Was ist ein HRIS? Wie sich IT und HR gemeinsam weiterentwickeln
Unternehmen, in denen HR und IT Hand in Hand arbeiten, sind heutzutage erfolgreicher denn je. Ein Personalinformationssystem oder HRIS (Human Resources Information System) ist die perfekte L?sung, um diese Abteilungen aufeinander abzustimmen.
In der modernen Arbeitswelt sind Daten alles. Unabh?ngig davon, ob Ihr Schwerpunkt auf Human Capital Management, Performance oder Mitarbeiter-Experience liegt: Daten sind zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor f¨¹r Unternehmen geworden. Aus diesem Grund wird es f¨¹r Unternehmen immer wichtiger, das richtige HRIS zu suchen.
Laut dieser von unter 500 HR-Experten halten 44?% der Befragten ihr HRIS f¨¹r die wichtigste von ihnen eingesetzte Personal-/HR-Technologie. Dies ¨¹bertrifft sogar HR-Kerntechnologien wie Entgeltabrechnung, Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle (42?%). Doch was genau ist ein HRIS und warum haben HR-L?sungen f¨¹r Unternehmen aktuell einen so hohen Stellenwert?
Was ist ein Personalinformationssystem?
Ein Personalinformationssystem dient in erster Linie als zentrale Datenbank f¨¹r verschiedene HR-Verwaltungsaufgaben, darunter Abwesenheitsmanagement, Verwaltung von Zusatzleistungen und Verg¨¹tungsmanagement. Ein HRIS vereint verschiedene HR-Funktionen in einer einheitlichen L?sung, um die nahtlose Erfassung und den Austausch von Daten zwischen Abteilungen zu erm?glichen.
Gelegentlich wird ein HRIS auch als ?HRIS-System¡° bezeichnet. ?hnlich wie die Bezeichnung ?ATM machine¡° f¨¹r Geldautomat (die Abk¨¹rzung ATM steht f¨¹r ?automated teller machine¡°) ist auch die Bezeichnung ?HRIS-Systeme¡° redundant. Dennoch hilft diese Formulierung, die Bedeutung des Akronyms zu kl?ren, insbesondere wenn es sich auf mehr als ein HRIS bezieht.
Was sind Beispiele f¨¹r ein HRIS?
Die Entscheidung, welches HRIS f¨¹r Ihre Organisation das richtige ist, kann sich als kompliziert erweisen. Tats?chlich ergab der dass Unternehmen im Durchschnitt bis zu 15 Wochen mit der Auswahl eines HRIS verbringen. Selbst bei kann es schwierig sein, wichtige Softwareentscheidungen pr?zise und effizient zu treffen.
Es ist wichtig zu wissen, welche gesch?ftliche Anforderungen Ihr HRIS erf¨¹llen soll. Zudem m¨¹ssen Sie sicherstellen, dass Ihre HR- und IT-Teams bei dieser Entscheidung zusammenarbeiten. Hier sind einige Beispiele f¨¹r die Funktionen, die ein HRIS erf¨¹llen kann.
Operatives HRIS: Ein operatives HRIS sammelt grundlegende Personaldaten, wie etwa demografische Daten der Mitarbeiter, Bewertungskennzahlen und Angaben zur Stelle. Es reduziert den Zeitaufwand f¨¹r HR-Routineaufgaben und unterst¨¹tzt Manager zugleich, Teammitglieder mit gr??erer Zuversicht einzustellen, zu bewerten und zu bef?rdern.
Strategisches HRIS: Ein strategisches HRIS bietet in erster Linie eine ?bersicht ¨¹ber die Belegschaft, um die Personalplanung und strategische Ausrichtung gezielt zu f?rdern. Hierzu geh?ren Daten wie etwa die verf¨¹gbare Belegschaft und deren F?higkeiten sowie die Option, diese Personalinformationen mit den langfristigen Unternehmenszielen zu vergleichen und zu analysieren, sodass Unternehmen zuversichtlich expandieren oder sich neu ausrichten k?nnen.?
