Depuis plus de 100?ans, AAA Northern California, Nevada & Utah (AAA NCNU) prot¨¨ge ses membres sur la route et ¨¤ leur domicile. Riche de son exp¨¦rience, l'entreprise reste tourn¨¦e vers l'avenir et se concentre sur les besoins de ses membres. Cela passe par la r¨¦duction des frais administratifs en faveur du temps consacr¨¦ aux membres. Ce qui signifie qu'il faut concilier la gestion des ressources humaines et la gestion financi¨¨re pour am¨¦liorer les op¨¦rations. Cela nous am¨¨ne ¨¤ Â鶹´«Ã½.
??Nous avons commenc¨¦ avec un petit groupe d'automobilistes de la premi¨¨re heure au Cliff House de San Francisco, explique Paul Gaffney, President and CEO de l'AAA NCNU. D¨¦sormais, nous comptons plus de 4,2?millions de membres. Notre ambition est de susciter une fid¨¦lisation absolue des adh¨¦rents, tout au long de leur vie, en leur offrant une exp¨¦rience exceptionnelle.??
Il a une id¨¦e pr¨¦cise de la r¨¦alisation de cette vision?: ??Nous devons instaurer une culture interne solide qui permette ¨¤ ceux qui proposent ces exp¨¦riences d'¨ºtre r¨¦ellement en contact avec les membres qu'ils accompagnent et de comprendre les r¨¦percussions sur l'entreprise.???
Â鶹´«Ã½ permet cette compr¨¦hension gr?ce ¨¤ sa suite d'applications. ??Â鶹´«Ã½ est l'outil fondamental qui conf¨¨re ¨¤ tous les membres de notre entreprise une visibilit¨¦ sur nos r¨¦sultats financiers et sur le d¨¦veloppement des ressources humaines??, explique Paul Gaffney.
Â鶹´«Ã½ permet de g¨¦rer votre personnel ¨¤ partir d'un seul et m¨ºme outil et de visualiser les performances financi¨¨res de votre entreprise. ? ma connaissance, c'est le seul outil qui permet de le faire.
COO
Un atout pour la planification strat¨¦gique
Siobh¨¢n Mc Feeney, Chief?Operating?Officer de l'entreprise, appr¨¦cie particuli¨¨rement la capacit¨¦ de Â鶹´«Ã½ ¨¤ fournir un aper?u complet des performances, lequel permet ¨¤ son ¨¦quipe de r¨¦aliser des pr¨¦visions pertinentes. Elle faisait d¨¦j¨¤ partie de l'entreprise en 2011 lors du d¨¦ploiement de Â鶹´«Ã½.?
??Nous disposions d'une arm¨¦e de comptables qui regroupaient des donn¨¦es, raconte-t-elle ¨¤ propos des syst¨¨mes ant¨¦rieurs ¨¤ Â鶹´«Ã½. Nous n'avions aucune visibilit¨¦ sur la fin d'un mois ou la fin de l'ann¨¦e. Avec Â鶹´«Ã½, nous savons toujours o¨´ nous en sommes.?? L'entreprise peut d¨¦sormais envisager l'avenir avec confiance.?
??? l'¨¦poque, il m'¨¦tait difficile de consacrer du temps ¨¤ la croissance, car cela relevait de l'improvisation, explique-t-elle. Aujourd'hui, je peux utiliser les informations r¨¦elles fournies par Â鶹´«Ã½, aussi bien pour la gestion du personnel que pour la gestion financi¨¨re, et affirmer que nous pourrions probablement nous d¨¦velopper dans ces cinq domaines. Voil¨¤ ¨¤ quoi cela pourrait ressembler. Il s'agit d'un v¨¦ritable atout pour la planification strat¨¦gique de cette ann¨¦e. C'est loin d'¨ºtre n¨¦gligeable.??
Le calendrier de d¨¦ploiement de l'AAA NCNU ¨¦tait tr¨¨s court, et Â鶹´«Ã½ l'a aid¨¦e ¨¤ le respecter avec une mise en service en 14?semaines seulement. ??Nous avons arr¨ºt¨¦ l'ancien syst¨¨me le 1er juillet et c'¨¦tait lanc¨¦. Chacun a r¨¦ussi ¨¤ r¨¦cup¨¦rer ses d¨¦penses. Le monde ¨¦volue vite. Les effectifs ¨¦voluent vite??, a ajout¨¦ Siobh¨¢n Mc Feeney. Et il en va de m¨ºme pour Â鶹´«Ã½, comme a pu le constater son ¨¦quipe.
