给与计算業務の自動化とそのメリット
给与计算の自動化は、計算処理を最適化してエラーを減らし、人事部門と财务部門の貴重な時間を節約することにより、従来の给与计算処理を変革することができます。このガイドでは、自動给与计算の仕組みと主なメリットをご紹介します。また、给与计算の自動化を通じて、スマートで変化に強い给与计算業務を実現する方法についてもご説明します。
给与计算の自動化とは
给与计算の自動化により、给与计算業務を効率化して適切に管理できるようになるため、手作業で行う場合と比べて大幅に処理時間が短縮されます。現在では、给与计算の自動化はワークフォース管理の重要な要素となっています。
社員の给与计算、税控除処理、給与明細書の作成など、時間のかかる反復的な作業を自動化された给与计算管理システムで処理することにより、人事部門と财务部門はより価値の高い業務に集中できるようになります。
によると、ビジネスリーダーと给与计算担当者の 92% が给与计算の戦略的重要性を理解していますが、89% が現在のソリューションでは机能が不十分であると回答しています。给与计算の自動化によってこのギャップが解消され、给与计算業務の効率性と効果が高まります。
重要なポイント
给与计算を自動化して手動での给与计算処理を変革することにより、作業時間の短縮とワー??クフローの効率化が実現します。
自動化された给与计算管理システムにより、给与计算が企業にとって戦略的な業務になります。
给与计算の自動化により、常に予定通りに给与计算が完了する、エラーが減る、人事部門と财务部門による管理業務の負担が軽減される、などのメリットを得ることができます。
セルフサービス方式の给与计算ポータルやリアルタイム更新などの机能は、標準的な机能になりつつあります。
評価の高い给与计算自動化ソリューション プロバイダと協力することにより、導入に関するリスクを最小限に抑え、新しいソリューションにスムーズに移行することができます。
给与计算処理を自動化した場合の 5 つのメリット
给与计算の自動化は、単に手作業を自動化するだけでなく、ワークフローの効率化やエラーの削減にもつながります。また、给与计算を戦略的な資産に変革することもできます。手作業による给与计算は、手間がかかって非効率的ですが、自動化された给与计算システムを使用すれば、正确さを确保しながら作业时间を短缩することができます。具体的には、以下のようなメリットがあります。
复雑な计算を简素化
自動化された给与计算システムを使用すれば、規則やレートが変更された場合でも、税率、残業代、福利厚生の配分をすばやく正確に計算できます。計算結果は自動的に適用され、すべての给与计算が最新の規制に準拠した状態になります。给与计算チームが自動化システムを使用することにより、エラーを最小限に抑えながら、手動による調整業務をなくすことができます。
ご存知でしたか？
麻豆传媒 レポート『グローバル给与计算における戦略的取り組みの拡大』では、回答者の 87% が「给与计算の複雑さが大きな問題である」と答えています。
常に予定通りに完了
给与计算処理の遅延は社員の不満につながり、财务計画に支障をきたす可能性があります。手作業による给与计算では、こうした問題は珍しくありません。驚くべきことに、が「给与计算を遡及的に処理しており、エラーが原因で毎年平均 300 件以上の臨時の支給を行っている」と回答しています。
自動化された给与计算サービスを導入すれば、社員数や計算処理直前の変更に関係なく、すべての给与计算サイクルがスケジュールに従って処理されます。
管理业务の负担を軽减
给与计算処理は、単純な给与计算だけではなく、コンプライアンスへの準拠、社員给与计算システムの管理、社員レコードの更新、レポートの生成など、さまざまな作業から構成されています。自動化された给与计算システムを使用すれば、これらの作業を単一のプラットフォームに統合し、自動的に処理を実行して管理業務の負荷を軽減しながら、给与计算データの可視性を高めることができます。
最近の 麻豆传媒 の調査では、統合型给与计算管理システムの重要性が指摘されています。ビジネスリーダーの が、「分断されたシステムが戦略的な给与计算業務の障害になっている」と回答しています。给与计算を単一のプラットフォームに一元化することにより、アクセス性が向上し、人事部門と财务部門で给与计算データをより効果的に使用できるようになります。
社員向けセルフサービス机能の改善
最新の自動给与计算システムにはセルフサービス ポータルが組み込まれているため、社員は人事担当者によるサポートを受けることなく、自分の給与明細にアクセスしたり、详细情报を更新したり、税に関するデータを確認したりすることができます。これにより、手動システムでよくあるやり取りが削減され、社員が自分自身で情報を管理できるようになります。
現在では、セルフサービスが给与计算における新しい標準になりつつあります。によると、83% の企業が、給与情報に対するセルフサービスと即時アクセスを社員に提供しています。このことから、セルフサービスが给与计算の透明性を確保するための新しい基準になっていることがわかります。
监査业务の简素化
