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Les op¨¦rations quotidiennes d'un prestataire de sant¨¦ impliquent la gestion des contrats par le biais de processus essentiellement manuels tels que la conservation sur papier, les e-mails, les feuilles de calcul et les lecteurs partag¨¦s, ce qui peut nuire ¨¤ l'efficacit¨¦ du syst¨¨me de gestion de l'¨¦tablissement.

En moyenne, les entreprises perdent 9,2?% de leurs revenus annuels suite ¨¤ des probl¨¨mes li¨¦s ¨¤ des syst¨¨mes de gestion des contrats d¨¦faillants. Une r¨¦alis¨¦e en 2019 a r¨¦v¨¦l¨¦ qu'environ 96?% des syst¨¨mes de sant¨¦ am¨¦ricains s'appuient soit sur des processus manuels de gestion des contrats, soit sur un syst¨¨me obsol¨¨te inadapt¨¦ ¨¤ la prestation de soins de valeur.

Face ¨¤ la n¨¦cessit¨¦ de r¨¦duire les co?ts dans le secteur de la sant¨¦, l'une des solutions prometteuses est d'automatiser la gestion des contrats, afin de r¨¦duire de mani¨¨re significative les pertes annuelles induites par des processus de gestion des contrats manuels ou obsol¨¨tes. Cette r¨¦duction des co?ts peut ¨ºtre obtenue en recourant ¨¤ un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) tr¨¨s performant, qui s'appuie sur un mod¨¨le de paiement ¨¤ la valeur.

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1. Efficacit¨¦ du suivi des ¨¦ch¨¦ances et des renouvellements

Contrairement ¨¤ la m¨¦thode manuelle, en utilisant un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats, chaque contrat de sant¨¦ fait l'objet d'un suivi automatique jusqu'¨¤ sa date de renouvellement. Sont ainsi garantis le respect absolu des d¨¦lais contractuels et la bonne ex¨¦cution des contrats ¨¤ long terme.

Les meilleurs logiciels disposent ¨¦galement de fonctions de rappel automatique pour alerter les deux parties d'¨¦ch¨¦ances importantes quelques jours avant leur date limite (selon les param¨¨tres d¨¦finis par l'utilisateur).

Gr?ce ¨¤ cette technologie, les ¨¦tablissements de sant¨¦ ne manquent plus aucune date d'audit, de conformit¨¦, de paiement, d'expiration ou de remboursement.

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2. R¨¦duction du risque de fuites de donn¨¦es contractuelles et de probl¨¨mes juridiques li¨¦s ¨¤ la protection de la vie priv¨¦e.

Le meilleur logiciel de gestion des contrats pour le secteur de la sant¨¦ dispose d'un cadre de s¨¦curit¨¦ solide, avec un cryptage 256?bits, une couche de s¨¦curit¨¦ suppl¨¦mentaire via l'authentification ¨¤ deux facteurs et une protection antivirus. Toutes ces fonctionnalit¨¦s contribuent ¨¤ la protection et ¨¤ la s¨¦curit¨¦ des contrats des ¨¦tablissements de sant¨¦.

Les fonctionnalit¨¦s de s¨¦curit¨¦ ¨¦lev¨¦e emp¨ºchent toute fuite ou tentative de piratage ¨¤ partir de sources externes. Cette approche ¨¦limine ¨¦galement le risque de fuites d'informations, comme c'est le cas avec les syst¨¨mes bas¨¦s sur papier, o¨´ des personnes non autoris¨¦es, telles que des collaborateurs de rang inf¨¦rieur, peuvent avoir acc¨¨s ¨¤ des documents sensibles par hasard lors de t?ches administratives manuelles (telles que la photocopie et l'envoi de documents).

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3. Syst¨¨me de gestion simplifi¨¦

Gr?ce ¨¤ l'automatisation, la charge de travail globale li¨¦e au traitement d'un grand nombre de contrats se trouve consid¨¦rablement r¨¦duite. L'utilisation d'un logiciel peut contribuer ¨¤ all¨¦ger certaines t?ches telles que les n¨¦gociations de contrats, l'analyse des risques li¨¦s aux achats et l'¨¦tablissement de rapports sur les d¨¦penses totales de certains fournisseurs et partenaires.

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4. Cr¨¦ation de contrats facilit¨¦e

Contrairement aux syst¨¨mes manuels o¨´ chaque nouveau contrat n¨¦cessite de nombreuses t?ches administratives, l'utilisation d'un logiciel permet d'automatiser la cr¨¦ation de contrats avec une relative facilit¨¦. Un grand nombre de contrats peuvent ¨ºtre cr¨¦¨¦s en une seule fois gr?ce ¨¤ un mod¨¨le automatis¨¦ bien con?u qui ¨¦limine tout risque d'erreur li¨¦ ¨¤ une surcharge de nouveaux contrats comme c'est le cas avec la m¨¦thode manuelle.

1. Utilisez efficacement les outils d'automatisation

L'automatisation permet d'¨¦viter les t?ches r¨¦p¨¦titives et fastidieuses en remplissant certaines donn¨¦es et en envoyant des alertes automatis¨¦es pour acc¨¦l¨¦rer les op¨¦rations de gestion des contrats.

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2. Int¨¦grez la gestion des contrats dans le syst¨¨me CRM

L'int¨¦gration de la gestion de la relation client (CRM) dans un logiciel de gestion des contrats efficace permet d'¨¦viter les redondances et garantit que les contrats sont accessibles ¨¤ partir des dossiers du patient et du prestataire.

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3. Rapprochez les contrats de leurs politiques r¨¦glementaires

Contrairement ¨¤ l'utilisation d'un syst¨¨me manuel de gestion des contrats o¨´ il est presque impossible de suivre les politiques r¨¦gissant un contrat, avec un logiciel, vous pouvez facilement rapprocher chaque contrat de sa politique de mani¨¨re digitale. Vous garantissez ainsi une excellente organisation.

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4. Proc¨¦dez ¨¤ des audits de conformit¨¦ r¨¦guliers

Il est important de proc¨¦der ¨¤ des audits de conformit¨¦ fr¨¦quents et coh¨¦rents sur vos contrats, afin de d¨¦tecter toute d¨¦faillance dans le syst¨¨me ou tout changement dans le niveau de conformit¨¦. Des cas de non-conformit¨¦ peuvent survenir au fil du temps, ce qui peut cr¨¦er un d¨¦calage entre les r¨¦glementations f¨¦d¨¦rales et nationales. Il est donc n¨¦cessaire de faire r¨¦guli¨¨rement appel ¨¤ des auditeurs externes pour effectuer des contr?les sur votre syst¨¨me, au cas o¨´ vous auriez manqu¨¦ quelque chose d'important.