Was ist Vertragsmanagement im Gesundheitswesen?
Ein effektives Vertragsmanagement im Gesundheitswesen basiert auf hocheffizienten Systemen, die s?mtliche Vertragsanfragen oder -erneuerungen inklusive handschriftlicher Unterschriften verarbeiten und dabei die vollst?ndige Einhaltung von Branchenvorschriften wie HIPAA, PHI und BAAs gew?hrleisten.
Ein effektives System f¨¹r das Vertragsmanagement im Gesundheitswesen bietet dem Krankenhausmanagement, Patienten, Versicherern, Mitarbeitern, Gesch?ftspartnern und allen Beteiligten im Gesundheitswesen erheblichen Mehrwert, indem es Streuverluste minimiert und vertragsbezogene Risiken reduziert.
Das Tagesgesch?ft eines Anbieters im Gesundheitswesen umfasst das Management von Vertr?gen durch ¨¹berwiegend manuelle Prozesse wie papierbasierte Ablage, E-Mails, Spreadsheets und gemeinsam genutzte Laufwerke, was die Effizienz des Krankenhausmanagementsystems beeintr?chtigen kann.
Im Durchschnitt verlieren Unternehmen 9,2?% ihrer j?hrlichen Ertr?ge durch Probleme, die auf unzureichende Management-Systeme zur¨¹ckzuf¨¹hren sind. Laut einer von 2019 verwenden ¨¹ber 96?% der US-amerikanischen Gesundheitssysteme entweder manuelle Prozesse f¨¹r das Vertragsmanagement oder veraltete L?sungen, die f¨¹r eine wertorientierte Versorgung nicht geeignet sind.
In der Gesundheitsbranche w?chst der Druck, Kosten zu senken. Eine vielversprechende L?sung bietet die Automatisierung des Vertragsmanagements f¨¹r Gesundheitseinrichtungen, um die j?hrlichen Verluste, die durch manuelle oder veraltete Prozesse im Vertragsmanagement entstehen, erheblich zu senken. Diese Kostenreduzierung kann durch die Implementierung einer hocheffizienten Software f¨¹r das Lebenszyklusmanagement von Vertr?gen (CLM) erreicht werden, die nach einem ?Fee-for-value¡°-Modell arbeitet.
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Warum ist ein automatisiertes Management von Vertr?gen im Gesundheitswesen wichtig?
In jedem Krankenhaus gibt es zahlreiche Verwaltungsaufgaben, die st¨¹ndlich oder t?glich anfallen, um den reibungslosen Betrieb der Einrichtung zu gew?hrleisten?¨C von der Dokumentenablage ¨¹ber die Erfassung von Rechnungen, Quittungen und Ausgaben des Krankenhauses bis hin zur Sicherstellung der Einhaltung notwendiger Compliance-Vorschriften.
Diese Verwaltungsaufgaben sind ?u?erst aufwendig und m¨¹hsam, wenn sie manuell erledigt werden. Die Menge an Papierkram, potenzielle menschliche Fehler und der Zeitverlust beim Sortieren von Dokumenten machen diesen manuellen Prozess ?u?erst ineffektiv.
Ein durchschnittliches Krankenhaus unterh?lt ¨¹ber 1.000 Gesch?ftsbeziehungen, was bedeutet, dass im Gesundheitswesen mit einer Vielzahl von L?sungen gearbeitet wird. Eine unzureichende Vertragsverwaltung kann durch Informationslecks entstehen, die bei papierbasierten L?sungen h?ufiger auftreten, was zu rechtlichen Konsequenzen aufgrund von Vertragsverletzungen f¨¹hren kann.
Welche Vorteile bietet eine Vertragsmanagementsoftware Ihrer Gesundheitseinrichtung?
Die Umstellung auf eine automatisierte Software f¨¹r das Vertragsmanagement hilft dabei, Folgendes zu gew?hrleisten:
1. Effektive Verfolgung von Meilensteinen und Erneuerungen
Im Gegensatz zur manuellen Methode verfolgt eine Software f¨¹r das Lebenszyklusmanagement von Vertr?gen im Gesundheitswesen jeden Vertrag automatisch bis zum jeweiligen Erneuerungsdatum. Dies gew?hrleistet die vollst?ndige Einhaltung der Vertragsfristen und sorgt f¨¹r die reibungslose Abwicklung langfristiger Vertr?ge.
Die beste Software bietet zudem automatische Erinnerungsfunktionen, um beide Parteien rechtzeitig vor (vom Anwender konfigurierbaren) Terminen zu benachrichtigen.
