Chaque jour, le Metropolitan Museum of Art (Le Met) donne vie ¨¤ l'art pour les visiteurs venus du monde entier. Avec une collection soigneusement conserv¨¦e, des programmes d'¨¦tudes et de stages, des visites en ligne, le Met a quelque chose ¨¤ offrir ¨¤ chacun. Cependant, l'ampleur et la logistique n¨¦cessaires pour acqu¨¦rir et g¨¦rer les biens et services d'une telle op¨¦ration sont complexes et co?teuses. Et comme il s'agit d'un organisme ¨¤ but non lucratif, les investissements technologiques du mus¨¦e servent g¨¦n¨¦ralement ¨¤ financer des bourses d'¨¦tudes et non des op¨¦rations.
Il y a quatre ans, le Met s'est retrouv¨¦ avec une dette importante et des pertes d'exploitation croissantes, et l'¨¦quipe de gestion a d¨¦cid¨¦ d'¨¦quilibrer son budget d'ici l'exercice 2020. Le mus¨¦e poss¨¦dait Â鶹´«Ã½ Financial Management et Â鶹´«Ã½ Procurement, mais le d¨¦ploiement initial n'avait pas fait des achats une priorit¨¦, et ¨¤ mesure que l'entreprise ¨¦voluait, elle n'¨¦tait pas structur¨¦e pour tirer parti de ses avantages. En cons¨¦quence, les processus ¨¦taient cloisonn¨¦s et inefficaces, ce qui nuisait ¨¤ la compr¨¦hension des d¨¦penses indirectes, des approbations de demandes d'achat et du retour sur investissement (ROI) des fournisseurs.
Dans les 12?mois qui ont suivi le red¨¦ploiement de Â鶹´«Ã½, nous avons ¨¦conomis¨¦ 220?% de notre objectif et constat¨¦ un ROI de 15?% de nos projets.
Chief Procurement Officer
Un grand red¨¦ploiement
Alors que l'¨¦quipe charg¨¦e des achats r¨¦fl¨¦chissait ¨¤ une strat¨¦gie de solution ¨¤ laquelle le personnel adh¨¦rerait, elle s'attendait ¨¤ ce que le changement soit un d¨¦fi. Apr¨¨s une analyse approfondie des flux de travail et des points sensibles, le Met a r¨¦alis¨¦ qu'il pouvait r¨¦duire les co?ts, accro?tre le contr?le des d¨¦penses et des fournisseurs et am¨¦liorer l'efficacit¨¦ des achats en red¨¦ployant Â鶹´«Ã½ Spend Management. Les membres du personnel utilisaient d¨¦j¨¤ l'outil, de sorte qu'ils en connaissaient les principes de base et n'avaient qu'¨¤ se familiariser avec les changements apport¨¦s ¨¤ l'automatisation et ¨¤ la gestion des processus d'achat de bout en bout dans tous les services. De plus, Â鶹´«Ã½ Spend Management est facile ¨¤ configurer, ce qui a permis au Met de relever rapidement ses d¨¦fis en mati¨¨re d'achats et de finances.
Automatiser les processus Finance et Achats, du sourcing aux paiements
Fournir des informations et des contr?les complets et personnalisables
Offrir aux collaborateurs une solution facile ¨¤ apprendre et une exp¨¦rience famili¨¨re
Nous avons examin¨¦ notre base, en mettant en ?uvre des outils que nous n'avions pas exploit¨¦s auparavant pour am¨¦liorer le syst¨¨me et modifier les processus de gestion.
Chief Procurement Officer
L'art de g¨¦rer les achats
La gestion des achats, qui est un pilier du mus¨¦e, lequel abrite 2?millions d'objets, est une entreprise ¨¦norme. Un ¨¦l¨¦ment essentiel du red¨¦ploiement du Met a consist¨¦ ¨¤ restructurer les flux de travail pour les centrer sur les achats. Ce changement a n¨¦cessit¨¦ de sensibiliser les collaborateurs aux achats, ¨¤ leur importance et ¨¤ la mani¨¨re dont Â鶹´«Ã½ pouvait les aider ¨¤ ¨ºtre plus efficaces. Tiffany Sen, Chief Procurement Officer au Met, explique?: ??Nous avons commenc¨¦ par une tourn¨¦e d'¨¦coute, modifi¨¦ notre approche, puis mis en place une nouvelle d¨¦finition de mission et une nouvelle politique d'achat.??
Nous avons programm¨¦ des caf¨¦s virtuels, des conf¨¦rences t¨¦l¨¦phoniques et des r¨¦unions individuelles pour aider le personnel ¨¤ se familiariser avec les fonctionnalit¨¦s et ¨¤ comprendre la valeur du nouveau processus.
L'int¨¦gration transparente entre les solutions Â鶹´«Ã½ facilite ¨¦galement la cr¨¦ation de flux de travail automatis¨¦s avec n'importe quel service, car le personnel IT peut attribuer des r?les d'acheteur et d¨¦finir qui peut acc¨¦der ¨¤ ces flux de travail et approuver les demandes. Non seulement cela minimise les risques, mais cela donne ¨¦galement aux collaborateurs du Met une plus grande autonomie et des capacit¨¦s individuelles pour g¨¦rer les demandes et les approbations d'achat. La cr¨¦ation de rapports et de tableaux de bord personnalis¨¦s est d¨¦sormais plus facile, et le personnel peut disposer d'un acc¨¨s et d'un aper?u en temps r¨¦el du processus et des op¨¦rations d'achat.
