Welche versteckten Kosten entstehen bei der weiteren Nutzung von Legacy-Systemen in FP&A?
FP&A-Teams haben sich lange Zeit auf Legacy-Systeme verlassen. Mit zunehmenden Kosten?¨C sei es f¨¹r Wartungsanforderungen oder durch betriebliche Ineffizienzen?¨C hinterfragen immer mehr Finanz- und IT-F¨¹hrungskr?fte die bisherigen Praktiken.
Was Sie ¨¹ber Legacy-Systeme in FP&A wissen sollten
Wenn sich Unternehmen auf Systeme st¨¹tzen, die zwangsl?ufig beschr?nkte, veraltete Daten und regelm??ige Wartungsausfallzeiten mit sich bringen, k?nnten sie sich fragen: Warum verwenden wir diese L?sungen eigentlich noch? Komplexe und antiquierte Legacy-Systeme verursachen auf verschiedenen Ebenen Kosten, trotzdem klammern sich viele Unternehmen und Funktionen?¨C einschlie?lich der Finanzplanung und -analyse (FP&A)?¨C weiterhin an sie.
Warum? Sicherlich spielen Tr?gheit und Vertrautheit in diesem Zusammenhang eine Rolle. Doch Finanz- und IT-F¨¹hrungskr?ften wird immer mehr bewusst, dass ein Festhalten am Status quo mit unflexiblen, veralteten Legacy-Systemen erhebliche Kosten nach sich zieht?¨C vom Zeit- und Geldaufwand f¨¹r Wartung und Upgrade-Anforderungen bis zu den finanziellen Risiken durch nicht mehr zeitgem??e Sicherheitsprotokolle und fehlerhaftes Reporting.
In der Tat geh?ren technologische Altlasten?¨C einschlie?lich des Zeitaufwands f¨¹r die Wartung isolierter Legacy-Systeme?¨C zu den gr??ten Herausforderungen, die CFOs im Rahmen einer Befragung als Haupthindernissen bei der Wertsch?pfung durch die IT-Funktion angaben.
Legacy-Systeme nehmen nicht nur intern Zeit und finanzielle Mittel in Anspruch. Sie k?nnen sich auch als kostspielige H¨¹rde beim Streben nach Innovation und Flexibilit?t erweisen.
der Unternehmen verwenden nach wie vor Spreadsheets als Haupttool f¨¹r Budgetierung und Prognose.
In die Jahre gekommene Legacy-Systeme sind nicht in der Lage, die Automatisierung und Erkenntnisse zu liefern, die Unternehmen heute ben?tigen. Viele Legacy-Anwendungen lassen sich zudem nur schwer mit Technologien wie Analytik und mobilen L?sungen integrieren.
Fast 60?% der von befragten CTOs im Finanzdienstleistungssektor geben an, dass ihr vorhandener Tech-Stack zu kostspielig und f¨¹r moderne Anwendungen nicht mehr angemessen ist. Zudem zeigt eine separate , dass f¨¹r 57?% der F¨¹hrungskr?fte mangelnde gesch?ftliche Agilit?t ein Problem bei Legacy-Systemen ist.
FP&A-Teams, die den steigenden Bedarf an Analysen und entscheidungsrelevanten Erkenntnissen von CFOs und anderen Mitgliedern der C-Suite decken m¨¹ssen, k?nnen die Kosten instabiler, ¨¹berholter Legacy-Systeme nicht l?nger ignorieren.
Legacy-Systeme in FP&A?¨C ein ?berblick
Viele der von FP&A-Teams verwendeten Legacy-Systeme entstanden vor Jahrzehnten?¨C sie sind weder f¨¹r das Volumen und die Verl?sslichkeit der Finanzdaten ausgelegt, die heutige Teams managen m¨¹ssen, noch verf¨¹gen sie ¨¹ber die Analysefunktionen, die ihre Arbeit heute erfordert. Die Finanzfunktionen implementieren oftmals Einzelanwendungen und verlassen sich auf separate Analysetools, um die Einschr?nkungen dieser veralteten Systeme zu kompensieren. Das Ergebnis ist ein fragiles Mosaik aus isolierten, fragmentierten Daten, die man nur mit erheblichem Zeit- und Arbeitsaufwand ¨¹berschauen kann.
Finanzexperten organisieren ihre Daten h?ufig mit Spreadsheets, die in der zunehmend komplexen Finanzlandschaft nicht immer optimale Einblicke liefern. Tats?chlich verwenden der Unternehmen immer noch Spreadsheets als ihr zentrales Budgetierungs- und Prognosetool?¨C eine Zahl, die sich seit 2014 nicht ver?ndert hat. Allerdings bergen statische Spreadsheets ihre eigenen Nachteile, da sie die Zusammenarbeit in Echtzeit verhindern und das Risiko vergr??ern, mit veralteten oder nicht mehr aktuellen Daten zu arbeiten.
Legacy-Systeme sind anf?lliger f¨¹r Sicherheitsbedrohungen und verursachen zus?tzliche Kosten durch Kompatibilit?tsprobleme.
