Co to jest system HRIS? Wsp¨®lny rozw¨®j dzia?¨®w IT i?HR.
Nigdy wcze?niej sukces w?biznesie nie zale?a? tak bardzo od wsp¨®?pracy dzia?¨®w HR i?IT. System informacji o?zasobach ludzkich jest idealnym narz?dziem do zsynchronizowania pracy tych dzia?¨®w.
W nowoczesnym ?wiecie pracy dane maj? fundamentalne znaczenie. Dane pracownik¨®w sta?y si? czynnikiem decyduj?cym o?sukcesie organizacji, niezale?nie od tego, czy koncentrujemy si? na?zarz?dzaniu kapita?em ludzkim, zarz?dzaniu efektywno?ci? pracownik¨®w czy og¨®?em ich do?wiadcze¨½ zwi?zanych z?firm?. W?a?nie dlatego odpowiedni system informacji o?zasobach ludzkich (HRIS) odgrywa w?biznesie coraz wi?ksz? rol?.
Wed?ug wynik¨®w przeprowadzonej w?r¨®d 500?specjalist¨®w ds. HR, 44% respondent¨®w uwa?a, ?e najwa?niejsz? technologi?, z?kt¨®rej korzystaj?, jest system HRIS. Plasuje go to nawet powy?ej podstawowych technologii HR, takich jak oprogramowanie do obs?ugi listy p?ac czy zarz?dzania czasem pracy, kt¨®re za najwa?niejsze uznaje 42% respondent¨®w. Czym w?istocie jest HRIS i?dlaczego rozwi?zania HR s? obecnie tak wa?ne dla firm?
Czym jest system informacji o?zasobach ludzkich?
System informacji o?zasobach ludzkich dzia?a przede wszystkim jako centralna baza danych zwi?zana z?r¨®?nymi zadaniami administracyjnymi z?zakresu kadr, takimi jak zarz?dzanie nieobecno?ciami, ?wiadczeniami czy?wynagrodzeniami. HRIS ??czy rozmaite funkcje HR w?jednym systemie, co pozwala ?atwo gromadzi? dane i?dzieli? si? nimi mi?dzy dzia?ami.
Jak mo?na zauwa?y? u?ywamy zamiennie okre?le¨½ ?HRIS¡± i ?system HRIS¡±. To drugie tak naprawd? zawiera w?sobie powt¨®rzenie, podobnie jak okre?lenie ?numer PIN¡± (PIN to skr¨®t od Personal Identification Number, czyli osobisty numer identyfikacyjny). S?owo ?system¡± jest jednak przydatne, poniewa? pomaga wyja?ni? znaczenie akronimu, albo wprowadzi? liczb? mnog?, gdy mowa o?wi?cej ni? jednym systemie HRIS.
Jakie s? przyk?ady system¨®w HRIS?
Wybranie systemu HRIS najbardziej odpowiedniego dla danej organizacji stanowi nie lada wyzwanie. Z?raportu wynika, ?e wyb¨®r systemu HRIS trwa ?rednio 15?tygodni. Nawet przy podejmowanie istotnych decyzji dotycz?cych oprogramowania mo?e sprawia? trudno?ci.
Wa?ne jest rozpoznanie potrzeb przedsi?biorstwa, kt¨®re system HRIS ma spe?nia?. Nale?y te? zadba? o to, by decyzja by?a podejmowana wsp¨®lnie przez dzia? HR i?IT. Oto funkcje, jakie mo?e pe?ni? system HRIS.
Operacyjny system HRIS: operacyjny system HRIS gromadzi podstawowe dane dotycz?ce zasob¨®w ludzkich, takie jak dane demograficzne pracownik¨®w, ich oceny i?informacje dotycz?ce stanowisk pracy. Pomaga w skr¨®ceniu czasu wykonania rutynowych zada¨½ dzia?u HR, jednocze?nie dodaj?c mened?erom pewno?ci w?takich procesach jak rekrutacja, ocena i?awansowanie pracownik¨®w.
Strategiczny system HRIS: strategiczny system HRIS zapewnia przede wszystkim nadz¨®r nad zasobami ludzkimi w?celu wsparcia planowania i?strategii zatrudnienia. Obejmuje on takie dane, jak dost?pno?? i?umiej?tno?ci pracownik¨®w, jak r¨®wnie? mo?liwo?? por¨®wnywania i?zestawiania tych danych z?d?ugoterminowymi celami firmy. Umo?liwia to przedsi?biorstwom ?wiadom? ekspansj? lub transformacj?.
