?Qu¨¦ es la gesti¨®n de declaraciones de trabajo?
Una declaraci¨®n de trabajo (SOW) es un documento acordado en el que se describen todas las responsabilidades, los requisitos y las tareas de un proyecto o contrato entre dos o m¨¢s partes.
Obtenga informaci¨®n sobre la gesti¨®n de declaraciones de trabajo (SOW)
La gesti¨®n de declaraciones de trabajo (SOW) es el proceso de garantizar que un proyecto se mantenga en curso, bas¨¢ndose en el uso de una SOW, un documento que describe los t¨¦rminos acordados previamente entre dos partes para realizar un determinado trabajo. Aunque los detalles exactos incluidos en una SOW pueden variar seg¨²n el proyecto y la empresa contratante, por lo general abarca informaci¨®n que aclara el objetivo de la asignaci¨®n y c¨®mo debe realizarse. Estos detalles suelen incluir:
Tama?o del proyecto
Roles y responsabilidades de ambas partes: por lo general, un contratista o proveedor y la empresa contratante.
Entregas que deben realizarse
Calendario, incluidos los hitos y plazos pertinentes.
Expectativas de desempe?o, incluidos los criterios para la finalizaci¨®n de los proyectos.
Ultimar y acordar estos detalles por adelantado puede ayudar a garantizar que un proyecto se finalice a tiempo y dentro del presupuesto.
A medida que aumenta la complejidad de los proyectos, las empresas pueden tener dificultades para establecer y cumplir eficazmente los requisitos de las SOW. Por ello, gestionar eficazmente las declaraciones SOW es importante para:
Reforzar la supervisi¨®n de los proyectos
Mantener el control de los presupuestos
Cumplir los plazos
Gestionar eficazmente las ¨®rdenes de cambio
Mitigar los riesgos de los proyectos
?Gestiona proyectos complejos relacionados con empleados por contrato? Un sistema de gesti¨®n de proveedores (VMS) puede proporcionarle en un mismo lugar las herramientas que necesita para gestionar eficazmente los requisitos de las SOW relacionados con los colaboradores externos.
?Por qu¨¦ es importante tener una declaraci¨®n de trabajo?
Una declaraci¨®n SOW es la oportunidad de aclarar las expectativas y garantizar que todas las partes est¨¢n alineadas antes de que comience el trabajo, raz¨®n por la que suele incluirse como parte de un contrato formal, aunque no es un contrato ni un documento jur¨ªdicamente vinculante por s¨ª mismo. Sin embargo, una SOW es una herramienta importante para:
Establecer directrices claras sobre c¨®mo debe realizarse y entregarse el trabajo
Acelerar el proceso de aprobaci¨®n garantizando la aceptaci¨®n y alineaci¨®n de las partes interesadas antes de que comience el trabajo
Evitar errores por falta de comunicaci¨®n o expectativas poco claras
Adem¨¢s, un reto habitual en la gesti¨®n de proyectos (sobre todo cuando se trata de tareas de gran envergadura o complejidad) son los "cambios de ¨¢mbito" o aumento gradual de los requisitos del trabajo, m¨¢s all¨¢ de lo acordado originalmente. Una SOW clara puede ayudar a su empresa a asegurarse de que el proyecto est¨¢ totalmente definido de antemano, lo que puede evitar retrasos innecesarios y gastos adicionales.
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Sin embargo, incluso con una SOW clara, es posible que haya que a?adir modificaciones al contrato original debido a circunstancias imprevistas. Pero con un s¨®lido sistema de gesti¨®n de SOW, dispondr¨¢ de las capacidades de seguimiento y los informes que necesita para permitir a los l¨ªderes empresariales realizar los cambios necesarios. Un en esta ¨¢rea.
?Cu¨¢ndo es importante tener una declaraci¨®n de trabajo? Una SOW puede ser una herramienta ¨²til cuando trabaje en un proyecto con un proveedor o contratista individual que no sea empleado de su empresa a tiempo completo. Sin embargo, la necesidad de una SOW aumenta con la escala y complejidad de los proyectos, al igual que la importancia de gestionar eficazmente estos documentos y los procesos asociados.
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Esto es especialmente aplicable al contexto de la gesti¨®n de colaboradores externos, en el que unos informes s¨®lidos y unos desgloses de costes detallados de los proyectos regidos por SOW pueden proporcionar a los ejecutivos una visi¨®n integral de las necesidades de la fuerza laboral extendida de su empresa. Como resultado, estar¨¢ mejor posicionado para justificar a los trabajadores extendidos desde el principio de su proceso de planificaci¨®n del talento, lo que le permitir¨¢ una toma de decisiones y una planificaci¨®n financiera m¨¢s estrat¨¦gicas.
?Lo sab¨ªa?
La declaraci¨®n de trabajo de Â鶹´«Ã½ VNDLY es la clave del ¨¦xito de su SOW. Refuerce la supervisi¨®n de los proyectos. Controle los presupuestos. Gestione eficazmente las ¨®rdenes de cambio.
