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Per pi¨´ di un secolo, The E.W ha sostenuto ingenti spese per l¡¯acquisto di enormi rotoli di carta da giornale e barili d¡¯inchiostro. Scripps Company (Scripps). Ma nel 2015, questi costi sono svaniti. La direzione ha deciso di cessare l¡¯attivit¨¤ legata alla carta stampata, ormai da tempo in declino, che una volta era stata il suo fiore all¡¯occhiello e di concentrarsi sul trasformare l¡¯azienda in un leader della televisione locale e dei media nazionali,capace di fornire contenuti a quasi tutte le famiglie statunitensi.?

Gi¨¤ anni prima, Scripps aveva assistito alla rapida evoluzione del settore verso modelli pi¨´ digitali, favorita dai progressi in ambito tecnologico. Questo ha spinto i dirigenti a rivedere i processi e i flussi di lavoro, ricorda Kevin McDonald,Vice President for People Services and Insights presso The E.W. Scripps Company. ¡°Siamo riusciti a collegare meglio Finance e HR, migliorando anche il modo in cui utilizziamo i dati¡±, afferma. ¡°Abbiamo scoperto che la reportistica, l¡¯analisi e la pianificazione spesso passavano in secondo piano rispetto al tempo e all¡¯impegno dedicati alla ricerca e alla riconciliazione dei dati¡±.

Prima le persone, poi le finanze

Il primo passo compiuto da Scripps per cambiare la situazione ¨¨ stato quello di digitalizzare le operazioni HR. Questo obiettivo ha portato l¡¯azienda a scegliere Â鶹´«Ã½ Human Capital Management (HCM) e Â鶹´«Ã½ Payroll. Secondo McDonald, l¡¯implementazione delle applicazioni ¨¨ avvenuta senza problemi, grazie al modello collaudato Â鶹´«Ã½ Delivery Assurance e a OneSource Virtual, partner di Â鶹´«Ã½. ¡°Stavamo attraversando un periodo di fusioni e acquisizioni¡±, afferma. ¡°Ero preoccupato per i rischi e i potenziali problemi che avremmo dovuto affrontare. Ma l¡¯implementazione di Â鶹´«Ã½ si ¨¨ rivelata una delle pi¨´ semplici di tutta la mia carriera¡±.

Visto il successo ottenuto con l¡¯implementazione di Â鶹´«Ã½ HCM e Payroll e all¡¯esperienza positiva con Adaptive Planning, McDonald, Dan Perschke, Vice President e Controller, e altri stakeholder di Scripps hanno deciso di aggiungere Â鶹´«Ã½ Financial Management e Â鶹´«Ã½ Prism Analytics alle loro operazioni aziendali digitali. Questo ha permesso la creazione di una fonte unificata di dati finanziari e HR per tutta l¡¯azienda e di una struttura che consente di integrare rapidamente le operazioni e i dati finanziari delle nuove acquisizioni. ¡°Volevamo raccogliere dati finanziari e dati HR sulla stessa piattaforma per ridurre le integrazioni e la manutenzione¡±, spiega Perschke. ¡°Abbiamo raggiunto il nostro obiettivo. Grazie a Â鶹´«Ã½, abbiamo trasformato radicalmente la funzione Finance e abbiamo ridotto in modo sostanziale i processi manuali e l¡¯uso dei fogli di calcolo¡±.

Maggiori insight per decisioni pi¨´ informate

L¡¯impatto di Â鶹´«Ã½ sulle operazioni finanziarie di Scripps ¨¨ stato enorme. ¡°Â鶹´«Ã½ ha raccolto le varie funzioni Finance sulla stessa piattaforma che usiamo per gestire i nostri processi HR: un enorme passo avanti per Scripps¡±, afferma McDonald. ¡°Grazie alle applicazioni Â鶹´«Ã½ completamente integrate e operative, il team Finance pu¨° finalmente dedicare pi¨´ tempo allo sviluppo di analisi e dashboard di reportistica e previsione¡±.