Da CFOs in vielen Organisationen eine strategisch wichtigere Position einnehmen, steigen auch die Erwartungen an die Rolle von FP&A. Doch meistens wirken FP&A-Altsysteme eher als Engp?sse und Hindernisse denn als strategische Katalysatoren.
Warum Unternehmen immer nach wie vor auf Legacy-Systeme setzen
Legacy-Systeme ¨¹berdauern aus verschiedenen und in vielerlei Hinsicht verst?ndlichen Gr¨¹nden. Sie sind vertraut, einfach zu bedienen und etabliert?¨C und Unternehmen haben ihre Workflows auf sie abgestimmt. Und da jeder diese Systeme in- und auswendig kennt, k?nnen Ver?nderungen kaum realisierbar oder unn?tig erscheinen.
Unternehmen sind zudem besorgt ¨¹ber die Kosten und Komplexit?t einer Umstellung dieser Systeme. Doch diese Angst vor dem Unbekannten bremst Organisationen aus, was zu begrenzten Erkenntnissen, eingeschr?nkter Agilit?t und gedrosseltem Wachstum f¨¹hrt.
Die wahren Kosten f¨¹r die Verwaltung von Legacy-Systemen
Legacy-Systeme verursachen oft steigende wirtschaftliche und betriebliche Belastungen, die mit der Dauer der Nutzung kontinuierlich zunehmen. Das liegt zum Teil an Angebot und Nachfrage: Je mehr neue Optionen auf den Markt kommen, desto schwieriger wird es, die f¨¹r die Bedienung der alten Systeme erforderlichen Kompetenzen zu finden, was den Zeit- und Geldaufwand f¨¹r Investitionen in diese Kompetenzen in die H?he treibt. Laut einer wenden IT-Abteilungen bereits mehr als 55?% ihrer Tech-Budgets f¨¹r die Aufrechterhaltung der Gesch?ftsabl?ufe auf, aber nur 19?% f¨¹r die Entwicklung innovativer L?sungen.
Legacy-Systeme sind zudem st?rker von Sicherheitsproblemen betroffen und verursachen Kompatibilit?tskosten, da sie mit neuen Sicherheits-Updates nachger¨¹stet werden m¨¹ssen. Die technologische Inkompatibilit?t erfordert neuen Code, Middleware und benutzerdefinierte L?sungen, was in jedem Fall mit Kosten verbunden ist. Hinzu kommen die Kosten f¨¹r Cybersicherheitsverletzungen selbst?¨C im Jahr 2023, Reputationssch?den nicht mitgerechnet.
Legacy-Systeme wirken sich zudem negativ auf die Produktivit?t aus. Bei ?lteren Systemen fallen mehr Wartungsarbeiten und Ausfallzeiten an, zudem m¨¹ssen Mitarbeitende mehr Zeit f¨¹r Routineaufgaben wie Datenabstimmung aufbringen. In modernen FP&A-L?sungen sind diese Aufgaben automatisiert, wodurch die Besch?ftigten zugunsten von T?tigkeiten mit h?herem Mehrwert entlastet werden, wie z.?B. Finanzanalysen.
Eine h?ufig ¨¹bersehene Herausforderung, mit der CTOs beim Austausch veralteter FP&A-Systeme konfrontiert werden, ist der Widerstand der Mitarbeiter.
Wie der Manager f¨¹r Data Governance und EPM bei Doctolib feststellte, nachdem der rasant wachsende europ?ische E-Health-Service sein Legacy-FP&A-System durch eine moderne L?sung ersetzt hatte: ?Meine Kollegen verbringen nun erheblich weniger Zeit mit der Datenaufbereitung und k?nnen mehr Zeit in Business Partnering und aussagekr?ftige Analysen investieren. Das motiviert nicht nur das Team, sondern steigert auch die Produktivit?t deutlich und liefert dem Unternehmen messbare Vorteile.¡°
So gelingt der Wechsel von Legacy-Systemen
Der Austausch eines Legacy-Systems mag herausfordernd erscheinen, ist jedoch h?ufig mit zahlreichen Vorteilen das Unternehmen verbunden. Was immer die Gr¨¹nde f¨¹r Ihr Z?gern sind: Ein behutsames Vorgehen ist ratsam, denn vor jedem Modernisierungsvorhaben m¨¹ssen entscheidende Faktoren bedacht werden.
Es gibt vielf?ltige Optionen zur Modernisierung veralteter Systeme. Einige Unternehmen aktualisieren alle Komponenten gleichzeitig. Andere bevorzugen einen schrittweisen Ansatz, der kontinuierliche Anpassungen erm?glicht. Welcher Ansatz f¨¹r Ihr Unternehmen am besten ist, h?ngt von Ihren Anforderungen, Ihrer Risikobereitschaft und den verf¨¹gbaren Ressourcen ab. In Zusammenarbeit mit anderen F¨¹hrungskr?ften des Unternehmens entwickeln Sie einen Datenmigrations?plan, der die sichere und korrekte ?bertragung historischer Daten erm?glicht und die Kompatibilit?t mit bestehenden Unternehmens?systemen garantiert.
