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Come funzionano i rolling forecast

I rolling forecast ampliano le prospettive aziendali aggiornando le proiezioni regolarmente, di solito su base mensile o trimestrale. Anzich¨¦ essere vincolato a un periodo fisso, come il tradizionale esercizio finanziario, il rolling forecast mantiene un orizzonte temporale costante (come 12, 18 o 24 mesi), aggiungendo nuovi periodi man mano che quelli precedenti terminano.

Un ciclo di budgeting continuo assicura che le previsioni siano sempre allineate con la realt¨¤ aziendale e che forniscano una visione pi¨´ precisa e dinamica del futuro. I rolling forecast sostituiscono le previsioni statiche, che spesso diventano obsolete rapidamente, con dati aggiornati e insight orientati al futuro, permettendo alle aziende di pianificare meglio e reagire in modo proattivo ai cambiamenti.

Elementi chiave di un rolling forecast

I rolling forecast sono strumenti potenti perch¨¦ forniscono una visione dinamica e orientata al futuro delle finanze aziendali. A differenza dei budget fissi, i rolling forecast si evolvono continuamente, integrando nuovi dati e concentrandosi sui fattori che contano di pi¨´. Per implementare efficacemente i rolling forecast, ¨¨ fondamentale comprendere i componenti chiave che li rendono cos¨¬ preziosi.

Pianificazione basata sui driver

I rolling forecast si concentrano sui principali business driver, ovvero le metriche che incidono direttamente sulle performance finanziarie, piuttosto che sulle voci fisse del budget. Dando priorit¨¤ a questi elementi chiave, le aziende sono sicure di ottenere previsioni flessibili, significative e allineate con le dinamiche del mondo reale.

Come funziona in pratica:

• Un'azienda che offre servizi in abbonamento potrebbe focalizzarsi su metriche come i costi di acquisizione dei clienti, i tassi di rinnovo e il ricavo medio per utente (ARPU).

• Un'azienda manifatturiera potrebbe dare priorit¨¤ alla capacit¨¤ produttiva, ai costi dei materiali e ai tassi di rotazione delle scorte.

La pianificazione basata sui driver non solo semplifica le previsioni, ma assicura anche che siano strettamente connesse ai fattori che influenzano direttamente i risultati. Questo approccio consente di prendere decisioni migliori e di reagire pi¨´ velocemente ai cambiamenti.

Aggiornamenti frequenti

Uno degli aspetti chiave dei rolling forecast ¨¨ la frequenza regolare degli aggiornamenti. Contrariamente ai budget annuali, che restano invariati per tutta la durata dell'esercizio finanziario, i rolling forecast vengono aggiornati ogni mese o trimestre per rispecchiare i dati pi¨´ recenti e le dinamiche di mercato.

Vantaggi degli aggiornamenti frequenti:

• Adeguamenti tempestivi: le aziende possono rispondere rapidamente a eventi imprevisti quali variazioni nella domanda dei clienti, interruzioni della supply chain o aumento dei costi.

• Maggiore precisione: gli aggiornamenti regolari riducono il rischio di fare affidamento su scenari obsoleti e offrono previsioni pi¨´ aderenti alla realt¨¤.

Ad esempio, se un'azienda retail registra un'impennata delle vendite online in un trimestre, grazie al rolling forecast pu¨° intervenire subito rivedendo le spese di marketing o la gestione delle scorte per massimizzare i profitti.

Integrazione dei dati in tempo reale

Dati accurati e aggiornati costituiscono la base dei rolling forecast. In assenza di dati affidabili, le previsioni rischiano di diventare rapidamente inutili o fuorvianti. I moderni strumenti di pianificazione finanziaria, come Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning, si distinguono per la loro capacit¨¤ di integrare dati finanziari e operativi in tempo reale per elaborare previsioni basate sulle informazioni pi¨´ recenti.

Vantaggi dell'integrazione in tempo reale:

• Raccolta dei dati ottimizzata: i dati vengono prelevati automaticamente da diversi sistemi, senza bisogno di ricorrere agli aggiornamenti manuali.

• Insight globali: l'integrazione di dati finanziari, operativi ed esterni offre una visione a 360¡ã delle performance aziendali.

• Riduzione degli errori: l'automazione riduce al minimo il rischio di errori umani e rende le previsioni pi¨´ affidabili.

