Als die Corona-Pandemie 2020 Europa heimsuchte, betrieb Scout24 ein komplexes Planungs- und Prognosesystem. Dazu wurden Daten in Excel zusammengestellt, und bis zu 90 Personen mit Budgetverantwortung in mehreren Gesch?ftsbereichen mussten dann ihre Pl?ne entwickeln.
Philipp Dobberow, Director Controlling, Reporting & Procurement des Unternehmens, erkl?rt: ?Sie schickten diese Pl?ne dann an mein Team, wo wir Qualit?ts- und Datenpr¨¹fungen vornahmen, bevor wir alles zur¨¹ck an das Konsolidierungssystem f¨¹r das kunden¨¹bergreifende Reporting ¨¹bermittelten. In den meisten F?llen gelang es bei der ersten Iteration noch nicht, das angestrebte Ziel zu erreichen; es waren mehrere Wiederholungen erforderlich. Dies konnte dazu f¨¹hren, dass der Budgetierungsprozess bis zu vier Monate blockiert wurde.¡°
Die Notwendigkeit einer agilen Unternehmensplanung in unsicheren Zeiten
Das war ein gr??eres Problem. Erschwerend kam hinzu, dass die Daten in bis zu 90 separaten Excel-Dateien gespeichert waren, die nicht integriert waren. Dies wiederum erschwerte die Szenarioplanung, insbesondere bei Ausbruch der Pandemie. ?Dies hatte erhebliche praktische Auswirkungen¡°, erinnert sich Philipp Dobberow. ?Lockdown- und Lockerungsphasen haben sich auf unser Gesch?ft ausgewirkt. Wann w¨¹rden sich Immobiliensuchende zum Beispiel wieder mit lokalen Maklern treffen k?nnen, was sich auf unser Online-Gesch?ft auswirken w¨¹rde?¡°
Dies waren nur einige der Faktoren, die Scout24 von einer neuen, agilen L?sung f¨¹r Unternehmenssteuerung, Planung und Reporting ¨¹berzeugt haben. Philipp Dobberow erkl?rt: ?Es kam f¨¹r uns darauf an, schnelle, datengest¨¹tzte Finanzentscheidungen zu treffen und schneller auf ge?nderte Vorgaben reagieren zu k?nnen. Daher haben wir uns entschieden, unser bisheriges System durch die Unternehmensplattform Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning zu ersetzen.¡°
Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning erm?glicht es uns, das Modell schnell anzupassen und selbst zu entwickeln, was in diesen beispiellosen Zeiten ein entscheidender Vorteil ist.
Philipp Dobberow, Director Controlling, Reporting & Procurement
Ein kollaborativer Echtzeit-Ansatz f¨¹r rollierende Prognosen
Scout24 besa? klare Vorstellungen von seiner neuen Planungs- und Reportingl?sung. ?In erster Linie sollte sie kollaborativ sein, damit alle Beteiligten in den Planungs- und Prognoseprozess einbezogen werden k?nnen¡°, sagt Philipp Dobberow.
?Es sollte damit m?glich sein, alle Daten in Echtzeit zu bearbeiten und zu neuen Erkenntnissen zusammenzuf¨¹hren. Auch ein kontinuierlicher Planungs- und Prognoseprozess sollte damit unterst¨¹tzt werden, um das ganze Jahr ¨¹ber einen rollierenden Ansatz zu erm?glichen. Schlie?lich ging es auch darum, alle Teilpl?ne im Unternehmen abzudecken, damit sich jeder Teilbereich zu einem Gesamtfinanzplan zusammenf¨¹hren l?sst.¡°
Diese Vorteile waren nur bei einer L?sung offensichtlich: Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning. Nach Dobberows Einsch?tzung lie?en sich viele dieser Vorteile schnell erzielen. ?Angefangen haben wir mit einem Implementierungspartner, doch konnten wir bereits relativ schnell eine Menge selbst erledigen¡°, erl?utert er.
?Ich sehe darin einen entscheidenden Vorteil. Wir k?nnen ziemlich viele Bereiche selbst anpassen, von der Erstellung neuer Dimensionen ¨¹ber die Markierung neuer Attribute f¨¹r schnelleres Reporting bis hin zur Festlegung neuer Kostenstellen. So k?nnen wir jetzt schnell, pr?zise und flexibel auf neue Szenarien und zus?tzliche Kostenstellen reagieren. Au?erdem lassen sich neu erworbene Unternehmen viel schneller integrieren.¡°
Durch die Verwendung von Istzahlen ist die Aufbereitung der Daten in der Budgetierung nicht mehr notwendig.
Anstatt auf Excel-Dateien angewiesen zu sein, erstellt Scout24 monatliche Prognosen direkt in Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning. Philipp Dobberow: ?Wir treffen uns jetzt einmal im Monat mit Bereichsleitern, um den aktuellen Stand durchzugehen und Ver?nderungen im laufenden Gesch?ftsjahr bis zum Jahresende zu besprechen. Wir k?nnen diese Informationen dann direkt mit den Planern in der L?sung aktualisieren, was bedeutet, dass wir jetzt einen monatlich rollierenden Planungszyklus haben.¡°
Bei Scout24 ist nun fast keine Datenaufbereitung f¨¹r den Budgetierungsprozess mehr notwendig, da die Ist-Werte direkt in Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning verf¨¹gbar sind und t?glich aus dem zugrunde liegenden ERP-System aktualisiert werden. So k?nnen Planer ihre Arbeit direkt auf der Basis der Ist-Werte erledigen. Wie Philipp sagt: ?Das bedeutet, dass wir keine Daten mehr ¨¹bermitteln, aufbereiten, erneut ¨¹bermitteln, erfassen und verarbeiten m¨¹ssen. Mit Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning haben wir den Zeitraum der Datenaufbereitung um 3 Wochen auf nahezu Null und den gesamten Planungsprozess auf 2 bis 3 Wochen reduziert. Dies erm?glicht uns enorme Zeiteinsparungen. Auch das Fehlerrisiko haben wir drastisch reduziert.¡°
Mit Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning haben wir den Zeitraum der Datenaufbereitung um 3 Wochen auf nahezu Null und den gesamten Planungsprozess auf 2 bis 3 Wochen reduziert.
Philipp Dobberow, Director Controlling, Reporting & Procurement
Optimierte Planung: weniger Zeit, weniger Fehler, mehr Effizienz
Auch die zentrale Planungsfunktion bei Scout24 wurde seit der Implementierung wesentlich effizienter. Philipp Dobberow dazu: ?In der Vergangenheit wurden Daten aus dem ERP-System in Excel zusammengef¨¹hrt und an Betriebsleiter weitergeleitet, die dann in der n?chsten Woche an den Daten arbeiten sollten.
?Jetzt vereinbaren Sie einfach ein Meeting, indem Sie die Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning-Weboberfl?che aufrufen, gemeinsam ?berpr¨¹fungen durchf¨¹hren, Abweichungen durchgehen und besprechen.
Das geht schnell, ist effizient und kaum fehleranf?llig.¡°