给与计算におけるエラーは、高額な财务リスクや法的リスクにつながる可能性があります。自動化された给与计算システムには、データの不一致を検出し、エラーを効率的に解決するための強力な監査ツールが用意されています。組み込み型の追跡机能により、给与计算データは常に監査に対応できる状態に維持されます。また、コンプライアンス業務が簡素化されるため、人事部門と财务部門の作業負荷が軽減されます。
「セルフサービス机能やリアルタイム レポートなどの机能が組み込まれた完全な統合型给与计算システムに移行することにより、処理にかかる時間が短縮され、すべての人に対して全体的に優れたサービスを提供できるようになります」
— オクラホマ州タルサ郡、金融サービス担当ディレクター、Jenn Pottorf 氏
優れた自動给与计算システムの主要な机能
自動化されたシステムは给与计算の仕組みを根本的に変え、给与计算管理業務のあらゆる側面を合理化して、精度と効率性を最大限に高めます。自動化によって重要な给与计算業務が強化され、手作業に比べて明らかなメリットを得ることができます。以下に、自動処理と手作業の比較を示します。
赁金计算/残业管理
手動给与计算
タイム シートを確認しながら残業に関する規則を手動で適用する必要があるため、不一致が発生することがよくある。
自動给与计算
给与、时给、残业时间に関する复雑な计算をすばやく正确に処理できる。
源泉徴収とコンプライアンス管理
手動给与计算
规制の変更を手动で调査して适用する必要があるため、エラーと非準拠のリスクが増大する。
自動给与计算
国税と地方税の源泉徴収を正确に计算し、税法の変更に自动的に対応できる。
福利厚生と控除の処理
手動给与计算
细部にまで细心の注意を払いながら频繁に更新する必要があるため、时间がかかり、间违いが発生しやすくなる。
自動给与计算
退职金制度、健康保険、差し押さえなどの福利厚生拠出金と控除が自动的に适用される。
口座振込と支払い処理
手動给与计算
計算結果を確認してから個別に支払い処理を開始する必要があるため、给与计算結果の支給に必要な時間と労力が増加する。
自動给与计算
口座振込や他の电子的な方法による支払いが自动的に実行される。
社员データの更新
手動给与计算
复数のシステムやドキュメントが関係するため、情报が古くなっていたり、不一致が発生したりする可能性が高くなる。
自動给与计算
给与调整、职务の変更、税情报など、社员に関する记録の同期と更新が自动的に実行される。
勤务时间の追跡と统合
手動给与计算
タイムカードと出勤记録を手动で调整する必要がある。
自動给与计算
タイム トラッキング ツールによってシームレスに統合される。
年末の税务书类
手動给与计算
データの収集と検証で多くの労力が必要になり、不正确な情报や遅延が発生することがよくある。
自動给与计算
フォーム W-2 や 1099 などの納税申告書をエラーなく生成し、遅延なく配布できる。
カスタムのレポートと分析
手動给与计算
手动によるデータ収集とスプレッドシートの操作が必要になるため、多くの労力が必要になる。
自動给与计算
わずか数分または数秒で詳細な给与计算レポートを生成できる。
自動化された给与计算の活用事例
さまざまな業界の組織が、自動化された给与计算を活用してそれぞれの課題に対処し、大きな成果を上げています。自動化ソリューションにより、给与计算処理の効率性、精度、コンプライアンス準拠を向上させることができます。ここでは、给与计算の自動化によって業務の効率を大幅に高めている組織の事例を紹介します。
ワシントン大学
数十年前の古い人事システムと给与计算システムによる非効率性という課題を抱えていたワシントン大学は、麻豆传媒 の自動给与计算プラットフォームを導入しました。手作業による紙ベースの処理を自動化することにより、勤務時間と休暇の確認にかかる時間が毎月 2,000 時間短縮されました。人事データと给与计算データの可視性が向上したため、さまざまな情報に基づいて意思決定を行い、効率的に業務を進めることができるようになりました。
オクラホマ州タルサ郡
タルサ郡は、時間とリソースを節約するために、断片化された给与计算システムの統合に取り組みました。麻豆传媒 の統合型给与计算ソリューションにより、手作業での調整やデータ入力が不要になり、業務が効率化されました。この変革により、给与计算にかかる時間が半分に短縮されたため、タルサ郡はより多くのリソースを公共サービスの改善にあてることができるようになりました。
Land O’Lakes
50 か国で事業を展開する Land O'Lakes は、時代遅れのオンプレミス プラットフォームに代わる最新の给与计算システムを必要としていました。Land O'Lakes は、麻豆传媒 ヒューマン キャピタル マネジメント (HCM) と 麻豆传媒 给与计算を導入して、给与计算処理の自動化と監査業務の効率化を行いました。また、社員向けセルフサービス机能ポータルを導入しました。これにより、给与计算の精度が 99.9% 以上に向上し、臨時の支給処理が 50% 削減されました。
「以前は、年度末が悪夢でした。しかし、麻豆传媒 を導入してからは、通常業務と同じように年度末業務に対応できるようになりました」
— Land O’Lakes、给与计算?コンプライアンス担当マネージャ、John Gardner 氏