Taktyczny system HRIS: taktyczny system HRIS informuje osoby decyzyjne o?tym, w?jaki spos¨®b najefektywniej rozdziela? zasoby i?bud?et. Por¨®wnuj?c dane na temat?konkurencji, stosowane plany wynagrodze¨½ i?lokalne wymogi prawne, prze?o?eni mog? z?wi?ksz? ?atwo?ci? podejmowa? decyzje na poziomie makro.
Kompleksowy system HRIS: podczas gdy ka?dy z?wymienionych wy?ej system¨®w HRIS ma specyficzny cel, kompleksowy system HRIS ??czy te funkcje w?jeden organizm. Platform? HRIS typu ?wszystko w?jednym¡± preferuj? przedsi?biorstwa, w?kt¨®rych koszt systemu znajduje uzasadnienie w?oszcz?dno?ci czasu.
?
HRIS ??czy r¨®?ne funkcje HR w?jednym systemie w?celu ?atwego gromadzenia danych i?przekazywania ich mi?dzy dzia?ami.
Jaka jest r¨®?nica mi?dzy systemami HRIS, HCMS i?HRMS?
Wed?ug e-booka firmy Productiv zatytu?owanego przeci?tna firma korzysta obecnie z?254 aplikacji w modelu SaaS (Software as a Service), przy czym w?przypadku du?ych przedsi?biorstw liczba ta si?ga a? do 364. Analiza r¨®?nic mi?dzy poszczeg¨®lnymi rozwi?zaniami HR mo?e zaoszcz?dzi? firmie cenny czas i??rodki. Ponadto mo?e ona pom¨®c w?zapewnieniu, ?e funkcje stosowanych rozwi?za¨½ nie b?d? si? pokrywa?.
Poniewa? terminy ?HRIS¡±, ?system zarz?dzania zasobami ludzkimi¡± (ang. Human Resources Management System, HRMS) i??system zarz?dzania kapita?em ludzkim¡± (ang. Human Capital Management System, HCMS) odnosz? si? do oprogramowania HR, cz?sto s? one u?ywane zamiennie. Okre?lenie HCMS mo?e r¨®wnie? oznacza? szersz? kategori? technologii HR. Jednak ka?dy system HR ma inne mo?liwo?ci:
HRIS: w?systemie HRIS s? gromadzone i?przechowywane dane pracownik¨®w. Zawiera on dane demograficzne pracownik¨®w, status ich zatrudnienia, dane kontaktowe, wynagrodzenia oraz?informacje na ich temat z?innych obszar¨®w.
HRMS: system HRMS poszerza zasoby systemu HRIS o dalsze programy i narz?dzia. Termin ten powsta? na pocz?tku XXI wieku w?celu opisania pakiet¨®w oprogramowania HR obs?uguj?cych list? p?ac, ?ledzenie post?p¨®w kandydat¨®w i?rejestracj? ich danych, jak r¨®wnie? ?wiadczenia i?zarz?dzanie talentami.
HCMS: system HCMS obejmuje funkcjonalno?? HRIS i?HRMS, jednocze?nie obs?uguj?c szerszy zakres funkcji HR, w?tym i?analityk? danych. Og¨®lnie rzecz bior?c, termin HCM odnosi si? przede wszystkim do pakiet¨®w HR zaprojektowanych do dzia?ania w?chmurze i podlegaj?cych adaptacji.
?
Pomimo powy?szych rozr¨®?nie¨½, terminy HRIS, HRMS i?HCMS s? nadal u?ywane niekonsekwentnie, co mo?e utrudnia? analiz? przydatno?ci rozwi?za¨½ HR. W Â鶹´«Ã½ u?ywamy terminu HCM, gdy odnosimy si? do naszego podstawowego pakietu oprogramowania kadrowego, kt¨®ry obejmuje m.in. zarz?dzanie zasobami ludzkimi, og¨®? do?wiadcze¨½ pracownik¨®w i?zarz?dzanie zatrudnieniem.
Sze?? komponent¨®w system¨®w HRIS
W raporcie firmy doradczej stwierdzono dwunastoprocentowy wzrost pozytywnych wynik¨®w przedsi?biorstw, posiadaj?cych strategi? system¨®w HR w?por¨®wnaniu z?przedsi?biorstwami, kt¨®re jej nie mia?y. Istotn? cz??ci? tej strategii jest analiza rozwi?za¨½, z?kt¨®rych korzystaj? dzia?y HR i?IT. Oto sze?? element¨®w, kt¨®re powinny wyst?powa? na wszystkich platformach HRIS.
