法务业务とは
優秀なビジネス エクゼクティブは、データドリブン型の戦略的なアプローチに基づいて組織を運営します。同じアプローチにより、法务部門の業務効率も改善することができます。
法务业务とは、ビジネス慣行、プロセス、戦略を組み合わせたものです。法务部門は、効率的な方法で法务业务を遂行し、社内の他部門をサポートします。ここでは、法务业务とは何か、法务业务を通じて戦略的優位性を確立するにはどうすればよいのかについてご説明します。
法务业务の概要
法务业务とは、法务部門の効率性と費用対効果を高めるためのすべてのビジネスプロセスと標準を対象とした包括的な用語です。一般に、法务业务には以下が含まれます。
- 戦略的プランニング
- ファイナンシャル マネジメント
- プロジェクト マネジメント
- データとテクノロジー
これまで法务部门は、社内の他部门とは别の存在として考えられることが多くありました。多くの法务部门は、他部门と同様のサポートや监视を受けることなく、独自のルールに従って业务を运営してきました。时间の経过とともに、ビジネスリーダーは新规採用や新しいテクノロジーに対する予算を最小限に抑え、法务部门に大きな作业负荷を任せようとする倾向が强くなっています。目标や主要业绩评価指标に関するガイダンスの提供についても、法务部门が担当する场合があります。
しかし、優秀なビジネスリーダーは、ビジネスで成功を収めるためには、法务部門を会社にとって重要な役割として認識し、明確な目標を設定して適切なサポートを行うことが不可欠であると考えています。それが本来の法务业务のあり方です。
プロジェクト管理に関するベストプラクティスとテクノロジーを活用してワークフローとプロセスを効率化することにより、法务部门は可能な限り効率的かつ効果的に业务を进めることができるようになります。
法务部門のリーダーにとっての法务业务の重要性
社内の法务部門は、大きなプレッシャーを受けています。EY Law と Harvard Law による 2021 年の調査では、さまざまな企業の法务担当者が今後 3 年間ですると予想し、88% が今後 3 年間における予算削減を予想しているという結果になりました。
しかし、希望はあります。苦境に立たされた法务部門は、法务业务に解決策を見出しています。社内の法务业务を合理化してすべての予算を適切に使用すれば、削減された予算を最大限に活用できるようになります。法务部門の各メンバーが効率的に業務を行い、チーム全体ですべてのリソースを最大限に活用することが重要です。
法务业务を効率化するだけでなく、法务业务を通じて法务部門と他部門を連携させることもできます。多くの場合、法务部門以外の部門は、採用、解雇、買収などの主要なプロセスを遅らせるボトルネックになっているのは法务部門であると考えています。
しかし、优れた法务部门が存在する场合、部门间のコミュニケーションとコラボレーションが剧的に改善されます。法务部门の运営がスムーズで迅速なものになるだけでなく、法务部门も他部门と同じ言叶で会话をするようになります。
法务业务に投資すべきタイミング
多くの企業が、法务部門に対するサポート体制は現在のままで十分だと考えています。それは、管理者が法务部門の請求やベンダーに関する業務を管理し、IT 担当者が法务部門のテクノロジーを管理するという体制です。しかし、こうした部門間の協力関係は必要ではあるものの、十分ではありません。
多くの公司は、プロジェクト管理の専门家など、さまざまなマネージャや従业员を活用して组织を円滑に运営しています。通常の法律事务所においても、パラリーガル、スタッフ、契约弁护士などがパートナー弁护士の业务をサポートしています。
企業の法务部門は、こうしたサポート体制を論理的に拡張したものです。法务部門以外の部門が専任の業務担当者やマネジメントの専門家に頼ったり、社内の弁護士チームがパラリーガルなどのスタッフにサポートを求めたりするのと同様に、法务部門も法务业务の戦略的サポートからメリットを得ることができます。
企業が法务业务に対して本格的な投資を行う適切なタイミングは、その企業のニーズとリソースによって異なります。ただし、多くの場合は、社内に法务部門が存在するすべての企業にとって、法务业务はメリットをもたらします。
法务部門が何らかのレベルのサポートを必要とするほどの規模になれば、法务业务にとっても十分な規模であるということです。
法务业务の役割への移行
