La Washington State Employees Credit Union (WSECU) s'efforce d'¨ºtre la coop¨¦rative de cr¨¦dit et l'employeur de r¨¦f¨¦rence pour les habitants de la r¨¦gion. M¨ºme si ses options bancaires modernes lui permettent de concurrencer les ¨¦tablissements nationaux, la coop¨¦rative WSECU souhaitait privil¨¦gier l'exp¨¦rience collaborateur en rationalisant les op¨¦rations administratives.
Sans int¨¦gration compl¨¨te avec la paie, le syst¨¨me RH traditionnel de la WSECU obligeait le personnel ¨¤ g¨¦rer manuellement la paie et les avantages sociaux, y compris les cotisations 401(k). Les processus de recrutement, d'embauche, de promotion, d'¨¦valuation de la performance et de primes s'ex¨¦cutaient sous forme de workflows papier d¨¦connect¨¦s. Gretchen Bornstein, HR Management System Specialist chez WSECU, explique?: ??Un responsable remplissait un document et l'envoyait ensuite ¨¤ un ou plusieurs dirigeants, qui le renvoyaient ensuite au service RH ou Paie. Les collaborateurs ne travaillant pas toujours au m¨ºme endroit, ils recevaient un document par e-mail, l'imprimaient, le signaient, le scannaient, puis le renvoyaient par e-mail ¨¤ la personne suivante sur la liste d'approbation. Nous ne savions jamais o¨´ se trouvaient les documents, si bien que nous passions beaucoup de temps ¨¤ les chercher.??
Nous pouvons ¨¦galement configurer Â鶹´«Ã½ nous-m¨ºmes, caract¨¦ristique essentielle pour moi, l'une des quelques personnes ¨¤ le g¨¦rer.
HR Management System Specialist
Des profits g¨¦n¨¦r¨¦s en seulement six mois
La WSECU recherchait un partenaire pour la gestion de la paie avec un syst¨¨me capable de consolider les donn¨¦es, d'automatiser les workflows administratifs et de favoriser les processus en self-service pour le personnel. Son choix s'est port¨¦ sur Â鶹´«Ã½. Non seulement Â鶹´«Ã½ a r¨¦pondu ¨¤ ses attentes initiales, mais cette solution a permis ¨¤ la WSECU de renforcer son agilit¨¦ op¨¦rationnelle et d'optimiser ses effectifs, et ainsi d'am¨¦liorer la pr¨¦cision, la flexibilit¨¦, la transparence et l'exp¨¦rience collaborateur. En six mois, la banque a simplifi¨¦ les processus administratifs li¨¦s ¨¤ la paie, aux avantages sociaux, au recrutement, aux fiches de pr¨¦sence, aux ¨¦valuations de la performance et aux demandes de cong¨¦s.
Par exemple, pour am¨¦liorer la visibilit¨¦ sur les co?ts, Gretchen Bornstein a modifi¨¦ les cat¨¦gories de cong¨¦s. ??Dans notre ancien syst¨¨me RH, nous ne pouvions pas cr¨¦er de nouvelles cat¨¦gories de cong¨¦s, explique-t-elle. Avec Â鶹´«Ã½, c'est possible en moins d'une heure. J'ai cr¨¦¨¦ des cat¨¦gories de cong¨¦s pour des raisons telles que les intemp¨¦ries, la vaccination, les cong¨¦s parentaux, et j'ai supprim¨¦ celles que nous n'utilisons plus. Nos collaborateurs sont tr¨¨s sensibles ¨¤ ces changements qui ont un impact important sur le suivi du temps et des co?ts, ainsi que sur la qualit¨¦ de l'environnement de travail.??
Au lieu de deux personnes qui passent trois jours sur la paie, une seule s'en charge d¨¦sormais en deux jours.
