Was ist Entgeltabrechnungsautomatisierung und welche Vorteile bietet sie?
Die Automatisierung der Entgeltabrechnung transformiert traditionelle Abrechnungsprozesse durch Optimierung der Berechnungen, Fehlerreduzierung und zeitliche Entlastung des HR- und Finanzteams. In diesem Leitfaden wird erl?utert, wie die automatisierte Entgeltabrechnung funktioniert, welche wesentlichen Vorteile sie bietet und wie Sie damit intelligentere und robustere Entgeltabrechnungsprozesse implementieren k?nnen.
Was ist Entgeltabrechnungsautomatisierung?
Durch die Automatisierung der Entgeltabrechnung werden die Abrechnungsprozesse optimiert und gemanagt?¨C und zwar in einem Bruchteil der Zeit im Vergleich zur manuellen Abwicklung. Heute ist dies ein wesentlicher Bestandteil des Personalmanagements.
Von der Berechnung der L?hne ¨¹ber die Abwicklung von Steuerabz¨¹gen bis hin zur Generierung von Gehaltsabrechnungen ¨¹bernehmen Entgeltabrechnungsmanagement-Systeme repetitive, zeitaufwendige Prozesse, sodass sich HR- und Finanzteams auf Aufgaben mit einer h?heren Wertsch?pfung konzentrieren k?nnen.
Einer zufolge sind sich 92?% der F¨¹hrungskr?fte und Fachkr?fte in diesem Bereich ¨¹ber die strategische Bedeutung der Entgeltabrechnung bewusst. 89?% geben jedoch an, dass ihre aktuellen L?sungen den Anforderungen nicht gerecht werden. Die Automatisierung schlie?t diese L¨¹cke und steigert die Effizienz und Effektivit?t der Entgeltabrechnungsfunktion.
Das Wichtigste in K¨¹rze
Durch die Automatisierung der Entgeltabrechnung werden manuelle Prozesse in diesem Bereich transformiert, um Zeit zu sparen und Workflows zu optimieren.
Entsprechende Managementl?sungen verhelfen der Entgeltabrechnung zu einer st?rker strategisch ausgerichteten Funktion im Unternehmen.
Zu den konkreten Vorteilen der Entgeltabrechnungsautomatisierung z?hlen eine fristgerechte Verg¨¹tung, weniger Fehler und ein geringerer Administrationsaufwand f¨¹r HR- und Finanzteams.
Funktionen wie Selfservice-Portale f¨¹r die Entgeltabrechnung und Aktualisierungen in Echtzeit sind inzwischen ein Qualit?tsstandard.
Durch die Partnerschaft mit einem renommierten Anbieter von L?sungen zur Entgeltabrechnungsautomatisierung k?nnen Sie das Risiko einer Einf¨¹hrung dieser Funktionen minimieren und f¨¹r einen reibungslosen ?bergang sorgen.
5 Vorteile der Entgeltabrechnungsautomatisierung f¨¹r den Abrechnungsprozess
Die Automatisierung der Entgeltabrechnung ersetzt nicht nur manuelle Aufgaben?¨C sie hilft Unternehmen auch dabei, Workflows zu optimieren, Fehler zu reduzieren und die Entgeltabrechnung als strategisches Asset zu etablieren. Manuelle Prozesse in diesem Bereich sind arbeitsintensiv und h?ufig ineffizient. Mit L?sungen f¨¹r die automatisierte Entgeltabrechnung sparen Sie hingegen Zeit, ohne Abstriche bei der Genauigkeit machen zu m¨¹ssen. Diese L?sungen bieten Ihnen folgende Vorteile:
Vereinfachung komplexer Berechnungen
L?sungen f¨¹r die automatisierte Entgeltabrechnung berechnen schnell und pr?zise Steuerklassen, ?berstundenverg¨¹tung und Allokationen von Zusatzleistungen, selbst wenn sich die Regeln und S?tze ?ndern. Aktualisierungen werden automatisch angewendet, sodass jede Entgeltberechnung den jeweils aktuellen Vorschriften entspricht. Abrechnungsteams k?nnen sich darauf verlassen, dass die automatisierten L?sungen Fehler reduzieren und manuelle Anpassungen ¨¹berfl¨¹ssig machen.
Schon gewusst?
Laut 87?% der Teilnehmer an der Â鶹´«Ã½-Studie ?Die strategische Bedeutung der globalen Entgeltabrechnung¡° stellt die zunehmende Komplexit?t der Entgeltabrechnung eine gro?e Herausforderung dar.
