Cada d¨ªa, el Museo Metropolitano de Arte (el Met) trae el arte a la vida de visitantes de todo el mundo. El Met tiene algo para todos los gustos, desde colecciones seleccionadas cuidadosamente hasta programas de educaci¨®n y de pr¨¢cticas o recorridos online. Sin embargo, el ¨¢mbito y la log¨ªstica para la obtenci¨®n y gesti¨®n de los bienes y servicios de tal operaci¨®n son complejos y caros. Puesto que es una instituci¨®n sin ¨¢nimo de lucro, las inversiones en tecnolog¨ªa del museo suelen destinarse a becas, no a operaciones.
Hace cuatro a?os, el Met se enfrent¨® a una deuda importante y un n¨²mero creciente de p¨¦rdidas, por lo que el equipo de gesti¨®n se propuso equilibrar el presupuesto para el ejercicio contable de 2020. El museo contaba con Â鶹´«Ã½ Financial Management y Â鶹´«Ã½ Procurement, pero la implementaci¨®n inicial no hab¨ªa dado prioridad al aprovisionamiento y, a medida que la organizaci¨®n crec¨ªa, no estaba estructurada para aprovechar los beneficios. Como consecuencia, los procesos estaban en silos y eran ineficaces, lo que dificultaba los insights del gasto indirecto, las aprobaciones de peticiones y la rentabilidad de la inversi¨®n (ROI).
Al cabo de 12?meses de la reimplementaci¨®n de Â鶹´«Ã½, hemos ahorrado un 220?% del objetivo y hemos conseguido un 15?% de ROI en nuestros proyectos.
Chief Procurement Officer
Una gran reimplementaci¨®n
Cuando el equipo de aprovisionamiento ide¨® una soluci¨®n estrat¨¦gica que sedujese al personal, esperaba que el cambio fuese un reto. Tras un an¨¢lisis exhaustivo de los workflows y los puntos d¨¦biles, el Met se percat¨® de que pod¨ªa reducir costes, aumentar el control sobre el gasto y los proveedores y potenciar la eficacia del aprovisionamiento al reimplementar Â鶹´«Ã½ Spend Managment. Los miembros del personal ya utilizaban esta herramienta, por lo que estaban familiarizados con los aspectos b¨¢sicos y solo ten¨ªan que informarse acerca de los cambios en la automatizaci¨®n y la gesti¨®n de los procesos source to pay en todos los departamentos. Asimismo, Â鶹´«Ã½ Spend Management es f¨¢cil de configurar, por lo que el Met pudo abordar con rapidez los retos financieros y de aprovisionamiento.
Automatizar los procesos financieros y de aprovisionamiento desde las b¨²squedas a los pagos
Proporcionar insights y controles completos y personalizables
Ofrecer a los empleados una soluci¨®n sencilla de aprender con una experiencia familiar
Revisamos nuestra base, que nos llev¨® a implementar herramientas que no hab¨ªamos aprovechado para mejorar el sistema y modificar los procesos de gesti¨®n.
Chief Procurement Officer
El arte del aprovisionamiento
Gestionar el aprovisionamiento que respalda al museo, el cual alberga 2?millones de artefactos, supone una enorme tarea. Un aspecto clave de la reimplementaci¨®n del Met supuso reorganizar los workflows para enfocarlos en torno al aprovisionamiento. Este cambio requer¨ªa aleccionar a los empleados sobre el aprovisionamiento, su importancia y como Â鶹´«Ã½ pod¨ªa ayudarles a ser m¨¢s eficientes y eficaces. Seg¨²n afirma Tiffany Sen, Chief Procurement Officer del Met: "Empezamos con una ronda de opiniones y luego pasamos a nuestro enfoque para poner en marcha una nueva lista de objetivos y una pol¨ªtica de aprovisionamiento".
Organizaron quedadas virtuales, conferencias y reuniones individuales para que el personal se sintiera c¨®modo utilizando las funcionalidades del nuevo proceso y comprendiera su valor.
La perfecta integraci¨®n entre las soluciones de Â鶹´«Ã½ facilita la creaci¨®n de workflows automatizados con cualquier departamento, ya que el personal de TI puede asignar roles de aprovisionamiento y definir qui¨¦n puede acceder a esos workflows y aprobar peticiones. Esto no solo minimiza riesgos, sino que tambi¨¦n otorga una mayor autonom¨ªa al personal del Met, as¨ª como capacidades de autoservicio para la gesti¨®n de solicitudes y aprobaciones. Crear informes personalizados y tableros de mando ahora resulta m¨¢s sencillo; adem¨¢s, el personal puede acceder en tiempo real y obtener insights del proceso y funcionamiento del aprovisionamiento.
