Wat is een vendormanagementsysteem?
Een vendormanagementsysteem (VMS) is een softwareoplossing waarmee je de gehele levenscyclus van je externe medewerkers beheert, van werving, engagement, management en facturering tot rapportages en offboarding. Het biedt programmamanagers ¨¦¨¦n platform voor het managen van kosten, effici?ntie, kwaliteit en risico's.
Wat is een vendor?
In brede zin is een vendor een aanbieder/leverancier van goederen en services. Of het nu om een persoon of een organisatie gaat, de vendor biedt iets van waarde aan dat een koper nodig heeft om zijn doelstellingen te bereiken.
Wanneer het om personeelsmanagement gaat, zijn vendors degenen die door VMS-technologie worden ondersteund, zoals uitzendbureaus, serviceproviders en de externe medewerkers zelf. Kort gezegd wordt de term 'vendor' gebruikt om te verwijzen naar degenen die de personen of talenten leveren waaruit het externe personeelsbestand van een organisatie bestaat.
Wat is een externe medewerker?
Een externe medewerker is iemand die voor je organisatie werkt, maar geen directe werknemer is. Voorbeelden hiervan zijn tijdelijke medewerkers, consultants, flexwerkers en freelancers.
Houd er rekening mee dat mensen en organisaties soms andere termen voor de externe workforce gebruiken. Daarom is het verstandig duidelijk aan te geven welke groep je bedoelt als je het over je externe talent hebt.
Waarom heb je een vendormanagementsysteem nodig?
Een VMS geeft je snel en gemakkelijk toegang tot informatie over externe medewerkers om sneller en met meer vertrouwen betere beslissingen te nemen. Zo helpt een VMS je bij belangrijke beslissingen over werving, engagement, management en betaling van je externe en totale personeelsbestand.
Vendormanagementsoftware is ook een krachtige tool om de beveiliging en compliance van je organisatie te waarborgen. Als je geen systeem hebt om de werknemersstatus en andere informatie over je externe personeel eenvoudig bij te houden en vast te leggen, kunnen tijdelijke medewerkers ernstige hiaten cre?ren en een risico vormen voor de financi?n en reputatie van je organisatie.
Als de externe workforce groeit, heb je een managementoplossing nodig om een succesvolle strategie voor je workforce op te zetten en te implementeren. Hoewel deze oplossingen meestal door het PMO-team (Program Management Office) worden gebruikt voor dagelijkse managementtaken, kunnen de verzamelde data door de hele organisatie worden benut. Zo kunnen HR-, finance- en IT-teams de informatie eenvoudig opvragen en analyseren om actiegerichte personeelsplanning en -strategie?n te ontwikkelen.
Wat zijn de voordelen van een vendormanagementsysteem?
Een VMS stelt je in staat de externe workforce effectiever te benutten. Zo kan je organisatie met ¨¦¨¦n system of record inspelen op snelle veranderingen in de branche, skills gaps opvullen en toptalent aantrekken.
De voordelen van software voor contractantenmanagement zijn onder meer:
Stroomlijning en automatisering van tijdrovende, handmatige processen
Beter inzicht in de verschillende contractvormen van het personeelsbestand
Snellere invulling van vacatures en uitbreiding van talentpools
Compliancebeheer en risicovermindering
Geoptimaliseerde onboarding en offboarding
Vereenvoudigde facturering en lagere kosten
Ondersteuning van internationale groei
"Dankzij Â鶹´«Ã½ VNDLY is het zicht op onze externe workforce drastisch verbeterd. We weten nu hoeveel medewerkers we hebben en waar ze zich bevinden, hoeveel we uitgeven en welke vendors het programma ondersteunen. Bovendien beschikken we over robuuste rapportagemogelijkheden voor het forecasten van onze personeelsbehoeften."
¡ªDirector of Strategic Sourcing, College Board
Wat zijn de kenmerken van een vendormanagementsysteem?
Hoewel de exacte mogelijkheden per aanbieder verschillen, omvat vendormanagementsoftware over het algemeen leveranciersmanagement, distributie van bestellingen, geconsolideerde facturering, risicobeperking, headcountregistratie en aanzienlijke verbeterde rapportagemogelijkheden ten opzichte van handmatige systemen en processen.
Tegenwoordig bieden deze systemen vaak ook ondersteuning voor het management van SOW-consultants (Statement of Work) en uitbestede diensten. Vanwege dit bredere dienstenpakket gebruiken sommige VMS-aanbieders de term 'extended workforce system' of 'extended workforce platform' om hun aanbod te beschrijven.
Internationale compliance beheren met een vendormanagementsysteem.
Een VMS is een waardevolle tool voor het huidige internationale personeelsbestand, waarin leaders steeds vaker grensoverschrijdende teams managen. Omdat de lokale regelgeving soms enorm verschilt van land tot land, is het belangrijk om ondersteuning te krijgen bij zaken zoals factureringsvereisten, arbeidswetten, dataregelgeving en andere hindernissen die gepaard gaan met internationaal werken.
