Quels sont les co?ts cach¨¦s de la maintenance des syst¨¨mes FP&A traditionnels??
Les ¨¦quipes FP&A s'appuient depuis longtemps sur les syst¨¨mes traditionnels. Mais alors que les co?ts associ¨¦s augmentent (des exigences de maintenance aux inefficacit¨¦s op¨¦rationnelles), de plus en plus de dirigeants financiers et informatiques remettent en question les pratiques ¨¦tablies.
La probl¨¦matique de d¨¦part
Si vous vous appuyez sur des syst¨¨mes qui g¨¦n¨¨rent in¨¦vitablement des donn¨¦es limit¨¦es et obsol¨¨tes ainsi que des interruptions r¨¦guli¨¨res pour maintenance, il est normal de remettre en question l'utilisation de tels outils. Les syst¨¨mes traditionnels obsol¨¨tes et lourds co?tent cher ¨¤ plus d'un titre, pourtant de nombreuses entreprises et fonctions, y compris la FP&A, s'y accrochent encore.
Pourquoi?? Il y a certainement un effet d'inertie et d'habitude. Mais les dirigeants financiers et informatiques reconnaissent de plus en plus que conserver ces syst¨¨mes traditionnels fragiles et obsol¨¨tes entra?ne des co?ts consid¨¦rables, depuis le budget et le temps consacr¨¦s aux exigences de maintenance et de mise ¨¤ jour jusqu'aux risques financiers associ¨¦s aux protocoles de s¨¦curit¨¦ d¨¦pass¨¦s et aux rapports inexacts.
Selon , les DAF consid¨¨rent d'ailleurs la dette technique, y compris le temps n¨¦cessaire pour maintenir des syst¨¨mes traditionnels disparates en fonctionnement, comme l'un des obstacles majeurs ¨¤ la r¨¦alisation de valeur de la fonction IT.
En plus de faire perdre du temps et de l'argent au service IT, les syst¨¨mes traditionnels peuvent ¨¦galement constituer un obstacle co?teux ¨¤ la recherche d'innovation et de flexibilit¨¦.
Encore des entreprises utilisent des feuilles de calcul comme principal outil de budg¨¦tisation et de pr¨¦vision.
Les syst¨¨mes traditionnels obsol¨¨tes ne peuvent pas fournir l'automatisation et les insights dont les entreprises ont besoin, et de nombreuses applications traditionnelles sont difficiles ¨¤ int¨¦grer ¨¤ des technologies telles que l'analytics et la technologie mobile.
Pr¨¨s de 60?% des directeurs techniques des services financiers interrog¨¦s par d¨¦clarent que leur pile technologique traditionnelle est trop co?teuse et ne convient pas aux applications modernes. Dans une autre , 57?% des dirigeants affirment que le manque d'agilit¨¦ de l'entreprise est li¨¦ aux syst¨¨mes traditionnels.
Pour les ¨¦quipes FP&A qui cherchent ¨¤ fournir les analyses et les informations exploitables sur lesquelles comptent de plus en plus les directeurs financiers et autres d¨¦cideurs au sein de l'entreprise, les co?ts li¨¦s au maintien de syst¨¨mes traditionnels fragiles et obsol¨¨tes sont trop importants pour ¨ºtre ignor¨¦s.
Les limites des syst¨¨mes FP&A traditionnels
De nombreux syst¨¨mes traditionnels utilis¨¦s par les ¨¦quipes FP&A ont ¨¦t¨¦ con?us il y a plusieurs dizaines d'ann¨¦es. Ils n'ont pas ¨¦t¨¦ pens¨¦s pour g¨¦rer le volume et la v¨¦racit¨¦ des donn¨¦es financi¨¨res que les ¨¦quipes traitent aujourd'hui, ni pour offrir les capacit¨¦s d'analyse que leur travail exige d¨¦sormais. Les fonctions Finance adoptent souvent des applications ponctuelles et se tournent vers des outils d'analyse distincts pour pallier les limitations de ces syst¨¨mes traditionnels. Le r¨¦sultat est un assemblage fragile de donn¨¦es cloisonn¨¦es et fragment¨¦es dont l'exploration peut n¨¦cessiter un temps et une attention consid¨¦rables.