Taktisches HRIS: Ein taktisches HRIS informiert Entscheidungstr?ger dar¨¹ber, wie sie Ressourcen und Budget am effektivsten zuweisen. Durch den Vergleich von Daten der Konkurrenz, bestehenden Verg¨¹tungspl?nen und lokalen gesetzlichen Anforderungen k?nnen Personalmanager leichter Entscheidungen auf Makroebene treffen.
Umfassendes HRIS: W?hrend jedes der oben genannten HRIS einen bestimmten Schwerpunkt hat, optimiert ein umfassendes HRIS diese Funktionen in einer einzigen L?sung. Eine All-in-One-HRIS-Plattform wird von Unternehmen bevorzugt, bei denen die finanziellen Kosten durch die Zeitersparnis gerechtfertigt sind.?
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Ein HRIS vereint verschiedene HR-Funktionen in einer einheitlichen L?sung, um die Erfassung und den Austausch von Daten zwischen Abteilungen zu erleichtern.
Was ist der Unterschied zwischen HRIS, HCMS und HRMS?
Laut dem E-Book von Productiv verwendet ein durchschnittliches Unternehmen heute 254 SaaS-Anwendungen, bei gro?en Unternehmen steigt diese Zahl auf 364. Mit einem fundierten Verst?ndnis der Unterschiede zwischen den verschiedenen HR-L?sungen kann Ihr Unternehmen effektiv Zeit und Kosten einsparen. Zudem kann es dazu beitragen, sicherzustellen, dass sich die Funktionen Ihrer vorhandenen L?sungen nicht ¨¹berschneiden.
Da sich die Begriffe ?HRIS¡°, ?Personalmanagementsystem¡° (HRMS) und ?Personalmanagementl?sung¡° (HCMS) alle auf HR- Software beziehen, werden sie h?ufig synonym verwendet. HCMS kann sich auch allgemeiner auf die Kategorie HR-Technologie beziehen. Allerdings unterscheiden sich die Funktionen der einzelnen HR-Systeme:
HRIS: Ein HRIS sammelt und speichert Mitarbeiterdaten. Es werden demografische Daten der Mitarbeiter und Informationen ¨¹ber Job-Status, Kontaktinformationen, Verg¨¹tung und andere Bereiche zusammengestellt.
HRMS: Ein HRMS erg?nzt die Daten eines HRIS mit L?sungen, die eine umfangreichere Palette an Software und Dienstprogrammen bieten. Der Begriff entstand im fr¨¹hen 21. Jahrhundert und bezeichnete HR-Software zur Unterst¨¹tzung der Entgeltabrechnung, der Bewerberverfolgung, der Zusatzleistungen und des Talentmanagements.
HCMS: Ein HCMS umfasst die Funktionalit?t eines HRIS und HRMS. Gleichzeitig unterst¨¹tzt es ein breiteres Spektrum an HR- Funktionen, einschlie?lich und -analyse. HCM bezieht sich im Allgemeinen gr??tenteils auf HR-Suites, die mit Cloud Computing im Kern entwickelt wurden, um die Anpassungsf?higkeit sicherzustellen.
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Trotz der oben beschriebenen Unterscheidungen werden die Begriffe ?HRIS¡°, ?HRMS¡° und ?HCMS¡° immer noch uneinheitlich verwendet, was die Bewertung von HR-L?sungen erschweren kann. Bei Â鶹´«Ã½ verwenden wir den Begriff ?HCM¡°, um unsere HR-Suite zu beschreiben, die Human Resource Management, Mitarbeiter-Experience, Personalmanagement und weitere Komponenten umfasst.
Die sechs Komponenten von HR-Informationssystemen
ergab, dass Unternehmen mit einer HR-System-Strategie um 12?% bessere Gesch?ftsergebnisse erzielten als Unternehmen ohne eine solche Strategie. Ein wesentlicher Teil dieser Systemstrategie besteht darin, jede L?sung zu verstehen, die Ihre HR und IT-Teams verwenden. Hier sind die sechs Komponenten, die in jeder HRIS-Plattform enthalten sein sollten.