HR Management System Specialist
Miser sur une gestion de la paie efficace
Avant le d¨¦ploiement de Â鶹´«Ã½, les collaborateurs de la WSECU passaient plusieurs jours par mois ¨¤ saisir manuellement des informations dans l'application RH traditionnelle. ??Au lieu de deux personnes qui passent trois jours sur la paie, une seule s'en charge d¨¦sormais en deux jours, explique Gretchen Bornstein. Depuis le d¨¦ploiement de Â鶹´«Ã½, nous avons donc r¨¦duit d'environ un tiers le temps pass¨¦ ¨¤ la gestion de la paie, tout en diminuant la quantit¨¦ de papier et la frustration. De plus, en examinant un processus, nous pouvons d¨¦terminer imm¨¦diatement ¨¤ quel stade une t?che se situe.??
Le personnel consacre ¨¦galement moins de temps ¨¤ la gestion et aux workflows administratifs, notamment aux v¨¦rifications. ??Pour nos collaborateurs, et parmi eux notre PDG, Â鶹´«Ã½ est un syst¨¨me tr¨¨s convivial qui accro?t consid¨¦rablement notre efficacit¨¦, affirme Gretchen Bornstein. Nous avons configur¨¦ des alertes automatiques dans Â鶹´«Ã½ pour informer les managers que les fiches de pr¨¦sence doivent ¨ºtre valid¨¦es. Enfin, notre responsable de la paie effectue des audits qui permettent de d¨¦tecter de mani¨¨re proactive les probl¨¨mes susceptibles d'impacter un collaborateur, comme un paiement partiel suite ¨¤ un oubli de saisie d'heures.??
Apr¨¨s avoir atteint ses objectifs initiaux en mati¨¨re de gestion administrative, la WSECU profite de sa nouvelle agilit¨¦ pour optimiser davantage les effectifs.
HR Management System Specialist
Des options de self-service qui am¨¦liorent l'exp¨¦rience collaborateur
En consolidant ses donn¨¦es et en acqu¨¦rant des capacit¨¦s d'automatisation, la WSECU peut cr¨¦er des workflows intuitifs en self-service. ??Aujourd'hui, gr?ce ¨¤ Â鶹´«Ã½, les collaborateurs peuvent mettre ¨¤ jour leurs cotisations salariales eux-m¨ºmes et en quelques minutes, par exemple ajouter une personne ¨¤ charge ou modifier leurs pr¨¦l¨¨vements au titre du r¨¦gime 401(k), explique Gretchen Bornstein. Ce type de processus en self-service repr¨¦sente ¨¦galement un gain de temps pour les RH et le personnel administratif. La saisie des donn¨¦es et leur d¨¦p?t ne sont plus des processus fastidieux, car nous avons r¨¦duit les documents papier d'au moins 75?%.??
Des processus qui s'adaptent aux besoins
??Apr¨¨s avoir atteint ses objectifs initiaux en mati¨¨re de gestion administrative, la WSECU profite de sa nouvelle agilit¨¦ pour optimiser davantage les effectifs, et ce sans avoir ¨¤ recourir ¨¤ d'autres outils ni services tiers, poursuit Gretchen Bornstein. Nous pouvons ¨¦voluer avec Â鶹´«Ã½ et personnaliser nous-m¨ºmes le syst¨¨me, caract¨¦ristique essentielle pour moi, l'une des quelques personnes ¨¤ le g¨¦rer.??
Pour finir, la coop¨¦rative de cr¨¦dit envisage d'aller plus loin avec Â鶹´«Ã½ Compensation et Â鶹´«Ã½ Talent Optimization. Elle ajoute?: ??Il existe de nombreuses fonctionnalit¨¦s que nous pouvons utiliser pour gagner du temps et contribuer ¨¤ l'optimisation du personnel. J'apprends beaucoup sur les possibilit¨¦s offertes par Â鶹´«Ã½ aupr¨¨s des groupes d'utilisateurs de Â鶹´«Ã½ Community.??