Ein oft untersch?tztes Problem, dem sich CTOs bei der Aktualisierung ¨¹berholter FP&A-Systeme stellen m¨¹ssen, ist der Widerstand der Mitarbeiter. Ver?nderungen k?nnen eine Herausforderung sein und neue Systeme zun?chst Unbehagen und Verunsicherung ausl?sen.
Zur Vertrauensbildung bei z?gerlichen Mitarbeitern sollten Sie umfassende Schulungsprogramme mit regelm??igem Praxistraining, leicht zug?nglichen Leitf?den zur Problembehebung und offenen Kommunikationskan?len f¨¹r individuellen Support anbieten. Au?erdem ist es ratsam, ?Change Ambassadors¡°, Botschafter f¨¹r die anstehende Ver?nderung, zu benennen, die das neue System aktiv bewerben und dessen Vorteile kommunizieren k?nnen, wie die M?glichkeit, sich beruflich weiterzuqualifizieren.
Unternehmen, die den Wechsel zu einer modernen FP&A-L?sung vollzogen haben, k?nnen schnell eine Rendite ihrer Investition vorweisen. In nur 2 Monaten gelang es der britischen multinationalen Optik-Handelskette Specsavers, eine aktualisierte FP&A-L?sung vollst?ndig zu implementieren. Die Budgetplanung an allen 60 Standorten kostet das Unternehmen jetzt wesentlich weniger Zeit. Die F¨¹hrungskr?fte haben au?erdem bessere Einblicke in die verschiedenen Kostentreiber und k?nnen Chancen f¨¹r unternehmensweites Wachstum identifizieren.
Modernisierung von ERP- und Buchhaltungssystemen
Veraltete ERP- und Buchhaltungssysteme funktionieren tadellos, bis sie eines Tages pl?tzlich an ihre Grenzen sto?en. Spreadsheets waren in den fr¨¹hen Tagen des Internets, also bis Ende des 20. Jahrhunderts, eine optimale L?sung, k?nnen jedoch mit dem hohen Tempo der modernen Gesch?ftstransaktionen l?ngst nicht mehr mithalten.
Moderne FP&A-Tools bieten beispiellose Features, die herk?mmliche Systeme im wahrsten Sinne des Wortes alt aussehen lassen.
Moderne L?sungen wie Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning, die Ereignisse unmittelbar nach ihrem Auftreten importieren und analysieren, sind f¨¹r das heutige Gesch?ftsumfeld besser ausgestattet. Im Gegensatz zu traditionellen ERP-Systemen lassen sie sich mit einer gr??eren Vielfalt an Datenquellen integrieren und gew?hren so FP&A-Teams sowie der Unternehmensleitung einen umfassenden ?berblick ¨¹ber die Gesch?ftsprozesse.
Die Wechsel von Legacy-Systemen mag anspruchsvoll sein, doch bereitet dieser Prozess den Weg f¨¹r einfachere Updates in der Zukunft. Mit den cloudbasierten L?sungen von Â鶹´«Ã½ gewinnen Sie mehr Flexibilit?t und Skalierbarkeit und k?nnen sich einfacher an wechselnde Gesch?ftsanforderungen anpassen. Wenn Sie bereit sind, in eine moderne ERP-L?sung zu investieren, werden sich die Ertr?ge nicht nur einstellen, sondern?¨C noch besser ¨C mit der Zeit sogar zunehmen.
Die Zukunft von FP&A: Abschied von Legacy-Systemen
Moderne FP&A-L?sungen bieten beispiellose Features?¨C Echtzeit-Analysen, Cloud-Kompatibilit?t, benutzerfreundliche Dashboards und operative Effizienzgewinne?¨C, mit denen Legacy-Systeme nicht mithalten k?nnen. Bei Modernisierungsprojekten ist Vorbereitung bereits der halbe Weg zum Erfolg. Analysieren Sie zun?chst Ihr aktuelles FP&A-System, wobei Sie besonderes Augenmerk auf Kapazit?tsl¨¹cken legen. Wenn Sie sich f¨¹r eine neue L?sung entschieden haben, die Ihre dringlichsten FP&A-Bed¨¹rfnisse erf¨¹llt, implementieren Sie sichere Prozesse f¨¹r die Datenmigration und Integration in Ihre bestehenden ERP-Systeme. Vor dem Go-live der neuen L?sung haben Sie die M?glichkeit, Ihre Daten im System zu testen, um m?gliche Probleme auszuschlie?en.
W?hrend FP&A-Systeme sich in rasantem Tempo weiterentwickeln, wird die Kluft zwischen den veralteten und modernen L?sungen stetig wachsen. Innovationen im Bereich KI werden bereits langsame Legacy-Systeme obsolet machen. Unternehmen, die sich f¨¹r die Zukunft r¨¹sten, werden mit bahnbrechender Technologie belohnt, wie Echtzeit-Einblicke und pr?diktive Analysen, und k?nnen damit jeden Bereich des Gesch?fts revolutionieren.
Bereit, Legacy-Systeme aufzugeben und Ihre FP&A-Praktiken v?llig neu zu gestalten? Entdecken Sie, wie Â鶹´«Ã½ Sie als Partner bei dieser Transformation unterst¨¹tzen kann.