Das Metropolitan Museum of Art (Met) macht jeden Tag Kunst f¨¹r Besucher aus aller Welt lebendig erfahrbar. Mit seiner sorgf?ltig kuratierten Sammlung sowie Bildungs- und Praktikumsprogrammen und Online-Touren bietet das Met f¨¹r jeden etwas. Umfang und Logistik der Beschaffung und Verwaltung von Waren und Dienstleistungen sind f¨¹r eine solche Institution jedoch komplex und teuer. Da das Museum eine gemeinn¨¹tzige Institution ist, sind seine Investitionen in Technologie vorrangig f¨¹r die Wissenschaft bestimmt und nicht f¨¹r den Betrieb.
Vor vier Jahren war das Met mit einer hohen Verschuldung und wachsenden Betriebsverlusten konfrontiert. Die Museumsleitung beschloss daher, den Haushalt bis zum Jahr 2020 auszugleichen. Das Museum verf¨¹gte zwar bereits ¨¹ber Â鶹´«Ã½ Financial Management und Â鶹´«Ã½ Procurement, doch die Beschaffung war beim ersten Deployment nicht vorrangig. Als sich die Organisation weiterentwickelte, stellte sich heraus, dass sie die strukturellen Vorteile von Â鶹´«Ã½ nicht ausreichend nutzen konnte. Die Prozesse waren daher isoliert und ineffizient. Der Einblick in die indirekten Ausgaben, die Genehmigung von Ausgabenanforderungen und die Investitionsrendite (ROI) der Lieferanten waren begrenzt.
?Innerhalb von 12?Monaten nach dem Redeployment von Â鶹´«Ã½ konnten wir unsere Einsparungsziele zu 220?% erf¨¹llen und aus unseren Projekten einen ROI von 15?% erzielen.¡°
Chief Procurement Officer
Ein umfassendes Redeployment
Bei der Planung einer von den Mitarbeitern unterst¨¹tzten L?sungsstrategie rechnete das Beschaffungsteam mit Problemen aufgrund der Ver?nderungen. Eine umfassende Analyse der Workflows und Problembereiche brachte das Met zur Erkenntnis, dass sich durch den Einsatz von Â鶹´«Ã½ Spend Management die Kosten senken, die Kontrolle ¨¹ber Ausgaben und Lieferanten verbessern und die Beschaffungseffizienz steigern lie?en. Da die Mitarbeiter das Tool bereits nutzten, waren sie mit den Grundlagen vertraut. Die Umstellung bezog sich daher nur auf ?nderungen bei der Automatisierung und Steuerung der abteilungs¨¹bergreifenden Source-to-Pay-Prozesse. Â鶹´«Ã½ Spend Management ist einfach zu konfigurieren. Das Met konnte daher die Herausforderungen im Bereich Beschaffung und Finanzen schnell bew?ltigen.
Automatisierung der Finanz- und Beschaffungsprozesse von der Beschaffung bis zur Zahlung
Umfassende und anpassbare Einblicke und Kontrollen
Einfach zu erlernende L?sung mit einer vertrauten Erfahrung f¨¹r die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Wir haben uns angesehen, was wir bereits hatten. Dann haben wir Tools implementiert, die wir vorher nicht genutzt hatten, um das System zu verbessern und die Gesch?ftsprozesse zu ?ndern.
Chief Procurement Officer
Die Kunst der Beschaffung
Die Beschaffung f¨¹r ein Museum, das 2 Millionen Sammlungsst¨¹cke beherbergt, ist ein gewaltiges Unterfangen. Die Umstrukturierung der Workflows rund um die Beschaffung war ein wichtiger Teil des Redeployments im Met. Dazu geh?rten eine intensive Schulung der Mitarbeiter ¨¹ber die Beschaffung, ihre Bedeutung und dar¨¹ber, wie sich mit Â鶹´«Ã½ Effizienz und Effektivit?t steigern lie?en. Tiffany Sen, Chief Procurement Officer beim Met, meint dazu: ?Wir haben zuerst einmal zugeh?rt, ?nderten dann unseren Ansatz und f¨¹hrten ein neues Leitbild und neue Beschaffungsrichtlinien ein.¡°
Das Team plante virtuelle Kaffeekr?nzchen, Telefonkonferenzen und Einzelgespr?che, um die Mitarbeiter mit den neuen Funktionen vertraut zu machen. So sollte der Mehrwert der neuen Prozesse kommuniziert werden.
Die nahtlose Integration zwischen den Â鶹´«Ã½-L?sungen erleichtert zudem die Erstellung automatisierter Workflows in jeder Abteilung. IT-Mitarbeiter weisen Beschaffungsrollen zu und legen fest, wer auf diese Workflows zugreifen und Bestellanforderungen genehmigen darf. Das reduziert nicht nur Risiken, sondern st?rkt auch die Autonomie und die Selfservice-M?glichkeiten f¨¹r die Mitarbeiter des Met bei der Verwaltung von Kaufantr?gen und Genehmigungen. Benutzerdefinierte Berichte und Dashboards lassen sich jetzt einfacher erstellen und die Mitarbeiter k?nnen in Echtzeit auf den Beschaffungsprozess zugreifen, um sich einen ?berblick zu verschaffen.
