Wat is een HRIS? Hoe IT en HR samen evolueren.
Meer dan ooit zijn het de bedrijven waar HR en IT samenwerken die succes realiseren. Een human resources information system, of HRIS, is de perfecte tool om die afdelingen op ¨¦¨¦n lijn te brengen.
In de nieuwe wereld van werk draait alles om data. Of je nu focust op human capital management, performance management of employee experience, werknemersdata zijn een beslissende factor voor het succes van organisatiedoelen. Daarom is het voor bedrijven steeds belangrijker om het juiste human resources information system (HRIS) te vinden.
Volgens deze onder 500 HR-executives vindt 44% van de respondenten dat hun HRIS de belangrijkste workforce-/HR-technologie is die ze gebruiken. Daarmee staat het zelfs boven core HR-technologie, zoals payroll, tijd en aanwezigheid met 42%. Maar wat is een HRIS en waarom zijn HR-oplossingen momenteel zo'n prioriteit voor bedrijven?
Wat is een human resources information system?
Een human resources information system functioneert voornamelijk als centrale database voor veel administratieve HR-taken, zoals afwezigheids-, voorzieningen- en beloningsbeheer. Een HRIS integreert verschillende HR-functies in ¨¦¨¦n systeemontwerp om eenvoudig data te verzamelen en tussen afdelingen te delen.
Soms wordt een HRIS ook wel een 'HRIS-systeem' genoemd. Net als bij 'ATM machine' (ATM staat voor automated teller machine) is 'HRIS-systeem' eigenlijk dubbelop. Maar het helpt wel om de bedoelde betekenis van het acroniem te verduidelijken, vooral als het over meer dan ¨¦¨¦n HRIS gaat.
Wat zijn voorbeelden van een HRIS?
Het is vaak ingewikkeld om te bepalen welk HRIS geschikt is voor je organisatie. Sterker nog, uit het blijkt dat bedrijven er gemiddeld tot 15 weken over doen om een HRIS te kiezen. Zelfs met is het moeilijk om belangrijke softwarebeslissingen nauwkeurig en effici?nt te nemen.
Het is belangrijk dat je weet aan welke zakelijke behoeften je HRIS moet voldoen. Daarnaast moet je ervoor zorgen dat je HR- en IT-teams samenwerken om die beslissing te nemen. Hier volgen enkele voorbeelden van de functies die een HRIS vervult.
Operationeel HRIS: een operationeel HRIS verzamelt elementaire HR-data, zoals demografische gegevens van werknemers, beoordelingsmetrics en details over de functie. Het verkort de tijd voor routinematige HR-taken en geeft managers het vertrouwen om teamleden aan te nemen, te beoordelen en te laten doorgroeien.
Strategisch HRIS: een strategisch HRIS biedt voornamelijk een overzicht van de arbeidskrachten ter ondersteuning van personeelsplanning en -strategie. Dit omvat data zoals de beschikbare workforce, skills en de optie om deze werknemersinformatie te vergelijken met de langetermijndoelen van het bedrijf, zodat organisaties met zekerheid groeien of transformeren.?
Tactisch HRIS: een tactisch HRIS informeert besluitvormers hoe ze resources en budget het effectiefst toewijzen. Door data van concurrenten, bestaande beloningsplannen en lokale wettelijke vereisten te vergelijken, nemen people leaders gemakkelijker beslissingen op macroniveau.
Uitgebreid HRIS: waar elk van de bovenstaande HRIS-systemen een specifieke focus heeft, stroomlijnt een uitgebreid HRIS die functies in ¨¦¨¦n systeemontwerp. Een alles-in-¨¦¨¦n HRIS-platform heeft de voorkeur van grote bedrijven, omdat de bespaarde tijd de kosten rechtvaardigt.?
?
Een HRIS integreert verschillende HR-functies in ¨¦¨¦n systeemontwerp om eenvoudig data te verzamelen en tussen afdelingen te delen.
Wat is het verschil tussen HRIS, HCMS en HRMS?
