Bevor UPP 2019 die gesamte Â鶹´«Ã½-Plattform zum Einsatz brachte, verf¨¹gte das Unternehmen ¨¹ber eine fragmentierte Systemlandschaft im Personal- und Finanzbereich. Fozia Ahmad, Head of Finance Systems bei dem Unternehmen, bemerkt dazu: ?Dadurch war es umst?ndlich und schwierig, die beiden Funktionsbereiche zu integrieren.¡°
Durch den Wechsel zu Â鶹´«Ã½ ?nderte sich das schnell. Die Entscheidung f¨¹r die Plattform fiel teilweise aufgrund des Engagements zu kontinuierlichen Verbesserungen vonseiten von Â鶹´«Ã½. Doch Ahmads Kollegin Karen Gray, die als HR Systems Manager bei dem Unternehmen arbeitet, erinnert sich, dass es anfangs noch einige H¨¹rden zu bew?ltigen gab. ?Der Implementierungsprozess verlief sehr schnell. Danach hatten wir das Gef¨¹hl, dass wir nicht ¨¹ber die n?tigen Lernvoraussetzungen verf¨¹gten, um Â鶹´«Ã½ optimal zu nutzen.¡°
Autonomie in k¨¹rzester Zeit
?Zun?chst beauftragtem wir einen externen AMS-Anbieter auf Stundenbasis damit, unser Team in den technischen Kenntnissen zu schulen, aber dieser Ansatz funktionierte nicht so, wie wir uns das vorstellten¡°, so Gray. ?Einerseits leiteten Fozia und ich sehr kleine Teams und waren st?ndig im Feuerwehrmodus. Andererseits wussten wir gar nicht, welche Fragen wir stellen sollten. Wir konnten nicht sagen, wobei genau wir Hilfe ben?tigten. Das f¨¹hrte dazu, dass die mit dem Anbieter vereinbarten Stunden oft f¨¹r Aspekte genutzt wurden, die keinen Mehrwert f¨¹r unsere Gesch?ftst?tigkeiten boten.¡°
Dies alles ?nderte sich, als sich UPP f¨¹r Â鶹´«Ã½ Success Plans (WSP) entschied. Dabei handelt es sich um Abonnementpl?ne, die es Kunden erm?glichen, durch Expertenhilfe, Support und Schulungen den Nutzen ihrer Â鶹´«Ã½-L?sung zu maximieren und ihre Kompetenz im Umgang mit der Plattform zu verbessern. ?Schnell erzielten wir die Eigenst?ndigkeit und Flexibilit?t, die wir brauchen, um den gew¨¹nschten Erfolg zu erzielen. Das Ergebnis waren zufriedene Anwender, die sich von ihrem Finanzteam umfassend unterst¨¹tzt f¨¹hlten¡°, so Ahmad.
Schnell erzielten wir die Eigenst?ndigkeit und Flexibilit?t, die wir brauchen, um den gew¨¹nschten Erfolg zu erzielen. Das Ergebnis waren zufriedene Anwender, die sich von ihrem Finanzteam umfassend unterst¨¹tzt f¨¹hlten.
