La Iowa Hospital Association (IHA), activa desde 1929, ten¨ªa contratos que se almacenaban en "silos digitales" pertenecientes a distintos equipos, partners y ubicaciones. Anteriormente, la IHA contaba con cinco abogados y m¨¢s personal en su equipo jur¨ªdico para intentar revisar y actualizar contratos de todo tipo. Hoy en d¨ªa, esa labor la realiza un equipo de dos personas. El nuevo Chief Legal Officer, Abhay Nadipuram, quer¨ªa una soluci¨®n con la que optimizar el proceso de gesti¨®n de contratos de la organizaci¨®n, impulsando la eficiencia y el cumplimiento normativo. Dada la experiencia positiva que hab¨ªan tenido con el proveedor Evisort (ahora Â鶹´«Ã½), Nadipuram eligi¨® Â鶹´«Ã½ Contract Lifecycle Management, con IA de Evisort.
Eliminar los silos mediante la recopilaci¨®n de contratos
El equipo adopt¨® r¨¢pidamente las capacidades del workflow de Â鶹´«Ã½ para administrar las plantillas de uso cotidiano y centralizar el proceso de contrataci¨®n. Mediante el proceso de IA e introducci¨®n de contratos de Â鶹´«Ã½, todos los acuerdos de la IHA se recopilaron f¨¢cilmente en un solo repositorio inteligente. Esto fue fundamental para una organizaci¨®n deseosa de modernizar y optimizar sus operaciones. "Hemos conseguido aprovechar al m¨¢ximo la herramienta para recopilar todos nuestros acuerdos", dice Nadipuram.
La IHA existe desde hace casi 100 a?os, pero no ten¨ªamos una ubicaci¨®n centralizada para nuestros contratos.
Chief Legal Officer
Consiga m¨¢s por su dinero
Â鶹´«Ã½ ofrece capacidades de analytics superiores a las de otras herramientas de CLM. Seg¨²n Kelly Spong, directora de Operaciones Legales: "Recopila informaci¨®n, algo que no hac¨ªa ninguna de las herramientas que he usado anteriormente. [Otras herramientas] eran m¨¢s como un almac¨¦n virtual. Â鶹´«Ã½ realiza analytics de datos reales, o sea que te da m¨¢s por tu dinero.
"Adem¨¢s de disponer de un sistema de tickets de workflow, tambi¨¦n puedo saber cu¨¢ntos de mis contratos se ejecutan y cu¨¢ntos no", a?ade Spong. "?Cu¨¢ntos contratos hemos procesado durante el ¨²ltimo a?o? ?Cu¨¢ntos de ellos eran acuerdos con proveedores? Esos son datos que hab¨ªa que extraer a base de revisar todos los acuerdos manualmente".
Los workflows impulsados ??por IA mejoran la visibilidad y la eficiencia
Spong dice que la plataforma de gesti¨®n de contratos impulsada por IA de Â鶹´«Ã½ les permite analizar un acuerdo y leerlo en su totalidad, sin que eso ralentice el proceso para los equipos que desean crear un nuevo contrato.
Con la supervisi¨®n a su cargo, Spong tiene visibilidad total para gestionar todos los documentos en el sistema, pero los equipos individuales (como RRHH, Educaci¨®n y Comunicaciones) solo pueden ver su propia documentaci¨®n. La plataforma de Â鶹´«Ã½ les garantiza el acceso a los acuerdos siempre que sea necesario. Spong comenta: "Nadie me ha dicho que no encuentra un contrato que hemos ejecutado. No me han pedido que se lo proporcione. Ha sido una transici¨®n bastante fluida".
Es genial que puedan rellenar un formulario y todos los datos correctos se a?adan a una plantilla de contrato.
Director of Legal Operations
Soporte al cliente de valor incuestionable
El soporte al cliente destaca especialmente, tanto en opini¨®n de Nadipuram como de Spong. Nadipuram explica: "Nunca he tenido que esperar m¨¢s de un d¨ªa para obtener una respuesta de alguien dispuesto a ayudarme. Y a la hora de formar a Kelly en este aspecto, el equipo de soporte se dispuso de inmediato a organizar las cosas. Eso me quit¨® un peso de encima".
"Creo que su valor es incuestionable", dice Spong. "El soporte al cliente nunca te hace esperar d¨ªas o hasta una semana para recibir una respuesta. Siempre responden. Y he completado gran parte de la formaci¨®n por mi cuenta. Aparte del servicio de atenci¨®n al cliente, tambi¨¦n hay recursos educativos".