Durante m¨¢s de 100?a?os, AAA Northern California, Nevada & Utah (AAA NCNU) ha protegido a sus miembros, tanto en la carretera como en el hogar. La organizaci¨®n, con una larga historia a sus espaldas, mantiene su visi¨®n de futuro con un claro enfoque en servir a sus miembros. Eso quiere decir que es necesario reducir los gastos generales administrativos a favor de dedicar m¨¢s tiempo a los miembros, as¨ª como combinar la gesti¨®n de capital humano con la gesti¨®n financiera para mejorar las operaciones. Eso quiere decir que Â鶹´«Ã½ entra en escena.
"Comenzamos con un peque?o grupo de conductores en la Cliff House de San Francisco", dice Paul Gaffney, presidente y CEO de AAA NCNU. "Y ahora servimos a m¨¢s de 4,2?millones de miembros. Nuestra visi¨®n es crear un conjunto de miembros leales para toda la vida al ofrecer experiencias excelentes de forma sistem¨¢tica".
Tiene claro c¨®mo hacer realidad esta visi¨®n: "Necesitamos tener una gran cultura interna que permita a quienes brindan esas experiencias estar en contacto de verdad con los miembros a los que sirven y conocer c¨®mo eso afecta al negocio".?
Â鶹´«Ã½ proporciona esa comprensi¨®n con su suite unificada de aplicaciones. "Â鶹´«Ã½ es la herramienta principal que proporciona a toda la empresa visibilidad sobre nuestro progreso en el Core de Financials y desarrollo humano", afirma Gaffney.
Â鶹´«Ã½ ofrece la capacidad de gestionar al personal en un solo lugar y ver el rendimiento financiero de la empresa. Es la ¨²nica herramienta que conozco que permite eso.
COO
Un don para la planificaci¨®n estrat¨¦gica
Siobh¨¢n Mc Feeney, Chief Operating Officer de la empresa, elogia a Â鶹´«Ã½ por su habilidad para ofrecer una visi¨®n integral del rendimiento, que permite a su equipo realizar previsiones de forma razonable. Ella ya trabajaba en la empresa en el a?o 2011, cuando Â鶹´«Ã½ se implement¨®.?
"Ten¨ªamos a un ej¨¦rcito entero de contables manejando datos", cuenta sobre los sistemas anteriores a Â鶹´«Ã½. "Nunca sab¨ªamos cu¨¢l iba a ser nuestra situaci¨®n a fin de mes o a fin de a?o. Con Â鶹´«Ã½ conocemos nuestra situaci¨®n en todo momento". Ahora la empresa puede mirar hacia el futuro con total confianza.
"Antes no pod¨ªa dedicar mucho tiempo al desarrollo porque era como dar palos de ciego", confiesa. "Ahora puedo usar informaci¨®n real de Â鶹´«Ã½, sobre el personal o los datos financieros, para especular que podr¨ªamos crecer en estas cinco ¨¢reas y sobre su visi¨®n general. Va a ser todo un regalo en la planificaci¨®n estrat¨¦gica de este a?o. Es incre¨ªble".
La cronolog¨ªa de implementaci¨®n de AAA NCNU era muy ambiciosa y Â鶹´«Ã½ ayud¨® a que fuese posible y se pusiese en marcha en solo 14?semanas. "Apagamos el sistema antiguo el 1 de julio y pusimos en marcha Â鶹´«Ã½. Todos los gastos se sufragaron. El mundo evoluciona r¨¢pido. Las personas evolucionan r¨¢pido", cuenta Mc Feeney. Y, como descubri¨® su equipo, Â鶹´«Ã½ tambi¨¦n.
Ahorro de costes, relaciones entre empleados y sistemas financieros
Mc Feeney deja claro que ahorrar dinero no fue la ¨²nica raz¨®n por la que se eligi¨® Â鶹´«Ã½. "Est¨¢ claro que nos ahorramos mucho dinero, pero ese motivo no fue el principal. Lo que nos impuls¨® fue la necesidad de los empleados de conocer su estado en la empresa y la necesidad de los m¨¢nagers de saber c¨®mo gestionar y desarrollar su equipo. Adem¨¢s, quer¨ªamos unos sistemas financieros que no fuesen engorrosos. Â鶹´«Ã½ cumpl¨ªa con todos los requisitos. En el futuro, crecer¨¢ con nosotros".
Aun as¨ª, el ahorro de costes ha sido significativo para la empresa. Mc Feeney estima que la empresa ha reducido el coste de los procesos de n¨®mina, human capital management (HCM) y gesti¨®n financiera en un 50?por ciento, de manera continua. "Adem¨¢s, podemos volver a implementarlo en otras partes de la empresa", indica.?
Osh O¡¯Crowley, el Chief Information Officer de la empresa, revisa el ahorro de costes conseguido gracias a Â鶹´«Ã½ y lo compara con otros sistemas que ha administrado.?