Volgens het eBook van Productiv gebruikt het gemiddelde bedrijf nu 254 SaaS-applicaties. Voor grote ondernemingen loopt dat aantal op tot 364. Inzicht in de verschillen tussen HR-oplossingen leidt tot aanzienlijke tijds- en kostenbesparingen voor je bedrijf. Bovendien zorgt het ervoor dat de functionaliteiten van je bestaande oplossingen niet overlappen.
Omdat de termen 'HRIS', 'human resources management system' (HRMS) en 'human capital management system' (HCMS) allemaal naar HR-software verwijzen, worden ze vaak door elkaar gebruikt. HCMS verwijst ook breder naar de categorie HR-tech. Maar elk HR-systeem biedt iets anders:
HRIS: een HRIS verzamelt en bewaart werknemersdata. Het verzamelt informatie over demografische gegevens van werknemers, functiestatus, contactgegevens, beloning en andere gebieden.
HRMS: een HRMS breidt de datamanagementtools van een HRIS uit met een breder scala aan software en functionaliteiten. De term ontstond begin eenentwintigste eeuw en beschreef HR-softwaresuites die payroll, tracking van sollicitanten, secundaire arbeidsvoorwaarden en talentmanagement ondersteunden.
HCMS: een HCMS omvat de functionaliteit van een HRIS en HRMS en ondersteunt een breder scala aan HR-functies, waaronder en analytics. HCM in het algemeen verwijst grotendeels naar HR-suites die zijn ontworpen met cloudcomputing als kern, waardoor ze adaptief blijven.
?
Ondanks de bovengenoemde verschillen worden de termen 'HRIS', 'HRMS' en 'HCMS' nog steeds inconsistent gebruikt, wat het moeilijk maakt om HR-oplossingen te evalueren. Bij Â鶹´«Ã½ gebruiken we de term 'HCM' om onze core HR-suite te beschrijven die human resources management, employee experience, personeelsmanagement en meer omvat.
De zes componenten van HR-informatiesystemen.
Uit het blijkt dat bedrijven met een HR-systeemstrategie 12% meer positieve bedrijfsresultaten behalen dan bedrijven zonder een dergelijke strategie. Een essentieel onderdeel van die systeemstrategie is dat je elke oplossing die je HR- en IT-teams gebruiken begrijpt. Dit zijn de zes componenten die elk HRIS-platform moet hebben.
1. Databasemanagement.
De belangrijkste functie van HRIS-software is dat deze fungeert als centrale database voor werknemersdata. Je gekozen HRIS moet het voor je team eenvoudig maken om HR-informatie in te voeren, te beheren en te delen. Ook moet een robuust HRIS HR-professionals in staat stellen snel analytics op te halen om bedrijfskritieke beslissingen te nemen.
Maar zie je HRIS niet als kluis waar alleen HR- en IT-specialisten toegang toe hebben. Werknemers moeten net zo gemakkelijk toegang hebben tot hun eigen data als je HR-professionals. Door werknemers toegang te geven tot je HRIS, vergroot je niet alleen hun autonomie, maar versterk je ook het vertrouwen en .
?
2. Planning en arbeidsoptimalisatie.
Bij elk initiatief voor arbeidsoptimalisatie staat de meest waardevolle resource van een bedrijf voorop: de tijd van werknemers. Om productiviteit te verhogen, moet je eerst begrijpen aan welke projecten je werknemers werken en wanneer. Eenvoudige software voor in- en uitklokken die is gekoppeld aan je HRIS, zorgt voor nauwkeurige urenstaten en effici?nte planning.
Een HRIS maakt het voor managers ook gemakkelijk om de aanwezigheid van werknemers in verschillende functies te monitoren. Omdat personeelsmanagementtools direct zijn verbonden met andere HR-functies zoals payroll, worden acties van managers automatisch naar andere databases overgeplaatst. Verlofaanvragen worden bijvoorbeeld onmiddellijk weerspiegeld in het salaris van de werknemer.
?
3. Payroll en workforcemanagement.
Payroll en personeelsmanagement waren van oudsher een van de meest tijdrovende aspecten van de werkdruk van een HR-afdeling. Een HRIS vermindert de benodigde tijd om werknemersbeloning te beheren echter aanzienlijk: het automatiseert HR-processen en weerspiegelt automatisch veranderingen als gevolg van aanpassingen in salarissen of belastingregels.