Fristgerechtes Verg¨¹tungsmanagement
Verz?gerungen bei der Entgeltverarbeitung k?nnen zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeiter f¨¹hren und die Finanzplanung durcheinanderbringen. Bei einer manuellen Entgeltabrechnung sind diese Probleme keine Seltenheit. So geben ganze an, dass sie Abrechnungsprozesse r¨¹ckwirkend durchf¨¹hren und aufgrund von Fehlern j?hrlich durchschnittlich mehr als 300?au?erplanm??ige Zahlungen leisten m¨¹ssen.?
Automatisierte Entgeltabrechnungsdienste garantieren eine planm??ige Verarbeitung eines jeden Abrechnungszyklus, unabh?ngig von Mitarbeiter-Headcount oder kurzfristigen ?nderungen.
Verringerung des administrativen Aufwands
Der Entgeltabrechnungsprozess umfasst weit mehr als nur die Berechnung des Gehalts. Wichtige Aktivit?ten sind au?erdem die Compliance-?berwachung, das Management der Mitarbeiterabrechnungssysteme, die Aktualisierung der Mitarbeiterdatens?tze, das Generieren von Berichten und vieles mehr. Automatisierte Entgeltabrechnungsl?sungen konsolidieren diese Aufgaben auf einer zentralen Plattform und reduzieren damit das administrative Arbeitspensum. Dar¨¹ber hinaus bieten sie detailliertere Einblicke in Entgeltabrechnungsdaten.
Eine aktuelle Studie von Â鶹´«Ã½ unterstreicht die Bedeutung einheitlicher Entgeltabrechnungsmanagement-Systeme. der F¨¹hrungskr?fte beklagen isolierte Systeme als Hindernis f¨¹r strategische Entgeltabrechnungsprozesse. Durch die Zusammenf¨¹hrung dieser Prozesse auf einer einzigen Plattform wird der Zugriff vereinfacht und HR- und Finanzteams werden in die Lage versetzt, Abrechnungsdaten effektiver zu nutzen.
Verbesserung des Mitarbeiter-Selfservice
Moderne automatisierte Entgeltabrechnungsl?sungen bieten Selfservice-Portale, ¨¹ber die Mitarbeiter ohne Beteiligung der HR-Mitarbeiter Gehaltsabrechnungen abrufen, ihre Daten aktualisieren oder Steuermeldungen verfolgen k?nnen. Auf diese Weise wird der in manuellen Systemen ¨¹bliche Kommunikationsaufwand vermieden und den Besch?ftigten die M?glichkeit geboten, ihre Informationen selbstst?ndig zu verwalten.
Selfservice wird im Entgeltabrechnungsbereich zunehmend zur Norm. Der zufolge bieten 83?% der Arbeitgeber Selfservice und sofortigen Zugriff auf Gehaltsinformationen und setzen damit einen neuen Standard f¨¹r Transparenz bei der Entgeltabrechnung.
Einfachere Audits
Fehler bei der Entgeltabrechnung k?nnen zu kostspieligen finanziellen und rechtlichen Risiken f¨¹hren. Automatisierte Entgeltabrechnungsl?sungen verf¨¹gen ¨¹ber leistungsstarke Audittools, die Diskrepanzen aufzeigen und die Fehlerbehebung optimieren. Dank der integrierten Nachverfolgung k?nnen Abrechnungsdaten jederzeit f¨¹r Audits eingesetzt werden. Dies vereinfacht die Compliance und reduziert das Arbeitspensum f¨¹r die HR- und Finanzteams.
?Die Umstellung auf eine vollst?ndig integrierte L?sung [f¨¹r die Entgeltabrechnung] mit Features wie Selfservice und Echtzeit-Reporting bedeutet schnellere Verarbeitungszeiten und einen rundum herausragenden Service f¨¹r alle von uns unterst¨¹tzten Mitarbeiter.¡°
¨C?Jenn Pottorf, Director of Financial Services, Tulsa County
Zentrale Features der besten L?sungen zur Entgeltabrechnungsautomatisierung
Automatisierte L?sungen ver?ndern die Funktionsweise der Entgeltabrechnung grundlegend, indem sie s?mtliche Aspekte des Entgeltabrechnungsmanagements zugunsten maximaler Genauigkeit und Effizienz optimieren. Der folgende Vergleich zeigt, wie die Automatisierung wichtige Entgeltabrechnungsfunktionen verbessert und klare Vorteile gegen¨¹ber manuellen Prozessen bietet.
