El conocimiento compartido y aplicado conduce a soluciones que hacen del mundo un lugar mejor. Este principio gu¨ªa los objetivos de la Iowa State University (ISU) e impulsa su innovaci¨®n. La ISU no solo es la cuna del primer ordenador digital electr¨®nico del mundo y del primer laboratorio de realidad virtual de alta resoluci¨®n, sino que tambi¨¦n se encuentra entre las 100?primeras universidades del mundo en cuanto a patentes estadounidenses.?
Durante d¨¦cadas, la ISU mantuvo presupuestos administrativos modestos utilizando aplicaciones basadas en mainframe y workflows en papel. Sin embargo, la instituci¨®n se percat¨® de que, en lugar de ahorrar dinero, sus sistemas y modelos operativos legacy estaban empezando a obstaculizar los objetivos y a aumentar los costes. Cualquier cambio menor en los informes o en la aplicaci¨®n implicaba buscar a un programador con unas m¨ªnimas skills de COBOL. Y, como nadie quiere aprender tecnolog¨ªas que est¨¦n al final de su vida ¨²til, la contrataci¨®n supon¨ªa todo un reto.?
Adem¨¢s, los sistemas aislados reforzaban las estrategias centradas en los departamentos y la resistencia al cambio. Kristen Constant, Chief Information Officer de la ISU, afirma: "Nuestro sector siempre ha tratado de hacer m¨¢s con menos, pero en los ¨²ltimos a?os hemos observado que la agilidad se ha convertido en otro requisito esencial. Hoy en d¨ªa, las necesidades de los estudiantes y de los departamentos cambian tan r¨¢pidamente que, para ser estrat¨¦gicos y eficientes, ten¨ªamos que adoptar un modelo operativo de colaboraci¨®n que fuera f¨¢cil de actualizar".
Â鶹´«Ã½ nos permite ajustar f¨¢cilmente el sistema para que sea compatible con la forma en la que queremos operar.
Chief Information Officer
Despegue de Cyclones gracias a la tecnolog¨ªa cloud
La universidad pas¨® m¨¢s de un a?o evaluando soluciones de TI y finalmente eligi¨® Â鶹´«Ã½ Financial Management, Â鶹´«Ã½ Human Capital Management (HCM) y Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning. "Â鶹´«Ã½ proporciona una base fluida basada en tecnolog¨ªa cloud para las operaciones universitarias", afirma Constant. "Y a diferencia de nuestros r¨ªgidos sistemas anteriores, Â鶹´«Ã½ nos permite ajustar f¨¢cilmente el sistema para que sea compatible con la forma en la que queremos operar".
Pudimos recalibrar r¨¢pidamente nuestras operaciones de finanzas y RRHH con Â鶹´«Ã½.
Vicepresidenta de University Human Resources
El Big Bang
En lugar de implementar lentamente su nueva soluci¨®n, la ISU opt¨® por hacer un cambio limpio a su nuevo modelo integral de servicios compartidos e implementar Â鶹´«Ã½ Financial Management y Â鶹´«Ã½ HCM al mismo tiempo. Pam Cain, Vicepresidenta s¨¦nior de Operations and Finance de la ISU, comenta: "Todos los procesos se relacionan entre s¨ª, por lo que implementar todo de una sola vez como un Big Bang era lo m¨¢s adecuado para nosotros".
Para establecer un conjunto coherente de requisitos, cada departamento ten¨ªa un equipo de planificaci¨®n de la implementaci¨®n con un representante de finanzas, de RRHH y de TI. Cain explica: "Hemos utilizado las capacidades de Â鶹´«Ã½ para establecer eficazmente los workflows que coordinan nuestros nuevos procesos de gesti¨®n de finanzas y RRHH con nuestras nuevas estructuras de servicios compartidos".
Ni siquiera puedo calcular las semanas y meses extra que nos habr¨ªa llevado realizar los ajustes presupuestarios necesarios sin nuestro nuevo sistema.
Vicepresidenta s¨¦nior de Operations and Finance
Una lecci¨®n de adaptabilidad con un clic
Ahora que los workflows digitales son f¨¢ciles de adaptar, la ISU est¨¢ ajustando r¨¢pidamente la forma de trabajar de los empleados para poder dar mejor apoyo a las nuevas necesidades y estrategias. Los cambios realizados por el equipo financiero incluyen la suma de m¨¢s de 44?000?nuevos gastos relacionados con la COVID-19. Cain se?ala: "En los dos meses anteriores a la pandemia, hab¨ªamos empezado a implementar un nuevo sistema presupuestario con Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning. Este permite automatizar los procesos manuales de cientos de presupuestos y facilita las comprobaciones y los informes necesarios. Ni siquiera puedo calcular las semanas y meses extra que nos habr¨ªa llevado realizar los ajustes presupuestarios necesarios en medio de la pandemia sin nuestro nuevo sistema".
Hablando de la agilidad del ¨¢rea de RRHH durante la pandemia, Kristi Darr, Vicepresidenta de University HR de la ISU, afirma: "Pudimos recalibrar r¨¢pidamente nuestras operaciones de finanzas y RRHH gracias a las capacidades de elaboraci¨®n de informes que hemos incorporado con Â鶹´«Ã½. En muy poco tiempo, hicimos un seguimiento de los nuevos tipos de gastos con las worktags, cambiamos la forma de gestionar las ausencias de los empleados para adaptarnos a los nuevos requisitos de la COVID y agilizamos la gesti¨®n de los empleados en remoto".
Mantener el ritmo con ajustes sencillos
La ISU sigue perfeccionando otros procesos, como la incorporaci¨®n de nuevas aprobaciones a determinados workflows y la eliminaci¨®n de pasos innecesarios en los procesos de aprovisionamiento. "Llevar a cabo todos estos cambios hubiera llevado muchas m¨¢s horas con los sistemas legacy", concluye Cain. "Poder ajustar r¨¢pidamente nuestros workflows digitales a medida que mejoramos nuestra comprensi¨®n y colaboraci¨®n entre las ¨¢reas de finanzas, RRHH y TI nos ayuda a avanzar con nuestro modelo de servicios compartidos".