1. Datenbankmanagement
Eine HRIS-Software fungiert in erster Linie als zentrale Datenbank f¨¹r Mitarbeiterdaten. Das von Ihnen gew?hlte HRIS sollte Ihrem Team die Eingabe, das Management und die Weitergabe von Personaldaten erleichtern. Ebenso sollte ein robustes HRIS es HR-Experten erm?glichen, schnell Analysen durchzuf¨¹hren, um gesch?ftskritische Entscheidungen zu treffen.
Es ist jedoch ein Fehler, Ihr HRIS als Tresor zu betrachten, auf den nur HR- und IT-Spezialisten zugreifen k?nnen. Der Zugriff auf die eigenen Daten sollte f¨¹r Mitarbeiter genauso einfach sein wie f¨¹r Ihre HR-Experten. Indem Sie Mitarbeitern Zugriff auf Ihr HRIS gew?hren, erh?hen Sie nicht nur Ihre Handlungsfreiheit, sondern st?rken auch das Vertrauen und .
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2. Zeitplanung und Arbeitsoptimierung
Bei jeder Initiative zur Arbeitsoptimierung sollte zun?chst die wertvollste Ressource eines Unternehmens ber¨¹cksichtigt werden: die Zeit der Mitarbeiter. Um die Produktivit?t zu steigern, m¨¹ssen Sie zuerst ermitteln, an welchen Projekten Ihre Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt arbeiten. Eine intuitive Software f¨¹r Zeitplanung und -erfassung, die direkt an Ihr HRIS angebunden ist, sorgt f¨¹r eine genaue Zeitdokumentation und ein effizientes Ressourcenmanagement.
Ein HRIS erleichtert Managern zudem die ?berwachung der Mitarbeiter in verschiedenen Funktionen. Da Personalmanagementl?sungen direkt mit anderen HR-Funktionen wie der Entgeltabrechnung verbunden sind, werden die Aktionen der Manager automatisch in andere Datenbanken ¨¹bertragen. So schlagen sich Urlaubsantr?ge beispielsweise unmittelbar im Entgelt der Mitarbeiter nieder.
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3. Entgeltabrechnung und Personalmanagement
Entgeltabrechnung und Personalmanagement z?hlten schon immer zu den zeitintensivsten Aufgaben einer HR-Abteilung. Ein HRIS reduziert jedoch den Zeitaufwand f¨¹r das Management der Mitarbeiterverg¨¹tung erheblich, indem es HR-Prozesse automatisiert und ?nderungen, die durch Anpassungen der Geh?lter oder Steuergesetze bedingt sind, automatisch ber¨¹cksichtigt.
Intelligente Entgeltabrechnungssoftware liefert zus?tzlich Analysen und Erkenntnisse, die andernfalls unentdeckt blieben. Unternehmen k?nnen die Auswirkungen von Verg¨¹tungs?nderungen ermitteln und dabei sowohl als auch die allgemeine Marktlage ber¨¹cksichtigen. Im aktuellen, dynamischen Gesch?ftsumfeld ist es von entscheidender Bedeutung, die Ergebnisse finanzieller Entscheidungen vorherzusagen.
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4. Gewinnen und Binden von Mitarbeitern
Eine der gr??ten Herausforderungen f¨¹r Unternehmen ist das Talentmanagement. Einer zufolge besteht bei 27?% der Mitarbeiter das Risiko, dass sie ihren Arbeitsplatz k¨¹ndigen. Um diesen Prozentsatz zu reduzieren, ben?tigen Unternehmen zwingend die passenden L?sungen f¨¹r Talentakquise und Mitarbeiterbindung.
Ein HRIS erleichtert die Einstellung von Mitarbeitern, indem es Unternehmen erm?glicht, den ?berblick ¨¹ber die richtigen Mitarbeiter f¨¹r die richtigen Rollen zu behalten. Zudem optimiert es den Onboarding-Prozess durch konsistente Weiterbildungsm?glichkeiten auf s?mtlichen Ebenen, die dennoch flexibel auf die individuellen Anforderungen der Mitarbeiter zugeschnitten werden k?nnen.