Head of Finance Systems
Ein eigenst?ndiges HR-Team, das sich an den st?ndigen Wandel anpasst
Gray erkl?rt: ?Wir haben unsere Kompetenzen und Kenntnisse als kleines HR-Team radikal verbessert und wurden im Umgang mit Â鶹´«Ã½ immer sicherer. Die ma?geschneiderte 1-zu-1-Unterst¨¹tzung durch Â鶹´«Ã½-Berater ist wesentlich besser als der Weg ¨¹ber externe Anbieter.¡°
Mithilfe der WSP-Services konnte das Team von Gray sein Wissen, Verst?ndnis und Selbstvertrauen st?rken. ?Mit Ask-an-Expert erhalten wir beispielsweise individuelle Unterst¨¹tzung bei der Konfiguration und Implementierung¡°, sagt Gray. ?Im Rahmen von Learn-On-Demand stehen uns kurze, rollenspezifische Videos und Arbeitshilfen zur Verf¨¹gung, die uns im entscheidenden Moment die n?tigen Informationen an die Hand geben?¨C ideal, um neue Mitarbeiter einzuweisen. Und wir nutzen die Accelerator-Webinare, sowohl live als auch on demand, um unser Wissen zu erweitern, unsere Anwendungssicherheit zu st?rken und zu verstehen, welche Funktionen wir implementieren sollten.¡°
Der ?Ask-an-Expert¡°-Service im Rahmen von WSP hilft dem HR-Team durch Anleitungen zu komplexen neuen Regulierungsbereichen, sich an den st?ndigen Wandel anzupassen. ?Zu den j¨¹ngsten ?nderungen, auf die wir reagieren mussten, geh?ren auch solche im komplexen Bereich des Abwesenheitsmanagements. So gibt es seit Kurzem v?llig neue Urlaubsregeln f¨¹r Pflegekr?fte und zwei Gesetzes?nderungen beim Vaterschaftsurlaub¡°, so Gray. ?Mithilfe von Ask-an-Expert konnten wir alles, was wir brauchten, schnell, einfach und effektiv finden und implementieren.¡°
Das HR Team nutzt au?erdem das Feature Adoption Assessment und den Feature Adoption Workshop, um Â鶹´«Ã½-Funktionen zu identifizieren, die zur L?sung gesch?ftlicher Herausforderungen zum Einsatz gebracht werden k?nnen. ?Ein Beispiel: Bis vor Kurzem mussten alle Mitarbeiter, die flexible Arbeitsbedingungen beantragen wollten, ein manuelles, systemexternes Formular ausf¨¹llen¡°, sagt Gray. ?Im Workshop wurde eine Funktion vorgestellt, die wir noch nicht ¨¹bernommen hatten. Inzwischen haben wir sie zum Einsatz gebracht und sie hat uns schon viel Zeit und M¨¹he erspart. Auf diese Weise sind wir auch auf viele weitere L?sungen aufmerksam geworden.¡°
Dar¨¹ber hinaus hat UPP vor Kurzem sein erstes Optimierungspaket abgeschlossen?¨C eine funktionale Pr¨¹fung seines Recruiting-Moduls mit dem Ziel, die Erfahrung der Kandidaten und einstellenden Manager zu verbessern. ?Diese Pr¨¹fung hat uns geholfen, bestimmte Funktionen zu identifizieren, die unsere Prozesse verbessern und unsere Benutzererfahrung aufwerten¡°, so Gray. ?Â鶹´«Ã½ hat uns mit einem strukturierten und effizienten Ansatz geholfen, einen Aktionsplan mit 44?Verbesserungspunkten zu erstellen.¡° Mithilfe von Expertenwissen und einem fokussierten Ansatz sah UPP einen klaren Weg zur Optimierung seiner Â鶹´«Ã½-Investition und zur Steigerung des Mehrwerts.
?Die bestm?gliche Beratung aus der bestm?glichen Quelle.¡°
Fozia Ahmad ?u?ert sich ebenso positiv ¨¹ber die Erfahrungen des Finanzteams mit Â鶹´«Ã½ Success Plans wie ihre Kollegin. Sie erkl?rt: ?Neben all den Reporting- und Transparenzvorteilen, die sich daraus ergeben, dass Finanzen und HR nun auf einer Plattform vereint sind, erhalten wir bei Â鶹´«Ã½ die bestm?gliche Beratung aus der bestm?glichen Quelle: von den Â鶹´«Ã½-Experten selbst.¡°
Dies, so Ahmad, f¨¹hrt unmittelbar zu mehr Unabh?ngigkeit der Finanzabteilung. ?Indem die Experten ihr Fachwissen an uns weitergeben, helfen sie uns bei der L?sung gesch?ftlicher Herausforderungen. Das ist ein ganz anderes Modell als die Zusammenarbeit mit einem externen Anbieter, der uns nicht immer den erforderlichen Wissenstransfer bot. Auf diese Weise entsteht eine Menge In-House-Wissen.¡°
Der Finanzbereich ist einem st?ndigen Wandel unterworfen. Vor diesem Hintergrund nutzt das UPP-Team die ?Ask-an-Expert¡°- und ?Accelerator¡°-Webinare, um sich schnell und nahtlos an regulatorische ?nderungen in einer Reihe komplexer Bereiche im Zusammenhang mit dem Steuer- und Bankwesen anzupassen, von Pendlerpauschalen bis zu ?Know-Your-Customer¡°-Vorschriften.
