos, de modo que los sistemas conectados pueden utilizar nuestros datos y poner en marcha sus procesos de gesti¨®n antes".
Como ejemplo, Colley menciona el sistema de gesti¨®n de identidad, que ahora utiliza una sola transferencia diaria de archivos desde Â鶹´«Ã½. "Esto significa que un m¨¢nager puede obtener los datos de identidad de un nuevo contratado en un plazo de 24 a 48 horas", dice. "Ser¨ªa genial ponerlo en marcha antes, obtener una respuesta y conseguir que los empleados entren en acci¨®n r¨¢pidamente. Muchas de nuestras integraciones legacy de archivos sin formato pueden beneficiarse de un modelo de API mejorado. Nuestros procesos pueden ejecutarse de manera m¨¢s r¨¢pida y din¨¢mica, y eso puede mejorar la agilidad operativa".
Reducir el n¨²mero de errores es una tercera ventaja importante de las integraciones basadas en API, seg¨²n Colley. Tambi¨¦n cree que los conectores predefinidos de Â鶹´«Ã½ son valiosos. "Si se producen errores en nuestras integraciones, tenemos que investigar el problema y resolver su causa, y luego volver a enviar los datos correctos", dice. "Pero con nuestras integraciones basadas en API, los errores son m¨ªnimos y as¨ª ahorramos tiempo. Y en el modelo de conectores predefinidos, si los sistemas conectados quieren una mejora, son sus propietarios quienes tienen que hacerse cargo, y eso tambi¨¦n nos ahorra tiempo".
Adi¨®s a las barreras tecnol¨®gicas, bienvenida a las nuevas adquisiciones
Con el ahorro de tiempo y las eficiencias que han aportado a su equipo las integraciones de API de Â鶹´«Ã½, Colley contempla nuevos desarrollos y migraciones de integraciones legacy a modelos basados en API. "Al compartir los datos de Â鶹´«Ã½ de manera segura y m¨¢s din¨¢mica en tiempo real con sistemas conectados, eliminamos barreras tecnol¨®gicas", dice. "Tambi¨¦n mejorar¨¢ nuestra agilidad".
En pr¨®ximas adquisiciones, utilizaremos Â鶹´«Ã½ para asignar autom¨¢ticamente a los nuevos empleados sus organizaciones y estructuras de informes adecuadas, en lugar de tardar semanas en hacerlo manualmente.
Â鶹´«Ã½ Technology Lead, HR Solution Architect
Adem¨¢s, Colley considera las integraciones basadas en API de Â鶹´«Ã½ como un medio para facilitar futuras fusiones y adquisiciones. Actualmente su equipo trabaja en tareas relacionadas con la adquisici¨®n de una importante panificadora europea. Su trabajo es vital: deben incorporar a m¨¢s de 5?800 empleados de m¨¢s de 30 pa¨ªses y asegurar la estructura organizacional adecuada y la correspondiente jerarqu¨ªa de aprobadores. "Hacer esas tareas de forma manual ser¨ªa muy engorroso y se tardar¨ªan meses. Pero con la integraciones de API de Â鶹´«Ã½ y la automatizaci¨®n resultante, podemos reducirlo a semanas", concluye Colley. "Puede que no logremos la m¨¢xima eficiencia en esta adquisici¨®n, ya que a¨²n tenemos que crear nuestro modelo, pero la lograremos en adquisiciones futuras".