Om internationale compliance te ondersteunen, moet een vendormanagementoplossing robuuste mogelijkheden bieden om je te helpen succesvol te navigeren door internationale factureringsmogelijkheden, landspecifieke belastingstructuren, facturering in lokale valuta, complexe tariefberekeningen en lokale arbeidswetten.
Enkele internationale zakelijke voordelen van managementsoftware waar de externe workforce van profiteert:
Vermijden van boetes en sancties dankzij essenti?le functionaliteiten die aansluiten op je internationale behoeften
Eenvoudig rapporteren van holistische data over extern personeel, ongeacht categorie, contracttype, afdeling of locatie
Centraliseren van informatie uit meerdere landen om datagedreven beslissingen te nemen en risico's te minimaliseren
Waarom is beveiliging belangrijk in een vendormanagementsysteem?
Bij het evalueren van een VMS is beveiliging van cruciaal belang. Het inzetten van verschillende soorten werknemers brengt unieke compliance- en beveiligingsrisico's met zich mee, die lastig zijn te beheersen zonder de juiste technologie.
Omdat vendormanagementsystemen, naast data over je organisatie en die van je partners, ook persoonlijke informatie over medewerkers registreren en opslaan, worden er vanuit de VMS-branche en de wetgeving van de landen waarin je medewerkers actief zijn strikte eisen aan gesteld. Kies voor een vendormanagementsysteem met ingebouwde, uitgebreide technische beveiligingsmaatregelen om je data te beschermen. Deze maatregelen moeten worden gevalideerd door betrouwbare externe partijen.
Verbind je vendormanagementsysteem met Human Capital Management.
Steeds meer organisaties vertrouwen op een gevarieerde mix van medewerkers om werk gedaan te krijgen, waaronder contractanten, serviceproviders, marktplaatsverkopers en zelfs bots. Het personeelsbestand bestaat niet langer puur uit fulltime werknemers met een vast salaris. Veel moderne organisaties hebben daarom behoefte aan een meer holistische managementstrategie die de gehele workforce omvat.
Gezien de voortdurende verschuivingen in de workforcedynamiek is het verstandig je vendormanagementsysteem met je HCM-oplossing (Human Capital Management) te verbinden om een totaalbeeld van de workforce te krijgen en ge?soleerde informatiebronnen te elimineren. Wanneer je VMS en HCM zijn verbonden, stromen data naadloos tussen systemen. Dit resulteert in een agile, uniforme aanpak en bevordert effici?ntie in de gehele workforce.
Houd er echter rekening mee dat niet alle VMS- en HCM-oplossingen een verbinding toestaan. Sommige integraties zijn bovendien effectiever en gebruiksvriendelijker dan andere. Het is belangrijk dit in gedachten te houden wanneer je de technologieopties voor je workforce evalueert.
Essenti?le onderdelen voor een effectief vendormanagementsysteem.
Hoewel de exacte onderdelen van managementsoftware voor de externe workforce vari?ren, zijn er bepaalde functionaliteiten die samen een echt effectief VMS vormen. Voorbeelden van belangrijke onderdelen zijn:
Management van extern personeel.
Functies voor management van de externe workforce stellen je organisatie in staat de end-to-end levenscyclus van je externe medewerkers effectiever te ondersteunen, waaronder werving, onboarding, management, facturering en offboarding. Deze functies helpen je uiteindelijk de behoeften en uitgaven op het gebied van extern personeel beter te plannen, te beheren en te analyseren.
Statement of Work (SOW).
SOW-functies bieden je de benodigde tools om de SOW-vereisten voor extern personeel in kaart te brengen en hieraan te voldoen, zodat je complexe projecten op ¨¦¨¦n locatie kunt managen. Dankzij de VMS-functies voor SOW zorg jij ervoor dat je het benodigde externe personeel in huis hebt om een ??project met succes uit te voeren.
Beheer van medewerkersprofielen.
Functies voor het beheer van medewerkersprofielen stellen je in staat snel en eenvoudig te bepalen welke basisinformatie je nodig hebt om weloverwogen beslissingen te nemen over je programma voor de externe workforce. Bespaar tijd en geld door ervoor te zorgen dat je team weet wie waar is, voor hoelang en wat de arbeidskosten zijn.
De rol van AI in vendormanagementsoftware.
Providers van vendormanagementsystemen maken steeds vaker gebruik van machine learning (ML) en andere AI-gestuurde strategie?n om processen te optimaliseren, teamprestaties te verbeteren en kostenbesparingen te realiseren. Een goed voorbeeld zijn recruitmenttaken. ?Zet ML-tools in het VMS bijvoorbeeld in om je HR- en procurementteams te helpen snel de kandidaten te identificeren die het beste aan je behoeften voldoen, rekening houdend met ervarings- en tariefvereisten. Door wervingsprocessen te automatiseren en te vereenvoudigen, helpt AI je organisatie tijd en geld te besparen. Dit geeft je HR- en procurementleaders de vrijheid om zich op zinvollere taken te richten.