??Nous avons commenc¨¦ avec un esprit tr¨¨s ouvert lorsque nous avons abord¨¦ la refonte de notre processus d'achat et de paiement, en nous concentrant sur les r?les, les approbations, la s¨¦curit¨¦ et le reporting. explique Tiffany Sen. Â鶹´«Ã½ a jou¨¦ un r?le cl¨¦ dans la r¨¦ussite de notre transformation des achats car, pour la premi¨¨re fois, nous avons pu mettre des contr?les en place pour minimiser les risques et positionner les achats au c?ur de toutes les activit¨¦s de sourcing et de paiement.??
? la conf¨¦rence Â鶹´«Ã½ Rising?¡ j'ai vu un tableau de bord d'achat de Â鶹´«Ã½ pour la premi¨¨re fois et j'ai dit ¨¤ Nicole, ¡°C'est ?a qu'il nous faut?!¡±
Chief Procurement Officer
?tablir un nouvel objectif budg¨¦taire et ¨¦conomique
Le red¨¦ploiement porte ses fruits. En normalisant et en acc¨¦l¨¦rant ses processus d'achat de bout en bout, le Met a d¨¦pass¨¦ ses objectifs de r¨¦duction des co?ts et de budget. Le mus¨¦e a men¨¦ pr¨¨s de 160?projets au cours de l'exercice 2020 et a r¨¦alis¨¦ des ¨¦conomies dans toutes les cat¨¦gories. ??La premi¨¨re ann¨¦e apr¨¨s le red¨¦ploiement de Â鶹´«Ã½ Spend Management, nous avons ¨¦conomis¨¦ 220?% de notre objectif et constat¨¦ un retour sur investissement de 15?% de nos projets, explique Tiffany Sen. Nous avons ¨¦galement r¨¦duit le processus d'achat de 29?¨¦tapes ¨¤ 5 et l'approbation des demandes de d¨¦penses de 12 jours ¨¤ 2.??
Le Met g¨¨re d¨¦sormais 80?% de ses d¨¦penses ¨¤ l'aide de tableaux de bord, de rapports et de flux de travail digitaux. Cela comprend les commandes de biens et de services pour les expositions, les ¨¦v¨¦nements sp¨¦ciaux, les ¨¦tudes, la recherche et les travaux de conservation. ??Notre ¨¦quipe de comptabilit¨¦ fournisseurs peut se concentrer sur des t?ches ¨¤ valeur ajout¨¦e comme la gestion de la tr¨¦sorerie, l'anciennet¨¦ des factures, les fiches fournisseurs et la certification de la diversit¨¦,?? ajoute Tiffany Sen.
Disposer d'un processus automatis¨¦ bas¨¦ sur le Cloud a permis de maintenir la stabilit¨¦ lorsque le Met a d? passer au t¨¦l¨¦travail pendant la fermeture du mus¨¦e au printemps dernier. La r¨¦duction des co?ts ¨¦tait ¨¦galement essentielle pour naviguer dans l'environnement actuel.
Lorsque de nouveaux d¨¦fis se pr¨¦sentent, les gens nous demandent?: ¡°Pouvez-vous trouver une meilleure fa?on de faire ceci??¡± Jusqu'¨¤ pr¨¦sent, il n'y a pas eu de probl¨¨me que nous n'ayons pu r¨¦soudre avec Â鶹´«Ã½.
Procurement Operations Manager
Les achats deviennent un moteur de croissance
Selon Tiffany Sen, ??Â鶹´«Ã½ a clairement mis en ¨¦vidence l'importance des donn¨¦es dans notre syst¨¨me, ainsi que les points ¨¤ consolider. Les applications Â鶹´«Ã½ nous aident ¨¤ travailler mieux, pas ¨¤ travailler plus.?? Et cela a transform¨¦ le r?le de l'¨¦quipe charg¨¦e des achats, dont les membres sont pass¨¦s d'op¨¦rateurs tactiques ¨¤ leaders strat¨¦giques. Pour rester en forme et ¨¤ jour sur Â鶹´«Ã½, le Met a rejoint des groupes d'utilisateurs et le programme de partenariat de conception. Il se met r¨¦guli¨¨rement en r¨¦seau avec les collaborateurs et les clients de Â鶹´«Ã½ sur Â鶹´«Ã½ Community.
R¨¦cemment, l'¨¦quipe charg¨¦e des achats du Met a men¨¦ un projet inter-organisationnel visant ¨¤ trouver de nouveaux partenaires pour la publicit¨¦, les services de restauration, la logistique de distribution, les uniformes du personnel et les expositions sp¨¦ciales. Le mus¨¦e a ¨¦galement pu lancer et mener ¨¤ bien plusieurs projets de capitalisation et de renforcement de la s¨¦curit¨¦ afin de prot¨¦ger son personnel et ses collections.
??Depuis que nous avons transform¨¦ nos processus avec Â鶹´«Ã½, les dirigeants du mus¨¦e comprennent maintenant que nos contributions vont au-del¨¤ de la r¨¦duction des co?ts et s'¨¦tendent ¨¤ la cr¨¦ation de valeur, d¨¦clare Tiffany Sen. Nous aidons ¨¦galement tous nos coll¨¨gues en mati¨¨re d'att¨¦nuation des risques, d'efficacit¨¦ des processus, de gestion des fournisseurs, de durabilit¨¦ et de strat¨¦gie align¨¦e, afin que nous puissions continuer ¨¤ faire vivre l'art ¨¤ travers nos galeries, nos expositions et nos ¨¦v¨¦nements en r¨¦v¨¦lant de nouvelles id¨¦es et des connexions inattendues.??
Nous nous appuyons fortement sur Â鶹´«Ã½ pour gagner en efficacit¨¦ gr?ce ¨¤ l'Intelligence Artificielle, le Machine Learning et l'automatisation des processus robotis¨¦s.
Chief Procurement Officer
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