ベンダー管理システムとは
ベンダー管理システム (VMS) は、臨時従業員のソーシング、雇用、管理、レポート作成、オフボーディングなど、臨時従業員のライフサイクル全体を管理するためのソフトウェア ソリューションです。プログラム マネージャは VMS により、コスト、効率、品質、リスクを単一のプラットフォームで処理することができます。
ベンダーとは
ベンダーの広义の定义は、製品やサービスの提供者です。个人であるか组织であるかにかかわらず、ベンダーは、购入者が目标を达成するために必要な価値のあるものを提供します。
ワークフォース管理という視点から見た場合、ベンダーとは、VMS テクノロジーのサポート対象となる人のことを指します。ベンダーには、人材派遣会社、サービス プロバイダ、臨時従業員自身が含まれます。このように「ベンダー」という用語は、組織外のワークフォースを構成する人財や、そうした人財を提供する組織のことを指す場合に使用されます。
临时従业员とは
临时従业员とは、組織のために仕事をするが、その組織によって直接雇用されたのではない人のことを指します。一般的な例としては、派遣社員、コンサルタント、ギグ ワーカー、フリーランサーなどです。
临时ワークフォースについて话をする场合は、个人や组织によって异なる用语が使用される场合があることに注意する必要があります。外部の人财について话をする场合は、その人财の属性を明确にすると役立つ场合があります。
ベンダー管理システムが必要な理由
VMS を使用すると、非正規社員の情報にすばやく簡単にアクセスできるため、迅速で的確な意思決定を自信を持って行うことができます。これには、臨時従業員と全体的なワークフォースの両方を対象としたソーシング、エンゲージメント、管理、支払いに関する重要な意思決定が含まれます。
ベンダー管理ソフトウェアは、組織のセキュリティとコンプライアンスを確保するための強力なツールとしても機能します。外部のワークフォースに関する従業員のステータスなどの情報を簡単に追跡して記録する方法がない場合、非正規社員が原因で重大なギャップが生じ、企業の财务状況と評価の両方でリスクが発生する可能性があります。
社外ワークフォースが拡張するにつれて、社外ワークフォース戦略を策定して成功に導くための管理ソリューションの重要性が高まります。これらのソリューションを日常的な管理業務で最も頻繁に使用するのはプログラム管理オフィス (PMO) チームですが、ソリューションによって収集されたデータは会社全体で活用することができます。たとえば、人事部門、财务部門、IT 部門は、情報に簡単にアクセスして分析を行い、ワークフォースに関するアクショナブルな計画と戦略を立案することができます。
ベンダー管理システムのメリット
VMS を使用して臨時ワークフォースを効果的に活用することにより、ビジネス環境の急速な変化に対応してスキル ギャップを解消し、優秀な人財を引き寄せることができるようになります。これらはすべて、単一のシステム オブ レコードで実現できます。
VMS のメリットは次のとおりです。
面倒な手作业の合理化と自动化
すべての従业员タイプでワークフォースの可视性が向上
採用スピードの向上とタレント プールの拡大
适切なコンプライアンス管理とリスクの軽减
オンボーディング プロセスとオフボーディング プロセスの最適化
请求业务の简素化とコスト削减
グローバルな成长をサポート
「麻豆传媒 VNDLY により、臨時ワークフォースの可視性が劇的に向上しました。そのおかげで、従業員の数と勤務地、管理対象の支出額、プログラムに参加しているベンダーを把握できるようになりました。また、ワークフォースの予測を目的とした強力なレポート機能も活用しています」
— College Board、戦略的ソーシング担当ディレクター
ベンダー管理システムの机能
正确な机能はプロバイダによって异なりますが、ベンダー管理ソフトウェアの一般的な机能には、サプライヤー管理、オーダー配分、统合请求、リスク軽减、ヘッドカウント追跡、レポートなどの机能があります。レポート机能は、手动システムや手作业に比べて作业効率が大幅に向上しています。
多くのベンダー管理システムには、作業指示書 (SOW) のコンサルタント サービスとアウトソーシング サービスの管理機能が用意されています。サービスの範囲が広いため、一部の VMS ベンダーは自社のサービスを説明する際に、「社外ワークフォース システム」や「社外ワークフォース プラットフォーム」という用語を使用する場合があります。
ベンダー管理システムを使用してグローバルなコンプライアンスを管理する方法
リーダーが海外のチームを管理するケースが増えている現在のグローバルなワークフォース環境において、VMS は価値の高いツールです。現地の規制は国によって大きく異なる可能性があるため、請求書の要件、雇用に関する法律、データに関する規制、グローバルな業務に関する障壁に対応するためのサポートを受けることが重要です。