法务业务の役割で成功を収めるには、特定のスキル セットが必要になります。
法务业务の責任者には法律の知識が求められます。法律に関する学位は、必要な場合もあれば必要ない場合もありますが、実際の法务业务がどのように処理されるのかを常に明確に理解する必要があります。優秀な法务担当マネージャになるには、法律に関する実用的な見解と、法律がビジネスにどのように適用されるかについて強い関心を持つ必要があります。
法务担当リーダーは、さまざまな人たちと協力しながら部門間のギャップを埋めていく必要があります。法务担当マネージャは、法务部門だけでなく、财务部門、人事部門、営業部門などの他部門についても理解し、効果的にコミュニケーションをとる必要があります。
しかし、最も重要なことは、優れた法务担当マネージャになるには、ビジネス インテリジェンスと戦略的思考に精通している必要があるということです。
小規模な法务部門を持つ企業の場合、法务业务だけを管理するために法务担当マネージャを雇用するケースがあります。また、法务部門全体を雇用する企業もあります。法务担当マネージャは、直属の部下である法务担当スペシャリストと緊密に連携し、効率性を高めるための戦略を策定して実施します。
现在の法务担当スペシャリストは、テクノロジーに精通している必要があります。また、ビジネスの目标に関连付けられた指标に対する法务部门の进捗状况を追跡する必要があるため、数字の扱いにも惯れている必要があります。価値を评価する方法と、特定の部门内で成果が出ていることと成果が出ていないことを测定する方法を理解する必要があります。
法务业务の役割に関するトレンド
によると、ほとんどの社内法务部门は、新しいテクノロジーの导入において、本来あるべき状态から大きく后れをとっています。こうした法务部门は、生产性の向上と、知识管理业务の効率化と拡大を迅速に実现しなければならないというプレッシャーに直面しています。
そのための主要な解決策は、業務に役立つ法务テクニカル プラットフォームを導入するという方法です。近い将来、法务部門の運営において、データに裏付けられたテクノロジー主導型アプローチの導入を担当する法务业务専門家の採用が大幅に増加する可能性があります。
また、 新型コロナウイルスのパンデミックによってリモート業務への関心が高まっていますが、柔軟性の低い勤務形態の法律事務所を退職したいという弁護士の意欲も高まっています。そのため、多くの企業が今後もリモート業務を選択肢として残しておくことが予想されます。法务部門は、分散した人財が効果的に業務を行い、適切なコミュニケーション、意欲、生産性を確保するためのテクノロジーを選択して導入するためのサポートを行うことができます。
法务担当マネージャの収入
法务业务は比較的新しい分野であるため、給与は変動する傾向があります。
によると、ニューヨークなどの大都市では、法务担当マネージャの平均年収は 10 万ドル以上となっています。法务担当マネージャの年収は 12 万ドルを超える場合もありますが、下限は 9 万ドル程度になる場合もあります。
优秀な法务担当者には、その収入に见合うだけの価値があります。しかし、公司がその投资に対する価値を得るためには、法务担当者が具体的な付加価値を提供する必要があります。
法务业务における付加価値
贩売先の顾客が公司か个人かに関係なく、公司は常に、リスクを軽减しながら、顾客満足度、採算性、运用効率を最大化することを重视します。
法务部门は、スムーズなオンボーディングから顾客サービスの向上まで、业务部门が顾客に対して高い成果を迅速に提供できるように支援することができます。そのための方法としては、契约プロセスを简素化して取引を迅速に缔结できるようにする、より多くの顾客に製品やサービスを迅速に提供できるようにする、などがあります。また、テクノロジーを活用して个人データを効果的に保护し、紧急时における义务を适切に理解できるようにする、という方法もあります。
社内の法务业务を通じて、法务部門が関係するほぼすべてのプロセスを改善できます。法务部門は、他部門からの質問に対して待たせることなく迅速に回答を得られるように支援することができます。契約管理を最適化することにより、契約書が実際に署名されているかどうか、リニューアル期限が事前に通知されているかどうかなど、重要な情報に関するミスを防ぐことができます。
