Los hospitales infantiles ocupan un lugar especial en la asistencia sanitaria. Tratan las necesidades m¨¦dicas urgentes de beb¨¦s, ni?os y adolescentes, a la vez que atienden las preocupaciones de sus padres y familiares. Sus m¨¦dicos y doctores poseen a?os de formaci¨®n pedi¨¢trica con el fin de ayudar a mejorar la vida y la salud de sus j¨®venes pacientes.
El premiado Dayton Children¡¯s Hospital (DCH) es uno de los m¨¢s de 250?hospitales de este tipo que existen en Estados Unidos. Sus 3600?empleados atienden las necesidades pedi¨¢tricas de 20?condados del oeste de Ohio y el este de Indiana. Un hospital principal con 177?camas conecta con otros 22?centros m¨¦dicos pedi¨¢tricos de la regi¨®n.
Como todos los hospitales, el DCH debe encontrar un equilibrio entre la prestaci¨®n de una atenci¨®n de alta calidad a sus pacientes y la contenci¨®n de los costes. Tambi¨¦n pretenden incrementar la atracci¨®n y la retenci¨®n de los cuidadores y empleados de mayor calidad. Pero todos estos objetivos no son f¨¢ciles de alcanzar dentro del altamente regulado y cambiante sector de la sanidad estadounidense actual.
Creamos informes con SCM para marcar las existencias de nivel rojo, para poder empezar con los esfuerzos de reposici¨®n antes de que se agoten.
Corporate Director of Supply Chain
Problemas de crecimiento
Para el DCH, las presiones de costes y las complejidades de las operaciones han ido creciendo en los ¨²ltimos a?os, especialmente con la incorporaci¨®n de sus numerosas instalaciones sat¨¦lite. El equipo de liderazgo sab¨ªa que, para hacer frente a estos retos, el hospital ten¨ªa que invertir en una transformaci¨®n digital. Tras una cuidadosa evaluaci¨®n de sus opciones, eligieron Â鶹´«Ã½ como sistema basado en tecnolog¨ªa cloud para mejorar e integrar las operaciones administrativas, especialmente las funciones de RRHH, finanzas y cadena de suministro.
David Farrall, Corporate Director of Supply Chain del DCH, explica que el hospital decidi¨® implementar Â鶹´«Ã½ Supply Chain Management (SCM) despu¨¦s de haber obtenido grandes logros con Â鶹´«Ã½ Human Capital Management y Â鶹´«Ã½ Financial Management. Se incorpor¨® al hospital con 20?a?os de experiencia en la cadena de suministro no sanitaria y descubri¨® diferencias sorprendentes. "La gesti¨®n de la cadena de suministro de un hospital es m¨¢s compleja que la de las cadenas de suministro que no est¨¢n relacionadas con la sanidad", afirma. "Y muchos de los suministros son vitales".
Cuando Farrall empez¨® a trabajar en el DCH, el hospital a¨²n no hab¨ªa sustituido su anticuado sistema manual por SCM. "Depend¨ªamos de un sistema anal¨®gico muy primitivo que carec¨ªa de visibilidad de nuestro inventario de suministros", recuerda. "Hac¨ªamos un seguimiento de 22?000?SKU y del estado de varios cientos de contratos. M¨¢s del 30?%?de ellos hab¨ªan vencido, pero no est¨¢bamos seguros de cu¨¢les eran sin revisarlos todos".
La gesti¨®n de la cadena de suministro de un hospital es m¨¢s compleja... muchos de los suministros son vitales.
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Mejor visi¨®n, menos desabastecimiento
Al transformar su cadena de suministro con SCM, el DCH tiene mucha m¨¢s visibilidad de su inventario. Como resultado, la organizaci¨®n ha simplificado los pedidos, ha proporcionado flexibilidad del aprovisionamiento y, lo que es m¨¢s importante, ha evitado la falta de existencias. "Si se necesita un art¨ªculo esencial, el tiempo empleado en buscarlo en otra parte podr¨ªa comprometer la atenci¨®n sanitaria", se?ala Farrall. "Y, si un procedimiento es particularmente urgente, la falta de un art¨ªculo necesario podr¨ªa poner en peligro la vida de alguien. Al evitar los desabastecimientos, especialmente de suministros m¨¦dicos esenciales, nuestro personal puede prestar una atenci¨®n sanitaria de mayor calidad".
Tambi¨¦n se?ala: "Esto puede ayudar a que las enfermeras, el personal m¨¦dico auxiliar y el personal administrativo tengan m¨¢s tiempo para dedicar a los ni?os y dar a sus familias una atenci¨®n extra".?
Para preparar la migraci¨®n a SCM, Farrall y su equipo limpiaron primero el maestro de art¨ªculos del DCH. "Eliminamos el 50?% de nuestras SKU con solo retirar todo lo que no se hab¨ªa utilizado en m¨¢s de 36?meses", comenta. "Despu¨¦s de nuestra implementaci¨®n, limpiamos a¨²n m¨¢s y redujimos nuestro inventario a solo 7000?art¨ªculos. Ahora, nuestros analistas de negocios pueden asegurarse de que se siguen abasteciendo los art¨ªculos en nuestro sistema SCM realizando cambios en sus descripciones o unidades de medida seg¨²n sea necesario".