グローバルなコンプライアンスを管理するには、グローバルな请求処理、国内の税制、现地通货での请求処理、复雑な料金计算、现地の雇用法などに适切に対応するための强力な机能が用意されたベンダー管理ソリューションが必要になります
临时ワークフォース管理ソフトウェアでグローバルなビジネスを管理する场合のメリットは次のとおりです。
グローバルなニーズをサポートする主要な机能で罚金や罚则を回避
従业员のカテゴリ、契约タイプ、部门、勤务地に関係なく、临时従业员データの包括的なレポートを简単に作成
复数の国から取得した情报を一元管理してータドリブン型の意思决定を行い、リスクを軽减
ベンダー管理システムにおいてセキュリティが重要な理由
VMS を評価する場合、セキュリティを考慮することが重要です。複数の雇用形態の従業員を採用すると、雇用形態に関するコンプライアンス リスクやセキュリティ リスクが発生しますが、適切なテクノロジーが導入されていない場合、これらのリスクに対処するのが難しくなります。
ベンダー管理システムには、自社やパートナー企業に関するデータはもちろんのこと、従業員の個人情報も保存されるため、VMS 業界全体だけでなく、従業員が雇用されている国においても、ベンダー管理システムには非常に高い基準が求められます。そのため、ベンダー管理システムには、データを保護するための包括的なセキュリティ保護技術が組み込まれている必要があります。これらのセキュリティ技術は、信頼できる第三者が検証する必要があります。
ベンダー管理システムと人财管理システムの接続
現在は、契約社員、サービス プロバイダ、マーケットプレース販売者、ボットなど、さまざまな労働力を組み合わせて業務を行う企業が増えています。現在のワークフォースを構成するのは、給与制の正社員だけではなくなりました。その結果、多くの企業が、ワークフォース全体を考慮した包括的なワークフォース管理戦略を必要としています。
動的なワークフォースにおけるこのような継続的な変化を考えた場合、ベンダー管理システムと人財管理 (HCM) ソリューションを接続することは、ワークフォースを完全に可視性し、サイロ化された情報源をなくすための貴重なツールの実現につながります。VMS と HCM の接続により、システム间でデータをシームレスにやり取りできるようになるため、ワークフォース全体で业务を进めるための统一されたアジャイルなアプローチが可能になります。
ただし、すべての VMS と HCM ソリューションを接続できるわけではないことに注意する必要があります。また、統合環境により、システムの効果と使いやすさが異なります。これは、ワークフォースのテクノロジー オプションを評価する際に考慮すべき重要な要素です。
优れたベンダー管理システムのコンポーネント
臨時ワークフォース管理ソフトウェアの正確なコンポーネントはソフトウェアによって異なる場合がありますが、特定の機能を組み合わせることにより、非常に効果的な VMS が実現します。重要なコンポーネントの例を以下に示します。
社外ワークフォース管理
社外ワークフォース管理に関する机能により、ソーシング、オンボーディング、管理、请求、オフボーディングなど、社外従业员のライフサイクル全体を効果的にサポートできます。その结果、これらの机能を使用して、临时従业员のニーズと支出に関するプランニング、管理、分析を适切に行うことができるようになります。
作業指示書 (SOW)
SOW 機能には、臨時従業員の SOW 要件をマッピングして遵守するためのツールが付属しているため、複雑なプロジェクトを 1 か所で管理することができます。VMS の SOW 機能により、プロジェクトを成功させるために必要な臨時従業員を確保できます。
従业员プロファイル管理
従业员プロファイル管理機能を使用すると、社外ワークフォース プログラムに関して情報に基づいた意思決定を行うための基本情報をすばやく簡単に特定できます。誰がどこにいるのか、勤続期間や労務費はどれくらいかなどを把握して、時間と費用を節約することができます。
ベンダー管理ソフトウェアにおける AI の役割
機械学習と AI 主導型の戦略を採用し、各種プロセスの強化、チーム パフォーマンスの向上、コストの削減に取り組むベンダー管理システム プロバイダが増えています。たとえば、採用に関連する業務分野での活用例があります。?人事部門や調達部門で VMS の機械学習ツールを使用することにより、業務経験や費用に関する要件を考慮しながら、ニーズに最適な応募者を迅速に特定できます。AI を活用して採用プロセスの自動化と簡素化を行い、組織の時間とコストを節約することにより、人事部門と調達部門のリーダーは重要な業務に注力できるようになります。