"Abordamos el redise?o del proceso procure-to-pay con una actitud abierta, centr¨¢ndonos en los roles, las aprobaciones, la seguridad y los informes", explica Sen. "Â鶹´«Ã½ fue un factor clave en el ¨¦xito de nuestra transformaci¨®n del aprovisionamiento porque, por primera vez, pudimos establecer controles para minimizar riesgos y posicionar el aprovisionamiento en el centro de todas las b¨²squedas y pagos".
En Â鶹´«Ã½ Rising?, vi un tablero de mando de Â鶹´«Ã½ Procurement por primera vez y le dije a Nicole: "?Tenemos que conseguir uno!".
Chief Procurement Officer
Seleccionar un nuevo objetivo de ahorro y presupuesto
La reimplementaci¨®n est¨¢ dando sus frutos. Gracias a la estandarizaci¨®n y a la aceleraci¨®n de los procesos source to pay, el Met super¨® sus objetivos de presupuesto y ahorro de costes. El museo contaba con unos 160?proyectos en el ejercicio contable de 2020 y ahorr¨® en todas las categor¨ªas. "El primer a?o tras reimplementar Â鶹´«Ã½ Spend Management ahorramos el 220?% de nuestro objetivo y conseguimos un 15?% de ROI en nuestros proyectos", asegura Sen. "Adem¨¢s, hemos reducido el proceso de aprovisionamiento de 29 a 5?pasos y las aprobaciones de peticiones de gasto de 12 a 2?d¨ªas".
El Met ahora gestiona el 80 por ciento de su gasto mediante tableros de mando digitales, informes y workflows. Esto incluye pedidos de bienes y servicios para exposiciones, eventos especiales, educaci¨®n, investigaciones y trabajos de conservaci¨®n. "Nuestro equipo de cuentas por pagar se puede centrar en tareas de valor a?adido como la gesti¨®n de tesorer¨ªa, las facturas antiguas, los registros maestro de proveedores y la certificaci¨®n de diversidad", afirma Sen.
Contar con un proceso automatizado basado en tecnolog¨ªa cloud ayud¨® a mantener la estabilidad cuando el Met tuvo que adaptarse al trabajo remoto durante el cierre del museo a partir de la primavera pasada. El ahorro de costes fue crucial para afrontar el entorno actual.
Con la aparici¨®n de nuevos retos, la gente nos pregunta: "?Hay una manera mejor de hacer esto?". Por ahora, no hemos encontrado ning¨²n problema que no hayamos podido resolver con Â鶹´«Ã½.
Procurement Operations Manager
El aprovisionamiento se transforma en un motor de crecimiento
"El uso de Â鶹´«Ã½ ha puesto de relieve las ventajas de los datos en nuestro sistema y lo que debemos reforzar", afirma Sen. "Las aplicaciones de Â鶹´«Ã½ nos ayudan a trabajar de un modo m¨¢s inteligente". Asimismo, ha transformado el rol del equipo de aprovisionamiento pasando de ser operadores t¨¢cticos a l¨ªderes estrat¨¦gicos. Para mantenerse actualizado en Â鶹´«Ã½, el Met se ha unido a grupos de usuarios y al programa de partner de dise?o, y contacta con regularidad con empleados y clientes de Â鶹´«Ã½ en la Comunidad Â鶹´«Ã½.
Hace poco, el equipo de aprovisionamiento del Met dirigi¨® un proyecto organizacional en la b¨²squeda de nuevos partners para publicidad, servicios de restauraci¨®n, log¨ªstica de retail, uniformes de personal y exposiciones especiales. El museo tambi¨¦n pudo completar varios proyectos de infraestructura y mejoras de seguridad para proteger al personal y la colecci¨®n.
"Desde que hemos transformado nuestros procesos con Â鶹´«Ã½, los l¨ªderes del museo entienden que nuestras contribuciones van m¨¢s all¨¢ de recortar costes y se centran en la creaci¨®n de valor", asegura Sen. "Tambi¨¦n ayudamos a nuestros compa?eros con la mitigaci¨®n de riesgos, la optimizaci¨®n de procesos, la gesti¨®n de proveedores, la sostenibilidad y una estrategia alineada para seguir trayendo arte a las galer¨ªas, exposiciones y eventos al revelar nuevas ideas y conexiones sorprendentes".
Nos apoyamos en Â鶹´«Ã½ para adquirir eficacia adicional a trav¨¦s de la inteligencia artificial, el machine learning y la automatizaci¨®n de procesos rob¨®ticos.
Chief Procurement Officer
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