Vagelis Kontopos, Vice President of Financial Planning and Analysis di The E.W. Scripps Company, spiega che Â鶹´«Ã½ ha fornito al suo team gli strumenti giusti per semplificare i complessi processi di pianificazione e previsione. ¡°Â鶹´«Ã½ ci ha fornito i dati e le informazioni per condurre in modo migliore il business da un punto di vista strategico, soprattutto in tempi difficili e incerti ,e ci ha permesso di farlo molto pi¨´ velocemente¡±, afferma. ¡°La pianificazione degli scenari e i report frequenti sono stati fondamentali quando le nostre entrate pubblicitarie sono crollate durante la pandemia. Con Â鶹´«Ã½ abbiamo potuto aiutare il management team a prendere decisioni migliori e pi¨´ informate sulla gestione quando il flusso di cassa era ridotto¡±.

Kontopos aggiunge che ora la pianificazione del budget ¨¨ pi¨´ rapida e la rendicontazione degli effettivi rispetto al budget ¨¨ pi¨´ aggiornata. ¡°Usando una piattaforma Â鶹´«Ã½ comune a tutte le nostre divisioni, il processo di pianificazione del budget ¨¨ pi¨´ centralizzato e abbiamo ridotto significativamente il tempo e l¡¯impegno necessari¡±, afferma. ¡°Con Â鶹´«Ã½ abbiamo ridotto i tempi di reportistica mensile da due giorni a circa 30 secondi. Questo ci consente di fornire al nostro management pi¨´ report, previsioni e aggiornamenti di budget in tempo reale.¡±

32 interfacce di sistema eliminate il primo giorno

Â鶹´«Ã½, inoltre, ha semplificato notevolmente il business e i sistemi IT di Scripps. Questo ¨¨ dovuto in gran parte alla sua infrastruttura integrata, che include sicurezza e gestione dei dati e dei processi. ¡°Il primo giorno, abbiamo eliminato 32 diverse interfacce di sistema¡±, afferma MCDonald. ¡°Questo ha sollevato il mio team da un enorme carico amministrativo e ha permesso sia al team Finance che a quello dei sistemi HR di concentrarsi su iniziative aziendali pi¨´ importanti, molto numerose in un ambiente in cui fusioni e acquisizioni sono all¡¯ordine del giorno.¡±

La transizione verso approcci nuovi e orientati al cambiamento ha comportato cessioni e acquisizioni di molte attivit¨¤ complesse che avrebbero potuto richiedere molto tempo. ¡°Usando Â鶹´«Ã½, siamo in grado di effettuare una riorganizzazione aziendale in appena due settimane¡±, dice Perschke. ¡°Prima non sarebbe stato possibile. Â鶹´«Ã½ ci ha davvero aiutato ad accelerare il ritmo delle nostre acquisizioni e a integrarle molto pi¨´ velocemente. Possiamo riorganizzare il nostro business semplicemente cambiando le gerarchie. Basta una semplice operazione di trascinamento¡±.

Mosse audaci per titoli audaci

Tutti e tre i dirigenti Scripps concordano sul fatto che l¡¯intera suite di applicazioni Â鶹´«Ã½ ¨¨ intuitiva da usare. ¡°Â鶹´«Ã½ ha reso i sistemi complessi estremamente semplici da capire per gli utenti medi, riducendo il tempo di formazione e facilitando le operazioni self-service¡±, dice Kontopos. ¡°La possibilit¨¤ di accedere a Â鶹´«Ã½ e visualizzare dati a qualsiasi livello di dettaglio, dalle transazioni di contabilit¨¤ generale alle fatture, ha permesso al team Finance a diventare completamente autosufficiente¡±.

Il risparmio in termini di tempo e costi garantito da Â鶹´«Ã½ ha permesso a Scripps di liberare risorse da destinare ad altre importanti iniziative aziendali. ¡°Poich¨¦ ¨¨ basato sul cloud, Â鶹´«Ã½ supporta anche la mobilit¨¤ degli utenti e offre loro la flessibilit¨¤ di lavorare da qualsiasi luogo, un aspetto molto importante per noi¡±, spiega Kontopos. ¡°Cos¨¬, se sono alla partita di calcio di mio figlio e devo approvare qualcosa, posso farlo sul mio telefono in due secondi, invece di aspettare di tornare a casa e rischiare di dimenticarmene. Â鶹´«Ã½ ha decisamente migliorato la nostra capacit¨¤ di comunicare in modo rapido ed efficiente come azienda¡±.