R¨¦duction des co?ts, relations avec les collaborateurs et syst¨¨mes financiers
Pour Siobh¨¢n Mc Feeney, il est clair que les ¨¦conomies ne constituent pas le seul crit¨¨re de s¨¦lection de Â鶹´«Ã½. ??Il est ¨¦vident que cela nous a permis d'¨¦conomiser beaucoup d'argent. Mais ce n'¨¦tait pas l'¨¦l¨¦ment d¨¦terminant. Les collaborateurs avaient besoin de savoir o¨´ ils en ¨¦taient dans l'entreprise et les responsables comment g¨¦rer et d¨¦velopper leurs ¨¦quipes. Et il nous fallait des syst¨¨mes financiers qui ne soient pas contraignants. Â鶹´«Ã½ r¨¦pondait ¨¤ tous ces crit¨¨res. Cette solution accompagnera notre croissance.???
Pour autant, les ¨¦conomies r¨¦alis¨¦es ont ¨¦t¨¦ consid¨¦rables pour l'entreprise. Siobh¨¢n Mc Feeney estime que l'entreprise a r¨¦duit de 50?%, et ce de mani¨¨re continue, le co?t de la gestion de la paie, de la gestion des ressources humaines (Wordkay HCM) et de la gestion financi¨¨re. ??Et nous pouvons ainsi r¨¦affecter ces fonds ¨¤ d'autres activit¨¦s de l'entreprise??, ajoute-t-elle.?
Osh O'Crowley, Chief Information Officer de l'entreprise, examine les ¨¦conomies r¨¦alis¨¦es avec Â鶹´«Ã½ par rapport aux autres syst¨¨mes utilis¨¦s.?
??En tant que CIO, lorsque je consid¨¨re les d¨¦penses consacr¨¦es ¨¤ la technologie, je ne suis pas pris dans la spirale de l'amortissement et de la d¨¦pr¨¦ciation que la plupart des directeurs informatique connaissent lorsqu'ils r¨¦alisent un investissement. Et il faut faire en sorte qu'elle dure cinq ¨¤ sept ans. Il faut la mettre ¨¤ jour. Il faut la garder en vie.?? Mais avec Â鶹´«Ã½, ??je n'ai pas de centres de donn¨¦es qui g¨¨rent toutes ces technologies. Je n'ai pas d'administrateurs de base de donn¨¦es. Je n'ai pas de frais de licence. J'ach¨¨te ce dont j'ai besoin. Nous assurons la coh¨¦sion de l'ensemble et nous nous concentrons sur nos membres??, explique-t-il.
Utilisation du Cloud
Lorsque l'entreprise s'est s¨¦par¨¦e de son partenaire assureur en 2011 et qu'elle a revu son approche, elle a cherch¨¦ ¨¤ cr¨¦er une entreprise plus rationnelle et plus ax¨¦e sur ses membres. Elle a donc opt¨¦ pour une technologie Cloud.?
Selon Osh O'Crowley, ??la plupart des gens n'ont pas pour vocation de g¨¦rer et d'h¨¦berger des logiciels de comptabilit¨¦ et de ressources humaines. Â鶹´«Ã½ nous donne la possibilit¨¦ de ne pas avoir ¨¤ le faire, et de laisser cette responsabilit¨¦ ¨¤ une solution adapt¨¦e.??
??Je sais par exp¨¦rience qu'un grand nombre de ressources technologiques se concentrent sur la survie de la technologie, explique-t-il. J'ai travaill¨¦ avec de grandes applications ERP et j'ai le souvenir d'un grand nombre de conversations sur le fait que notre version ¨¦tait d¨¦pass¨¦e, que nous devions faire une mise ¨¤ jour ou que nous ne pouvions pas faire ceci ou cela ¨¤ cause de tel ou tel probl¨¨me. Beaucoup de ce que j'appellerais de la ¡°bureaucratie¡± qui n'ajoutait aucune valeur ¨¤ l'activit¨¦ principale.???
