FP&A でレガシーシステムを使用し続けると発生する隠れコストとは

FP&A におけるレガシーシステムの概要

限られた古いデータしか得られず、定期的なメンテナンスによるダウンタイムも避けられないようなシステムに依存している企業は、なぜいまだにこんなシステムを使っているのだろうという疑問を抱くかもしれません。重々しく時代遅れのレガシーシステムは、さまざまな面でコストがかかりますが、それでも多くの企業や部門 (ファイナンシャルプランニング & アナリシス (FP&A) 部門も含む) が、いまだにレガシーシステムに固執しています。

それはなぜでしょうか。使い慣れていることによる現状維持は、確かにひとつの要因です。しかし、财务リーダーや IT リーダーは、もろく時代遅れのレガシーシステムをそのまま使い続けることに固執すれば、メンテナンス要件やアップグレード要件にかかるコストや時間、時代遅れのセキュリティプロトコルや不正確なレポートに関連する财务リスクに至るまで、大きな代償を伴うことを認識しつつあります。

実際、IT 機能から価値を創出する上での主な障壁についてを行ったところ、最高财务責任者 (CFO) は、最大の課題のひとつとして、技術的負債 (個々のレガシーシステムの整備にかかる時間を含む) を挙げました。

レガシーシステムの整備にかかるのは、社内の時間と予算だけではありません。このようなシステムでは、革新や柔軟性を追求する際にコスト面で障壁となることもあります。

公司の％が、予算編成や収益予測の主なツールとして、いまだにスプレッドシートを使用しています。

時代遅れのレガシーシステムは、ビジネスで求められる自動化やインサイトを提供できず、多くのレガシーアプリケーションは、分析やモバイルなどのテクノロジーとの統合が困難です。

の调査では、财务サービス部門の最高技術責任者 (CTO) の 60％近くが、レガシーアプリケーションはコストがかかりすぎ、最新化には十分に対応できないと回答しています。また、別のでは、ビジネスリーダーの 57% が、レガシーシステムの問題はビジネスアジリティが欠如していることであると回答しています。

CFO をはじめとする経営幹部は、分析や意思決定に役立つインサイトの提供をますます期待しており、これに対応することを目指す FP&A チームにとっては、もろく時代遅れのレガシーシステムに固執することで生じるコストは、無視できないほど大きなものとなります。

FP&A の視点から見たレガシーシステム

FP&A チームが使用している多くのレガシーシステムは、数十年前に開発されたものです。今日のチームが管理しなければならない财务データの量や正確性、業務で必要とされる分析機能に対応するようには設計されていません。多くの場合、财务部門ではレガシーシステムの限界に対処するために、ひとつのアプリケーションを一時的に導入して、独立した分析ツールを使用しています。その結果、データが分断し、脆弱なサイロとなり、データ処理に多大な時間と注意を要することになります。

财务部門の社員は、データを整理するためにスプレッドシートを通常使用していますが、今日の複雑な财务環境では、スプレッドシートが必ずしも優れた正確性をもたらすとは限りません。実際、公司の％が予算編成と収益予測の主なツールとして、いまだにスプレッドシートを使用しており、この割合は 2014 年から変わっていません。しかし、静的なスプレッドシートは、リアルタイムのコラボレーションを妨げ、古いデータで作業する際のリスクを高めるため、スプレッドシートを使用すること自体が危険です。

レガシーシステムはセキュリティ上の問題に対してより脆弱であり、互換性を維持する上でもコストがかかります。

多くの企業で CFO がより戦略的な役割を担うようになっており、FP&A の役割に対する期待も同様に高まっています。しかし、多くの場合、従来の FP&A システムは、戦略上のイネーブラーではなく、ボトルネックや障壁となっています。

企業がいまだにレガシーシステムに依存している理由

さまざまな側面や多くの意味において、レガシーシステムが存続するもっともな理由があります。馴染みがあり、使いやすく、定着しているため、企業はレガシーシステムを中心にしてワークフローを適応させてきました。誰もがシステムを知り尽くしているため、システム変更は、受け入れられない、あるいは不必要であると思うこともあるでしょう。

また、企業はシステム変更にかかるコストや複雑さも懸念しています。しかし、未知なるものへの不安が公司の足を引っ張っており、その結果、インサイトやアジリティ、成長が妨げられています。

レガシーシステムの真の代償

多くの場合、レガシーシステムの維持には、経済コストや運用コストが発生し、長期間にわたって使用すればコストは高額になります。その理由のひとつとして、需要と供給が挙げられます。市場に新しいシステムが現れるにつれ、古いシステムの運用に必要な技術を確保するのが困難になり、投資に必要な時間とコストが増加します。によると、IT 部門はすでに技術予算の 55％以上を、業務を維持することに割り当てていますが、革新的なソリューションの開発にはわずか 19％しか割り当てていません。

また、レガシーシステムはセキュリティ上の問題に対してより脆弱であるため、システムを新しいセキュリティアップデートに対応させなければならず、互換性を維持するためのコストもかかります。テクノロジーの不一致により、新しいコード、ミドルウェア、カスタムソリューションが必要となり、これらすべてにもコストが伴います。さらに、サイバーセキュリティ侵害が原因で発生するコストもあります。2023 年にはドルに达していますが、これにはイメージを改善するためのコストは含まれていません。