Lohnberechnung/?berstundenmanagement
Manuelle Entgeltabrechnung
Erfordert Querverweise auf Zeitnachweise und die manuelle Anwendung von ?berstundenregeln, ben?tigt, was oft zu Inkonsistenzen f¨¹hrt.
Automatisierte Entgeltabrechnung
Komplexe Berechnungen f¨¹r Geh?lter, Stundenl?hne und ?berstunden werden schnell und pr?zise erledigt.
Quellensteuer und Compliance-Management
Manuelle Entgeltabrechnung
Durch die manuelle Recherche und Implementierung regulatorischer Updates steigt das Risiko f¨¹r Fehler und die Nichteinhaltung von Vorschriften.
Automatisierte Entgeltabrechnung
Gew?hrleistet die genaue Berechnung und Einbehaltung von Quellensteuern (Federal, State und Local). ?nderungen bei Steuergesetzen werden automatisch ber¨¹cksichtigt.
Verarbeitung von Zusatzleistungen und Abz¨¹gen
Manuelle Entgeltabrechnung
Erfordert exakte Details und h?ufige Aktualisierungen und ist dadurch zeitaufwendig und fehleranf?llig.
Automatisierte Entgeltabrechnung
Beitr?ge und Abz¨¹ge bei Zusatzleistungen werden automatisch angewendet, beispielsweise Rentensparpl?ne, Krankenversicherung und Pf?ndungen.
?berweisung und Zahlungsverteilung
Manuelle Entgeltabrechnung
Berechnungen m¨¹ssen ¨¹berpr¨¹ft und Zahlungen einzeln initiiert werden, was den Zeit- und Arbeitsaufwand f¨¹r die Entgeltabrechnung erh?ht.
Automatisierte Entgeltabrechnung
Zahlungen werden automatisch verteilt, entweder per ?berweisung oder andere elektronische Verfahren.
Aktualisierung der Mitarbeiterdaten
Manuelle Entgeltabrechnung
Durch die Arbeit mit mehreren Systemen bzw. Dokumenten steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Informationen veraltet sind oder es zu anderen Abweichungen kommt.
Automatisierte Entgeltabrechnung
Die Mitarbeiterdatens?tze werden automatisch synchronisiert und aktualisiert, einschlie?lich Informationen zu Gehaltsanpassungen, Rollen?nderungen und Steuern.
Integration der Zeiterfassung
Manuelle Entgeltabrechnung
Zeitkarten und Anwesenheitsprotokolle m¨¹ssen manuell abgestimmt werden.
Automatisierte Entgeltabrechnung
L?sst sich nahtlos in Zeiterfassungsl?sungen einbinden.
Steuerdokumentation zum Jahresende
Manuelle Entgeltabrechnung
Das Erfassen und Verifizieren der Daten ist extrem aufwendig und f¨¹hrt h?ufig zu Ungenauigkeiten und Verz?gerungen.
Automatisierte Entgeltabrechnung
Erleichtert das Generieren und Weiterleiten von W-2-Formularen, 1099- und anderen Steuerformularen. Dadurch wird gew?hrleistet, dass die Formulare fehlerfrei sind und fristgerecht weitergeleitet werden.
Benutzerdefinierte Funktionen f¨¹r Reporting und Analysen
Manuelle Entgeltabrechnung
Daten m¨¹ssen manuell in Spreadsheets erfasst und bearbeitet werden, was viele Stunden an Arbeitszeit in Anspruch nimmt.
Automatisierte Entgeltabrechnung
Generiert detaillierte Entgeltabrechnungsberichte innerhalb von Minuten oder sogar Sekunden.
Wie wird die Entgeltabrechnungsautomatisierung im Unternehmen eingesetzt?
Organisationen aller Branchen nutzen die Entgeltabrechnungsautomatisierung, um konkrete Herausforderungen zu bew?ltigen und messbare Ergebnisse zu erzielen. Mit automatisierten L?sungen verbessern Unternehmen die Effizienz, Genauigkeit und Compliance ihrer Entgeltabrechnungsprozesse. Die folgenden Beispiele aus der Praxis zeigen, wie die Automatisierung der Entgeltabrechnung zu deutlichen Verbesserungen der Unternehmens-Performance f¨¹hrt.
University of Washington
Da ihr HR- und Entgeltabrechnungssystem ¨¹ber die Jahrzehnte immer ineffektiver geworden war, entschied sich die University of Washington f¨¹r die automatisierte Entgeltabrechnungsplattform von Â鶹´«Ã½. Indem die Universit?t manuelle, papierbasierte Prozesse ersetzte, konnte sie jeden Monat 2.000 Stunden bei der Zeit- und Urlaubserfassung einsparen. Durch die verbesserte Transparenz der HR- und Entgeltabrechnungsdaten sind die Mitarbeiter jetzt in der Lage, fundiertere Entscheidungen zu treffen und effizienter zu arbeiten.