Pour lui, Â鶹´«Ã½ permet de se concentrer sur l'exp¨¦rience des membres. ??Nous consacrons tr¨¨s peu de temps aux fonctions support au sein de l'entreprise, pr¨¦cise-t-il. Les fonctions sont efficaces, elles accomplissent ce que nous attendons d'elles, elles sont simples d'utilisation. Et nous pouvons consacrer le temps restant ¨¤ nos membres.??
Paul Gaffney en convient?: ??nous pouvons mettre davantage l'accent sur la gestion hi¨¦rarchique et beaucoup moins sur les fonctions du personnel, explique-t-il. Ainsi, nous avons tous plus de temps ¨¤ accorder ¨¤ l'am¨¦lioration de notre c?ur de m¨¦tier. Nous prenons de meilleures d¨¦cisions. Nous les prenons plus rapidement. Et nous sommes moins d¨¦rang¨¦s par les t?ches administratives.???
??Depuis le d¨¦ploiement de la suite unifi¨¦e de Â鶹´«Ã½ pour les RH et la fonction Finance, les ressources d¨¦di¨¦es au support ont ¨¦t¨¦ consid¨¦rablement r¨¦duites. D¨¦sormais, nous consacrons environ un tiers de nos ressources au support, et nous pouvons red¨¦ployer les deux tiers restants vers nos priorit¨¦s op¨¦rationnelles??, poursuit-il.
HCM et gestion financi¨¨re?: une association logique
Le fait que Â鶹´«Ã½ Human Capital Management et Â鶹´«Ã½ Financial Management soient int¨¦gr¨¦s dans un seul et m¨ºme syst¨¨me est tr¨¨s appr¨¦ci¨¦ par Paul Gaffney. ??L'un des principaux avantages de cette suite unifi¨¦e est que les m¨¦thodes sont communes aux deux fonctions. Nous comptons donc sur les responsables pour ¨ºtre ¨¤ la fois des gestionnaires financiers rigoureux et d'excellents chefs d'¨¦quipe. C'est formidable qu'ils puissent utiliser une bo?te ¨¤ outils commune pour ces deux domaines??, d¨¦clare-t-il.?
??Historiquement, il s'agissait de notions distinctes. Il est rare que nous soyons en mode RH ou en mode Finance. Nous g¨¦rons une activit¨¦ qui est assur¨¦e par des personnes, et la mesure principale de cette activit¨¦ est financi¨¨re. La combinaison de ces ¨¦l¨¦ments dans un seul syst¨¨me est donc logique. Je me demande pourquoi personne n'y avait pens¨¦ avant??, ajoute-t-il.?
Pour finir, Â鶹´«Ã½ constitue un levier ¨¤ la croissance d'AAA NCNU, un avantage dont Paul Gaffney se r¨¦jouit. ??Nous allons nous lancer dans de nouvelles activit¨¦s. La flexibilit¨¦ de la suite unifi¨¦e, qui nous permet de le faire sans avoir ¨¤ acqu¨¦rir un autre logiciel d'infrastructure pour la prise en charge de ces activit¨¦s, est un atout majeur et permanent??.?
Du point de vue op¨¦rationnel, Siobh¨¢n Mc Feeney voit les avantages que pr¨¦sente une seule version de la v¨¦rit¨¦. ??Les donn¨¦es sont rassembl¨¦es au m¨ºme endroit, dit-elle. C'est un outil pr¨¦cis, disponible de suite et ultra intuitif. Nos clients l'appr¨¦cient, car il simplifie leur travail.??
Que pourrait-elle dire ¨¤ ceux qui envisagent de passer ¨¤ Â鶹´«Ã½???
??Si vous voulez vous simplifier la vie, en facilitant la gestion de vos collaborateurs et en trouvant un moyen de d¨¦terminer clairement votre situation en tant qu'entreprise, cette suite d'applications est faite pour vous, conclut-elle. Â鶹´«Ã½ permet de g¨¦rer votre personnel ¨¤ partir d'un seul et m¨ºme outil et de visualiser les performances financi¨¨res de votre entreprise. ? ma connaissance, c'est le seul outil qui permet de le faire. Et cela vous laisse le temps de vous concentrer sur des choses plus importantes.??