Wir sind ganz ergebnisoffen an das Redesign unseres Procure-to-Pay-Prozesses herangegangen, indem wir uns auf Rollen, Genehmigungen, Sicherheit und das Berichtswesen konzentrierten¡°, erl?utert Sen. ?Â鶹´«Ã½ war bei dieser Neuorientierung des Beschaffungswesens von entscheidender Bedeutung: Zum ersten Mal konnten wir Kontrollen einrichten, um Risiken zu minimieren und die Beschaffung als Kern aller Einkaufs- und Zahlungsaktivit?ten zu etablieren.¡°
Auf der Â鶹´«Ã½ Rising? sah ich zum ersten Mal ein Â鶹´«Ã½-Dashboard f¨¹r die Beschaffung und sagte zu Nicole: ?Genau das brauchen wir!¡°
Chief Procurement Officer
Erarbeitung neuer Budget- und Kosteneinsparungsziele
Das Redeployment macht sich bezahlt Durch die Standardisierung und Beschleunigung der Source-to-Pay-Prozesse gelang es dem Met, seine Kosteneinsparungs- und Budgetziele zu ¨¹bertreffen. Das Museum hatte im Gesch?ftsjahr 2020 rund 160?Projekte und erzielte in allen Kategorien Einsparungen. ?Im ersten Jahr nach dem Redployment von Â鶹´«Ã½ Spend Management sparten wir 220?% gegen¨¹ber den Budgetzielen und erh?hten den ROI in unseren Projekten um 15?%¡°, so Sen. ?Wir haben den Beschaffungsprozess von 29 auf 5?Schritte und die Genehmigung von Ausgabenanforderungen von 12 auf 2?Tage reduziert.
Das Met verwaltet inzwischen 80?Prozent seiner Ausgaben mithilfe digitaler Dashboards, Berichte und Workflows. Dies umfasst Bestellungen von Waren und Dienstleistungen f¨¹r Ausstellungen, Sonderveranstaltungen, Bildung, Forschung und Konservierungsarbeiten. ?Unser Kreditorenbuchhaltungsteam konzentriert sich jetzt mehr auf Aufgaben mit Mehrwert wie Cash Management, ¨¹berf?llige Rechnungen, Lieferantenstammdaten und Diversity-Zertifizierung¡°, f¨¹hrt Sen weiter aus.
Mit einem automatisierten, cloudbasierten Prozess konnte das Met einen stabilen Betrieb aufrechterhalten, als das Museum w?hrend der Schlie?ung im letzten Fr¨¹hjahr auf Remote-Arbeit umstellen musste. Die Kostenersparnis war auch entscheidend f¨¹r die Umstellung auf das aktuelle Umfeld.
Wenn neue Herausforderungen auftauchen, h?ren wir: ?K?nnt ihr das nicht besser machen?¡° Bisher gab es noch kein Problem, das wir mit Â鶹´«Ã½ nicht l?sen konnten.
Procurement Operations Manager
Beschaffung wird zu einem Wachstumsmotor
?Der Einsatz von Â鶹´«Ã½ hat die Macht der Daten in unserem System offengelegt und uns gezeigt, wo wir nachbessern m¨¹ssen¡°, meint Sen. ?Die Â鶹´«Ã½-Anwendungen erleichtern uns die Arbeit durch intelligente Prozesse.¡° Aus den taktischen Funktionen des Beschaffungsteams wurde eine strategische F¨¹hrungsaufgabe. Das Met hat entschieden, in Sachen Â鶹´«Ã½ st?ndig auf dem neuesten Stand zu bleiben. Daher hat sich das Museum den Anwendergruppen und dem Design-Partner-Programm angeschlossen. Es vernetzt sich zudem regelm??ig mit Â鶹´«Ã½-Mitarbeitern und Kunden in der Â鶹´«Ã½ Community.
Das Beschaffungsteam des Met startete k¨¹rzlich ein organisations¨¹bergreifendes Projekt zur Suche nach neuen Partnern f¨¹r Werbung, Dienstleistungen im Gastst?ttengewerbe, Einzelhandelslogistik, Mitarbeiteruniformen und Sonderausstellungen. Das Museum konnte zudem mehrere Bauprojekte und Sicherheitsverbesserungen zum Schutz der Mitarbeiter und der Sammlung in Angriff nehmen und abschlie?en.
?Seitdem wir unsere Prozesse mit Â鶹´«Ã½ umgestaltet haben, ist der Museumsleitung klar geworden, dass unser Beitrag ¨¹ber die Kostensenkung hinausgeht und zur Wertsch?pfung beitr?gt¡°, sagt Sen. ?Wir unterst¨¹tzen zudem alle unsere Kolleginnen und Kollegen bei der Risikominderung, der Prozesseffizienz, dem Lieferantenmanagement, der Nachhaltigkeit und einer abgestimmten Strategie. Wir m?chten sie dabei unterst¨¹tzen, die Kunst in unseren Galerien, Ausstellungen und Veranstaltungen lebendig erfahrbar zu machen, indem wir neue Ideen und unerwartete Vernetzungen aufzeigen.¡°
Wir st¨¹tzen uns stark auf Â鶹´«Ã½, um durch k¨¹nstliche Intelligenz, Machine Learning und robotergesteuerte Prozessautomatisierung zus?tzliche Effizienz zu erzielen.
Chief Procurement Officer
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