Qu'est-ce qu'un syst¨¨me de gestion des fournisseurs??
Un syst¨¨me de gestion des fournisseurs (VMS) est une solution logicielle qui vous aide ¨¤ g¨¦rer l'ensemble du cycle de vie de vos intervenants externes, du sourcing ¨¤ l'offboarding en passant par l'engagement, la gestion, la facturation et le reporting. Cela permet aux responsables de programme de g¨¦rer les co?ts, l'efficacit¨¦, la qualit¨¦ et les risques sur une seule plateforme.
Qu'est-ce qu'un fournisseur??
D'une mani¨¨re g¨¦n¨¦rale, un fournisseur propose des biens et des services. Qu'il s'agisse d'un particulier ou d'une entreprise, le fournisseur apporte quelque chose de valeur dont l'acheteur a besoin pour atteindre ses objectifs.?
Dans le contexte de la gestion des effectifs, un fournisseur fait r¨¦f¨¦rence aux fournisseurs pris en charge par la technologie VMS, ce qui inclut les agences de recrutement sous contrat, les prestataires de services et les intervenants externes eux-m¨ºmes. En bref, le terme ??fournisseur?? d¨¦signe toute entit¨¦ qui fournit les personnes ou les talents qui constituent les effectifs externes d'une entreprise.
Qu'est-ce qu'un intervenant externe??
Un intervenant externe d¨¦signe toute personne qui travaille pour votre entreprise, mais n'est pas salari¨¦e de votre entreprise. Citons notamment les int¨¦rimaires, les consultants, les travailleurs temporaires et les freelances.
Il est par ailleurs important de noter qu'il existe diff¨¦rents termes pour d¨¦signer les intervenants externes. Par cons¨¦quent, lorsque vous abordez le sujet, il peut ¨ºtre utile de pr¨¦ciser ¨¤ quel groupe vous faites r¨¦f¨¦rence.
Pourquoi avez-vous besoin d'un syst¨¨me de gestion des fournisseurs??
Un VMS vous donne la possibilit¨¦ d'acc¨¦der facilement aux informations relatives aux travailleurs non salari¨¦s pour prendre en toute confiance et plus rapidement de meilleures d¨¦cisions. Cela inclut les d¨¦cisions ¨¤ fort impact sur les co?ts li¨¦es ¨¤ la mani¨¨re dont vous recherchez, engagez, g¨¦rez et payez vos effectifs internes et externes.?
Les logiciels de gestion des fournisseurs peuvent ¨¦galement constituer un outil puissant pour garantir la s¨¦curit¨¦ et la conformit¨¦ de votre entreprise. Sans moyen de suivre et d'enregistrer facilement le statut de vos collaborateurs externes et autres informations connexes, ces derniers peuvent ¨ºtre ¨¤ l'origine de manquements critiques et pr¨¦senter des risques pour les finances et la r¨¦putation de votre entreprise.
? mesure que vos effectifs ¨¦largis augmentent, une solution de gestion devient essentielle pour ¨¦laborer et appliquer avec succ¨¨s une strat¨¦gie RH ¨¦largie. Bien que ces solutions soient le plus souvent utilis¨¦es par l'¨¦quipe du bureau de gestion des programmes (PMO) pour faciliter les t?ches de gestion quotidiennes, les donn¨¦es collect¨¦es peuvent ¨ºtre exploit¨¦es dans l'ensemble de l'entreprise. Par exemple, les ¨¦quipes RH, Finance et IT peuvent facilement acc¨¦der aux informations et les analyser, permettant ainsi une planification strat¨¦gique des effectifs exploitable.
Quels sont les avantages d'un syst¨¨me de gestion des fournisseurs??
En vous permettant de mieux tirer parti de vos intervenants externes, un VMS peut aider votre entreprise ¨¤ faire face aux changements rapides du secteur, ¨¤ combler les ¨¦carts de comp¨¦tences et ¨¤ attirer les meilleurs talents, le tout dans un seul syst¨¨me d'enregistrement.?
Les avantages d'un logiciel de gestion des fournisseurs incluent?:
Rationalisation et automatisation des processus manuels fastidieux
Am¨¦lioration de la visibilit¨¦ sur les effectifs pour tous les types de collaborateurs
Acc¨¦l¨¦ration du recrutement et ¨¦largissement des viviers de talents
Gestion de la conformit¨¦ et r¨¦duction des risques
Optimisation des processus d'onboarding et d'offboarding des collaborateurs
Simplification de la facturation et r¨¦duction des co?ts
Soutien ¨¤ la croissance internationale
??Â鶹´«Ã½ VNDLY a consid¨¦rablement am¨¦lior¨¦ la visibilit¨¦ sur nos intervenants externes. Nous connaissons maintenant leur nombre, l'endroit o¨´ ils travaillent et le montant des d¨¦penses que nous g¨¦rons, et nous savons quels fournisseurs soutiennent le programme. Qui plus est, nous disposons d¨¦sormais de solides capacit¨¦s de reporting pour la pr¨¦vision des effectifs.??