Tulsa County
Um Zeit und Ressourcen zu sparen, plante Tulsa County die Konsolidierung seines fragmentierten Entgeltabrechnungssystems. Mit der einheitlichen Entgeltabrechnungsl?sung von Â鶹´«Ã½ wurden die Abl?ufe optimiert und dadurch manuelle Abstimmungen und Dateneingaben abgeschafft. Dank dieser Transformation wurde der Zeitaufwand f¨¹r die Entgeltverarbeitung halbiert, sodass dem County mehr Ressourcen zur Verbesserung der ?ffentlichen Dienstleistungen zur Verf¨¹gung stehen.
Land O¡®Lakes
Land O¡®Lakes ist in 50?L?ndern t?tig und ben?tigte eine moderne Entgeltabrechnungsl?sung, um die veraltete On-Premise-Plattform zu ersetzen. Durch die Implementierung von Â鶹´«Ã½ Human Capital Management (HCM) und Â鶹´«Ã½ Payroll hat Land O¡®Lakes die Entgeltabrechnungsprozesse automatisiert, Audits optimiert und ein Mitarbeiter-Selfservice-Portal eingef¨¹hrt. Durch diesen Wechsel wurde die Genauigkeit bei der Entgeltabrechnung auf ¨¹ber 99,9?% verbessert und die Off-Cycle-Zahlungen wurden um 50?% reduziert.
?Der Jahresabschluss war fr¨¹her ein Albtraum. Mit Â鶹´«Ã½ ist das alles kein Thema mehr.¡°
¨C?John Gardner, Payroll and Compliance Manager, Land O¡¯Lakes
Risiken der automatisierten im Vergleich zur manuellen Entgeltabrechnung
Obwohl die Entgeltabrechnungsautomatisierung klare Vorteile bietet, ist es wichtig, potenzielle Risiken zu ber¨¹cksichtigen, um einen reibungslosen Wechsel und langfristigen Erfolg zu gew?hrleisten. Im Folgenden erfahren Sie, welche wesentlichen Risiken Sie ber¨¹cksichtigen sollten und wie Sie diese minimieren k?nnen:
Integrationsfehler
Die Implementierung einer automatisierten Entgeltabrechnungsl?sung erfordert eine pr?zise Datenmigration und -integration in die vorhandenen Systeme. Fehler w?hrend dieses Prozesses?¨C etwa falsche Mitarbeiterdetails oder Abrechnungseinstellungen?¨C k?nnen zu falschen Berechnungen, Zahlungsverz?gerungen oder Compliance-Problemen f¨¹hren.
So k?nnen Sie das Risiko minimieren: F¨¹hren Sie w?hrend der Implementierung umfassende Audits und Tests durch, um Fehler bei der Softwareintegration fr¨¹hzeitig zu erkennen und zu beheben. Arbeiten Sie eng mit dem Anbieter der Entgeltabrechnungssoftware zusammen, um eine nahtlose Datenmigration zu gew?hrleisten.
Bedenken hinsichtlich Cybersicherheit
Automatisierte Entgeltabrechnungsl?sungen werden h?ufig auf cloudbasierten Plattformen gehostet, die potenzielle Cybersicherheitsrisiken wie Datenlecks und unbefugten Zugriff auf vertrauliche Mitarbeiterdaten bergen.
So k?nnen Sie das Risiko minimieren: W?hlen Sie eine Plattform mit robusten Datensicherheitsma?nahmen wie Verschl¨¹sselung und Multi-Faktor-Authentifizierung. Aktualisieren Sie die Sicherheitsprotokolle regelm??ig und gew?hrleisten Sie durch Systemaudits die Einhaltung der Datenschutzvorschriften.
Mitarbeitertraining und -akzeptanz
Neue Systeme sind oft mit einem Lernaufwand verbunden. Bei ungeschulten Mitarbeitern besteht die Gefahr, dass sie versehentlich Fehler machen oder die Funktionen der Automatisierungssoftware nicht ausreichend nutzen. Mangelnde Mitarbeiterakzeptanz kann die Einf¨¹hrung weiter verz?gern und die Entgeltabrechnungsprozesse negativ beeinflussen.