Intelligente payrollsoftware biedt ook analytics en inzichten die anders over het hoofd worden gezien. Zo zijn bedrijven in staat de impact van wijzigingen in beloning te identificeren, waarbij rekening wordt gehouden met en de bredere markt. In dit constant veranderende economische landschap is het essentieel om de uitkomsten van financi?le beslissingen te voorspellen.
?
4. Talentacquisitie en -behoud.
Een van de grootste uitdagingen voor bedrijven is talentmanagement. Uit een blijkt dat 27% van de werknemers overweegt hun baan op te zeggen. Om dat percentage te verlagen, is het belangrijk dat bedrijven de juiste tools voor talentacquisitie en -behoud hebben.
Een HRIS maakt werving eenvoudiger doordat bedrijven kunnen bijhouden wie de juiste mensen voor de juiste functies zijn. Het bevordert ook een sterkere onboardingervaring en zorgt voor consistentie in training, terwijl het zich aanpast aan individuele werknemersbehoeften.
?
5. Werknemersinterface.
Als we het hebben over de toekomst van HR, praten we vaak over selfservice voor managers en werknemers. Het voordeel van een HRIS is dat het HR-verzoeken op ¨¦¨¦n platform stroomlijnt. Werknemers gebruiken ¨¦¨¦n oplossing om informatie over hun functie in te zien, hun uren en onkosten bij te houden en persoonlijke informatie bij te werken. Dat maakt een HRIS een essentieel onderdeel van moderne .
Wanneer je overweegt welke HR-tool het beste is voor je bedrijf, loont het de moeite om te evalueren hoe gebruiksvriendelijk de interface is. Werknemers verwachten steeds vaker dat de technologie op de werkplek net zo geavanceerd is als de slimme apparaten die ze priv¨¦ gebruiken. Een gebruiksvriendelijke interface voor je HR-informatieoplossing is een snelle manier om te verhogen.
?
6. Voorzieningenbeheer.
Een van de meest drastische veranderingen in de employee experience van de afgelopen tien jaar zijn de verwachtingen van werknemers, vooral als het om voorzieningen gaat. Waar werknemers vroeger alleen onderhandelden over salaris en betaald verlof, zijn er nu veel meer opties. Voorzieningen vari?ren in omvang, van snacks en vrijwilligersdagen tot particuliere gezondheidszorg.
Met een HRIS krijg je volledig zicht op elk van die voorzieningen, inclusief welke werknemers zich hebben aangemeld. Het HRIS zelf is mogelijk ook een meerwaarde voor werknemers. Het inzien van een beloningspakket moet voor een werknemer net zo gemakkelijk zijn als het aanvragen van verlof.
Een van de grootste uitdagingen voor bedrijven is talentmanagement. Uit een recent Â鶹´«Ã½-rapport blijkt dat 27% van de werknemers overweegt hun baan op te zeggen.
Wat is de toekomst van HR-informatiesystemen?
Als we naar de toekomst van HRIS kijken, moeten we dat doen binnen een framework van samenwerking. Bedrijven die softwarekeuzes beperken tot IT of HR, krijgen moeilijk buy-in van de C-suite. Erger nog, het ontbreekt hen aan een coherente langetermijnstrategie voor hun HR-systemen en -oplossingen.
Nu bedrijven voor personeelsbeslissingen naar HR-leaders kijken, worden HR-rollen strategischer. Ondanks dat zag het een daling van 33% in het aantal respondenten met meer dan tien jaar ervaring op het gebied van HR-technologie. Het is cruciaal om verder verloop, vooral van ervaren werknemers, te voorkomen.
Om als bedrijf succesvol te zijn, moet je in je mensen investeren. Je HRIS moet realtime data en analyses bieden om zakelijke beslissingen te onderbouwen. Maar zonder de juiste strategen zijn die analytics waardeloos. Alleen door je mensen in hun kracht te zetten, zorg je ervoor dat je de werkelijke waarde van je HR-oplossingen ontsluit.