Und um die Vorteile des Feature Adoption Assessment noch einmal zu verdeutlichen: Das Finanzteam hat die innovative KI-L?sung von Â鶹´«Ã½ f¨¹r optische Zeichenerkennung zum Einsatz gebracht, um entsprechende Felder in Lieferantenrechnungen zu scannen und auszuf¨¹llen. ?Damit haben wir einen Prozess automatisiert, der zuvor weitgehend manuell ablief. Das spart unserem Team viel Zeit und M¨¹he und eliminiert Fehler¡°, erkl?rt Ahmad. ?Dadurch konnte dieses Team erhebliche Kosteneinsparungen erzielen und sich gleichzeitig auf strategischere Aufgaben konzentrieren. So entstand ein gr??erer Mehrwert f¨¹r das Unternehmen.¡°
Wir verf¨¹gen jetzt in Â鶹´«Ã½ ¨¹ber einen personalisierten Dienst zur Einf¨¹hrung neuer Funktionen. So k?nnen wir jede beliebige Funktion aus fr¨¹heren Releases, die uns interessiert, nutzen und implementieren.
Head of Finance Systems
Dar¨¹ber hinaus implementierte das Finanzteam von UPP im Rahmen des Feature Adoption Workshop und des ?Ask-an-Expert¡°-Services von Â鶹´«Ã½ Success Plans eine Host-to-Host-Banking-Integration, die zu erheblichen operativen Effizienzvorteilen und finanziellen Einsparungen f¨¹hrte. Damit lassen sich Bankprozesse automatisieren und vereinfachen und manuelle Eingriffe reduzieren. ?Die erfolgreiche Implementierung unserer Host-to-Host-Banking-Integration hat nicht nur unsere Zahlungsprozesse vereinfacht, sondern uns auch erhebliche j?hrliche Einsparungen beschert¡°, so Ahmad. ?Dieser Meilenstein demonstriert unser Streben nach Effizienz und unterstreicht die finanziellen Vorteile der strategischen digitalen Transformation.¡°
Zufriedene Teams, kontinuierliche Updates, beispielloser Mehrwert
Im Zusammenhang mit der Einf¨¹hrung der Â鶹´«Ã½ Success Plans freut sich Ahmad ganz besonders ¨¹ber die positiven Auswirkungen auf die Mitarbeiter von UPP. ?Es gef?llt ihnen hier¡°, erkl?rt sie. ?Unsere derzeitige Bindungsrate ist fantastisch.¡°
Gray ist unterdessen erfreut dar¨¹ber, dass die HR-Abteilung mit Â鶹´«Ã½ Success Plans dank der Live-Sessions im Rahmen der Feature Release Reviews kontinuierlich ¨¹ber neue Funktionsreleases auf dem Laufenden bleiben kann. ?Fr¨¹her haben wir nicht unbedingt von neuen Releases erfahren. Jetzt sind wir immer ¨¹ber die neuesten Entwicklungen informiert, sodass wir proaktiv handeln und mit den Innovationen Schritt halten k?nnen.¡°
Gray fasst zusammen: ?Alles in allem haben uns die Â鶹´«Ã½ Success Plans einen unglaublichen Mehrwert geboten, insbesondere durch den direkten Zugang zu Â鶹´«Ã½-Experten: Der gebotene Service ist hervorragend und ich kann WSP wirklich nur jedem ans Herz legen.¡°
Ahmad stimmt zu: ?Es hat sich gezeigt, dass wir f¨¹r unsere Â鶹´«Ã½-Konfiguration und BAU-Verwaltung keinen AMS-Partner brauchten. Wir brauchten jemanden, der sein Know-how an uns weitergibt und uns zeigt, wie wir alles selbst machen k?nnen. Wir wollten dieses Wissen unbedingt intern aufbauen und profitieren jetzt wirklich davon.¡°