1. Zarz?dzanie baz? danych.
G?¨®wna funkcja oprogramowania HRIS polega na tym, ?e pe?ni ono rol? centralnej bazy danych pracownik¨®w. Wybrany przez firm? system HRIS powinien u?atwia? wprowadzanie i?udost?pnianie informacji o?zasobach ludzkich, a?tak?e zarz?dzanie tymi informacjami. Efektywny system HRIS powinien te? umo?liwia? specjalistom ds. zasob¨®w ludzkich szybkie korzystanie z?analiz przed podj?ciem decyzji o?kluczowym znaczeniu.
B??dem jest jednak postrzeganie systemu HRIS jako skarbca, do kt¨®rego dost?p maj? wy??cznie specjali?ci z?dzia?¨®w HR i?IT. Dost?p do w?asnych danych powinien by? tak samo ?atwy dla samego pracownika, jak dla specjalist¨®w z?dzia?u HR. Umo?liwiaj?c pracownikom dost?p do systemu HRIS, nie tylko zwi?kszamy ich poczucie sprawczo?ci, ale tak?e budujemy zaufanie do firmy i?.
?
2. Planowanie i?optymalizacja zatrudnienia.
Ka?da inicjatywa dotycz?ca optymalizacji wykorzystania si?y roboczej powinna w?pierwszej kolejno?ci uwzgl?dnia? najcenniejszy zas¨®b firmy: czas pracownik¨®w. Nie zwi?kszymy ich produktywno?ci, nie wiedz?c, jakimi projektami si? zajmuj? i?kiedy dok?adnie to robi?. Prosty system rejestracji obecno?ci po??czony z?systemem HRIS, wspiera dok?adne naliczanie czasu pracy i?efektywne planowanie grafik¨®w.
System HRIS u?atwia r¨®wnie? mened?erom monitorowanie obecno?ci pracownik¨®w r¨®?nych dzia?¨®w. Poniewa? narz?dzia do zarz?dzania pracownikami s? bezpo?rednio powi?zane z?innymi funkcjami HR, takimi jak lista p?ac, wyniki dzia?ania mened?er¨®w s? automatycznie przenoszone do pozosta?ych baz danych. Na przyk?ad wnioski urlopowe natychmiast znajduj? odzwierciedlenie w?wynagrodzeniu pracownika.
?
3. Zarz?dzanie p?acami i?pracownikami.
Zarz?dzanie p?acami i?pracownikami to od zawsze jedne z?najbardziej czasoch?onnych aspekt¨®w pracy dzia?u HR. Jednak dzi?ki wprowadzeniu system¨®w HRIS czas po?wi?cony na zarz?dzanie wynagrodzeniem pracownik¨®w ulega znacznemu skr¨®ceniu, zachodzi bowiem automatyzacja proces¨®w HR, a zmiany wynikaj?ce z?korekt wynagrodze¨½ lub przepis¨®w podatkowych s? odzwierciedlane automatycznie.
Inteligentne oprogramowanie p?acowe dostarcza te? analiz i?wniosk¨®w, kt¨®re w?innym wypadku mog?yby zosta? pomini?te. Dzi?ki niemu mo?na ustali? oddzia?ywanie zmian wynagrodzenia, zar¨®wno pod k?tem , jak i?szerszego rynku pracy. A w?dzisiejszym stale zmieniaj?cym si? krajobrazie gospodarczym przewidywanie skutk¨®w decyzji finansowych jest niezwykle wa?ne.
?
4. Pozyskiwanie i?zatrzymywanie talent¨®w w?firmie.
Jednym z?najwi?kszych wyzwa¨½ w??wiecie biznesu jest zarz?dzanie talentami. , ?e odej?cie z?pracy mo?e rozwa?a? nawet 27% pracownik¨®w. Firmy, kt¨®re chc? obni?y? ten odsetek, bezwzgl?dnie musz? dysponowa? odpowiednimi narz?dziami do pozyskiwania i?zatrzymywania talent¨®w.
System HRIS u?atwia rekrutacj?, umo?liwiaj?c firmom prowadzenie ewidencji w?a?ciwych kandydat¨®w na w?a?ciwe stanowiska. Pomaga r¨®wnie? wspiera? jako?? onboardingu, zapewniaj?c sp¨®jno?? szkole¨½ i?jednocze?nie dostosowuj?c si? do indywidualnych potrzeb pracownik¨®w.
?
