Washington State Employees Credit Union (WSECU) se esfuerza por ser la cooperativa de cr¨¦dito y la empresa preferida de los residentes de la zona. Aunque las modernas opciones bancarias de la empresa le permiten competir con marcas nacionales, WSECU quer¨ªa dar prioridad a la experiencia del empleado agilizando las operaciones administrativas.?
Como el antiguo sistema legacy de RRHH de WSECU no estaba totalmente conectado con las n¨®minas, el personal gestionaba a mano tanto las n¨®minas como los beneficios, incluidas las asignaciones 401k. Los workflows desconectados y basados en papel tambi¨¦n daban soporte al reclutamiento, las contrataciones, las promociones, las evaluaciones del desempe?o y los bonus. Gretchen Bornstein, HR Management System Specialist de WSECU, afirma: "Un m¨¢nager rellenaba un formulario y lo enviaba a uno o varios ejecutivos s¨¦nior, que a su vez lo devolv¨ªan a RRHH o al departamento encargado de las n¨®minas. El personal no siempre trabajaba en la misma ubicaci¨®n, por lo que pod¨ªa recibir un formulario por correo electr¨®nico, imprimirlo, firmarlo, escanearlo y enviarlo de nuevo por correo electr¨®nico a la siguiente persona de la lista de aprobaci¨®n. Nunca sab¨ªamos d¨®nde estaban los formularios, as¨ª que pas¨¢bamos mucho tiempo en b¨²squedas in¨²tiles tratando de localizarlos".
Tambi¨¦n podemos personalizar Â鶹´«Ã½ nosotros mismos, lo que es especialmente importante porque soy uno de los pocos que lo gestiona.
HR Management System Specialist
Rentabilidad de la inversi¨®n: dividendos en solo seis meses
WSECU buscaba un partner de gesti¨®n de n¨®minas con un sistema que pudiera utilizar para consolidar los datos, automatizar los workflows administrativos y facilitar los procesos de autoservicio para el personal, y eligi¨® Â鶹´«Ã½. Â鶹´«Ã½ no solo cumpli¨® sus requisitos iniciales, sino que tambi¨¦n ayud¨® a WSECU a potenciar la agilidad operativa y a impulsar la optimizaci¨®n continua de la fuerza laboral para poder seguir mejorando la precisi¨®n, la flexibilidad, la transparencia y la experiencia del empleado. En seis meses, el banco hab¨ªa simplificado los procesos administrativos de soporte a las n¨®minas, los beneficios, el reclutamiento, las tarjetas de tiempo, las evaluaciones del desempe?o y las solicitudes de vacaciones.
Por ejemplo, para mejorar los insights de los costes, Bornstein ha modificado las categor¨ªas de vacaciones y permisos. "Con nuestro antiguo sistema de RRHH, no pod¨ªamos crear nuevas categor¨ªas de vacaciones y permisos", explica. "Con Â鶹´«Ã½ s¨ª podemos y me lleva algo menos de una hora. He creado categor¨ªas de vacaciones y permisos para el mal tiempo, las vacunas y los permisos de paternidad, y he eliminado las que ya no utilizamos. Este tipo de cambios son muy perceptibles para nuestros empleados y tienen una gran repercusi¨®n en la forma en que hacemos el seguimiento de nuestro tiempo y costes, y ofrecemos un entorno de trabajo fluido".
En lugar de que dos empleados inviertan tres d¨ªas en la n¨®mina, ahora uno solo la completa en dos d¨ªas.
HR Management System Specialist
Apostar por la eficacia de las n¨®minas
Antes de que WSECU implementara Â鶹´«Ã½, los empleados pasaban varios d¨ªas al mes introduciendo informaci¨®n manualmente en la aplicaci¨®n legacy de RRHH. "En lugar de que dos empleados inviertan tres d¨ªas en la n¨®mina, ahora uno solo la completa en dos d¨ªas", explica Bornstein. "Por lo que redujimos el tiempo necesario para completar las n¨®minas en aproximadamente un tercio desde que implementamos Â鶹´«Ã½ y hay muchos menos documentos en papel y frustraci¨®n. Tambi¨¦n podemos ver un proceso y saber inmediatamente d¨®nde se retrasa una tarea".
El personal tambi¨¦n dedica menos tiempo a los workflows administrativos y de gesti¨®n, incluidas las comprobaciones. "Nuestros empleados, incluido nuestro CEO, consideran que Â鶹´«Ã½ es muy f¨¢cil de usar y que aumenta enormemente nuestra eficiencia ", afirma Bornstein. "Hemos configurado alertas autom¨¢ticas en Â鶹´«Ã½ para que los m¨¢nagers reciban una notificaci¨®n cuando las tarjetas de tiempo necesiten aprobaci¨®n. Nuestro jefe de n¨®minas lleva a cabo auditor¨ªas que detectan de forma proactiva problemas que podr¨ªan afectar a alguien, como recibir solo una paga parcial porque se olvid¨® de introducir las horas en su tarjeta de tiempo".
Ahora que WSECU ha alcanzado nuestros objetivos iniciales de excelencia administrativa, estamos aprovechando nuestra mayor agilidad para impulsar m¨¢s la optimizaci¨®n de la fuerza laboral.
HR Management System Specialist
Mejora de la experiencia del empleado gracias a las opciones de autoservicio
Al consolidar sus datos y obtener capacidades de automatizaci¨®n, WSECU puede crear workflows de autoservicio intuitivos. "Hoy en d¨ªa, si los empleados necesitan actualizar sus deducciones de la n¨®mina, como a?adir un dependiente o cambiar sus retenciones del 401k, pueden hacerlo ellos mismos en solo unos minutos gracias a Â鶹´«Ã½", afirma Bornstein. "Este tipo de procesos de autoservicio tambi¨¦n ahorran tiempo al personal administrativo y de RRHH. La entrada de datos y el archivo ya no son proyectos enormes, pues hemos reducido los formularios en papel en al menos un 75?%".
Procesos personalizados que crecen con el flujo
"Ahora que WSECU ha alcanzado nuestros objetivos iniciales de excelencia administrativa, estamos aprovechando nuestra mayor agilidad para impulsar m¨¢s la optimizaci¨®n de la fuerza laboral, sin tener que a?adir m¨¢s herramientas de terceros", afirma Bornstein. "Tambi¨¦n podemos crecer con Â鶹´«Ã½ y personalizarlo nosotros mismos, lo que es especialmente importante porque soy uno de los pocos que lo gestiona".?
Adem¨¢s, la cooperativa de cr¨¦dito est¨¢ considerando hacer m¨¢s cosas con Â鶹´«Ã½ Compensation y Â鶹´«Ã½ Talent Optimization. A?ade: "Hay muchas capacidades que podemos utilizar de diferentes maneras para ahorrar tiempo y ayudar a optimizar nuestra fuerza laboral. Aprendo mucho sobre lo que podemos hacer con Â鶹´«Ã½ gracias a los empleados y a los grupos de usuarios de la Comunidad Â鶹´«Ã½".?