Cuando Kainos empez¨® a cotizar en bolsa en 2015, la empresa adopt¨® un nuevo sistema financiero para la elaboraci¨®n de informes. Doce meses despu¨¦s se dieron cuenta de que el sistema no era lo que necesitaban. En su mayor parte, los procesos eran manuales y laboriosos y no exist¨ªa la posibilidad de delegar el control de los presupuestos a los equipos de proyectos. Esa situaci¨®n brind¨® la oportunidad a Kainos de buscar otro partner.
Nuestro sistema anterior era r¨ªgido y dif¨ªcil de modificar para satisfacer nuestras necesidades.
Group Head of Finance
Una plataforma adaptable para satisfacer unos requisitos cambiantes
Kainos ya hab¨ªa transformado la administraci¨®n de su fuerza laboral con Â鶹´«Ã½ Human Capital Management (HCM). Con la incorporaci¨®n de Â鶹´«Ã½ Financial Management, la empresa pod¨ªa aumentar la cantidad de insights y el nivel de control sobre el negocio, al mismo tiempo que multiplicaba el valor de su inversi¨®n inicial. "Integrar las finanzas con los RRHH garantiza que los l¨ªderes empresariales se sientan apoyados gracias a los insights estrat¨¦gicos que obtienen con ello".
Elegir Â鶹´«Ã½ tambi¨¦n implicaba que Kainos podr¨ªa trabajar con una empresa igualmente comprometida con la innovaci¨®n y la mejora de la experiencia de cliente. En opini¨®n de Matt McManus: "Â鶹´«Ã½ es superintuitiva, asegura la facilidad de uso y, sobre todo, no requiere conocimientos previos sobre los sistemas".
Contabilidad m¨¢s eficiente
Con una sola ubicaci¨®n para la gesti¨®n financiera, Kainos ha transformado las operaciones del libro mayor. Ha reducido el n¨²mero de facturas introducidas manualmente (de un 50?% a un 15?%) y ha recortado el tiempo de las auditor¨ªas semestrales externas (de dos semanas a una semana). Y hay m¨¢s ahorros:
- Reducci¨®n del ciclo de cierre mensual de 8 a 7 d¨ªas
- Reducci¨®n del tiempo requerido para los pagos a proveedores, de varios d¨ªas a 20¨C30 minutos
- Ahorro de 95?000?? como resultado de la automatizaci¨®n de los procesos?
Adem¨¢s, Kainos ha incrementado la visibilidad de las finanzas integrando Â鶹´«Ã½ con su banco. Los miembros del equipo financiero ya no tienen que recurrir a las conciliaciones bancarias al final de cada mes para comprobar que los registros sean correctos. Ahora mismo, esta tarea se realiza a diario y ocupa solo 10?minutos, por lo que permite hacerse una idea m¨¢s realista de las finanzas de Kainos.
Direcci¨®n asistida para la empresa
Con Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning, las previsiones de Kainos han mejorado y los gastos de delegaci¨®n de presupuestos han disminuido. "Utilizamos la funcionalidad de Â鶹´«Ã½ para dar autonom¨ªa a los l¨ªderes de equipo ¡ªcomenta Matt¡ª. Para nuestros l¨ªderes empresariales, resulta muy enriquecedor poder controlar los gastos de la empresa y disfrutar de visibilidad sobre los ciclos de elaboraci¨®n de presupuestos y planificaci¨®n en Â鶹´«Ã½. La posibilidad de hacer un seguimiento de nuestros gastos globales y adecuarlos a los presupuestos contribuye a mantener la rentabilidad de Kainos a medida que la empresa crece".
Kainos tambi¨¦n ha utilizado Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning para mejorar la eficacia de las planificaciones. "El equipo consigue datos de costes procedentes de todas las ¨¢reas del negocio y utiliza la informaci¨®n para modificar nuestras previsiones trimestrales", explica Matt. Las predicciones son m¨¢s precisas y, adem¨¢s, se realizan con m¨¢s rapidez. "Ya no hay que esperar de tres a seis semanas", comenta, "podemos obtener informes en un d¨ªa, algo genial para nuestros equipos y tambi¨¦n para la productividad de toda la empresa".?
Adem¨¢s, Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning ha ayudado a Kainos a adaptarse para afrontar la situaci¨®n creada por la COVID-19. Los costes de personal constituyen aproximadamente dos tercios del coste total de la empresa y Kainos se vio en la necesidad de replantearse su estrategia de fuerza laboral cuando se declar¨® la pandemia. Los insights proporcionados por Â鶹´«Ã½ Adaptive Planning ayudaron a la empresa a determinar d¨®nde priorizar el reclutamiento en sus operaciones globales.
Nuestra soluci¨®n anterior estaba restringida al equipo financiero, pero Â鶹´«Ã½ es una plataforma esencial para toda la empresa.
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Una soluci¨®n para cada caso
Con Â鶹´«Ã½ Extend, Kainos ha conseguido crear aplicaciones y adaptar Â鶹´«Ã½ a sus necesidades. Por ejemplo, Kainos ha optimizado el proceso de solicitud de una tarjeta de cr¨¦dito empresarial. Ya no se trata de una operaci¨®n "misteriosa", en la que las solicitudes se deben enviar por correo electr¨®nico y la respuesta no se obtiene hasta tres semanas m¨¢s tarde. Todo el procedimiento es visible a trav¨¦s de los perfiles de Â鶹´«Ã½. Se mantiene a los solicitantes informados sobre el progreso y, cuando se emite una tarjeta, los detalles se guardan en Â鶹´«Ã½ para facilitar el acceso.?
Kainos est¨¢ implementando Â鶹´«Ã½ Professional Services Automation (Â鶹´«Ã½ PSA) para mejorar la gesti¨®n de proyectos. Con Â鶹´«Ã½ PSA, la empresa podr¨¢ identificar a los empleados m¨¢s id¨®neos para cada proyecto y controlar con precisi¨®n las finanzas asociadas. Kainos tambi¨¦n podr¨¢ integrar proyectos de facturaci¨®n de cara al cliente con Â鶹´«Ã½ Financial Management para mejorar las previsiones y el uso de recursos.
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