Les h?pitaux pour enfants occupent une place particuli¨¨re dans le secteur des soins de sant¨¦. Ils traitent les besoins m¨¦dicaux urgents des nourrissons, des enfants et des adolescents, tout en tenant compte des pr¨¦occupations de leurs parents et de leurs proches. Leurs m¨¦decins et cliniciens mettent ¨¤ profit des ann¨¦es de formation en p¨¦diatrie pour contribuer ¨¤ am¨¦liorer la vie et la sant¨¦ de leurs jeunes patients.
Le prestigieux Dayton Children's Hospital (DCH) est l'un des quelque 250 ¨¦tablissements de ce type aux ?tats-Unis. Ses 3?600 collaborateurs r¨¦pondent aux besoins p¨¦diatriques de 20?comt¨¦s de l'ouest de l'Ohio et de l'est de l'Indiana. Il est constitu¨¦ d'un h?pital principal de 177?lits et de 22?autres ¨¦tablissements p¨¦diatriques r¨¦partis dans la r¨¦gion.? ?
Comme tous les h?pitaux, le DCH doit trouver un ¨¦quilibre entre des soins de qualit¨¦ et la ma?trise des co?ts. Il doit ¨¦galement attirer et fid¨¦liser des salari¨¦s, des soignants et des m¨¦decins extr¨ºmement comp¨¦tents. Ces objectifs sont toutefois difficiles ¨¤ atteindre dans un secteur des soins de sant¨¦ strictement r¨¦glement¨¦ qui ¨¦volue rapidement.
Nous cr¨¦ons des rapports avec SCM pour signaler les niveaux de stock critiques, de mani¨¨re ¨¤ pouvoir commencer le r¨¦approvisionnement avant d'¨ºtre en rupture.
Corporate Director of Supply Chain
Des difficult¨¦s croissantes
Au Dayton Children's Hospital, la pression sur les co?ts et les complexit¨¦s op¨¦rationnelles se sont accrues ces derni¨¨res ann¨¦es, en raison notamment de ses nombreuses nouvelles installations satellites. La direction a compris que pour relever ces d¨¦fis, l'h?pital devait investir dans sa transformation digitale. Apr¨¨s avoir soigneusement ¨¦valu¨¦ les options disponibles, elle a s¨¦lectionn¨¦ Â鶹´«Ã½ en tant que syst¨¨me Cloud pour am¨¦liorer et int¨¦grer les op¨¦rations de back-office, en particulier les RH, la Finance et la cha?ne d'approvisionnement.
David Farrall, Corporate Director of Supply Chain au DCH, explique que l'h?pital a choisi de d¨¦ployer Â鶹´«Ã½ Supply Chain Management (SCM) apr¨¨s avoir adopt¨¦ avec succ¨¨s Â鶹´«Ã½ Human Capital Management et Â鶹´«Ã½ Financial Management. Il a rejoint l'¨¦tablissement apr¨¨s 20?ans d'exp¨¦rience dans la gestion de cha?ne d'approvisionnement hors secteur hospitalier et a ¨¦t¨¦ frapp¨¦ par les diff¨¦rences. ??La gestion de la cha?ne d'approvisionnement d'un h?pital est plus complexe que dans d'autres secteurs, car de nombreuses fournitures sont vitales??, explique-t-il.
Lorsque David Farrall a commenc¨¦ ¨¤ travailler pour le DCH, l'h?pital n'avait pas encore abandonn¨¦ son syst¨¨me manuel obsol¨¨te au profit de la solution SCM. ??Nous nous appuyions sur un syst¨¨me papier sommaire sans visibilit¨¦ sur nos stocks de fournitures, se souvient-il. Nous suivions 22?000?unit¨¦s de gestion de stock (UGS) et plusieurs centaines de contrats. Plus de 30?% d'entre eux ¨¦taient arriv¨¦s ¨¤ expiration, mais nous ne savions pas lesquels sans tous les passer en revue.??
La gestion de la cha?ne d'approvisionnement d'un h?pital est plus complexe que dans d'autres secteurs, car de nombreuses fournitures sont vitales.
Corporate Director of Supply Chain
Une meilleure visibilit¨¦, sans ruptures de stock
En transformant sa gestion de la cha?ne d'approvisionnement avec SCM, le DCH b¨¦n¨¦ficie d'une plus grande visibilit¨¦ sur ses stocks. L'h?pital a ainsi pu simplifier ses proc¨¦dures de commande, il dispose d'une plus grande flexibilit¨¦ en mati¨¨re d'achats et surtout ¨¦vite les ruptures de stock. ??Si un article critique est n¨¦cessaire, le temps pass¨¦ ¨¤ le chercher ailleurs peut nuire ¨¤ la qualit¨¦ des soins, explique David Farrall. De plus, si une proc¨¦dure est particuli¨¨rement urgente, l'absence d'un article indispensable peut mettre en danger la vie du patient. En ¨¦liminant les ruptures de stock, notamment en fournitures m¨¦dicales essentielles, notre personnel peut fournir des soins de meilleure qualit¨¦.??
??Cela permet au personnel infirmier, param¨¦dical et administratif de consacrer davantage de temps aux enfants et ¨¤ leurs familles??, ajoute-t-il.
Pour pr¨¦parer la migration vers SCM, David Farrall et son ¨¦quipe ont d'abord nettoy¨¦ les donn¨¦es de r¨¦f¨¦rence du DCH. ??Nous avons ¨¦limin¨¦ 50?% de nos UGS en supprimant uniquement tout ce qui n'avait pas ¨¦t¨¦ utilis¨¦ depuis plus de 36?mois, explique-t-il. Apr¨¨s le lancement, nous avons poursuivi le tri et r¨¦duit notre inventaire ¨¤ seulement 7?000?articles. D¨¦sormais, nos analystes fonctionnels peuvent s'assurer que les articles continuent de circuler dans le syst¨¨me SCM en apportant les modifications n¨¦cessaires ¨¤ leurs descriptions ou ¨¤ leurs unit¨¦s de mesure.??
