Rubrik, ein globaler Anbieter von cloudbasierten L?sungen f¨¹r das Management und den Schutz von Daten, verzeichnet eine steile Wachstumskurve: Innerhalb von vier Jahren ist die Zahl der Besch?ftigten auf 1.500 gestiegen. Mit der Einf¨¹hrung von Â鶹´«Ã½ Human Capital Management schuf das Unternehmen eine Grundlage, um die Mitarbeitererfahrung zu verbessern, den F¨¹hrungskr?ften einen transparenteren ?berblick ¨¹ber das Gesch?ft zu bieten und die HR-Abteilung im Bereich Personalmanagement und Reporting zu entlasten.
Zuvor hatten manuelle Planungsprozesse die unternehmensweite Agilit?t ausgebremst, die f¨¹r den Erfolg des Unternehmens unerl?sslich ist. Die strategische Planung erfolgte seit jeher ¨¹ber Tabellen, was fragmentierte Daten und Defizite bei der Zusammenarbeit zur Folge hatte. Damit war es nicht m?glich, eine Expansion aktiv zu planen oder zu managen.
Zun?chst setzte Rubrik Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning nur f¨¹r die Finanzplanung ein. Doch nachdem es gelungen war, den Zeitaufwand f¨¹r die Erstellung von Quartalsabschl¨¹ssen mithilfe der L?sung von drei Monaten auf sieben Tage zu reduzieren, wurde deren Deployment ausgeweitet: Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning kam nun auch in der Personal-, Vertriebs- und Bedarfsplanung zum Einsatz.
So entstanden M?glichkeiten f¨¹r eine funktions¨¹bergreifende Zusammenarbeit und Performance-Verbesserungen. Mit dieser neuen Planungsgrundlage, die auf einheitlichen Echtzeit-Daten basiert, wollte Rubrik die Planungsprozesse noch effizienter gestalten und entwickelte Integrationen f¨¹r die Einbindung von Drittanbieterdaten in Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning.
So konnte die Planung in den Bereichen Finanzen, Operations, Vertrieb, Bedarf, Personal und IT st?rker automatisiert werden. Jetzt k?nnen die Teams bei Rubrik umfassende Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen erstellen, deren Daten von Quartal zu Quartal aktualisiert werden, sodass aus dem einst sporadischen Quarterly Business Review (QBR) ein flie?ender Prozess geworden ist. Die Planung ist effizienter und pr?ziser und Abschl¨¹sse k?nnen gem?? Ziel des CFO innerhalb von drei Tagen fertiggestellt werden.
Dank der neu gewonnenen Agilit?t und Transparenz im gesamten Unternehmen kann Rubrik besser auf Markttrends reagieren und schnellere Entscheidungen treffen, gest¨¹tzt auf minutengenaue Managementberichte und ma?geschneiderte Analysen.
Herausforderungen
Unzuverl?ssige Daten hemmten die Entscheidungsfindung.?
Ohne Vertrauen in die Daten, die den periodischen Finanzberichten und dem j?hrlichen Betriebsplan zugrunde lagen, fehlte dem Management die n?tige Zuversicht, um kritische Entscheidungen zu treffen oder dem Vorstand Bericht zu erstatten.
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Tabellenbasierte Arbeitsmethoden standen der Personalplanung im Weg.
Angesichts des rasanten Wachstums und der Tatsache, dass die Personalkosten zu den gr??ten Aufwendungen eines Softwareunternehmens geh?ren, konnte Rubrik sich nicht auf Tabellen verlassen. Das Unternehmen ben?tigte pr?zisere und effizientere Tools, um das Wachstum im Blick zu behalten und die Personalkosten in Echtzeit zu planen.
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Die Gebietsplanung erwies sich als schwierig.
Um gebietsspezifische Berichte zu erstellen, musste der gro?e, mehrdimensionale Datenbestand des Unternehmens auf vielf?ltige Weise segmentiert werden. Mit Tabellenkalkulationen lie? sich dieser Prozess nicht visualisieren.
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Einblicke in die Lagerbest?nde waren aufgrund mangelnder Datenintegrit?t beschr?nkt.
Die Bedarfsplanung und das Kostenmanagement f¨¹r Hardware-Lieferungen von Drittanbietern wurden durch Probleme bei der Versionskontrolle beeintr?chtigt. Grund daf¨¹r waren ungenaue Tabellen, die es unm?glich machten, die entstandenen Verluste zu ermitteln.
Aus meiner Sicht war die Implementierung von Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning f¨¹r unser Unternehmen ein gro?er Schritt nach vorn. Eine automatisierte Planung, die das gesamte Unternehmen umspannt, legt den Grundstein f¨¹r Wachstum.¡°
Vice President of IT Business Applications
Ergebnisse.
Die Automatisierung von Echtzeit-Daten f?rdert die unternehmensweite Agilit?t.?
Die unternehmensweite Planung bei Rubrik basiert auf der Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen vom Finanzwesen bis zum Produktbetrieb. Das ist m?glich, weil alle dank Â鶹´«Ã½ jederzeit und allerorts abgesicherten Zugang zu Echtzeit-Daten haben. Der Prozess zur Erstellung von Quartalsberichten ist daher jetzt wesentlich effizienter und pr?ziser, sodass das Finanzteam konsistente Quarterly Business Reviews (QBR) liefern und den Finanzabschluss auf Wunsch des CFOs innerhalb von drei Tagen fertigstellen kann.
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Datenvisualisierung erm?glicht wachstumsbasiertes Personalmanagement.
Da s?mtliche Prozesse der Personalkostenplanung in Â鶹´«Ã½ zusammenflie?en, kann Rubrik seine Pl?ne und Prognosen auf die Anzahl der aktuellen und einzustellenden Mitarbeiter st¨¹tzen. So k?nnen s?mtliche Kostenberechnungen, z.?B. f¨¹r Reisekosten und Spesen, Bonus- und Nebenleistungen oder Gehaltserh?hungen, auf den Expansionsbedarf abgestimmt werden. Detailliertes Reporting bietet Rubrik umfassendere Einblicke in die Ausgaben nach Kostenstelle, Account oder sogar Einrichtung.
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Intuitive Gebietsplanung.
Im Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning-Dashboard werden Daten grafisch aufbereitet. Damit hat die Zeit der un¨¹bersichtlichen, tabellenbasierten Gebietsdarstellungen ein Ende. Stattdessen werden die Daten in einer Heatmap-?hnlichen GeoMap veranschaulicht. ?ber die Regionshierarchie lassen sich Drilldowns bis auf die Ebene einzelner Postleitzahlen durchf¨¹hren. Weitere Attribute wie der TAM (Total Addressable Market of a Territory) erm?glichen eine noch detailliertere Aufschl¨¹sselung. Mithilfe von What-If-Analysen kann das Vertriebsteam spontan die Auswirkungen einer Verschiebung von Accounts in unterschiedlichen Gebieten modellieren.
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Durch transparente Bedarfsplanung sinken die Bestandskosten.
Lagerbest?nde und Bestandskosten werden nun vom Operations-Team in Echtzeit ¨¹berwacht. Auf diese Weise erh?lt das F¨¹hrungsteam eine Entscheidungsgrundlage in Form von monatlichen, viertelj?hrlichen und j?hrlichen Prognosen f¨¹r die Bedarfs- und Bestandsplanung.