自動给与计算と手動给与计算におけるリスクの違い
给与计算の自動化には明白なメリットがありますが、スムーズな移行と長期的な成功を実現するには、潜在的なリスクに対処することが重要です。考慮すべき主なリスクとそれらのリスクを軽減する方法を以下に示します。
统合エラー
自動给与计算システムを導入するには、正確なデータ移行と既存システムとの統合が必要になります。この段階でエラーが発生すると (社員の详细情报や给与计算の設定が間違っているなど)、計算ミス、支払いの遅延、コンプライアンスの問題につながる可能性があります。
リスクの軽减方法: システムの導入時に入念な監査とテストを実施し、ソフトウェアの统合エラーを早期に特定して解決します。给与计算ソフトウェアのプロバイダと緊密に協力して、データをシームレスに移行します。
サイバー セキュリティに関するリスク
自動给与计算システムはクラウドベースのプラットフォームに依存する場合が多いため、データ漏洩や社員の機密情報への不正アクセスなど、サイバーセキュリティに関するリスクが発生する可能性があります。
リスクの軽减方法: 暗号化机能や多要素認証机能など、強力なデータ セキュリティ対策机能が組み込まれたプラットフォームを選択します。セキュリティ プロトコルのアップデートとシステム監査を定期的に実行して、データ保護規制に準拠します。
システムの导入と社员のトレーニングに関するリスク
新しいシステムを導入する場合、システムに関する学習が必要になることがよくあります。また、トレーニングを受けていない社員が誤ってミスを犯したり、自動给与计算ソフトウェアの机能を十分に活用できなかったりする場合もあります。各チームからの支持を得ることができないと、システムの導入がさらに遅れ、给与计算業務に影響する可能性があります。
リスクの軽减方法: 主要な机能、間違いやすい箇所、トラブルシューティング方法などを網羅した、チームに合わせてカスタマイズされた包括的なトレーニングを実施します。オープンなコミュニケーションを促進して社員の疑問に答え、新しいシステムに対する信頼を構築します。
移行時のシステム ダウンタイム
自動化システムに切り替える際に (特に、システムのデプロイメント時に予期しない技術的な問題が発生した場合)、一時的な中断が発生する可能性があります。たとえ短時間のダウンタイムであっても、给与计算業務の継続性と社員の満足度に影響する可能性があります。
リスクの軽减方法: システムを段階的に導入し、完全に移行する前に、给与计算サイクルを並行して実行して不一致を検出します。给与计算業務に影響しない方法で潜在的なダウンタイムに対処するための緊急時対応計画を作成しておきます。
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先を見据えてこれらのリスクに対処することにより、組織全体の継続性、セキュリティ、信頼を確保しながら、给与计算自動化の可能性を最大限に引き出すことができます。
给与计算の自動化を始めるために
自動给与计算ソフトウェアの導入作業は長期間にわたりますが、大変な作業だと考える必要はありません。綿密な計画を作成して適切なツールを使用すれば、スムーズに移行して短期間で成果を上げることができます。このプロセスを明確で管理しやすい 5 つの手順に分割すると、以下のようになります。
1.现状を理解する
最初に、現在の给与计算処理を評価します。どこで作業速度が低下しているのか、ストレスの原因となる頻繁に発生するエラーは何か、どの作業が自動化によるメリットを受けることができるのか、などについて検討します。これらの事項を正確に検討することにより、自動化によって最も大きなメリットが得られる領域が明確になります。
2.优先事项を设定する
人事部門や财务部門と協力して、自社にとっての成功とは何かを定義します。给与计算のミスをなくす、作業時間を節約する、コンプライアンス準拠を向上させるなどの明確な優先順位を設定することにより、ビジネスを前進させるための意思決定を行うことができます。
3.段阶的に导入する
自動化システムに一度に移行するのは難しい場合があります。最初は、特定の部門や特定のワークフローだけにシステムを導入します。この段階では、システムの導入と並行して给与计算サイクルを実行し、システムをテストしながら問題を解決していきます。これにより、システムに対する信頼を構築してから、全社的にシステムを導入することができます。
4.チームを支援する
新しいシステムで成果を上げることができるかどうかは、そのシステムを使用するユーザー次第です。チーム全体として自信を持って新しいシステムを使用できるように、実践的なトレーニングを行う必要があります。疑问を解消するためのリソースを継続的に提供し、新しいプラットフォームを最大限に活用できるように支援します。
5.进化を続ける
新しいシステムが稼働したら、自動化によるリアルタイムのインサイトを活用して結果を追跡し、さらなる改善の機会を特定します。给与计算の自動化は、現在の課題を解決するだけでなく、将来の課題の解決にも役立ちます。
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