Bien que les feuilles de calcul soient couramment utilis¨¦es par les professionnels de la finance pour organiser les donn¨¦es, elles n'offrent pas toujours la meilleure visibilit¨¦ dans le paysage financier complexe d'aujourd'hui. En fait, encore des entreprises utilisent les feuilles de calcul comme principal outil de budg¨¦tisation et de pr¨¦vision?; un pourcentage qui reste inchang¨¦ depuis?2014. Pourtant, l'utilisation de feuilles de calcul statiques n'est pas sans danger?: elle entrave la collaboration en temps r¨¦el et amplifie le risque de travailler avec des donn¨¦es obsol¨¨tes.
Les syst¨¨mes traditionnels sont plus vuln¨¦rables aux probl¨¨mes de s¨¦curit¨¦ et entra?nent des co?ts de mise en compatibilit¨¦.
Alors que les directeurs financiers assument une position plus strat¨¦gique au sein de nombreuses entreprises, les attentes autour du r?le de la FP&A augmentent ¨¦galement. Or, le plus souvent, les syst¨¨mes FP&A h¨¦rit¨¦s constituent des goulots d'¨¦tranglement et des freins plut?t que des leviers strat¨¦giques.
La peur du changement
Les syst¨¨mes traditionnels perdurent pour des raisons diverses et, ¨¤ bien des ¨¦gards, compr¨¦hensibles. Le fait qu'ils soient bien connus et solidement implant¨¦s est synonyme de confort d'utilisation, et les entreprises ont organis¨¦ leurs workflows en fonction d'eux. Et comme tout le monde y est habitu¨¦, le changement peut sembler insurmontable ou inutile.
Les entreprises s'inqui¨¨tent ¨¦galement des co?ts et de la complexit¨¦ de la modernisation de ces syst¨¨mes. Mais la peur de l'inconnu freine les entreprises, ce qui se traduit par des informations cl¨¦s, une agilit¨¦ et une croissance limit¨¦es.
Le co?t r¨¦el de la maintenance des syst¨¨mes traditionnels
Les syst¨¨mes traditionnels entra?nent souvent des co?ts ¨¦conomiques et op¨¦rationnels qui ne font qu'augmenter plus vous les conservez longtemps. Cela tient en partie ¨¤ la loi de l'offre et de la demande?: avec l'arriv¨¦e de nouvelles options sur le march¨¦, les comp¨¦tences pour utiliser et g¨¦rer les anciens syst¨¨mes se font plus rares, ce qui n¨¦cessite d'investir plus de temps et d'argent pour les maintenir en fonctionnement. Selon une , les services IT affectent d¨¦j¨¤ plus de 55?% de leur budget tech au maintien des op¨¦rations de l'entreprise, mais seulement 19?% au d¨¦veloppement de solutions innovantes.
Les syst¨¨mes traditionnels sont ¨¦galement plus vuln¨¦rables aux probl¨¨mes de s¨¦curit¨¦ et s'accompagnent d'un co?t de mise en compatibilit¨¦ li¨¦ ¨¤ la n¨¦cessit¨¦ d'adapter ces syst¨¨mes aux nouvelles mises ¨¤ jour de s¨¦curit¨¦. Cette inad¨¦quation technologique exige du nouveau code, des middlewares et des solutions sur mesure, autant d'¨¦l¨¦ments qui repr¨¦sentent un investissement financier. S'ajoute ensuite le co?t des failles de cybers¨¦curit¨¦ en tant que telles?: en?2023, sans tenir compte de l'atteinte ¨¤ la r¨¦putation.