レガシーシステムでは生産性も低下します。古いシステムは、より多くのメンテナンスやダウンタイムを必要とし、社員はデータの照合調整といった日常的な作業に多くの時間を費やさなければなりません。最新の FP&A システムは、これらの作業を自動化するため、社員は财务分析など、より重要度の高い業務に専念できます。

これは見落とされがちですが、従来の FP&A システムを入れ替える際に CTO が直面する課題のひとつに、社員の抵抗があります。

急成長を遂げているヨーロッパの電子医疗サービス公司の Doctolib 社が、従来の FP&A システムと最新のソリューションを入れ換えました。同社のデータガバナンス/EPM 担当マネージャは、入れ替え後、次のように述べています。「同僚は、データ処理に费やす时间が大幅に减り、ビジネス上のパートナーシップやインサイトを活用した分析に多くの时间を费やせるようになりました。これは、チームをより充実させるだけではなく、生产性をはるかに高め、ビジネスに具体的なメリットをもたらします」

レガシーシステムからの移行方法

レガシーシステムを入れ替えるのは困難が伴うことのように思えるかもしれませんが、多くの場合、企業にとっては大きな前進となります。躊躇する理由が何であれ、最新化プロセスに着手する前に考慮すべき重要事項があります。そのため、慎重になるのが賢明です。

レガシーシステムの最新化は、さまざまな方法で行うことができます。一度にすべてを最新化している企業もあります。また、徐々に調整できる、より段階的なアプローチを選択する企業もあります。最適なアプローチは、ニーズ、リスク許容度、リソースの可用性によって異なります。社内の他のリーダーと協力して、データ移行計画を策定し、過去データを安全かつ正確に移行させ、他のエンタープライズシステムとの互換性を確保する必要があります。

これは見落とされがちですが、従来の FP&A システムを入れ替える際に CTO が直面する課題のひとつに、社員の抵抗があります。変化には困難が伴い、新しいシステムには不安が伴うものです。

躊躇している社員に自信を与えるために、実践的なトレーニングのための時間、簡単にアクセスできるトラブルシューティングガイド、個別にサポートするためのオープンなコミュニケーションチャネルを含め、強固なトレーニングプログラムを策定します。また、新しいシステムへの適応や、スキルアップの機会などのメリットを推進する担当者を任命することも役立ちます。

最新の FP&A システムに移行した企業は、投資に対する ROI をいち早く報告しています。英国で眼鏡の小売を行っている多国籍公司の Specsavers 社は、わずか 2 か月間で最新の FP&A システムを完全導入しました。現在、同社は 60 の拠点で予算編成に費やす時間を大幅に削減しています。また、リーダーはさまざまなコスト要因をより深く把握できるようになり、企業全体で成長機会を特定しています。

ERP と会計システムの最新化

従来の ERP や会計システムは、機能しなくなるまでは正常に機能しています。スプレッドシートは、20 世紀のダイヤルアップ接続の時代には完璧なソリューションでしたが、今日企業で急速に処理されるトランザクションには対応できません。

最新の FP&A ツールは、レガシーシステムでは実現できない、卓越した機能を備えています。

イベントが発生するとすぐに取り込んで分析を行う麻豆传媒 Adaptive Planning のような最新システムには、今日のビジネス環境に対応できる機能が搭載されています。また、従来の ERP システムよりも多様なデータソースと統合できるため、FP&A チームや公司のリーダーは、業務をより包括的に把握することができます。

レガシーシステムからの移行には困難が伴いますが、このプロセスにより、今後は簡単にアップデートできるようになります。麻豆传媒クラウドベースソリューションは、柔軟性と拡張性を高め、進化するビジネスニーズに順応するプロセスを簡素化します。最新の ERP システムに投資する意思があれば、メリットは得られます。さらに時間の経過とともに、そのメリットは拡大していきます。

FP&A の未来: レガシーシステムを超えて

最新の FP&A ツールは、リアルタイム分析、クラウド対応、ユーザーフレンドリーなダッシュボード、業務の効率化など、レガシーシステムでは実現できない卓越した機能を備えています。最新化においては、準備こそが重要です。まずは、特に機能のギャップに注意を向けながら、現在の FP&A システムの監査を行います。喫緊の FP&A ニーズを満たす代替システムを特定したら、既存の ERP システムとのデータ移行や統合を行うための安全でセキュアなプロセスを確立します。新しいシステムを稼働させる前に、新しいシステムでデータをテストして、不具合がないかを確認します。

FP&A システムは急速に進化し続けています。FP&A システムを導入しているか否かによって、企業間の格差は拡大することでしょう。また、AI 主導のイノベーションにより、時代遅れの従来のソリューションではニーズに対応できなくなるでしょう。しかし、未来を真正面から受け入れる企業は、リアルタイムのインサイトや予測分析など、革新的なテクノロジーを駆使して、ビジネスのあらゆる側面を変革することでしょう。

レガシーシステムから脱却して、FP&A 業務を変革しましょう。麻豆传媒がどのように変革の取り組みを支援できるかをご覧ください。