TalkTalk, comme vous pouvez vous en douter, est une entreprise de t¨¦l¨¦communications, l'une des plus importantes au Royaume-Uni. Elle a ¨¦volu¨¦ en combinant une croissance organique et des acquisitions depuis la cession de Carphone Warehouse en?2010. ? mesure qu'elle s'est d¨¦velopp¨¦e, l'entreprise a souhait¨¦ disposer de moyens plus efficaces, plus rapides et plus performants pour communiquer avec ses collaborateurs et cr¨¦er une meilleure exp¨¦rience sur le lieu de travail. Mais avant le d¨¦ploiement de Â鶹´«Ã½, sa technologie RH obsol¨¨te l'en emp¨ºchait.
Â鶹´«Ã½ est la seule source de donn¨¦es pour tout ce qui concerne notre personnel.
Director of HR Operations and Resourcing
??Nous disposions d'un ancien syst¨¨me aux fonctionnalit¨¦s limit¨¦es, avec peu de possibilit¨¦s de self-service pour les managers et les collaborateurs??, explique Kathryn?Heywood, Director of HR Operations and Resourcing chez TalkTalk. L'entreprise souffrait d'un syst¨¨me de suivi du recrutement obsol¨¨te, une composante pourtant essentielle de son activit¨¦. Les collaborateurs devaient effectuer de multiples processus manuels pour accomplir les t?ches RH les plus courantes, et les managers n'avaient qu'une faible visibilit¨¦ sur l'activit¨¦.
??Nous avions besoin de cr¨¦er une exp¨¦rience de qualit¨¦ pour nos managers et nos collaborateurs. Nous voulions permettre ¨¤ nos services partag¨¦s d'aller plus loin en leur donnant une technologie de pointe pour transformer leur fa?on de penser les RH??.
TalkTalk s'est tourn¨¦ vers Â鶹´«Ã½ pour son syst¨¨me unifi¨¦ et sa vision unique de l'entreprise. ??Â鶹´«Ã½ offre toutes les fonctionnalit¨¦s dont les RH ont besoin dans un seul syst¨¨me. Vous pouvez tout mettre en ?uvre en une seule fois et n'¨ºtes pas oblig¨¦ de proc¨¦der par ¨¦tapes si c'est ce que vous voulez??, explique Kathryn Heywood.
??Le syst¨¨me est tr¨¨s ax¨¦ sur l'utilisateur final. C'est ce que nous tentions de cr¨¦er pour nos coll¨¨gues et nos managers, une exp¨¦rience utilisateur de qualit¨¦, et Â鶹´«Ã½ nous a permis de le faire, commente-t-elle. La plateforme nous a ¨¦galement aid¨¦s ¨¤ g¨¦rer le recrutement par le biais du syst¨¨me RH, qui ¨¦tait auparavant s¨¦par¨¦, et nous a donc fourni un seul syst¨¨me pour tout faire??.
TalkTalk a choisi de proc¨¦der ¨¤ un d¨¦ploiement de type ??Big Bang??, en d¨¦ployant simultan¨¦ment Â鶹´«Ã½?Human Capital Management, Â鶹´«Ã½?Recruiting, Â鶹´«Ã½?Benefits, Â鶹´«Ã½?Compensation, Â鶹´«Ã½?Absence Management, Â鶹´«Ã½?Time Tracking et Â鶹´«Ã½?Talent Management pour un effectif de 2?500?personnes en l'espace de 6?mois, et en cr¨¦ant 13?int¨¦grations ¨¤ des syst¨¨mes externes, dont une ¨¤ ADP, le syst¨¨me de paie de l'entreprise.
Une adoption en un temps record
Il n'a pas fallu longtemps pour voir les premiers r¨¦sultats positifs avec Â鶹´«Ã½. En un mois, 90?% des collaborateurs s'¨¦taient connect¨¦s au syst¨¨me, du jamais vu. En trois mois, les demandes adress¨¦es au centre de services partag¨¦s ont chut¨¦. Les managers pouvaient acc¨¦der directement aux informations n¨¦cessaires et les collaborateurs trouvaient ce dont ils avaient besoin gr?ce ¨¤ l'interface intuitive de Â鶹´«Ã½.