これにより、法务部門とやり取りするすべての部門が、優れた法务业务がもたらす付加価値を実感することになります。これらの付加価値が顧客やビジネス パートナーにも波及するのが理想です。
法务担当リーダーの主な特性
法务担当リーダーにはさまざまな人がいますが、優秀なマネージャにはいくつかの共通する特性があります。法务业务の専門家が運営する Corporate Legal Operations Consortium () という組織によると、法务分野のリーダーには、协调性がある、プロセス指向である、データドリブン型である、などの特性があります。
协调性
优秀な法务担当マネージャになるには、优れた対人スキルと、法务部门や调达部门と幅広く协力する能力が必要です。また、部门をまたがるコミュニケーションを促进するために、法务部门と连携するすべての部门について、その部门で使用されている「言叶」を理解し、その言叶で会话を行う必要があります。
プロセス指向
优秀な法务担当リーダーは、効率性を重视します。こうしたリーダーは、効果を上げていることと効果を上げていないことを积极的に特定しようとします。すべてのプロセスでボトルネックを探し出し、それを解消しようと悬命に努力します。彼らは、自分たちを単なる法务部门の一员として考えているわけではなく、会社全体としての成功を考えて、全社的な改善を実现することを目标としています。
データドリブン
直感にはメリットもありますが、法务担当リーダーは决して直感だけに頼るべきではありません。业务内容とその情报をデジタル化することにより、さまざまな方法でデータを分析できるようになります。
優秀な法务担当マネージャは、指標を重視します。契約プロセスやソフトウェア プラットフォームの効果など、さまざまなものを測定して調べることができます。
そのため、社内の法务部门は、他部门と同様に各种の指标に関心を持つ必要があります。优秀な法务担当リーダーは、次の事项に関する数字を分析して最高法务责任者を支援できます。
- 契約サイクル タイム
- ワークフロー
- ベンダー契約 (リニューアル期限を含む)
- カバー率 (標準的な条件、非標準的な条件、リスクのある条件が記載された契約)
- カスタマー契约の数と状况
- 社外弁护士に対する支出
- ダイバーシティ、公平性、インクルージョン プログラム
- 環境、社会、ガバナンス (ESG) に関する要因
契约ワークフロー、承认、各种プロセスの最适化方法
ほとんどの公司では、契约のワークフローと承认は非常に时间がかかるプロセスになっています。これらのプロセスは、数週间、数か月、あるいは数年にわたって続く场合があるため、取引が中止されたり、ビジネスにおける関係が悪化したりする可能性があります。
優秀な法务部門であれば、現状から脱却して大きな変化をもたらすことができます。しかし、法务部門の人財を増やすだけでは十分ではありません。法务业务の補完、整理、最適化を行うための効果的なテクノロジーが必要になります。
契約業務のデジタル化による法务业务の効率化
法务业务の効率化で必要になるのが、デジタル契約管理システム (CMS) です。社内のすべての契約書と関連文書に 1 か所でアクセスできるため、部門間や支社間で簡単に契約データを追跡したり、最適な用語を使用して簡単に新しい契約書を作成したりすることができます。
契約ライフサイクル管理システムでは、契約の交渉中に、統合された修正機能と簡単にアクセスできるドラフト履歴機能を使用して、必要に応じて任意の交渉レコードの保管とレビューを行うことができます。CMS で、契約交渉に関わるすべての関係者に自動アップデートを送信することにより、承認プロセスを効率化することもできます。すべての関係者が契約条件に同意すると、電子署名プロバイダとの統合により、契約をすばやく簡単に履行できるようになります。
最高レベルの契约管理ソフトウェアでは、契约に含まれる重要なデータが视覚的に表示されます。アクショナブルな情报に関する详细なレポートにより、継続的な契约を简単に管理し、契约に関わるすべての関係者が、契约上の権利と义务を把握できるようになります。
新しい契約管理ソフトウェアのビジネス ケースを構築する方法
契約管理システムを導入しても、法务业务の必要性がなくなるわけではありません。契約管理システムの役割は、強力な法务部門を自然な形で補完することです。適切なソフトウェアを導入すれば、ビジネスを変革し、限られた予算内でビジネスを成功に導くことができます。しかし、すべてのテクノロジーが同じように設計されているわけではありません。