"Como CIO, cuando reviso c¨®mo hemos gastado el dinero en tecnolog¨ªa, no me encuentro en el bucle de amortizaci¨®n y depreciaci¨®n en el que se ven enfrascados la mayor¨ªa de los CIO al invertir en algo. Encima, tienen que durar de cinco a siete a?os. Hay que actualizarlo y mantenerlo activo". Sin embargo, con Â鶹´«Ã½: "No tengo los centros de datos que se encargan de todas esas tecnolog¨ªas. No tengo DBA ni gastos en licencias. Compro lo que necesito. Atamos todos los cabos y nos centramos en nuestros miembros", se?ala.
El compromiso con la plataforma cloud
Cuando la empresa se separ¨® de su partner de seguros en 2011 y revis¨® sus enfoques, quiso crear una compa?¨ªa m¨¢s eficiente con un claro enfoque en sus miembros. Como resultado, se comprometi¨® a usar una tecnolog¨ªa basada en cloud.?
"En la mayor¨ªa de los casos, las personas no se dedican a la actividad de ejecutar y alojar software de contabilidad y de recursos humanos", explica O¡¯Crowley. "Â鶹´«Ã½ nos ofrece la oportunidad de no realizar esas labores y dejar que alguien que lo conozca bien se ocupe de ello".
"Mi experiencia previa me dice que muchos recursos tecnol¨®gicos se centran solo en mantener activa la tecnolog¨ªa", contin¨²a. "He trabajado con importantes aplicaciones ERP y recuerdo muchas conversaciones sobre temas como que la versi¨®n estaba obsoleta, hab¨ªa que actualizarla o no se pod¨ªa hacer tal cosa por tal raz¨®n. Muchas discusiones sobre temas que yo llamo 'administratriviales' y que no a?aden ning¨²n valor a la actividad principal".?
Â鶹´«Ã½ le permite centrarse en la experiencia de los miembros. "Dedicamos poco tiempo a las funciones de soporte dentro de la organizaci¨®n", afirma. "Las funciones funcionan. Hacen su trabajo y son f¨¢ciles de usar. As¨ª podemos dedicar el resto de ese tiempo a nuestros miembros".
Gaffney est¨¢ de acuerdo: "Podemos hacer m¨¢s hincapi¨¦ en la gesti¨®n online y menos en las funciones del personal", se?ala. "As¨ª podemos dedicar m¨¢s tiempo a mejorar nuestro funcionamiento principal. Tomamos mejores decisiones de una manera m¨¢s oportuna y las tareas de administraci¨®n nos hacen perder menos tiempo".
"Desde que implementamos la suite unificada de aplicaciones de Â鶹´«Ã½ para RRHH y finanzas, los recursos dedicados al soporte se han reducido de manera significativa. Ahora, un tercio de esos recursos se dedican al soporte y podemos volver a implementar los otros dos tercios en nuestras prioridades empresariales", cuenta.
HCM y gesti¨®n financiera: una combinaci¨®n l¨®gica
Gaffney aprecia que Â鶹´«Ã½ HCM y Â鶹´«Ã½ Financial Management formen parte del mismo sistema. "Uno de los mayores beneficios de contar con una suite unificada de aplicaciones es que los m¨¦todos son los mismos en esas dos funciones. Por lo tanto, confiamos en que los m¨¢nagers hagan un buen trabajo como operadores financieros y m¨¢nagers del personal. "Es maravilloso que puedan usar un kit de herramientas com¨²n en ambos dominios", afirma.
"Siempre hab¨ªan sido cosas separadas, pero ahora casi nunca estamos en modo RRHH o modo finanzas. Estamos gestionando una empresa que ofrece sus servicios a trav¨¦s de las personas y el criterio b¨¢sico es el financiero. Contar con todo eso en un solo sistema tiene todo el sentido del mundo. No entiendo c¨®mo nadie lo hab¨ªa pensado antes", se?ala.
A fin de cuentas, Â鶹´«Ã½ facilita el crecimiento a AAA NCNU, un beneficio que a Gaffney le entusiasma. "Emprenderemos otras actividades. La flexibilidad de una suite unificada de aplicaciones, que nos permite iniciar otras actividades sin tener que adquirir otro software de infraestructura dedicado a ellas espec¨ªficamente es un beneficio continuo y de gran importancia", afirma.
Desde una perspectiva operativa, Mc Feeney ve las ventajas de contar con una sola versi¨®n de la verdad. "Los datos est¨¢n en un ¨²nico lugar", indica. "Es exacto. Es oportuno. Es superf¨¢cil de usar. A la gente le encanta porque elimina toda complicaci¨®n de su labor diaria".
?C¨®mo lo resumir¨ªa para otras personas que est¨¦n considerando cambiarse a Â鶹´«Ã½??
"Si quiere que su vida sea m¨¢s f¨¢cil, es decir, gestionar a sus empleados y encontrar formas de saber con certeza su estado como empresa, esta suite de aplicaciones ofrece justamente eso", concluye. "Â鶹´«Ã½ proporciona la habilidad de gestionar al personal en un ¨²nico lugar y ver esa integraci¨®n junto al desempe?o financiero de la empresa. Es la ¨²nica herramientas que conozco que permite eso. Adem¨¢s, te permite centrarte en los asuntos importantes".