¨C Director of Strategic Sourcing, College Board
Quelles sont les fonctionnalit¨¦s d'un syst¨¨me de gestion des fournisseurs??
Bien que les capacit¨¦s exactes puissent varier d'un syst¨¨me ¨¤ l'autre, les fonctionnalit¨¦s typiques des logiciels de gestion des fournisseurs incluent g¨¦n¨¦ralement la distribution des commandes, la facturation consolid¨¦e, l'att¨¦nuation des risques, le suivi des effectifs et des am¨¦liorations significatives des capacit¨¦s de reporting par rapport aux syst¨¨mes et processus manuels.
Ces syst¨¨mes incluent d¨¦sormais souvent la gestion des ¨¦nonc¨¦s des travaux des consultants et des services externalis¨¦s. En raison de cette gamme de services plus large, certains fournisseurs de syst¨¨mes VMS parlent de syst¨¨mes ou plateformes ¨¦tendus de gestion des effectifs pour d¨¦crire leurs services.
Comment g¨¦rer la conformit¨¦ internationale avec un syst¨¨me de gestion des fournisseurs??
Un VMS est un outil pr¨¦cieux pour les effectifs globaux d'aujourd'hui, dans la mesure o¨´ les dirigeants g¨¨rent de plus en plus des ¨¦quipes au-del¨¤ des fronti¨¨res. En raison des diff¨¦rences potentiellement consid¨¦rables entre les r¨¦glementations locales d'un pays ¨¤ l'autre, il est important d'obtenir de l'aide pour g¨¦rer les exigences de facturation, les lois sur l'emploi, les r¨¦glementations sur les donn¨¦es et autres obstacles li¨¦s au travail ¨¤ l'international.
Pour aider les entreprises ¨¤ respecter les normes de conformit¨¦ internationales, une solution de gestion des fournisseurs doit offrir des capacit¨¦s de gestion robustes pour prendre en charge la facturation mondiale, les structures fiscales nationales, la facturation en devises locales, les calculs de taux complexes et les lois locales sur l'emploi.
Avantages des logiciels de gestion des intervenants externes pour l'activit¨¦ internationale?:
?vitez les p¨¦nalit¨¦s et les amendes gr?ce ¨¤ des fonctionnalit¨¦s cl¨¦s qui r¨¦pondent ¨¤ vos besoins internationaux
B¨¦n¨¦ficiez d'un reporting simplifi¨¦ sur les donn¨¦es globales des intervenants externes, ind¨¦pendamment de la cat¨¦gorie, du type de contrat, du service ou du site
Centralisez les informations provenant de plusieurs pays pour prendre des d¨¦cisions bas¨¦es sur les donn¨¦es et r¨¦duire les risques
Pourquoi la s¨¦curit¨¦ est-elle importante dans un syst¨¨me de gestion des fournisseurs??
Si vous envisagez d'acqu¨¦rir un syst¨¨me VMS, il est essentiel d'¨¦valuer sa s¨¦curit¨¦. Avoir recours ¨¤ plusieurs types de collaborateurs pr¨¦sente en effet des risques uniques en mati¨¨re de conformit¨¦ et de s¨¦curit¨¦, risques qui peuvent ¨ºtre difficiles ¨¤ g¨¦rer sans la technologie ad¨¦quate.
?tant donn¨¦ que les syst¨¨mes de gestion des fournisseurs enregistrent et stockent des informations personnelles sur les collaborateurs, sans mentionner les donn¨¦es relatives ¨¤ votre entreprise et ¨¤ celles de vos partenaires, ces syst¨¨mes sont tenus de respecter des normes particuli¨¨rement strictes, qu'elles soient ¨¦dict¨¦es par les organismes de r¨¦glementation du secteur ou par les pays dans lesquels travaillent vos collaborateurs. Assurez-vous que votre syst¨¨me de gestion des fournisseurs met en ?uvre des contr?les de s¨¦curit¨¦ technique complets et int¨¦gr¨¦s pour prot¨¦ger vos donn¨¦es. Ces contr?les de s¨¦curit¨¦ doivent ¨ºtre valid¨¦s par des tiers de confiance.
