Net als veel andere bedrijven had NetApp moeite om snel en effici?nt inzichten uit contracten te halen. Wanneer projecten zich aandienden, werden deze uit noodzaak uitbesteed aan juridische dienstverleners. Daarbij werden handmatige oplossingen en processen gebruikt, waardoor het team niet in staat was om contractdata te onderzoeken wanneer het bedrijf daar behoefte aan had. Het team begon vaak met een duidelijk doel voor ogen, maar tijdens het zoeken naar een oplossing kwam er steeds nieuwe informatie naar boven die het oorspronkelijke doel complexer maakte. Hierdoor moesten ze processen voortdurend bijstellen om het gewenste resultaat te behalen. Elke keer dat er tijdens een uitgebreide controle nieuwe informatie aan het licht kwam, waren ze weer terug bij af.
De COVID-katalysator.
COVID-19 cre?erde voor het juridische team van NetApp een unieke uitdaging om AI succesvol toe te passen bij het oplossen van verstoringen in de supplychain. Door de pandemie ontstonden er knelpunten in de supplychain, waardoor de organisatie moest achterhalen welke klanten akkoord gingen met deelleveringen en welke opties er waren bij belangrijke leveranciers wereldwijd. Vanuit het perspectief van contractmanagement waren overeenkomsten niet getagd op de kernvoorwaarden voor 'deellevering'. NetApp moest tienduizenden contracten doornemen om een hele reeks nieuwe onvoorziene omstandigheden aan te pakken. Als dit mislukte, kon dit leiden tot rechtszaken, ontevreden klanten en, in het ergste geval, gevolgen voor de omzet.
V¨®¨®r de pandemie had niemand ooit gedacht dat we als branche massaal overmachtsclausules zouden doornemen in bijna al onze leveranciersovereenkomsten, met de behoefte aan nagenoeg realtime resultaten.
VP Law, Technology & Operations
De juridische afdeling transformeren tot inkomstengenerator.
Dankzij AI-gedreven tekstmining van Â鶹´«Ã½ Contract Intelligence, aangedreven door Evisort AI, voerde NetApp een slimme zoekopdracht in alle contracten uit om snel specifieke bepalingen te vinden. Hierdoor was het bedrijf in staat voor deelleveringen te factureren terwijl de klanttevredenheid behouden bleef. Met het Â鶹´«Ã½-platform trainde het juridische team van NetApp zijn AI-tool binnen een week en zocht het in de volledige contractdatabase naar deelleveringen. Zo bracht het binnen enkele dagen 24.000 contracten terug tot 600, met 90 varianten van bepalingen over deelleveringen.
"Tijdens de zoektocht naar deelleveringen dachten we dat we naar specifieke voorwaarden moesten zoeken, maar we ontdekten dat sommige klanten dit probleem anders verwoordden dan verwacht", aldus de VP Law, Technology & Operations. "Dankzij AI zoomden we in op relevante taal en belangrijke bepalingen die verborgen zaten op onverwachte plekken in ondoorzichtige juridische overeenkomsten." Door vervaldatums te koppelen aan bepalingen over deelleveringen, filterde het crossfunctionele team ook op contracten die binnen 90 dagen verlengd moesten worden en gaf het prioriteit aan overeenkomsten met minder gunstige voorwaarden om te heronderhandelen.
Een mentaliteitsverandering teweegbrengen.
Bij elke vorm van technologie is verandermanagement het moeilijkste onderdeel. Maar de mogelijkheid om elke denkbare bepaling op te vragen zonder dat er budget of mankracht voor nodig is, versnelt verandermanagement. Zoals de VP Law, Technology & Operations uitlegde: "Het is zo intu?tief dat de mentaliteitsverandering pijnloos en exponentieel sneller verloopt." Sinds COVID heeft NetApp meer dan 90.000 overeenkomsten geanalyseerd voor diverse projecten, waaronder wijzigingen in de bedrijfsentiteit, activiteiten na fusies en overnames en dataprivacyanalyse. NetApp heeft geavanceerde contract-AI en geautomatiseerde workflowtechnologie ingezet en bespaart zo duizenden uren en miljoenen dollars bij diverse cruciale bedrijfsinitiatieven.
Zodra je deze AI-zoekfunctie voor contracten hebt ervaren, wil je niet meer zonder, en begin je overal praktische toepassingen te zien.
VP Law, Technology & Operations