?En qu¨¦ se diferencian la declaraci¨®n de trabajo y el alcance del trabajo?
Aunque los t¨¦rminos "declaraci¨®n de trabajo" y "alcance del trabajo" suelen utilizarse indistintamente, difieren en su definici¨®n exacta. El ¨¢mbito del trabajo es m¨¢s limitado. En la mayor¨ªa de los contextos, se aplica a las tareas y otros hitos que deben realizarse para que un proyecto se d¨¦ por finalizado.
El ¨¢mbito de trabajo puede y suele ser un componente integral de una SOW. Pero, por lo general, una SOW incluye informaci¨®n b¨¢sica, como la misi¨®n del proyecto y los criterios de ¨¦xito. El ¨¢mbito del trabajo, en cambio, se centra m¨¢s en establecer los par¨¢metros para llevar a cabo la asignaci¨®n.
Un "acuerdo de marco de servicios" es otro concepto habitual en este contexto. Aunque est¨¢ relacionado con una SOW, un acuerdo de marco de servicios se utiliza para establecer y definir m¨¢s ampliamente los t¨¦rminos y condiciones de una relaci¨®n entre un cliente y un proveedor u otro proveedor de servicios. Estas partes podr¨¢n crear una SOW para cualquier proyecto posterior una vez que el acuerdo marco de servicios entre en vigor.
?Cu¨¢les son los distintos tipos de SOW?
Aunque usted y su empresa tienen libertad para crear la SOW que mejor se adapte a sus necesidades espec¨ªficas, este tipo de documentos suelen dividirse en tres categor¨ªas principales: SOW de nivel de esfuerzo, SOW de dise?o y SOW de rendimiento. Cada una de estas opciones ofrece sus propias ventajas. La categor¨ªa m¨¢s adecuada para su proyecto depender¨¢ en gran medida de sus objetivos.
SOW de nivel de esfuerzo: a veces denominada SOW de "tiempo y materiales", es un documento bastante general centrado sobre todo en las horas y los materiales necesarios para el proyecto, as¨ª como en la informaci¨®n sobre costes. Es extremadamente vers¨¢til y puede utilizarse en una gran variedad de contextos, incluidas las asignaciones de corta duraci¨®n. Una SOW de nivel de esfuerzo puede ser especialmente ¨²til cuando hay dudas sobre el tiempo o los recursos necesarios para realizar satisfactoriamente un proyecto.
SOW de dise?o: o "SOW de dise?o y detalle", es la m¨¢s espec¨ªfica de las tres categor¨ªas. Suele incluir instrucciones y requisitos muy detallados, no solo sobre los resultados deseados sino tambi¨¦n sobre c¨®mo debe realizarse el trabajo y qu¨¦ materiales/recursos deben utilizarse. Este nivel de especificidad puede ser especialmente ¨²til si el proyecto implica importantes normativas del sector u otras condiciones de cumplimiento normativo.
SOW de rendimiento: o "SOW basada en el rendimiento", se centra principalmente en los resultados del proyecto, con pocas instrucciones espec¨ªficas sobre c¨®mo debe realizarse el trabajo. El contratista o proveedor puede decidir la mejor manera de ejecutar las tareas dentro de los plazos y el presupuesto establecidos. Este tipo de SOW es la m¨¢s adecuada para proyectos en los que lo m¨¢s importante para la empresa contratante es el resultado del proyecto y no le interesa implicarse en las operaciones cotidianas que conducen a ese resultado.
C¨®mo redactar una declaraci¨®n de trabajo y unas mejores pr¨¢cticas
La redacci¨®n de una declaraci¨®n de trabajo puede ser responsabilidad de numerosas personas en la empresa, pero a menudo corresponde a alguien del ¨¢rea de gesti¨®n de proyectos. Tambi¨¦n pueden participar partes interesadas en los proyectos o incluso grupos de usuarios.
No existen requisitos t¨¦cnicos para redactar una SOW. La informaci¨®n exacta que incluya depender¨¢ de las necesidades espec¨ªficas de la empresa y el proyecto. No obstante, los siguientes pasos pueden ser un punto de partida:
Cree una descripci¨®n general de la misi¨®n o el objetivo, incluida una descripci¨®n b¨¢sica del ¨¢mbito del proyecto.
Describa las tareas o los resultados concretos que deben conseguirse, con los requisitos pertinentes en cada caso.
Elabore un calendario que incluya las fechas de inicio y fin, as¨ª como otros hitos o plazos.
Enumere los recursos necesarios, incluida la asignaci¨®n de personal y qui¨¦n es responsable de proporcionar cada componente.
Considere la posibilidad de a?adir informaci¨®n financiera, como los costes del proyecto o las condiciones de pago. Dependiendo de los detalles incluidos en el contrato completo, esto puede ser necesario o no.
Establezca t¨¦rminos adicionales, como m¨¦tricas de ¨¦xito o criterios de aceptaci¨®n.
Tambi¨¦n puede ser ¨²til a?adir un glosario o ap¨¦ndice de frases o acr¨®nimos utilizados por su empresa que tal vez no conozca el contratista.