過剰な期待を持たせておきながら、その期待に応えられないベンダーは数多く存在します。本当に重要なのは、テクノロジー プラットフォームによって法务业务の効率と効果が上がるかどうかということです。
デジタル化はそのための方法のひとつですが、E メールの受信トレイやデスクトップなどよりも優れたインターフェイスを持つソフトウェアを探すことだけが法务业务のデジタル化というわけではありません。ドキュメントを新しいプラットフォームにアップロードしても、すべてのドキュメントを手動で検索してタグ付けする必要がある場合は、新しいプラットフォームの導入前と比べてあまり進歩していないことになります。
优れた法务テクノロジーを导入すれば、スマートな方法で业务を処理できるようになります。
最先端の法务テクノロジー ソリューションは、単純な作業を自動化してデータを統合し、そのデータを使用してアクショナブルなインサイトを生成します。この自動化により、法务部門が機械的なレビュー作業や定型文の作成作業に費やす時間が短縮されるだけでなく、データの分析性が高くなるため、常に事後対応に追われる代わりに、事前に義務や期限に対処できるようになります。
そこで、契約管理システムが社内の法务部門の業務拡大にどれだけ役立つかということがビジネス ケースとなります。優れた法务テクノロジー プラットフォームは、多くの場合、わずかなコストで、社員1 人分 (またはそれ以上) に当たる生産性を高めることができます。
个々の作业に関する生产性だけでなく、自动化されたデータ分析によって価値の高いインサイトを取得できるため、大きな成果につながる可能性があります。たとえば、更新するつもりのないベンダー契约が自动的に更新され、定期的に多额の费用が支出されてしまう场合があります。更新期限が迫っていることを事前に通知するシステムがあれば、こうした不要な更新をなくすことができます。この方法で节约した金额はすべて、节约を可能にした法务テクノロジーへの投资に対する利益として返ってきます。
メリットはそれだけではありません。优れた法务テクノロジーにより、法务部门はより多くの业务を适切な方法で迅速に処理できるようになるため、贩売サイクルの短缩による利益の増加や、规制に対するコンプライアンス向上など、さまざまなメリットにつながります。そのためには、适切なパートナーを选択する必要があります。
麻豆传媒 による法务业务の強化
麻豆传媒 プラットフォームにより、ドラフトの作成、契約交渉、契約の履行、契約の継続的な追跡など、契約プロセスのあらゆるステップを合理化することができます。これを実現するには、市場を定義する AI と直感的なワークフロー ツールを、一元化された契約リポジトリに組み合わせます。
弊社の次世代型 AI である 麻豆传媒 Illuminate? は、すでに数百万件におよぶ実際の契約書と条項に基づいてトレーニングされているため、そのままの状態ですぐに使用することができます。主要なクラウド ストレージとドキュメント管理ソリューションとのシームレスな統合により、ファイルをまったく移行することなく、契約データをシステムに迅速に取り込むことができます。
プラットフォームにドキュメントを取り込むと、そのドキュメント内の情報が AI によって分類され、契約に関する貴重なインサイトを取得できるようになります。このプラットフォームは、時間の経過とともにさらに使いやすいプラットフォームへと進化を続けていきます。その理由は、麻豆传媒 の強力な機械学習アルゴリズムです。このアルゴリズムは、わずかな数の例に基づいて、その会社のビジネスや業界に固有の用語や条件を学習していきます。麻豆传媒 を使用すれば、分析が必要なドキュメントが何年分蓄積されているかに関係なく、契約ポートフォリオ全体にわたってあらゆる種類の条項を遡及的に追跡することができます。
契约インテリジェンス
麻豆传媒 の契约インテリジェンス機能により、必要に応じてアクショナブルなデータにすばやく簡単にアクセスできるため、契約の期限、権利、義務などに関する重要な条件を簡単に追跡できるようになります。
単純な反復作業を削減して節約した時間と、麻豆传媒 契约インテリジェンス プラットフォームによって得られる貴重な情報を活用することにより、法务部門を企業における戦略的優位性の推進要因に変革できます。