La fonction RH de TalkTalk est ainsi devenue plus strat¨¦gique et plus agile. Avant Â鶹´«Ã½, le service RH reposait sur une approche transactionnelle. Les processus manuels ¨¦taient nombreux et il s'agissait davantage de r¨¦agir aux urgences que de les pr¨¦venir. Aujourd'hui, il consacre?65?¨¤ 70?% de son temps ¨¤ l'¨¦laboration de la strat¨¦gie. Il met en ?uvre et renforce les centres d'excellence, ouvrant la voie ¨¤ la gestion des talents, des ressources et des r¨¦compenses, et ¨¤ la conduite du changement. ??La technologie de Â鶹´«Ã½ nous a fait gagner un temps pr¨¦cieux pour ¨ºtre proactifs et tourn¨¦s vers l'avenir, et nous int¨¦resser ¨¤ des questions passionnantes comme la culture, les comportements et la cr¨¦ation d'un environnement de travail agr¨¦able??, explique Kathryn?Heywood.
L'¨¦quipe de direction a rapidement adopt¨¦ Â鶹´«Ã½. ??Notre PDG et l'¨¦quipe de direction s'y sont mis tout de suite, explique-t-elle. Au moment de la mise en service, il y a eu des changements au niveau de la direction, et notre PDG a tout g¨¦r¨¦ dans Â鶹´«Ã½, puis en a parl¨¦ sur son blog. Ce niveau d'engagement a permis d'impliquer tr¨¨s t?t d'autres membres de l'¨¦quipe dirigeante??.
Elle se souvient que l'int¨¦gration ¨¤ ADP a elle aussi ¨¦t¨¦ un succ¨¨s. ??Â鶹´«Ã½ est la seule source de donn¨¦es pour la paie ADP. Nous atteignons r¨¦guli¨¨rement une pr¨¦cision de 99,9?%, et avons parfois m¨ºme atteint 100?%??.
Avec le d¨¦ploiement de Â鶹´«Ã½, TalkTalk est pass¨¦ de sept syst¨¨mes RH disparates ¨¤ seulement deux?: Â鶹´«Ã½ et ADP. Les outils de gestion des temps, des cong¨¦s du personnel, de la r¨¦mun¨¦ration, des avantages sociaux et de la paie sont d¨¦sormais r¨¦unis en un seul endroit, cr¨¦ant ainsi une source unique et fiable pour toutes les donn¨¦es et ¨¦liminant des dizaines de formulaires et de feuilles de calcul.
??Je peux d¨¦sormais ¨ºtre s?re que nous avons des donn¨¦es pr¨¦cises, souligne Kathryn?Heywood. Si nous voyons que notre turnover est de 20?% dans un secteur de l'entreprise, nous faisons confiance aux donn¨¦es. Â鶹´«Ã½ est la seule source de donn¨¦es pour tout ce qui concerne notre personnel??.
?voluer au gr¨¦ des changements de l'entreprise
Kathryn?Heywood voit un avantage certain dans les mises ¨¤ jour r¨¦guli¨¨res de Â鶹´«Ã½ et la fa?on dont elles permettent ¨¤ TalkTalk de configurer la plateforme en fonction de ses besoins m¨¦tier. ??Nous d¨¦veloppons constamment le syst¨¨me en fonction des mises ¨¤ jour que Â鶹´«Ã½ apporte au produit, mais aussi pour l'adapter ¨¤ notre activit¨¦, explique-t-elle. Â鶹´«Ã½ est un syst¨¨me qui ¨¦volue et am¨¦liore continuellement notre activit¨¦??.