La productivit¨¦ p?tit ¨¦galement des syst¨¨mes traditionnels. Les syst¨¨mes plus anciens n¨¦cessitent davantage de maintenance et de temps d'arr¨ºt, et les collaborateurs doivent consacrer plus de temps ¨¤ des t?ches routini¨¨res, comme le rapprochement des donn¨¦es. Dans les syst¨¨mes FP&A modernes, ces t?ches sont automatis¨¦es, ce qui leur permet de se consacrer ¨¤ des activit¨¦s ¨¤ plus forte valeur ajout¨¦e, telles que l'analyse financi¨¨re.
Un obstacle souvent sous-estim¨¦ auquel se heurtent les directeurs techniques qui remplacent les syst¨¨mes FP&A traditionnels est la r¨¦sistance des ¨¦quipes.
Comme l'a ²õ´Ç³Ü±ô¾±²µ²Ô¨¦ le responsable de la gouvernance des donn¨¦es et de l'EPM chez Doctolib apr¨¨s que ce service europ¨¦en de sant¨¦ num¨¦rique en pleine croissance a remplac¨¦ son syst¨¨me FP&A traditionnel par une solution moderne?: ??Mes coll¨¨gues consacrent d¨¦sormais beaucoup moins de temps au traitement des donn¨¦es et peuvent se concentrer davantage sur le business partnership et l'analyse strat¨¦gique. C'est non seulement plus ¨¦panouissant pour l'¨¦quipe, mais aussi beaucoup plus productif, et cela apporte des b¨¦n¨¦fices tangibles ¨¤ l'entreprise.??
La cl¨¦ d'une transition r¨¦ussie
Si changer de syst¨¨me peut faire peur, il s'agit souvent d'un pas en avant b¨¦n¨¦fique pour votre entreprise. Quelles que soient vos inqui¨¦tudes, la prudence est de mise, car certains points essentiels m¨¦ritent r¨¦flexion avant de vous lancer dans une d¨¦marche de modernisation.
La modernisation des syst¨¨mes traditionnels peut se faire de plusieurs mani¨¨res. Certaines entreprises mettent tout ¨¤ jour en m¨ºme temps. D'autres pr¨¦f¨¨rent une d¨¦marche plus progressive, permettant des ajustements graduels. La meilleure approche pour votre entreprise d¨¦pendra des besoins, de la tol¨¦rance au risque et de la disponibilit¨¦ des ressources. Il vous faudra travailler avec les autres responsables de l'entreprise pour concevoir une strat¨¦gie de migration des donn¨¦es garantissant un transfert fiable et exact des donn¨¦es historiques et l'interop¨¦rabilit¨¦ avec les autres syst¨¨mes IT utilis¨¦s.
Un obstacle souvent sous-estim¨¦ auquel se heurtent les directeurs techniques qui remplacent les syst¨¨mes FP&A traditionnels est la r¨¦sistance des ¨¦quipes. Le changement n'est pas toujours bien accueilli et l'id¨¦e de devoir apprendre ¨¤ ma?triser de nouveaux syst¨¨mes peut faire peur.
Afin de renforcer la confiance des collaborateurs r¨¦ticents, d¨¦veloppez des programmes de formation complets int¨¦grant des sessions pratiques, mettez ¨¤ leur disposition des guides de r¨¦solution de probl¨¨mes, et ouvrez des canaux de communication pour fournir un soutien personnalis¨¦. Il est ¨¦galement utile de d¨¦signer des ??ambassadeurs du changement?? qui peuvent aider ¨¤ promouvoir le nouveau syst¨¨me et mettre en avant ses avantages, comme le fait qu'il favorise la mont¨¦e en comp¨¦tences.
Les entreprises qui sont pass¨¦es ¨¤ un syst¨¨me FP&A moderne observent rapidement un retour sur investissement. Il n'a fallu que deux mois au g¨¦ant britannique de l'optique Specsavers pour d¨¦ployer compl¨¨tement un syst¨¨me FP&A moderne. La multinationale consacre d¨¦sormais beaucoup moins de temps ¨¤ la budg¨¦tisation sur ses 60?sites. Les dirigeants ont ¨¦galement une meilleure compr¨¦hension des diff¨¦rents facteurs de co?ts, ce qui aide ¨¤ identifier les opportunit¨¦s de croissance ¨¤ l'¨¦chelle de l'entreprise.