So k?nnen Sie das Risiko minimieren: Stellen Sie Ihren Teams umfassendes, ma?geschneidertes Training bereit, um sie mit wichtigen Funktionen, h?ufigen Fehlerquellen und Probleml?sungen vertraut zu machen. F?rdern Sie eine offene Kommunikation, um Fragen zu kl?ren und Vertrauen in die neue L?sung aufzubauen.
Systemausfall w?hrend des Wechsels
W?hrend der Umstellung auf ein automatisiertes System kann es zu vor¨¹bergehenden St?rungen kommen, insbesondere wenn w?hrend des Deployments unerwartete technische Probleme auftreten. Selbst kurze Ausfallzeiten k?nnen die kontinuierliche Entgeltabrechnung und die Mitarbeiterzufriedenheit beeintr?chtigen.
So k?nnen Sie das Risiko minimieren: Implementieren Sie die L?sung phasenweise mit parallelen Entgeltabrechnungszyklen, um Abweichungen vor dem endg¨¹ltigen Wechsel zu identifizieren. Halten Sie einen Notfallplan bereit, um m?gliche Ausfallzeiten ohne St?rungen der Entgeltabrechnungsprozesse einzuplanen.
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Durch die proaktive Auseinandersetzung mit diesen Risiken k?nnen Unternehmen das Potenzial der Entgeltabrechnungsautomatisierung voll aussch?pfen und gleichzeitig Kontinuit?t, Sicherheit und Vertrauen im gesamten Unternehmen gew?hrleisten.
Erste Schritte zur Entgeltabrechnungsautomatisierung
Die Implementierung einer automatisierten Entgeltabrechnungssoftware ist ein Prozess, der durchaus zu bew?ltigen ist. Mit einem durchdachten Plan und den richtigen Tools kann Ihr Unternehmen den Wechsel reibungslos vollziehen und schnell Ergebnisse erzielen. So unterteilen Sie den Prozess in f¨¹nf klare, ¨¹berschaubare Schritte:
1. Status quo bewerten
Schauen Sie sich zun?chst Ihren aktuellen Entgeltabrechnungsprozess an. Identifizieren Sie Bereiche, die zu Verz?gerungen f¨¹hren, h?ufige Probleme, die Frust verursachen, und Aufgaben, die von der Automatisierung profitieren k?nnten. Durch die genaue Benennung dieser Problembereiche erhalten Sie ein klares Bild davon, wo die Automatisierung die gr??te Wirkung erzielen kann.
2. Priorit?ten kl?ren
Arbeiten Sie mit der HR- und Finanzfunktion zusammen, um die Erfolgskriterien f¨¹r Ihre Organisation festzulegen. Ganz gleich, ob es darum geht, Fehler bei der Entgeltabrechnung zu beheben, Zeit zu sparen oder die Compliance zu verbessern: Klare Priorit?ten bilden eine wichtige Entscheidungsgrundlage f¨¹r alle weiteren Schritte.
3. Phasenweise ausrollen
Die abrupte Umstellung auf eine automatisierte L?sung kann mit Schwierigkeiten verbunden sein. Fangen Sie stattdessen klein an: Beschr?nken Sie die Einf¨¹hrung auf eine Abteilung oder bestimmte Workflows. F¨¹hren Sie in dieser Phase parallele Entgeltabrechnungszyklen durch, um die L?sung zu testen, Probleme zu beheben und Vertrauen aufzubauen, bevor Sie das System unternehmensweit einf¨¹hren.
4. Ihr Team unterst¨¹tzen
Eine neue L?sung ist nur so gut wie die Mitarbeiter, die sie verwenden. Bieten Sie praxisorientiertes Training an, damit sich Ihr Team im Umgang mit der Software sicher und unterst¨¹tzt f¨¹hlt. Durch die kontinuierliche Bereitstellung von Ressourcen k?nnen Sie Fragen beantworten und den Teammitgliedern helfen, die neue Plattform optimal zu nutzen.
5. Kontinuierlich verbessern
Sobald die L?sung einsatzbereit ist, k?nnen Sie anhand der generierten Echtzeit-Einblicke die Ergebnisse verfolgen und weitere Verbesserungsm?glichkeiten identifizieren. Bei der Entgeltabrechnungsautomatisierung geht es nicht allein darum, aktuelle Herausforderungen zu l?sen?¨C auch die Anforderungen von morgen gilt es im Blick zu halten.
Die Entgeltabrechnungsl?sungen von Â鶹´«Ã½ vereinfachen komplexe Aufgaben und bieten Ihnen Zuverl?ssigkeit, auf die Sie sich verlassen k?nnen. Erfahren Sie mehr ¨¹ber die ersten Schritte mit Â鶹´«Ã½.