5. Interfejs pracownika.
Kiedy m¨®wimy o?przysz?o?ci HR, cz?sto pojawia si? temat samoobs?ugi, zar¨®wno w?kontek?cie prze?o?onych, jak i?podw?adnych. Zalet? systemu HRIS jest to, ?e gromadzi wszelkie pro?by kierowane przez pracownik¨®w do?dzia?u HR na jednej platformie. Pracownicy korzystaj? z?jednego rozwi?zania, aby przegl?da? informacje o?stanowisku, w podstawowym zakresie monitorowa? czas pracy i?wydatki oraz aktualizowa? dane osobowe. To sprawia, ?e system HRIS stanowi istotny element w?nowoczesnym wydaniu.
Wybieraj?c narz?dzie HR dla swojej firmy, warto oceni?, na ile przyjazny jest jego interfejs. Pracownicy coraz cz??ciej oczekuj?, ?e narz?dzia technologiczne w?miejscu pracy b?d? na takim samym poziomie zaawansowania, jak ich inteligentne urz?dzenia osobiste. Przyjazny dla u?ytkownik¨®w interfejs systemu HRIS mo?e stanowi? prosty ?rodek do zwi?kszenia .
?
6. Zarz?dzanie ?wiadczeniami.
Jedna z?najwi?kszych zmian na rynku pracy w?ci?gu ostatniej dekady dotyczy oczekiwa¨½ pracownik¨®w, zw?aszcza w?zakresie pakiet¨®w ?wiadcze¨½. Sfera, w kt¨®rej niegdy? negocjacje dotyczy?y tylko pensji i?p?atnego urlopu, teraz obejmuje znacznie wi?cej. ?wiadczenia mog? przybiera? przer¨®?n? form?, od przek?sek, przez mo?liwo?? wzi?cia udzia?u w?wolontariacie pracowniczym, po prywatn? opiek? medyczn?.
Dzi?ki systemowi HRIS mo?na zyska? pe?ny obraz wszystkich oferowanych przez firm? ?wiadcze¨½, wraz z?informacj?, kto zdecydowa? si? na poszczeg¨®lne opcje. Sam system HRIS mo?e r¨®wnie? stanowi? pewien bonus dla pracownik¨®w. Ka?dy pracownik powinien mie? mo?liwo?? przegl?dania swojego pakietu wynagrodze¨½ z?tak? sam? ?atwo?ci?, z?jak? wnioskuje o?urlop.
Jednym z?najwi?kszych wyzwa¨½ w??wiecie biznesu jest zarz?dzanie talentami. Z przeprowadzonego niedawno przez Â鶹´«Ã½ raportu wynika, ?e obecnie a? 27% pracownik¨®w mo?e rozwa?a? odej?cie z?pracy.
Przysz?o?? system¨®w informacji o?zasobach ludzkich
Rozwa?aj?c?przysz?o?? system¨®w HRIS, nale?y przyj?? perspektyw? wsp¨®?pracy. Je?li decyzje dotycz?ce oprogramowania b?d? podejmowane samodzielnie przez dzia? IT lub dzia? HR, w firmie mo?e zabrakn?? poparcia dla systemu ze strony og¨®?u wy?szej kadry kierowniczej. Na dodatek, zabraknie te? jednej d?ugoterminowej strategii dotycz?cej system¨®w i?rozwi?za¨½ HR.
Poniewa? od lider¨®w HR coraz cz??ciej oczekuje si? wsparcia przy podejmowaniu decyzji dotycz?cych pracownik¨®w, stanowiska w?dziale HR ewoluuj? w?kierunku coraz bardziej strategicznych. Mimo to w?raporcie firmy odnotowano trzydziestotrzyprocentowy spadek liczby respondent¨®w z?ponad 10-letnim do?wiadczeniem w?dziedzinie technologii HR. Zatrzymanie tego trendu, zw?aszcza je?li chodzi o?rotacj? do?wiadczonych pracownik¨®w, wydaje si? mie? kluczowe znaczenie.
Sukces firmy jest nieod??cznie zwi?zany z?inwestowaniem w?pracownik¨®w. System HRIS musi by? w?stanie dostarcza? dane i?analizy w?czasie rzeczywistym, a?zatem po?rednio wspiera? podejmowanie decyzji biznesowych. Jednak bez odpowiednich strateg¨®w analizy te b?d? bezwarto?ciowe. Jedynie wzmacniaj?c pozycj? swoich pracownik¨®w, zapewnisz pe?ne wykorzystanie potencja?u informatycznych rozwi?za¨½ w?zakresie HR.