Die Washington State Employees Credit Union (WSECU) strebt danach, die bevorzugte Kreditgenossenschaft und der beste Arbeitgeber f¨¹r die Einwohner der Region zu sein. Obwohl die WSECU mit seinen modernen Banking-Optionen durchaus mit nationalen Marken mithalten kann, wollte sie die Erfahrung ihrer Mitarbeiter in den Vordergrund stellen, indem sie die administrativen Prozesse optimierte.
Das veraltete HR-System der WSECU war nicht vollst?ndig mit der Entgeltabrechnung verbunden und so musste das Personal die Entgeltabrechnung und Zusatzleistungen, darunter Rentenbeitr?ge, h?ndisch verwalten. Auch f¨¹r Recruiting, Einstellung, Bef?rderung, Leistungsbeurteilung und Boni musste man sich mit unzusammenh?ngenden, papierbasierten Workflows herumschlagen. Gretchen Bornstein, HR Management System Specialist bei WSECU, sagt: ?Ein Manager f¨¹llte ein Formular aus und schickte es dann an eine oder mehrere F¨¹hrungskr?fte, die das Formular dann an die Personalabteilung oder die Lohnbuchhaltung zur¨¹ckschickten. Die jeweiligen Mitarbeiter befanden sich nicht immer am selben Standort, d.?h. manchmal erhielten sie ein Formular per E-Mail, druckten es aus, unterzeichneten es, scannten es und mailten es dann an die n?chste Person in der Freigabeliste. Wir wussten nie, wo die Formulare gerade waren und verbrachten wir viel Zeit damit, sie ausfindig zu machen.¡°
Wir passen Â鶹´«Ã½ auch selbst an. Das ist besonders deshalb wichtig, weil ich eine der wenigen bin, die es verwaltet.
HR Management System Specialist
Der ROI erzeugt bereits nach sechs Monaten einen Gewinn
Die WSECU suchte einen Partner f¨¹r die Gehaltsabrechnung, der eine L?sung zur Konsolidierung von Daten, zur Automatisierung von administrativen Workflows und zur Erleichterung von Selfservice-Prozessen f¨¹r Mitarbeiter anbieten konnte ¨C und entschied sich f¨¹r Â鶹´«Ã½. Â鶹´«Ã½ erf¨¹llte nicht nur die anf?nglichen Anforderungen, sondern half der WSECU auch dabei, die operative Agilit?t zu steigern und die fortlaufende Personaloptimierung voranzutreiben, sodass die Genauigkeit, Flexibilit?t, Transparenz und die Erfahrungen der Mitarbeiter weiter verbessert werden konnten. Innerhalb von sechs Monaten hatte die Bank die administrativen Prozesse f¨¹r Entgeltabrechnung, Zusatzleistungen, Personalbeschaffung, Zeitkarten, Leistungsbeurteilungen und Urlaubsantr?ge vereinfacht.
Um einen besseren Einblick in die Kosten zu erhalten, hat Bornstein zum Beispiel die Fehlzeitenkategorien ge?ndert. ?In unserem alten HR-System konnten wir keine neuen Fehlzeitenkategorien erstellen¡°, erkl?rt sie. ?Mit Â鶹´«Ã½ ist das m?glich, und ich brauche daf¨¹r weniger als eine Stunde. Ich habe Kategorien f¨¹r Schlechtwetter, Impfungen und Elternurlaub erstellt, und solche, die wir nicht mehr nutzen, entfernt. Solche ?nderungen werden von unseren Mitarbeiter wahrgenommen und sie haben einen gro?en Einfluss darauf, wie wir unsere Zeit und Kosten verfolgen und eine nahtlose Arbeitsumgebung schaffen.¡°
Fr¨¹her waren zwei Mitarbeiter drei Tage lang mit der Entgeltabrechnung besch?ftigt, jetzt erledigt das eine Person in nur zwei Tagen.
