La antigua plataforma on-premise de Land O¡¯Lakes hac¨ªa que el proceso de n¨®mina fuese extremadamente complicado. Todo el papeleo relacionado con las nuevas contrataciones y las rescisiones de contratos se realizaba de forma manual, y el cumplimiento normativo era tambi¨¦n un punto cr¨ªtico.?
Por ejemplo, el equipo de n¨®minas ten¨ªa que presentar en papel todos los datos de los formularios W4 y los ingresos directos, as¨ª como la informaci¨®n sobre cualquier bonus o retenciones. Procesar manualmente las auditor¨ªas de cumplimiento normativo requer¨ªa demasiado tiempo y pod¨ªa dar lugar a errores.
Antes de Â鶹´«Ã½, registr¨¢bamos manualmente en papel los formularios W4, la informaci¨®n sobre los ingresos directos y los bonus.
Payroll and Compliance Manager
Una plataforma de gesti¨®n de n¨®minas internacional con un buen soporte?
Land O¡¯Lakes, una empresa internacional que opera en 50?pa¨ªses, consider¨® que el sistema basado en tecnolog¨ªa cloud Â鶹´«Ã½ Human Capital Management y su m¨®dulo Â鶹´«Ã½ Payroll Management eran los sucesores perfectos para su sistema de n¨®mina on-premise obsoleto. Esta nueva alternativa acababa con todas las operaciones manuales, ya fuera automatiz¨¢ndolas (especialmente en el caso de las auditor¨ªas) o traslad¨¢ndolas a un portal de autoservicio para el empleado. La introducci¨®n de la informaci¨®n relacionada con los formularios W4 y los ingresos directos es un ejemplo de esto ¨²ltimo. Los m¨¢nagers, por su parte, usan el portal para pagar los bonus a los empleados.?
La nueva plataforma de gesti¨®n de n¨®minas de Â鶹´«Ã½ informa continuamente sobre la actualizaci¨®n de las normativas para garantizar que la empresa cumple con ellas en todo el mundo. La comunidad Â鶹´«Ã½, una organizaci¨®n formada por otros usuarios de Â鶹´«Ã½, llam¨® especialmente la atenci¨®n de Land O¡¯Lakes, ya que ofrece tanto una s¨®lida red de experiencia y conocimientos como una fuente importante de formaci¨®n y soporte. Como participante activo de esta comunidad, Land O¡¯Lakes puede aprender a sacar el m¨¢ximo partido de su nueva plataforma gracias a otras personas.
Optimizaci¨®n del proceso de n¨®mina.?
Con Â鶹´«Ã½ Payroll, el equipo de gesti¨®n de n¨®minas de Land O¡¯Lakes pod¨ªa automatizar los procesos para eliminar todos los c¨¢lculos manuales y ahorrar tiempo. "Antes, el cierre de ejercicio era una pesadilla, pero, con Â鶹´«Ã½, se ha convertido en un acontecimiento sin mayor relevancia", afirma John Gardner, Payroll and Compliance Manager.
De hecho, su equipo ha multiplicado la precisi¨®n de las n¨®minas hasta m¨¢s de un 99,9?%, al mismo tiempo que ha reducido un 50?% los pagos fuera de ciclo. La plataforma de Â鶹´«Ã½ tambi¨¦n ha dado m¨¢s visibilidad sobre los datos de las n¨®minas mediante tableros de mando que se actualizan en tiempo real, lo que ha mejorado la colaboraci¨®n con otros departamentos. Tambi¨¦n gracias a Â鶹´«Ã½, la empresa ha reducido el uso de papel, algo que contribuye a proteger el medioambiente, ahorrar tiempo y evitar errores.
Antes, el cierre de ejercicio era una pesadilla, pero, con Â鶹´«Ã½, se ha convertido en un acontecimiento sin mayor relevancia.
Payroll and Compliance Manager
Automatizaci¨®n de las auditor¨ªas de cumplimiento normativo?
Con las auditor¨ªas inteligentes, se reduce el n¨²mero de auditor¨ªas que debe realizar Land O¡¯Lakes para supervisar el negocio. Â鶹´«Ã½ tambi¨¦n respalda mejor el cumplimiento normativo y ayuda a la empresa a hacer frente de forma proactiva a las ¨²ltimas reglas y normativas internacionales sobre n¨®minas.
El equipo de expertos especializados de Â鶹´«Ã½ supervisa constantemente la legislaci¨®n e investiga cualquier actualizaci¨®n para informar a todos sus clientes a la vez, ya que todos usan la misma versi¨®n de Â鶹´«Ã½. Por ejemplo, en un a?o de actividad, Â鶹´«Ã½ ofreci¨® 510?actualizaciones sobre cumplimiento o normativas en los EE.?UU., con una media de dos al d¨ªa.?
Gracias a la frecuencia de estas actualizaciones, Land O¡¯Lakes se asegura de cumplir con las normativas en todo el mundo. De esta forma, la empresa evita cometer errores relacionados con la auditor¨ªa de n¨®minas y la contabilidad que podr¨ªan suponer una infracci¨®n de normativas como la Fair Labor Standards Act (FLSA), por la que se regulan el salario m¨ªnimo, las horas extraordinarias y las n¨®minas.
Durante la pandemia, hemos trabajado totalmente en remoto mediante Â鶹´«Ã½, lo cual habr¨ªa sido imposible con una soluci¨®n on-premise.
Payroll and Compliance Manager
Acceso remoto seguro?
Desde que se empez¨® a trabajar desde casa por la pandemia, el equipo de gesti¨®n n¨®minas de Land O¡¯Lakes pudo hacer su trabajo en remoto sin problemas gracias a las soluciones basadas en tecnolog¨ªa cloud de Â鶹´«Ã½. Con este sistema, los miembros del equipo pueden acceder de forma segura y en cualquier momento y lugar a todos los datos de n¨®minas que necesiten. As¨ª, se garantiza que los cheques de pago y los ingresos autom¨¢ticos lleguen a tiempo a sus destinatarios. Seg¨²n Gardner, eso era algo imposible con el antiguo sistema on-premise de la empresa.