Grazie all'integrazione in tempo reale, i decision-maker possono accedere agli insight pi¨´ recenti e prendere decisioni in modo tempestivo senza esitazioni.

Analisi degli scenari

La capacit¨¤ di simulare scenari ipotetici ¨¨ tra le funzioni pi¨´ potenti dei rolling forecast. Queste simulazioni consentono alle aziende di valutare l'impatto di diversi fattori sulle loro performance e di pianificare di conseguenza.

Perch¨¦ l'analisi degli scenari ¨¨ importante:

• Prepara le aziende ad affrontare una serie di scenari possibili, dal migliore al peggiore.

• Consente una pianificazione proattiva in caso di eventi imprevisti, quali crisi economiche, cambiamento delle normative o minacce derivanti dalla concorrenza.

• Supporta il processo decisionale strategico permettendo alle aziende di testare l'impatto di nuove iniziative, come l'ingresso in un nuovo mercato o il lancio di un prodotto.

Esempio pratico:

Un'azienda di logistica potrebbe usare l'analisi degli scenari per valutare l'impatto dell'aumento dei costi del carburante sulla redditivit¨¤. Integrando questa analisi nel rolling forecast, l'azienda pu¨° adattare le strategie di definizione dei prezzi o esplorare metodi di trasporto alternativi per ridurre i rischi.

Collaborazione tra reparti

I rolling forecast traggono vantaggio dalla collaborazione tra i vari reparti. A differenza dei budget fissi, che spesso restano confinati all'interno del team Finance, i rolling forecast si basano sul contributo di tutti gli stakeholder aziendali.

La pianificazione collaborativa coinvolge:

• Team commerciali: forniscono insight su tendenze del mercato, domanda dei clienti e opportunit¨¤ di vendita future

• Team di marketing: condividono dati su performance delle campagne, generazione di lead e costi legati all'acquisizione di nuovi clienti

• Team operativi: forniscono dati su vincoli di capacit¨¤, piani di produzione e problemi della supply chain

• Team HR: condividono dati sul personale, come piani di assunzione o tassi di turnover, per aggiornare le previsioni sui costi della forza lavoro

Grazie a questa collaborazione interfunzionale, le previsioni delineano un quadro pi¨´ preciso e completo dell'azienda e favoriscono l'allineamento tra i reparti.

Rolling forecast vs. budget fissi

Pur essendo stati per decenni la colonna portante della pianificazione finanziaria, i budget fissi presentano delle limitazioni importanti. Sebbene offrano una roadmap ben definita per l'esercizio finanziario, spesso non tengono conto degli imprevisti.

Punti critici dei budget fissi

1. Previsioni obsolete: i budget fissi si basano in genere su dati raccolti mesi prima dell'inizio dell'esercizio finanziario e di conseguenza sono poco adatti a rispondere ai cambiamenti in tempo reale.
2. Mancanza di flessibilit¨¤: una volta definiti, i budget fissi sono difficili da modificare, anche quando le priorit¨¤ cambiano o emergono spese impreviste.
3. Inefficienza: la creazione di un budget statico ¨¨ un processo lungo, che pu¨° richiedere mesi di lavoro e coinvolgere pi¨´ team.

I vantaggi dei rolling forecast

I rolling forecast superano queste criticit¨¤ offrendo un approccio continuo e flessibile alla pianificazione finanziaria. I principali vantaggi:

• Adeguamenti tempestivi: gli aggiornamenti regolari consentono di modificare i piani in modo puntuale, ogni volta che ¨¨ necessario.

• Previsioni pi¨´ affidabili: i dati in tempo reale permettono di allineare le stime alla realt¨¤ e di ridurre il margine di errore.

• Processo decisionale proattivo: libere dai vincoli associati a una pianificazione rigida, le aziende possono affrontare tempestivamente i rischi e cogliere al volo le opportunit¨¤.

• Allocazione pi¨´ efficace delle risorse: grazie alla loro capacit¨¤ di determinare dove le risorse sono pi¨´ richieste, i rolling forecast permettono di ridistribuire il budget in modo pi¨´ efficace, in linea con le priorit¨¤ attuali e gli obiettivi a lungo termine.

• Migliore gestione del rischio: la pianificazione degli scenari integrata nei rolling forecast permette alle aziende di anticipare possibili criticit¨¤ e definire strategie di risposta efficaci, riducendo il rischio di farsi cogliere impreparate da eventi imprevisti.