HR Management System Specialist
Eine effiziente Entgeltabrechnung zahlt sich aus
Vor der Einf¨¹hrung von Â鶹´«Ã½ verbrachten die WSECU-Mitarbeiter jeden Monat mehrere Tage damit, Informationen manuell in die alte HR-Anwendung einzugeben. ?Fr¨¹her waren zwei Mitarbeiter drei Tage lang mit der Entgeltabrechnung besch?ftigt, jetzt erledigt das eine Person in nur zwei Tagen¡°, erkl?rt Bornstein. ?Seit der Einf¨¹hrung von Â鶹´«Ã½ haben wir den Zeitaufwand f¨¹r die Entgeltabrechnung um etwa ein Drittel reduziert, und es gibt viel weniger Papierkram und Frust. Wir k?nnen uns auch einen Prozess ansehen und wissen sofort, wo eine Aufgabe stockt.¡°
Die Mitarbeiter verbringt weniger Zeit mit Managementproblemen und administrativen Workflows, z.?B. ?berpr¨¹fungen. ?Unsere Mitarbeiter, einschlie?lich unseres CEO, finden, dass Â鶹´«Ã½ wirklich einfach zu bedienen ist und unsere Effizienz enorm steigert¡°, sagt Bornstein. ?Wir haben in Â鶹´«Ã½ automatische Benachrichtigungen eingerichtet, sodass Manager benachrichtigt werden, wenn Zeitkarten genehmigt werden m¨¹ssen. Proaktive Audits durch den Leiter unserer Entgeltabrechnung decken Probleme mit potenziellen Auswirkungen auf, z. B. dass ein Gehalt nur zum Teil bezahlt wird da vergessen wurde, die Stunden auf der Stempelkarte einzutragen.¡°
Nachdem wir unsere urspr¨¹nglichen Ziele einer erstklassigen Verwaltung erreicht hatten, nutzen wir au?erdem die verbesserte Agilit?t, um unsere Belegschaft weiter zu optimieren.
HR Management System Specialist
Selfservice-Optionen verbessern die Mitarbeitererfahrung
Durch die Konsolidierung der Daten und die Automatisierungsfunktionen kann die WSECU intuitive Selfservice-Workflows erstellen. ?Wenn Mitarbeiter heute ihre Gehaltsabrechnungen aktualisieren m¨¹ssen, z. B. wenn sie einen Angeh?rigen hinzuf¨¹gen oder ihre Rentenbeitr?ge ?ndern m?chten, k?nnen sie dies mit Â鶹´«Ã½ innerhalb weniger Minuten selbst erledigen¡°, sagt Bornstein. ?Diese Art von Selfservice-Prozessen sparen auch der HR-Abteilung und dem Verwaltungspersonal Zeit. Dateneingabe und Ablage sind keine gro?en Projekte mehr, da wir die Papierformulare um mindestens 75?% reduziert haben.¡°
Angepasste, leicht skalierbare Prozesse
?Nachdem wir unsere urspr¨¹nglichen Ziele einer erstklassigen Verwaltung erreicht hatten, nutzen wir au?erdem die verbesserte Agilit?t, um unsere Belegschaft weiter zu optimieren. Daf¨¹r brauchen wir keine weiteren Tools und Services von Drittanbietern¡°, sagt Bornstein. ?Wir k?nnen mit Â鶹´«Ã½ wachsen und es selbst anpassen. Das ist besonders deshalb wichtig, weil ich eine der wenigen bin, die es verwaltet.¡°
Und die Kreditgenossenschaft plant noch mehr ¨C mit Â鶹´«Ã½ Compensation und Â鶹´«Ã½ Talent Optimization. Sie f¨¹gt noch hinzu: ?Es gibt viele M?glichkeiten, die wir auf unterschiedliche Weise nutzen k?nnen, um Zeit zu sparen und unsere Belegschaft zu optimieren.¡° Von den Leuten und Anwendergruppen in der Â鶹´«Ã½ Community erfahre ich viel dar¨¹ber, was wir mit Â鶹´«Ã½ tun k?nnen.¡°