Avant le lancement de SCM, David Farrall a commenc¨¦ les formations en effectuant des tests de recette aupr¨¨s d'une ¨¦quipe cl¨¦ compos¨¦e des principales personnes charg¨¦es des commandes. ??Ensuite, nous avons fait suivre une formation pas-¨¤-pas sur les outils et les processus Â鶹´«Ã½ ¨¤ presque tous les membres du personnel qui avaient pass¨¦ une commande au cours de l'ann¨¦e ¨¦coul¨¦e, poursuit-il. Gr?ce ¨¤ notre processus de formation rapide, nous nous sommes assur¨¦s que l'¨¦quipe ¨¦tait parfaitement pr¨ºte avant la date de mise en production.??
Pas un centime de plus
Le Dayton Children's Hospital utilise ¨¦galement SCM comme r¨¦f¨¦rentiel de contrats. Il contient plus de 725?contrats d'achat, dont 270?accords de partenariat. ??Nous ne payons pas un centime de plus que le montant pr¨¦vu par nos contrats, car SCM ne l'autorise pas, explique David Farrall. Par ailleurs, je sais exactement quels contrats ont expir¨¦ et pourquoi. Gr?ce ¨¤ SCM qui g¨¨re d¨¦sormais tous nos diff¨¦rents types de contrats, la conformit¨¦ a augment¨¦ de 80?%.??
SCM aide le personnel du DCH ¨¤ soumettre des demandes d'achat plus pr¨¦cises, ce qui permet des livraisons plus conformes et r¨¦duit le nombre de retours. ??Les retours ¨¤ l'un de nos principaux fournisseurs ont diminu¨¦ de 50?%, ce qui nous laisse du temps pour des t?ches plus utiles, comme rechercher des moyens de r¨¦duire encore les co?ts tout en aidant le personnel soignant ¨¤ passer plus de temps avec les patients??, constate David Farrall.
Nous ne payons pas un centime de plus que le montant pr¨¦vu par nos contrats, car SCM ne l'autorise pas.
Corporate Director of Supply Chain
Un timing parfait
??Je suis heureux d'¨ºtre arriv¨¦ au Dayton Children's Hospital au moment de la restructuration et du passage ¨¤ Â鶹´«Ã½, car j'ai pu ¨¤ la fois apprendre et piloter la transformation digitale, qui nous a men¨¦s l¨¤ o¨´ nous sommes aujourd'hui et o¨´ nous allons demain??, ajoute David Farrall.
Lorsque la pand¨¦mie mondiale a frapp¨¦ au d¨¦but de l'ann¨¦e 2020, le DCH avait d¨¦ploy¨¦ SCM depuis ¨¤ peu pr¨¨s un an, ce que David Farrall consid¨¨re comme une chance. ??Les cha?nes d'approvisionnement ont ¨¦t¨¦ tellement perturb¨¦es pendant la crise du COVID-19 que nous ne pouvions pas toujours obtenir toutes les fournitures dont nous avions besoin, en particulier les EPI, les lingettes pour les mains et les solutions de nettoyage, poursuit-il. Le syst¨¨me SCM nous alertait lorsque les stocks d'articles critiques devenaient insuffisants, ce qui nous permettait de trouver d'autres sources d'approvisionnement, en recourant parfois jusqu'¨¤ la quatri¨¨me option. Nous avons pu nous assurer que nous avions suffisamment d'EPI pour nos soignants de premi¨¨re ligne, afin qu'ils puissent fournir en toute s¨¦curit¨¦ les soins qu'exigeaient les enfants et qu'attendaient de nous leurs parents.??
Selon David Farrall, la possibilit¨¦ de contr?ler et de communiquer facilement et rapidement l'utilisation quotidienne moyenne des articles essentiels a ¨¦t¨¦ particuli¨¨rement importante pendant la pand¨¦mie. ??Nous cr¨¦ons des rapports avec SCM pour signaler les niveaux de stock critiques et les quantit¨¦s faibles de certains articles de mani¨¨re ¨¤ pouvoir commencer le r¨¦approvisionnement avant d'¨ºtre en rupture??, explique-t-il.
Nous cr¨¦ons des rapports avec SCM pour signaler les niveaux de stock critiques [...] de mani¨¨re ¨¤ pouvoir commencer le r¨¦approvisionnement avant d'¨ºtre en rupture.
Corporate Director of Supply Chain
Un avenir prometteur
David Farrall a ¨¦galement ajout¨¦ Â鶹´«Ã½ Assistant au syst¨¨me, un chatbot digital qu'il utilise pour interagir avec SCM de mani¨¨re conversationnelle et rechercher des informations. ??Qu'il s'agisse de seringues, de lingettes, de bouteilles d'eau, de piles ou autre, Â鶹´«Ã½ Assistant peut m'indiquer le bordereau de livraison, l'acheteur, le bon de commande (s'il y en a un) et le statut de paiement des articles livr¨¦s.??
David Farrall est convaincu que les am¨¦liorations constantes apport¨¦es aux fonctionnalit¨¦s de SCM permettront de perfectionner encore davantage les co?ts, la prestation des services et la qualit¨¦ des soins. ??Nous apportons tout ce qui peut rendre le s¨¦jour des enfants plus agr¨¦able, m¨ºme des ours et des poneys en peluche, conclut-il. Nous sommes aussi l¨¤ pour leur plus grand bien, en coulisse, en fournissant les produits m¨¦dicaux n¨¦cessaires ¨¤ la r¨¦ussite de leur traitement.??
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