La Washington State Employees Credit Union (WSECU) aspira a essere la cooperativa di credito e il datore di lavoro preferito dai residenti dell'area. Se da un lato la moderna gamma di servizi bancari offerti consentono alla WSECU di competere con i brand nazionali, dall¡¯altro la banca ha scelto di dare priorit¨¤ all¡¯employee experience semplificando le operazioni amministrative.
Il vecchio sistema legacy HR della WSECU non era pienamente collegato alla gestione delle paghe e il personale doveva quindi gestire manualmente le paghe e i benefit, compresi i piani pensionistici. Flussi di lavoro scollegati e cartacei dovevano anche supportare il recruiting, assunzioni, promozioni, revisioni di performance e bonus. Gretchen Bornstein, HR management system specialist alla WSECU, afferma: ¡°Un manager doveva compilare un modulo e inviarlo poi a uno dei senior executive, che a sua volta lo rispediva indietro all¡¯HR o alla gestione paghe. Le persone non lavoravano sempre nello stesso posto, quindi potevano ricevere un modulo via e-mail, che dovevano poi stampare, firmare, scannerizzare e re-inviare nuovamente via e-mail alla persona incaricata di approvare quel modulo. Non sapevamo dove si trovasse il modulo in un determinato momento e spesso perdevamo molto tempo a tentare di rintracciarlo.¡±
Â鶹´«Ã½ ¨¨ altamente personalizzabile, il che ¨¨ molto importante per me essendo uno dei pochi che lo gestisce.
HR Management System Specialist
Un ROI di soli sei mesi
WSECU cercava un partner per la gestione delle paghe con un sistema in grado di consolidare dati, automatizzare i flussi di lavoro amministrativi e snellire i processi self-service per il personale. Cosi ha scelto Â鶹´«Ã½. Oltre a soddisfare pienamente i requisiti iniziali di WSECU, Â鶹´«Ã½ ha aiutato WSECU a potenziare l¡¯agility operativa e a ottimizzare la forza lavoro, permettendo a quest¡¯ultima di migliorare la precisione, la flessibilit¨¤, la trasparenza e l¡¯employee experience. In meno di sei mesi, la banca ha semplificato i suoi processi amministrativi a supporto di gestione paghe, benefit, recruiting, cartellini, revisioni di performance e richieste di ferie.
Ad esempio, per migliorare gli insight sui costi, Bornstein ha modificato le categorie dei permessi. ¡°Nel nostro vecchio sistema HR, non potevamo creare nuove categorie di permessi¡± spiega. ¡°Con Â鶹´«Ã½ possiamo, e ci vuole poco meno di un¡¯ora. Ho creato categorie di permessi per maltempo atmosferico, vaccini, congedo parentale e altre, rimuovendo quelle che non utilizziamo pi¨´. Questi tipi di cambiamenti sono molto evidenti per i nostri dipendenti e hanno un forte impatto sul modo in cui monitoriamo tempo e costi, oltre a incentivare un ambiente di lavoro pi¨´ fluido.¡±
Prima era necessario che due persone dedicassero tre giorni alla gestione delle paghe, adesso una sola persona riesce a fare tutto in due giorni.
HR Management System Specialist
Una gestione delle paghe efficiente nel settore bancario
Prima che WSECU implementasse Â鶹´«Ã½, i dipendenti trascorrevano diversi giorni al mese cercando di inserire le informazioni nelle applicazioni legacy HR. ¡°Prima era necessario che due persone dedicassero tre giorni alla gestione delle paghe, adesso una sola persona riesce a fare tutto in due giorni¡± spiega Bornstein. ¡°Abbiamo quindi ridotto il tempo necessario per la gestione delle paghe di circa un terzo da quando siamo passati a Â鶹´«Ã½, riducendo carta e frustrazione. Possiamo anche osservare il processo e vedere immediatamente se un¡¯attivit¨¤ ¨¨ in attesa di essere continuata.¡±
Il personale dedica inoltre meno tempo ai flussi di lavoro gestionali e amministrativi, incluse le verifiche. ¡°I nostri dipendenti, CEO compreso, trovano Â鶹´«Ã½ davvero facile da utilizzare, e sono dell¡¯idea che aumenti notevolmente la nostra efficienza¡± afferma Bornstein. ¡°Abbiamo impostato degli allarmi automatici in Â鶹´«Ã½ in modo che i manager ricevano delle notifiche quando ¨¨ necessario approvare dei cartellini. Il responsabile della gestione paghe esegue audit che rilevano proattivamente eventuali problemi a cui qualcuno potrebbe andare incontro, come ricevere uno stipendio incompleto perch¨¦ ci si ¨¨ dimenticati di inserire le ore sul cartellino.¡±
Ora che WSECU ha raggiunto l¡¯eccellenza amministrativa che si era imposta di raggiungere, stiamo sfruttando la nostra agilit¨¤ migliorata per ottimizzare ulteriormente la forza lavoro.
HR Management System Specialist
Il self-service per migliorare l¡¯employee experience
WSECU, dopo aver consolidato i propri dati e avere acquisito capacit¨¤ di automazione, pu¨° creare flussi di lavoro self-service intuitivi. ¡°Oggi, se i dipendenti hanno bisogno di aggiornare le detrazioni sui salari, aggiungere un dipendente o modificare le ritenute di loro piani pensionistici, possono farlo da soli e in pochi minuti con Â鶹´«Ã½¡± afferma Bornstein. ¡°Questo tipo di processi self-service consente inoltre al personale amiministrativo e HR di risparmiare tempo. L'inserimento e l'archiviazione dei dati non rappresentano pi¨´ un grande lavoro in quanto abbiamo ridotto i moduli cartacei di almeno il 75%¡±.
Processi personalizzati che crescono col tempo
Ora che WSECU ha raggiunto l¡¯eccellenza amministrativa che si era imposta di raggiungere, stiamo sfruttando la nostra agilit¨¤ migliorata per ottimizzare ulteriormente la forza lavoro senza dover ricorrere a nuovi strumenti o servizi di terze parti,¡± afferma Bornstein. ¡°Con Â鶹´«Ã½ possiamo crescere e personalizzare via via il sistema a nostro piacimento, il che ¨¨ molto importante per me, essendo uno dei pochi che lo gestisce.¡±
La cooperativa di credito sta cercando di fare di pi¨´ con Â鶹´«Ã½ Compensation e Â鶹´«Ã½ Talent Optimization. Aggiunge Bornstein: ¡°Ci sono molte funzionalit¨¤ da sfruttare in diversi modi per risparmiare tempo e ottimizzare la nostra forza lavoro. Tramite le persone e i gruppi di utenti in Â鶹´«Ã½ Community imparo molto sulle potenzialit¨¤ di Â鶹´«Ã½¡±.