En la educaci¨®n superior, las puntuaciones cuentan, tanto para los estudiantes como para las universidades. Los docentes y estudiantes con m¨¢s talento buscan las instituciones mejor valoradas, especialmente aquellas que forman parte de la prestigiosa lista de clasificaci¨®n Carnegie R1. Aunque la Washington State University (WSU) ya se encontraba entre las 130?instituciones R1, quer¨ªa que el campus de Pullman estuviera entre los 25?primeros para poder potenciar las oportunidades de resolver los mayores retos del mundo. Sin embargo, no lo iba a tener nada f¨¢cil.
Este es el nivel de insights y capacidad de respuesta que necesitamos para convertirnos en una de las 25?mejores universidades de investigaci¨®n.
Chief Financial Officer
D¨ªa de graduaci¨®n: dar paso a una nueva soluci¨®n
WSU ya invert¨ªa cientos de millones de d¨®lares en investigaci¨®n cada a?o. La instituci¨®n tuvo que redoblar esfuerzos para identificar cambios que pudieran impulsar una mayor eficiencia, atraer al mejor talento y eliminar un d¨¦ficit presupuestario de 30?millones de d¨®lares. El departamento de finanzas mencion¨® el secreto a voces, pero que todos evitaban mencionar: un mainframe de 40?a?os de antig¨¹edad que respaldaba los workflows administrativos. "Era demasiado arriesgado", cuenta Stacy Pearson, Chief Financial Officer en WSU. "Los informes financieros no eran exhaustivos y estaban a cargo de departamentos individuales. Fue dif¨ªcil realizar nuevas contrataciones de personal administrativo porque no ve¨ªan clara una trayectoria profesional en una instituci¨®n que usaba un mainframe. Y la ¨²nica persona que sab¨ªa c¨®mo volver a poner en marcha este aparatoso sistema cuando fallaba estaba a punto de jubilarse. Necesit¨¢bamos una base de nivel R1 para que nuestra universidad progresara hacia una estrategia de investigaci¨®n moderna, estableciera y gestionara un nuevo modelo de presupuestos y se convirtiera en l¨ªder en procesos de gesti¨®n y planificaci¨®n ¨¢giles".
Queremos formar parte del grupo de los l¨ªderes. Las personas que vienen a las entrevistas [...] saben que pueden emplear las herramientas y los workflows que aprendan aqu¨ª en cualquier sector.
Chief Financial Officer
Un plan de estudios moderno para alcanzar el ¨¦xito
WSU decidi¨® construir su base administrativa sobre un sistema de Â鶹´«Ã½ unificado. La implementaci¨®n en dos fases comenz¨® con Â鶹´«Ã½ Financial Management y Â鶹´«Ã½ Human Capital Management (HCM), seguida de Â鶹´«Ã½ Payroll, Â鶹´«Ã½ Recruiting y Â鶹´«Ã½ Time and Absence. "Era un plan ambicioso y no s¨¦ c¨®mo no me han salido m¨¢s canas, pero lo lanzamos a tiempo y sin salirnos del presupuesto gracias a la orientaci¨®n de Â鶹´«Ã½ y sus otros clientes universitarios", afirma Pearson. "Para ayudar a todo el mundo a adoptar esta renovaci¨®n completa de un sistema de 40?a?os de antig¨¹edad, tambi¨¦n lanzamos planes de gesti¨®n del cambio, comunicaci¨®n y formaci¨®n. Entonces, en lugar de esperar las previsibles quejas, dedicamos mucho tiempo a involucrar a las partes interesadas de los departamentos, los docentes y el personal para impulsar los cambios culturales necesarios y resolver de inmediato cualquier queja e inquietud. Si bien es cierto que hubo quejas, llevamos a cabo sesiones de escucha y trabajamos para resolver los problemas y ser tan receptivos como fuera posible".
La infraestructura base que implementamos con nuestro sistema de Â鶹´«Ã½ es lo que necesitamos para impulsar nuestras iniciativas de plan de negocios estrat¨¦gico.
Chief Financial Officer
Insights de nivel R1 en tiempo real y un 100?% m¨¢s r¨¢pidos
Hoy en d¨ªa, en lugar de optar por procesos ??en papel y tediosas aplicaciones de mainframe, el personal, el cuerpo docente y los estudiantes de WSU gestionan las tareas de finanzas y RRHH mediante workflows automatizados en Â鶹´«Ã½. Adem¨¢s, en lugar de tener que esperar 30?d¨ªas para obtener informes est¨¢ticos, el personal dispone de insights en tiempo real y bajo demanda sobre finanzas y RRHH, incluidos presupuestos y costes reales de todo el sistema de WSU. "Este es el nivel de insights y capacidad de respuesta que necesitamos para convertirnos en una de las 25?mejores universidades de investigaci¨®n", afirma Pearson. "La mejora del acceso a los datos y la eficiencia permiten a nuestros empleados a?adir m¨¢s valor. Los insights tambi¨¦n han hecho posible crear un plan trienal que nos sacar¨¢ del d¨¦ficit operacional".
Movilidad, atracci¨®n y retenci¨®n
El personal, los docentes y los estudiantes ahora pueden gestionar los workflows de finanzas, RRHH y n¨®minas desde cualquier lugar y en cualquier momento. Este aumento de la movilidad ha sido especialmente ¨²til durante la pandemia de la COVID-19. No solo ha favorecido la colaboraci¨®n entre las personas de los cinco campus, los cuatro centros de investigaci¨®n y las 40?oficinas de extensi¨®n de condados y tribales, sino que la WSU tambi¨¦n puede atender mejor las necesidades de los departamentos y sus empleados. "Seamos realistas, incluso antes de la pandemia, la fuerza laboral era m¨®vil", asegura Pearson. "Conviene usar procesos digitales que proporcionen a las personas la flexibilidad de trabajar de diferentes maneras. El estado de Washington y otras universidades est¨¢n pendientes de nosotros por nuestro liderazgo y por c¨®mo conseguimos hacer esto posible".
La adopci¨®n de workflows modernos elimin¨® la frustraci¨®n y cre¨® una cultura m¨¢s positiva en la que aflora el entusiasmo de los estudiantes, el cuerpo docente y el personal por un mundo de posibilidades. "Queremos formar parte del grupo de los l¨ªderes", confiesa Pearson. "Las personas que vienen a las entrevistas piensan que es magn¨ªfico que usemos Â鶹´«Ã½. Saben que pueden emplear las herramientas y los workflows que aprendan aqu¨ª en cualquier sector".
La base flexible orientada hacia el futuro
Para aprovechar el potencial completo de todos sus recursos, la WSU est¨¢ ampliando el uso de Â鶹´«Ã½ y poniendo en pr¨¢ctica sus estrategias de gesti¨®n del cambio, comunicaci¨®n y formaci¨®n para impulsar proyectos futuros. "No nos quedamos sentados maravillados con c¨®mo las tareas se hacen solas y chocando los cinco", concluye Pearson. "La infraestructura base que implementamos con nuestro sistema de Â鶹´«Ã½ es lo que necesitamos para impulsar nuestras iniciativas de plan de negocios estrat¨¦gico. Sabemos c¨®mo reducir nuestro d¨¦ficit presupuestario, mejorar nuestra clasificaci¨®n R1 y aumentar el aprendizaje para que la WSU pueda continuar atrayendo y educando a la pr¨®xima generaci¨®n de l¨ªderes que solucionar¨¢n los problemas del mundo".