Antes de la incorporaci¨®n de SCM en el DCH, Farrall empez¨® con la formaci¨®n realizando pruebas de aceptaci¨®n de usuarios con un equipo principal de solicitantes de gran volumen del hospital. "Despu¨¦s de eso, incorporamos a casi todos los que hab¨ªan hecho una petici¨®n en el ¨²ltimo a?o en las clases de formaci¨®n para aprender paso a paso sobre las herramientas y los procesos de Â鶹´«Ã½", comenta. "Nuestro diligente proceso de formaci¨®n permiti¨® poner a nuestro equipo a punto para nuestra fecha de entrada en funcionamiento".
Ni un c¨¦ntimo m¨¢s
El DCH tambi¨¦n utiliza SCM como repositorio de contratos. Contiene m¨¢s de 725?acuerdos de aprovisionamiento, incluidos 270?acuerdos de socios comerciales. "No pagamos ni un c¨¦ntimo m¨¢s de lo que especifican nuestros contratos porque SCM no lo permite", afirma Farrall. "Adem¨¢s, s¨¦ exactamente cu¨¢ntos han vencido y por qu¨¦. Ahora que SCM gestiona todos nuestros diferentes tipos de contratos, el cumplimiento normativo ha aumentado en un 80?%".
SCM ayuda al personal del DCH a hacer peticiones m¨¢s precisas, lo que hace que las entregas a los proveedores sean m¨¢s exactas y se reduzca el n¨²mero de devoluciones. "Las devoluciones a uno de nuestros mayores proveedores se han reducido en un 50?%, lo que nos permite ahorrar tiempo para tareas de mayor valor, como buscar formas de reducir a¨²n m¨¢s los costes y ayudar a nuestros m¨¦dicos a pasar m¨¢s tiempo con los pacientes", afirma Farrall.??
No pagamos ni un c¨¦ntimo m¨¢s de lo que especifican nuestros contratos porque SCM no lo permite.
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Llegada justo a tiempo
"Estoy agradecido de haber llegado al Dayton Children's cuando estaban reestructurando todo y pas¨¢ndose a Â鶹´«Ã½ para poder aprender y ayudar a dirigir nuestra transformaci¨®n digital, la cual nos ha llevado hasta donde estamos hoy y nos llevar¨¢ hacia el futuro", a?ade Farrall.
Cuando la pandemia mundial lleg¨® a principios de?2020, el DCH llevaba aproximadamente un a?o con SCM, lo que Farrall considera una gran suerte. "Las cadenas de suministro se vieron tan alteradas durante la COVID-19 que no siempre pod¨ªamos conseguir todos los suministros que necesit¨¢bamos, especialmente los EPI, las toallitas de manos y las soluciones de limpieza", afirma. "Sin embargo, como SCM nos alertaba cuando se nos estaban agotando los art¨ªculos esenciales, pod¨ªamos empezar un proceso abastecimiento alternativo, a veces teniendo que recurrir a nuestra cuarta opci¨®n. Esto nos ayud¨® a asegurarnos de tener suficientes EPI para nuestros m¨¦dicos que trabajan de cara al paciente, lo que les permite proporcionar de forma segura la atenci¨®n sanitaria de calidad que los ni?os necesitan y que sus padres esperan de nosotros".?
Seg¨²n Farrall, poder supervisar y elaborar informes de forma f¨¢cil y r¨¢pida sobre el uso medio diario de los art¨ªculos esenciales ha sido especialmente importante durante la pandemia. "Creamos informes con SCM para marcar los niveles rojos de existencias?¡ªniveles bajos en determinados art¨ªculos¡ª, de forma que podamos comenzar con los esfuerzos de reposici¨®n antes de que se agoten", afirma.
Creamos informes con SCM para marcar los niveles rojos de existencias... de forma que podamos comenzar con los esfuerzos de reposici¨®n antes de que se agoten.
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Un futuro prometedor
Farrall ha a?adido Â鶹´«Ã½ Assistant, un chatbot digital que utiliza para interactuar con SCM de forma conversacional y obtener informaci¨®n. "Sean agujas, toallitas, agua embotellada o pilas, Â鶹´«Ã½ Assistant puede decirme el albar¨¢n de entrega, el comprador, la orden de compra ?¡ªsi la hay¡ª?y si lo que se entrega est¨¢ pagado o no".?
Farrall conf¨ªa en que las continuas mejoras en las funcionalidades de SCM le ofrecer¨¢n a¨²n m¨¢s capacidades para mejorar los costes, la prestaci¨®n de servicios y la calidad de la atenci¨®n sanitaria. "Proporcionamos a los ni?os cualquier cosa que necesiten para hacer que su estancia sea m¨¢s c¨®moda, incluso osos de peluche y ponis de juguete", comenta. "Podemos estar ah¨ª en sus mejores d¨ªas, en un segundo plano, abasteciendo los suministros m¨¦dicos que necesitan para garantizar que los resultados de sus cuidados sean ¨®ptimos".
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