Connecter votre syst¨¨me de gestion des fournisseurs ¨¤ votre solution HCM
Un nombre croissant d'organisations s'appuient sur diff¨¦rents types d'employ¨¦s pour assurer la bonne marche de l'entreprise, y compris des prestataires ind¨¦pendants, des fournisseurs de services, des vendeurs op¨¦rant sur des plateformes, et m¨ºme des robots. Les effectifs ne se limitent plus aux seuls salari¨¦s ¨¤ temps plein. De nombreuses entreprises ont donc aujourd'hui besoin d'une strat¨¦gie de gestion des effectifs plus globale qui tienne compte de l'ensemble des collaborateurs.
Compte tenu de cette ¨¦volution constante des dynamiques concernant les effectifs, connecter votre syst¨¨me de gestion des fournisseurs et votre solution de gestion du capital humain (HCM) peut s'av¨¦rer inestimable pour b¨¦n¨¦ficier d'une visibilit¨¦ compl¨¨te sur vos ¨¦quipes et ¨¦liminer les sources d'informations cloisonn¨¦es. L'int¨¦gration de vos syst¨¨mes VMS et HCM permet la circulation continue des donn¨¦es, cr¨¦ant ainsi une approche agile et unifi¨¦e pour g¨¦rer l'ensemble de votre personnel.
Cependant, il est important de noter que toutes les solutions VMS et HCM ne peuvent pas ¨ºtre connect¨¦es et que certaines int¨¦grations sont plus pratiques et efficaces que d'autres. Il s'agit d'une fonctionnalit¨¦ importante ¨¤ prendre en compte lors de l'¨¦valuation des options technologiques pour g¨¦rer vos effectifs.
Composantes d'un syst¨¨me de gestion des fournisseurs r¨¦ussi
Bien que les composantes exactes d'un logiciel de gestion des intervenants externes puissent varier, certaines fonctionnalit¨¦s peuvent se combiner pour cr¨¦er un VMS v¨¦ritablement efficace. Voici quelques exemples de composantes importantes?:
Gestion des ressources externes
Les fonctionnalit¨¦s li¨¦es ¨¤ la gestion des ressources externes permettent ¨¤ votre entreprise de mieux prendre en charge le cycle de vie complet de vos collaborateurs externes, y compris le sourcing, l'onboarding, la gestion, la facturation et l'offboarding. En fin de compte, ces fonctionnalit¨¦s vous permettent de mieux planifier, g¨¦rer et analyser vos besoins en mati¨¨re d'intervenants externes et les co?ts associ¨¦s.
?nonc¨¦ des travaux
Les fonctionnalit¨¦s d'¨¦nonc¨¦ des travaux fournissent les outils dont vous avez besoin pour ¨¦tablir des ¨¦nonc¨¦s des travaux pour vos intervenants externes et vous assurer qu'ils sont respect¨¦s, ce qui vous permet de g¨¦rer des projets complexes depuis un seul et m¨ºme endroit. Gr?ce aux fonctionnalit¨¦s d'¨¦nonc¨¦ des travaux, vous ¨ºtes certain de disposer des intervenants externes dont vous avez besoin pour mener ¨¤ bien vos projets.?
Gestion des profils collaborateurs
Gr?ce aux fonctionnalit¨¦s de gestion des profils collaborateurs, vous pouvez rapidement et facilement identifier les informations de base dont vous avez besoin pour prendre des d¨¦cisions ¨¦clair¨¦es concernant votre programme RH ¨¦largi. Gagnez du temps et faites des ¨¦conomies en vous assurant que votre ¨¦quipe sait o¨´ travaillent les intervenants externes et conna?t la dur¨¦e de leur mission et les co?ts associ¨¦s.
Le r?le de l'IA dans les logiciels de gestion des fournisseurs
Les fournisseurs de solutions VMS adoptent de plus en plus le Machine Learning et d'autres strat¨¦gies bas¨¦es sur l'IA pour am¨¦liorer les processus et les performances des ¨¦quipes et identifier des ¨¦conomies potentielles. Les t?ches li¨¦es au recrutement en sont un bon exemple. ?Les outils de Machine Learning int¨¦gr¨¦s dans les syst¨¨mes VMS peuvent ¨ºtre utilis¨¦s pour aider vos ¨¦quipes RH et Achats ¨¤ identifier rapidement les candidats qui r¨¦pondent le mieux ¨¤ vos besoins, en tenant compte de l'exp¨¦rience et du budget. En automatisant et en simplifiant les processus de recrutement, l'IA peut aider votre entreprise ¨¤ gagner du temps et faire des ¨¦conomies, et permet ¨¤ vos responsables RH et Achats de se concentrer sur des t?ches plus strat¨¦giques.