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5. Bedienoberfl?che f¨¹r Mitarbeiter
Wenn wir ¨¹ber die Zukunft der HR-Abteilung sprechen, geht es oft um Selfservice-L?sungen f¨¹r Manager und Mitarbeiter. Der Vorteil eines HRIS besteht darin, dass es HR-Anfragen auf einer Plattform zusammenf¨¹hrt. Mitarbeiter haben Zugriff auf eine einheitliche L?sung, um Informationen zu ihrer Rolle einzusehen, grundlegende Zeit- und Aufwandserfassung zu erledigen und ihre pers?nlichen Daten zu aktualisieren. Das macht ein HRIS zu einem wesentlichen Bestandteil der modernen .
Bei der ?berlegung, welches HR-Tool f¨¹r Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, sollten Sie die Benutzerfreundlichkeit der Oberfl?che bewerten. Mitarbeiter erwarten zunehmend, dass die Technologie am Arbeitsplatz genauso fortschrittlich ist wie ihre pers?nlichen Smart-Ger?te. Mit einer benutzerfreundlichen Oberfl?che f¨¹r Ihre HR-Informationsl?sung k?nnen Sie das schnell steigern.
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6. Zusatzleistungsmanagement
Zu den dramatischsten Ver?nderungen in der Mitarbeiter-Experience des letzten Jahrzehnts z?hlen die Mitarbeitererwartungen, insbesondere im Hinblick auf die Zusatzleistungen. Fr¨¹her verhandelten Mitarbeiter lediglich ¨¹ber das Entgelt und den bezahlten Urlaub, heute sind jedoch deutlich mehr Optionen im Gespr?ch. Die Zusatzleistungen k?nnen von Snacks ¨¹ber Freiwilligentage bis hin zu privater Gesundheitsvorsorge reichen.
Mit einem HRIS erhalten Sie vollst?ndige Transparenz ¨¹ber alle diese Vorteile, einschlie?lich der Informationen dar¨¹ber, welche Mitarbeiter sich daf¨¹r entschieden haben. Auch das HRIS selbst kann f¨¹r die Mitarbeiter einen Mehrwert darstellen. Ein Mitarbeiter sollte sein Verg¨¹tungspaket genauso einfach einsehen k?nnen wie er seine Urlaubsantr?ge stellt.
Eine der gr??ten Herausforderungen f¨¹r Unternehmen besteht im Talentmanagement. Einer aktuellen Studie von Â鶹´«Ã½ zufolge besteht bei 27?% der Mitarbeiter das Risiko, dass sie ihren Arbeitsplatz k¨¹ndigen.
Wie sieht die Zukunft von HR-Informationssystemen aus?
F¨¹r einen Blick in die Zukunft von HRIS ist ein Framework f¨¹r die Zusammenarbeit entscheidend. Unternehmen, die Software an die IT- oder HR-Datensilos anpassen, werden Schwierigkeiten haben, die Zustimmung der F¨¹hrungsetage zu gewinnen. Schlimmer noch: Es fehlt ihnen an einer schl¨¹ssigen, langfristigen Strategie f¨¹r ihre HR-Systeme und -L?sungen.
Da Unternehmen von HR-F¨¹hrungskr?ften erwarten, dass sie sich aktiv an Personalentscheidungen beteiligen, werden die Aufgaben der HR zunehmend strategischer. Dennoch verzeichnete das Whitepaper ?HR Systems Survey 2022¨C2023¡° der einen R¨¹ckgang von 33?% bei der Anzahl der Befragten mit mehr als einem Jahrzehnt Erfahrung im HR-Technologiebereich. Entscheidend ist, weitere Fluktuationen, insbesondere bei erfahrenen Mitarbeitern, zu vermeiden.
Damit Unternehmen erfolgreich sind, m¨¹ssen sie in ihre Mitarbeiter investieren. Ihr HRIS muss in der Lage sein, Echtzeit-Daten und -Analysen bereitzustellen, um Gesch?ftsentscheidungen zu unterst¨¹tzen. Doch ohne die richtigen Strategen sind diese Analysen wertlos. Nur wenn Sie Ihren Mitarbeitern die n?tige Autonomie gew?hren, k?nnen Sie das volle Potenzial Ihrer HR-L?sungen wirklich aussch?pfen.