Mit dieser Technologie vermeiden Krankenh?user, Audit-, Compliance-, Zahlungs-, Verfalls- oder Erstattungsdaten zu verpassen.
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2. Geringeres Risiko von Vertragslecks und datenschutzrechtlichen Problemen
Eine optimale Vertragsmanagementsoftware f¨¹r das Gesundheitswesen verf¨¹gt ¨¹ber ein robustes Sicherheitsframework mit 256-Bit-Verschl¨¹sselung, einer zus?tzlichen Sicherheitsebene durch Zwei-Faktor-Authentifizierung und Antivirenschutz. All diese Funktionen sorgen daf¨¹r, dass Krankenhausvertr?ge sicher und gesch¨¹tzt bleiben.
Die starken Sicherheitsfunktionen bieten umfassenden Schutz vor Datenlecks und externen Hackerangriffen. Sie eliminieren zudem das Risiko von Informationslecks, das bei papierbasierten L?sungen besteht, bei denen unbefugtes Personal, z.?B. Mitarbeiter mit geringer Qualifikation, Zugang zu sensiblen Dokumenten erhalten k?nnen, wenn sie manuelle Verwaltungsaufgaben (z. B. Fotokopieren und Zustellung von Dokumenten) erledigen.
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3. Einfacheres Managementsystem
Durch die Automatisierung wird das Arbeitspensum bei der Bearbeitung zahlreicher Vertr?ge erheblich reduziert. Mit dem Einsatz von Software lassen sich bestimmte Aufgaben effizienter gestalten ¨C von Vertragsverhandlungen ¨¹ber die Analyse von Beschaffungsrisiken bis hin zum ¨¹bersichtlichen Reporting ¨¹ber die Gesamtausgaben spezifischer Anbieter und Gesch?ftspartner.
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4. Leichtere Vertragserstellung
Anders als bei manuellen Prozessen, die mit umfangreicher Dokumentation f¨¹r jeden Vertragsabschluss verbunden sind, bietet die softwarebasierte Vertragserstellung eine effiziente Automatisierungsl?sung. Mit einer gut gestalteten, automatisierten Vorlage k?nnen zahlreiche Vertr?ge gleichzeitig erstellt werden, was Fehlerrisiken beseitigt, die bei manueller Vertragsbearbeitung durch ?berlastung entstehen k?nnen.
Best Practices f¨¹r das Vertragsmanagement im Gesundheitswesen
Im Folgenden finden Sie einige Best Practices f¨¹r die effektive Implementierung des Vertragsmanagements im Gesundheitswesen.
1. Setzen Sie Automatisierungsl?sungen effektiv ein
Die Automatisierung hilft, repetitive und zeitaufwendige Aufgaben zu vermeiden, indem spezifische Daten erfasst und automatische Benachrichtigungen versendet werden, um die Abl?ufe im Vertragsmanagement zu beschleunigen.
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2. Binden Sie Ihr Vertragsmanagement nahtlos in Ihre CRM-L?sung ein
Die Integration von Customer Relationship Management (CRM) in eine effektive Vertragsmanagementsoftware hilft, Redundanzen zu vermeiden und stellt sicher, dass Vertr?ge sowohl in den Unterlagen des Patienten als auch des Anbieters zug?nglich sind.
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3. Ordnen Sie Vertr?ge den entsprechenden Richtlinien zu
Anders als beim manuellen Vertragsmanagement, bei dem es fast unm?glich ist, den ?berblick ¨¹ber die vertragsbegleitenden Richtlinien zu behalten, k?nnen Sie mit der Software jeden Vertrag ganz einfach digital mit seinen Richtlinien abgleichen. Das tr?gt dazu bei, alles optimal zu organisieren.
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4. F¨¹hren Sie regelm??ige Compliance-Audits durch
Es ist wichtig, h?ufige und konsequente Compliance-Audits f¨¹r Ihre Vertr?ge durchzuf¨¹hren, um etwaige Fehler in der L?sung oder ?nderungen der Compliance-Ebene zu erkennen. W?hrend dieses Vorgangs kann es zu Unregelm??igkeiten kommen, die Abweichungen zwischen den auf Bundes- und Landesebene geltenden Vorschriften verursachen. Daher ist es notwendig, Ihr System regelm??ig von externen Auditoren ¨¹berpr¨¹fen zu lassen, um sicherzustellen, dass Sie nichts Wichtiges ¨¹bersehen haben.
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