• Maggiore allineamento strategico: i rolling forecast collegano la pianificazione finanziaria a breve termine con la strategia a lungo termine e garantiscono che ogni decisione contribuisca al raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Come creare un rolling forecast con Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning

Per quanto possa sembrare complicato, con il giusto approccio e strumenti come Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning ¨¨ possibile implementare i rolling forecast in modo semplice ed efficace. Ecco una guida dettagliata per aiutarti a creare un su misura per le esigenze della tua azienda.

Fase 1: Definisci l'orizzonte temporale

Il primo passo per creare un rolling forecast ¨¨ determinare la durata della previsione. L'opzione pi¨´ diffusa ¨¨ un orizzonte temporale di 12 mesi, che consente di concentrarsi sugli obiettivi operativi a breve termine, senza perdere di vista la strategia a lungo termine. Tuttavia, a seconda del settore in cui operi e delle esigenze di pianificazione, potresti considerare orizzonti temporali di 18 o 24 mesi.

Ad esempio, i retailer potrebbero optare per un orizzonte temporale di 12 mesi che riflette i cicli stagionali, mentre le aziende manifatturiere potrebbero scegliere un orizzonte temporale di 24 mesi per allinearsi con cicli di produzione e vendita pi¨´ estesi.

Quando scegli un orizzonte temporale:

1. Consulta gli stakeholder: collabora con i team Finance, Operations e la leadership per definire l'orizzonte temporale pi¨´ efficace per le decisioni strategiche.
2. Rispetta gli obiettivi strategici: verifica che l'orizzonte temporale selezionato sia in sintonia con gli obiettivi pi¨´ ampi dell'azienda, come le strategie di crescita o le iniziative per tagliare i costi.

Fase 2: Raccogli dati storici

Per ottenere previsioni affidabili ¨¨ necessario avere una conoscenza approfondita delle performance passate. I dati storici sono essenziali per identificare tendenze, variazioni stagionali e pattern che influenzeranno i risultati futuri. Ecco come gestire al meglio questa fase:

1. Raccogli i dati chiave: informazioni su ricavi e costi, metriche operative (come volumi di produzione o dati di vendita) e fattori esterni, come trend di mercato o indicatori economici.
2. Normalizza i dati: pulisci i dati eliminando anomalie come spese occasionali o eventi di vendita fuori dall'ordinario. In questo modo, le previsioni non saranno distorte da eventi eccezionali del passato.
3. Utilizza le medie storiche: identifica i trend annuali, le fluttuazioni stagionali o i picchi e i cali ricorrenti delle performance. Ad esempio, se la tua azienda offre servizi in abbonamento, studia l'andamento dei tassi di rinnovo mese per mese.
4. Utilizza Â鶹´«Ã½: importa i dati storici in Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning per generare rapidamente valori di riferimento affidabili e automatizzare l'analisi dei trend.

Analizzando in modo approfondito i dati storici potrai costruire una base solida su cui fondare le tue previsioni.

Fase 3: Concentrati sui driver principali

Anzich¨¦ costruire previsioni considerando ogni singolo elemento, concentrati sui business driver che incidono maggiormente sulle performance della tua azienda. La pianificazione basata sui driver semplifica le previsioni e mantiene l'attenzione sui fattori chiave che determinano il successo dell'azienda.

Guida rapida all'identificazione dei driver principali:

1. Determina il tuo modello di business: in un'azienda SaaS sono i tassi di acquisizione e abbandono dei clienti a fare la differenza, mentre in un contesto retail contano soprattutto la rotazione delle scorte e i trend di vendita stagionali.
2. Dai priorit¨¤ alle metriche che influenzano ricavi e costi: concentrati su metriche come volumi di vendita, numero di dipendenti e costi della manodopera e spese operative legate alla produzione o alla distribuzione.
3. Promuovi la collaborazione tra i reparti: coinvolgi i leader dei team Finance, Operations e Sales per identificare insieme le variabili che, secondo loro, influenzano maggiormente i risultati.

Cosa pu¨° fare Â鶹´«Ã½:
Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning consente di costruire modelli basati su driver collegando gli input (come il volume delle vendite) ai risultati (come il fatturato o i costi di produzione). In questo modo, le previsioni vengono aggiornate automaticamente al variare dei driver principali, facendo risparmiare tempo e garantendo maggiore precisione.