Pour ce qui touche ¨¤ l'exp¨¦rience collaborateur, Kathryn?Heywood ne tarit pas non plus d'¨¦loges?: ??Des collaborateurs sont venus nous dire ¨¤ quel point il est facile de transf¨¦rer quelqu'un d'une ¨¦quipe ¨¤ une autre. Ils disent aussi qu'il est formidable d'avoir acc¨¨s ¨¤ tout ce qui concerne une ¨¦quipe en un seul endroit. Ils peuvent voir l'historique des paiements, la r¨¦mun¨¦ration, les ¨¦valuations de performance, les profils LinkedIn, les comp¨¦tences et les capacit¨¦s, l'historique des pr¨¦sences, l'historique des primes, etc. On peut tout voir et tout faire en un seul endroit, c'est tr¨¨s facile??.
Un syst¨¨me RH pour tous
En tant que manager, Kathryn?Heywood s'appuie sur Â鶹´«Ã½ au quotidien. ??Je l'utilise vraiment pour tout, dit-elle. J'y acc¨¨de tous les jours pour v¨¦rifier les cong¨¦s, pour recruter de nouvelles personnes dans les ¨¦quipes, pour transf¨¦rer des collaborateurs ou pour rechercher des membres du personnel, ou encore lorsque je veux faire des paiements suppl¨¦mentaires. J'utilise ¨¦galement les tableaux de bord pour comprendre o¨´ en sont les choses et examiner les tendances. J'utilise Â鶹´«Ã½ pour comprendre nos donn¨¦es et pr¨¦parer des indicateurs de l'activit¨¦??.
??Â鶹´«Ã½ est un syst¨¨me ¨¤ la pointe de la technologie, poursuit-elle. Si vous l'utilisez ¨¤ son plein potentiel, il transforme les exp¨¦riences des collaborateurs et des managers. Il leur offre au travail, pour tout ce qui touche au personnel, la m¨ºme convivialit¨¦ qu'ils trouvent dans les applications grand public en dehors du travail??.
Avec le recul, il est clair qu'il ¨¦tait essentiel que Â鶹´«Ã½ obtienne l'adh¨¦sion de toute l'entreprise. Â鶹´«Ã½ ne doit pas ¨ºtre consid¨¦r¨¦ comme un projet ou une solution RH de plus, mais comme un syst¨¨me qui soutiendra l'entreprise. ??C'est une diff¨¦rence fondamentale, affirme Kathryn?Heywood. Nous avons mis Â鶹´«Ã½ en place comme un syst¨¨me permettant ¨¤ l'entreprise de r¨¦pondre aux attentes des collaborateurs, et non comme un syst¨¨me RH pour les RH??.
Nigel?Sullivan, Group HR Director chez TalkTalk, r¨¦sume ainsi l'impact de Â鶹´«Ã½?: ??Nous voulons r¨¦ellement donner une plus grande autonomie ¨¤ nos collaborateurs et managers. Nous voulons qu'ils aient un contr?le total sur leurs donn¨¦es personnelles et qu'ils soient en mesure d'¨ºtre bien plus responsables de la gestion de leur propre carri¨¨re. Dans le m¨ºme temps, nous souhaitons leur offrir davantage de visibilit¨¦ sur les opportunit¨¦s qui s'offrent ¨¤ eux en mati¨¨re d'¨¦volution de carri¨¨re. ?tre le gardien de toutes les donn¨¦es relatives au personnel n'est pas un droit divin du service RH, comme c'est souvent le cas dans un cadre traditionnel. Avec Â鶹´«Ã½, nos collaborateurs ont un acc¨¨s direct 24h/24 et 7j/7 ¨¤ leurs informations, qui sont accessibles partout et depuis n'importe quel appareil. Ils sont d¨¦sormais libres, ainsi que leurs managers, de travailler dans ce que nous appelons un environnement technologique de qualit¨¦. Le syst¨¨me a ¨¦galement permis de lib¨¦rer des ressources afin que l'¨¦quipe RH puisse apporter une contribution plus strat¨¦gique au reste de l'entreprise??.