Les avantages de la modernisation des syst¨¨mes ERP et comptables
Les syst¨¨mes ERP et comptables vieillissants finissent toujours par montrer leurs limites. Les feuilles de calcul ¨¦taient r¨¦volutionnaires au si¨¨cle dernier, mais elles ne tiennent plus la cadence dans l'¨¦conomie hyperconnect¨¦e d'aujourd'hui.
Les outils modernes de FP&A offrent des fonctionnalit¨¦s in¨¦gal¨¦es avec lesquelles les syst¨¨mes traditionnels ne peuvent rivaliser.
Les syst¨¨mes modernes comme Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning, qui ing¨¨rent et analysent les ¨¦v¨¦nements d¨¨s qu'ils se produisent, sont mieux ¨¦quip¨¦s pour g¨¦rer l'environnement ¨¦conomique actuel. Ils s'int¨¨grent ¨¦galement ¨¤ une plus grande vari¨¦t¨¦ de sources de donn¨¦es que les anciens syst¨¨mes ERP, offrant aux ¨¦quipes FP&A et aux dirigeants d'entreprise une vision plus globale de l'activit¨¦.
Certes, la modernisation des anciens syst¨¨mes demande des efforts, mais elle facilite grandement les ¨¦volutions futures. Les solutions Â鶹´«Ã½ Cloud permettent de gagner en flexibilit¨¦ et en ¨¦volutivit¨¦, et de s'adapter plus facilement ¨¤ l'¨¦volution des besoins de l'entreprise. Si vous ¨ºtes pr¨ºt ¨¤ investir dans un syst¨¨me ERP moderne, n'ayez aucun doute sur le fait que votre investissement sera rentabilis¨¦ et que le ROI s'amplifiera m¨ºme avec le temps.
L'avenir de la FP&A?: au-del¨¤ des syst¨¨mes traditionnels
Les outils modernes de FP&A offrent des fonctionnalit¨¦s in¨¦gal¨¦es que les syst¨¨mes traditionnels ne peuvent ¨¦galer, notamment en termes d'analyses en temps r¨¦el, de compatibilit¨¦ Cloud, de tableaux de bord user-friendly et d'efficacit¨¦s op¨¦rationnelles. La pr¨¦paration repr¨¦sente la moiti¨¦ du processus de modernisation. Pour commencer, auditez votre syst¨¨me FP&A actuel, en portant une attention particuli¨¨re ¨¤ ses lacunes. Une fois que vous avez identifi¨¦ un syst¨¨me de remplacement r¨¦pondant ¨¤ vos besoins FP&A les plus urgents, d¨¦finissez des processus s?rs et s¨¦curis¨¦s pour la migration des donn¨¦es et l'int¨¦gration aux syst¨¨mes ERP existants. Avant de passer en production, vous pouvez tester vos donn¨¦es dans le nouveau syst¨¨me pour v¨¦rifier qu'il n'y a pas de probl¨¨mes.
Alors que les syst¨¨mes FP&A continuent d'¨¦voluer rapidement, l'¨¦cart entre ceux qui en ont un et ceux qui n'en ont pas va se creuser. Les innovations dans l'IA vont compl¨¨tement mettre ¨¤ l'arr¨ºt les solutions traditionnelles d¨¦j¨¤ lentes. Mais les entreprises qui se projettent pleinement dans l'avenir seront r¨¦compens¨¦es par des technologies r¨¦volutionnaires comme les insights en temps r¨¦el et les analyses pr¨¦dictives, et auront le pouvoir de transformer chaque aspect de leur activit¨¦.
Pr¨ºt ¨¤ laisser les syst¨¨mes traditionnels derri¨¨re vous et ¨¤ r¨¦volutionner vos pratiques FP&A?? D¨¦couvrez comment Â鶹´«Ã½ peut vous accompagner dans votre parcours de transformation.