Fase 4: Usa modelli basati su driver

I rolling forecast pi¨´ efficaci si fondano su modelli basati su driver. Questi modelli si concentrano sulle variabili a maggiore impatto e quando cambiano gli input chiave, aggiornano automaticamente le relative metriche. Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning semplifica la creazione e la gestione di questi modelli.

Guida rapida alla creazione di modelli basati su driver:

1. Definisci le relazioni tra le metriche: ad esempio, collega il volume delle vendite a ricavi, costo del venduto e spese di marketing.
2. Includi delle ipotesi: imposta valori ipotetici per variabili come i tassi di crescita, le variazioni di prezzo o le condizioni di mercato. Ad esempio, ipotizza un incremento del 5% nei costi delle materie prime e modellane l'impatto sulle spese complessive.
3. Valuta la risposta: osserva come le variazioni di un singolo driver (ad esempio i costi legati all'acquisizione dei clienti) alterano la previsione complessiva.

¹ó³Ü²Ô³ú¾±´Ç²Ô²¹±ô¾±³Ù¨¤ di Â鶹´«Ã½ da utilizzare:

• Modelli preconfigurati: inizia con modelli specifici per il tuo settore o personalizza i tuoi modelli.

• Automazione: una volta definite le relazioni tra i driver, Â鶹´«Ã½ aggiorna automaticamente tutte le metriche correlate, accelerando il processo e garantendo coerenza.

• Pianificazione di scenari: costruisci diversi scenari basati su driver per prepararti a gestire esiti ottimistici, pessimistici e realistici.

I modelli basati su driver spostano l'attenzione dai singoli dettagli alle dinamiche complessive che influenzano il tuo business, rendendo le previsioni pi¨´ flessibili e adattabili.

Fase 5: Aggiorna regolarmente le previsioni

I rolling forecast sono efficaci solo se aggiornati regolarmente. Questo implica eseguire aggiornamenti con frequenza regolare per fare in modo che le previsioni siano allineate con i dati pi¨´ recenti e rispecchino le dinamiche attuali del business.

Come assicurare la regolarit¨¤ degli aggiornamenti:

1. Definisci un calendario: la maggior parte delle aziende aggiorna i rolling forecast con cadenza mensile o trimestrale. Scegli una frequenza di aggiornamento che garantisca il giusto equilibrio tra precisione e margine operativo.
2. Ottimizza la raccolta dei dati: usa le funzionalit¨¤ di integrazione di Â鶹´«Ã½ per acquisire automaticamente i dati dai sistemi operativi e finanziari, eliminando l'inserimento manuale.
3. Coinvolgi i principali stakeholder: prevedi riunioni di verifica con i responsabili dei reparti per convalidare le ipotesi e aggiornare i dati.
4. Esamina le discrepanze: metti a confronto le previsioni con i risultati effettivi del periodo precedente. Individua gli ambiti in cui le ipotesi devono essere modificate e adatta il modello di conseguenza.

Utilizzo di Â鶹´«Ã½ per gli aggiornamenti:
Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning automatizza il processo di aggiornamento garantendo che le previsioni siano aggiornate con dati in tempo reale. Grazie ai dashboard personalizzabili, gli stakeholder possono visualizzare facilmente le previsioni aggiornate e valutarne le implicazioni.

Fase 6: Comunica e agisci sulla base degli insight

Una volta aggiornato il rolling forecast, ¨¨ essenziale condividere gli insight e trasformarli in azioni concrete a livello aziendale. In questa fase i dati si trasformano in leve strategiche per prendere decisioni pi¨´ efficaci.

1. Rendi i dati accessibili a tutti con i dashboard: i dashboard di Â鶹´«Ã½ trasformano dati complessi in visualizzazioni intuitive facilmente comprensibili anche a chi non ha un background finanziario.
2. Personalizza i report in base ai destinatari: fornisci panoramiche sintetiche alla leadership e analisi dettagliate ai capireparto.
3. Promuovi un coinvolgimento attivo: assegna compiti concreti basati sulle previsioni, in modo che ciascun team contribuisca al raggiungimento degli obiettivi comuni.

Comunicare efficacemente le previsioni permette di orientare le decisioni strategiche e di apportare modifiche operative mirate.

Guarda Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning in azione Guarda la demo.